commit to user
bagian atau unit lain yang menerimanya atau karena tidak ada pegawai lain yang berkeinginan bekerja di bagian kearsipan.
5 Masih terbatasnya penggunaan teknologi informasi untuk membantu manajemen arsip terutama dalam hal penyimpanan dan penemuan
kembali.
3. Manajemen Arsip Dinamis
Seperti yang dijelaskan dalam ANRI 2006 : 22, pengertian manajemen arsip dinamis dapat beberapa sumber di antaranya Australian
Archives Handbook Records Management, 1996. Dikatakan dalam handbook tersebut bahwa manajemen arsip dinamis adalah kegiatan
administrasi yang memungkinkan organisasi dapat menciptakan, merekam atau
mendaftar, mengontrol,
memelihara, menyebarkan,
serta menyusutkanmemusnahkan arsip.
Sedangkan dalam ANRI 2005:10, menurut Robek, Brown dan Maedke 1987:5 menyatakan bahwa manajemen arsip dinamis merupakan
aplikasi kontrol yang sistematis dan ilmiah terhadap informasi terekam yang dibutuhkan organisasi. Menurut IRA A. Penn e.t al menyatakan bahwa
manajemen arsip dinamis sebagai pendekatan praktis dan logis terhadap penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip termasuk di
dalamnya informasi yang ada ANRI 2005:10. Menurut pasal 9 ayat 2, pengelolaan arsip dinamis aktif meliputi: penciptaan arsip, penggunaan dan
pemeliharaan serta penyusutan arsip. UU N0 43 tahun 2009 tentang Kearsipan halaman 31
Dari beberapa pngertian di atas, dapat di simpulkan bahwa manajemen arsip dinamis adalah pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen
dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip. Manajemen arsip dinamis di bagi menjadi dua bagian yaitu:
a. Manajemen arsip dinamis aktif Guna pencapaian tujuan sebuah organisasi di perlukan
manajemen dinamis aktif yang sesuai prosedur, yang kegiatannya meliputi:
commit to user
1 Pengurusan surat Pengurusan surat adalah kegiatan yang meliputi:
a Menerima surat b Mensortir surat
c Menempatkan dan menentukan arah surat d Mengolongkan surat atas dasar sifatnya
e Menyampaikan surat ke unit-unit kerja f Mencatat surat keluar
g Mengirimkan surat keluar Sarana dan prasarana dalam pengurusan surat adalah
a Kartu kendali b Folder
c Sekat d Fliker file
e Lembar disposisi 2 Penataan berkas
Penataan berkas atau pemberkasan adalah cara menata dokumen dalam berkas dan mengatur berkas dalam susunan yang
sistematis dengan menggunakan klasifikasi, memberikan kode, indeks serta tunjuk silang apabila di butuhkan.
Sarana dan prasarana penataan berkas: a Folder
Adalah map untuk menempatkan atau meletakkan arsip aktif. b Guide
Adalah sekat pembatas, sebagai sarana petunjuk dari bagian satu ke bagian yang lain.
c Rak arsip Adalah rak untuk menyimpan arsip dalam bentuk bermacam-
macam
commit to user
d Filing cabinet Adalah tempat untuk menyimpan arsip dinamis aktif, di dalam
susunan sekat dan folder secara vertikal dalam laci-lacinya. 3 Penemuan kembali Arsip
Penemuan kembali arsip adalah cara untuk menemukan dokumen dalam berkas dengan cepat dan tepat.
Penemuan kembali arsip pada dasarnya meliputi dua aspek yaitu penemuan kembali informasi dan penemuan kembali fisik.
4 Peminjaman Arsip Arsip dinamis aktif sifatnya adalah tertutup, sehingga untuk
mempermudah dalam pertanggungjawabannya perlu di atur peminjamannya. Ketentuan peminjaman arsip dinamis aktif antara
lain: a Siapa yang berwenang memberi ijin peminjaman arsip
b Siapa yang di perbolehkan meminjam arsip c Penempatan jangka waktu peminjaman
Hal-hal yang perlu di ketahui oleh peminjam: a Peminjaman hanya untuk keperluan dinas
b Tidak boleh menambah dan mengurangi isi c Setiap perpanjangan harus mendapat ijin
d Harus di kembalikan dalam keadan utuh b. Manajemen Arsip Dinamis Inaktif
Guna mencapai suatu keberhasilan dalam organisasi maka perlu adanya manajemen arsip dinamis inaktif yang baik dan sesuai dengan
prosedur. Kegiatan manajemen arsip dinamis yang sesuai prosedur antara lain:
1 Menetapkan Periode Pemindahan Arsip Periode pemindahan arsip ini di lakukan dari unit kearsipan
pada unit kerja ke pusat arsip. Pemindahan ini adalah adalah kegiatan fisik yang telah di rancang dalam periode waktu yang telah di
tentukan. Langkah-langkah pemindahan meliputi:
commit to user
a Menetapkan kapan pemindahan arsip Kegiatan ini lebih banyak terkait dengan masalah penilaian
arsip dan kebijaksanaan pimpinan, yang sebenarnya telah dituangkan dalam suatu jadwal biasanya dalam jadwal
retensi arsi yang memuat periode pemindahan suatu arsip secara continue atau berkelanjutan.
b Menetapkan arsip yang di pindah Aplikasi dari kegiatan ini di laksanakan berdasarkan jadwal
retensi yang ada, sehingga Arsiparis di central file cukup menyeleksi arsip-arsip yang akan di pindahkan berdasarkan
jadwal tersebut. Hasil dari penyeleksian ini akan berupa daftar arsip yang akan di pindahkan, yang seterusnya
disampaikan ke pimpinan untuk memperoleh persetujuan. c Menyiapkan arsip yang akan di pindah
Setelah pimpinan menyetujui, maka Arsiparis perlu menyiapkan formulir atau daftar dengan kolom-kolom yang
kurang lebih memuat keterangan tentang namaseri arsip, diskripsinya, tahun, retensi dan nomor boks. Arsip yang telah
di daftar atau diinventaris tersebut kemudian ditata di dalam boks dengan ketentuan tetap mempertahankan penetaan
aslinya. d Menyiapkan ruang simpan
Arsiparis di pusat arsip harus senantiasa menyiapkan ruang dan alat simpan secra antisipatif, sehingga tidak terjadi suatu
arsip telah di pindah ke pusat arsip namun tidak tersedia ruang dan alat penyipanannya.
e Penerimaan arsip Penerimaan arsip inaktif yang baru di pindahkan dari central
file ke pusat arsip di laksanakn oleh Arsiparis pusat arsip. Arsip tersebut harus di periksa lebih dahulu kelengkapannya,
kondisinya, kesesuaian dengan daftarnya dan lain-lain,
commit to user
sehingga tidak akan menimbulkan kesalahan-pahaman di waktu yang akan datang. Dalam kegiatan ini bila perlu
dibuat semacam berita acara pindah yang di lampiri daftarnya.
2 Penataan dan Penyimpanan Arsip Penataan dan penyimpanan arsip dinamis inaktif melalui
tahapan sebagai berikut: a Pembersihan arsip dengan alat penyedot debu vacuum
cleaner dan di beri kapur barus fumigasi dengan tujuan agar arsip tersebut terbebas dari unsur-unsur perusak kertas
seperti bakteri, serangga, jamur dan debu. b Pemilahan arsip merupakan kegiatan memisah-misahkan
arsip dengan non arsip. c Identifikasi arsip adalah kegiatan mengidentifikasi arsip
berdasarkan: 1 Seri: berkas yang di susun berdasarkan kesamaan
jenis 2 Rubrik: berkas yang di susun berdasarkan kesamaan
masalah 3 Dosier: berdasarkan yang di susun berdasarkan
kesatuan urusan d Pemerian arsip adalah merupakan kegiatan pendiskripsian
arsip-arsip pada kartu fesis yang telah di sediakan. e Pembungkusan arsip adalah arsip-arsip yang telah di berikan
kemudian di bungkus dengan kertas kraf yang telah di sediakan. Pada kertas pembungkus dituliskan nomor
sementara sesuai dengan kartu atau fesis f Pembuatan skema bagan adalah di gunakan sebagai dasar
untuk penyusunan kartu-kartu fesis yang telah di isi. Skema tersebut untuk menentukan mana yang masuk pada seri,
rubrik atau dosier.
commit to user
g Pengelompokan kartu adalah penyusunan kartu yang di lakukan secara keseluruhan dan diikuti penggabungan arsip-
arsip sesuai dengan kartu-kartu tersebut. h Penomoran definitve adalah kegiatan memberi nomor
definitive pada kartu fesis maupun kertas pembungkus. Nomor sementara yang telah di tulis waktu pemerian di coret
di ganti dengan nomor baru sesuai dengan urutan pengelompokan kartu.
i Pembuatan daftar perselaan arsip adalah pembuatan daftar yang di dasarkan pada bagan atau kartu-kartu yang telah di
beri nomor definitive j Memasukkan arsip yang telah dibungkus ke dalam boks serta
di beri label k Pemberian kamper dalam boks
commit to user
B. METODE PENGAMATAN
