43
produk dicek oleh bagian Berita Acara BA sebelum ditata ditoko maupun diberikan pada pemesan. Produk yang sesuai dan layak kemudian dipasang
barcode harga oleh bagian Barcode BC untuk selanjutnya dapat ditata di toko maupun diserahkan kepada pemesan.
B. Merencanakan Audit
Dalam menjalankan proses produksinya, Virgin Cake Bakery Ungaran tidak memiliki SOP proses produksi secara tertulis yang dibuat oleh manajemen
perusahaan. Sebagai acuan, Virgin Cake Bakery menggunakan standar Balai POM berupa cara pembuatan makanan yang baik CPMB serta untuk aturan
yang berlaku di gudang bahan baku, Virgin Cake Bakery Ungaran memiliki tata kerja gudang secara tertulis. Oleh sebab itu, penulis mengambil pernyataan
dalam dokumentasi CPMB dan tata kerja gudang sebagai program audit serta menyusun program audit yang dikombinasikan dari beberapa sumber.
Program audit yang disusun berdasarkan pernyataan dalam tata kerja gudang Virgin Cake Bakery Ungaran dan CPMB yang setara dengan SOP,
serta check list yang berisi program kerja audit berdasarkan studi pendahuluan yang diambil dari kombinasi beberapa sumber, yaitu dari Bayangkara 2008 dan
Pamungkas 2007 terdapat dalam lampiran.
44
C. Melaksanakan Audit
1. Perbandingan Proses Produksi yang Dilakukan dengan SOP yang Digunakan
Virgin Cake Bakery Ungaran tidak memiliki SOP proses produksi secara tertulis yang dibuat oleh manajemen perusahan. Sebagai acuan, Virgin
Cake Bakery menggunakan standart Balai POM berupa cara pembuatan makanan yang baik CPMB. Dan untuk aturan yang berlaku di gudang bahan
baku, Virgin Cake Bakery Ungaran memiliki tata kerja gudang secara tertulis.
Berikut ini adalah hasil perbandingan tata kerja gudang dan CPMB dengan proses pengambilan bahan baku di gudang serta proses produksi di
semua area yang terjadi di Virgin Cake Bakery Ungaran. Check list ini diisi oleh peneliti sendiri berdasarkaan keadaan yang sesungguhnya ketika peneliti
melakukan observasi dan berdasarkan wawancara kepada koordinator maupun karyawan di unit produksi.
Tabel 1: Perbandingan Tata Kerja Gudang dan Pelaksanaannya
Nama Perusahaan: Virgin Cake Bakery
Ungaran
Periode Audit: Februari 2015
Program yang Diaudit: Tata Kerja Gudang No.
Pernyataan Ya
Tidak Keterangan
1. Wajib menyertakan tanda terima untuk:
a. Pengiriman barang antar
gudang b.
Pengiriman barang retur √
Terdapat nota khusus serah terima antar
gudang yang
ditandatangani oleh BAGudang Pusat-
Semarang, delivery, dan BA Ungaran.
45
Lanjutan Tabel 1 halaman 44
Nama Perusahaan: Virgin Cake Bakery
Ungaran
Periode Audit: Februari 2015
Program yang Diaudit: Tata Kerja Gudang No.
Pernyataan Ya
Tidak Keterangan
2. Pengiriman retur barang antar
gudang wajib disertakan tanda terima barang, yang dibawakan
oleh delivery. √
Terdapat tanda
terima khusus yang ditandatangani oleh
Bagian Gudang yang menerima barang dan
sopir delivery yang mengantar barang.
3. Setiap
penerimaan semua
barang gudang wajib dihitung dengan kesesuaian permintaan.
√ Ada
pencatatan secara
manual maupun
dengan menggunakan
program excel
sederhana untuk
setiap barang yang dipesan dan diterima.
4. Untuk gudang yang menerima
barang-barang dari supplier, dimohon perhatikan:
a. Kemasan
b. Expired Date
√ Gudang
Ungaran hanya
tinggal menerima
barang dari Gudang pusat-
Semarang, sehingga kemasan dan expired
data sudah diperiksa oleh gudang pusat-
Semarang
ketika menerima
dari supplier.
5. Order barang melalui Kepala
Administrasi Gudang K.A Gudang
untuk kemudian
dilanjutkan ke bagian Purchase Order PO stock barang jangan
berlebihan, koordinasikan pada koordinator
masing-masing, ditindaklanjuti
oleh K.A
Gudang. √
Terdapat Nota Intern untuk
setiap permintaan
barang yang telah disetujui
oleh setiap
koordinator produksi.
46
Lanjutan Tabel 1 halaman 45
Nama Perusahaan: Virgin Cake Bakery
Ungaran
Periode Audit: Februari 2015
Program yang Diaudit: Tata Kerja Gudang No.
Pernyataan Ya
Tidak Keterangan
6. Hasil Stock Opname harus bisa
dipertanggung jawabkan oleh masing-masing
koordinator gudang
dimana setiap
permintaan barang
produksi wajib menuliskan Nota Intern.
√ Permintaan
selalu dituliskan pada Nota
Intern yang
ditandatangani oleh koordinator
bagian produksi
yang meminta barang dan
bagian gudang yang menyediakan barang.
7. Bagian
gudang tidak
diperkenankan membawa tas, jaket ke dalam ruangan gudang.
√ 8.
Jaga kerapian dan kebersihan gudang.
√
Diaudit oleh: Melania Yuni Purwaningsih
Tanggal: 17 Februari 2015 Jumlah
Jawaban Catatan:
Semua dilakukan
sesuai tata
kerja gudang yang berlaku.
Ya Tidak
8
Sumber: Manajemen Virgin Cake Bakery Berdasarkan hasil check list tata kerja gudang dan pelaksanaannya di
atas dapat terlihat bahwa semua dilaksanakan dengan baik. Tidak ada satu pun dari delapan pernyataan tata kerja gudang yang memperoleh check list
jawaban “tidak”. Setiap pengiriman barang antar gudang maupun pengiriman barang retur
selalu disertai tanda terima. Tanda terima ini berupa nota khusus serah terima antar gudang yang ditandatangani oleh BAGudang Pusat-Semarang,
delivery, dan BA Ungaran. Pengiriman retur barang antar gudang juga
47
disertai tanda terima barang yang dibawa oleh delivery yang ditandatangani oleh bagian gudang penerima serta sopir pengantar barang.
Gambar VII: Nota Serah Terima Antar Gudang
Sumber: Virgin Cake Bakery
48
Gambar VIII: Tanda Terima Barang Sumber: Virgin Cake Bakery
Setiap penerimaan semua barang gudang selalu dihitung dengan
kesesuaian terhadap permintaan, bahkan dicatat secara manual dan direkap dalam program Ms. Excel sederhana untuk setiap barang yang dipesan dan
diterima. Untuk masalah kemasan dan expired date yang harus diperiksa, telah diperiksa dari gudang pusat sehingga gudang Virgin Cake Bakery
Ungaran tinggal menerima saja. Order barang melalui K.A Gudang yang akan dilanjutkan ke bagian PO
stock barang selalu dikoordinasikan dengan koordinator masing-masing
49
bagian sehingga jumlahnya tidak berlebihan. Order barang selalu disertai dengan Nota Intern yang telah disetujui oleh setiap koordinator produksi yang
meminta barang ke gudang.
Gambar IX: Nota Intern
Sumber: Virgin Cake Bakery Setiap karyawan bagian gudang tidak membawa tas maupun jaket ke
dalam gudang. Tas dan jaket dititipkan di loker yang ada di kantor. Gudang di Virgin Cake Bakery Ungaran pun selalu dijaga kebersihan dan
kerapiannya.
50
Tabel 2: Cara Pembuatan Makanan yang Baik CPMB dan pelaksanaannya
Nama Perusahaan: Virgin Cake Bakery
Ungaran
Periode Audit: Februari 2015
Program yang Diaudit: Cara Pembuatan Makanan yang Baik No.
Pernyataan Ya
Tidak Keterangan
1. Dilarang merokok.
√ 2.
Dilarang meludah. √
3. Dilarang memakai perhiasan
assessoris cincin,
gelang, antinggiwang,
jam tangan,
kalung. √
Masih ada beberapa karyawan
produksi yang
menggunakan assessoris
dengan alasan yang penting
tidak mengganggu
proses produksi. 4.
Wajib mengenakan masker. √
Belum semua
karyawan produksi
memakai masker saat bekerja. Sekitar 10
karyawan tidak
memakai masker. 5.
Wajib mengenakan slayer tudung kepala.
√ Masih ada beberapa
karyawan produksi
tidak mengenakan
slayer. Hanya yang mengenakan seragam
Virgin Cake
Bakery saja
yang mengenakan slayer.
6. Wajib mengenakan celemek.
√ 7.
Wajib bersepatu. √
Beberapa karyawan
produksi ada yang hanya
mengenakan sandal
jepit saat
bekerja meski sudah beberapa
kali diperingatkan.
51
Lanjutan Tabel 2 halaman 50
Nama Perusahaan: Virgin Cake Bakery
Ungaran
Periode Audit: Februari 2015
Program yang Diaudit: Cara Pembuatan Makanan yang Baik No.
Pernyataan Ya
Tidak Keterangan
8. Wajib cuci tangan sebelum
bekerja. √
9. Kuku
tangan bersih
dan dipotong.
√ 10. Wajib
menjaga kebersihan
tempat kerja dan mesin alat kerja.
√
Diaudit oleh: Melania Yuni Purwaningsih
Tanggal: 17 Februari 2015
Jumlah Jawaban
Catatan: Jawaban tidak pada
check list
adalah pelaksanaan
CPMB yang dilakukan hanya
sebagian karyawan.
Ya Tidak
6 4
Sumber: Manajemen Virgin Cake Bakery Berdasarkan hasil check list cara pembuatan makanan yang baik dan
pelaksanaannya di atas dapat terlihat bahwa tidak semua dilaksanakan dengan baik. Dari sepuluh pernyataan cara pembuatan makanan yang baik yang
memperoleh check list jawaban “ya” berjumlah 6 dan jawaban “tidak”
berjumlah 4. Hal-hal yang telah ditaati sesuai dengan hasil check list adalah
pernyataan dilarang merokok, dilarang meludah, wajib mengenakan celemek, wajib cuci tangan sebelum bekerja, kuku tangan bersih dan dipotong, serta
wajib menjaga kebersihan tempat kerja dan mesin alat kerja. Sedangkan untuk pernyataan yang tidak ditaati adalah dilarang memakai perhiasan
52
assessoris, wajib menggunakan masker, wajib mengenakan slayer tudung kepala, dan wajib bersepatu. Hal yang tidak ditaati tersebut tidak mutlak
semua karyawan tidak mentaatinya. Namun sebenarnya hanya beberapa karyawan saja yang melangar.
Ketentuan-ketentuan yang tidak ditaati oleh karyawan tersebut berpotensi pada ketidakhigienisan produk. Pemakaian assessoris dapat
mengganggu mengolahan bahan baku terutama ketika mengaduk dan membentuk bahan baku tersebut. Mengenakan masker dan slayer tudung
kepala dimaksudkan untuk menjaga agar tidak terjadi masuknya ludah saat berbicara dan rambut rontok yang jatuh ke adonan. Sedangkan pemakaian
sepatu untuk menjaga keselamatan karyawan di tempat produksi agar tidak tergelincir.
2. Hasil Check List Program Audit Operasional pada Fungsi Produksi
Berikut ini adalah hasil audit operasional berdasarkan check list program audit pada fungsi produksi di Virgin Cake Bakery Ungaran. Check list ini
juga diisi oleh peneliti sendiri berdasarkaan keadaan yang sesungguhnya ketika peneliti melakukan observasi dan berdasarkan wawancara kepada
koordinator maupun karyawan di unit produksi.
53
Tabel 3: Audit Perencanaan Produksi, Metode dan Standar, Organisasi Manajemen Produksi
Nama Perusahaan: Virgin Cake Bakery Ungaran
Periode Audit: Februari 2015 Program yang Diaudit : Perencanaan Produksi, Metode dan Standar,
Organisasi Manajemen Produksi.
No. Pernyataan
Ya Tidak
Keterangan I. Jadwal Induk Produksi
1. Jadwal
induk produksi
telah mencerminkan
kestabilan usaha
perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan.
√
2. Jadwal
induk produksi
disusun berdasarkan rencana penjualan dan
pembentukan stok pengaman dalam menjaga kestabilan produk di pasaran.
√
3. Jadwal
induk produksi
mampu meminimumkan biaya persediaan, biaya
setup mesin, upah lembur, dan waktu sumber daya menganggur.
√
4. Jadwal
induk produksi
telah mengintegrasikan jadwal penerimaan
bahan baku, pemeliharaan fasilitas dan pengiriman produk ke dalam jadwal
produksi regular.
√
5. Jadwal induk produksi telah selaras
dengan jadwal pada fungsi-fungsi bisnis yang lain.
√
6. Jadwal produksi induk telah disusun
berdasarkan penggunaan
kapasitas produksi optimal.
√
7. Jadwal produksi induk didukung dengan metode
permintaan material
yang akurat.
√
Permintaan bahan
dibuat setiap
hari untuk basahan.
54
Lanjutan Tabel 3 halaman 53
Nama Perusahaan: Virgin Cake Bakery Ungaran
Periode Audit: Februari 2015 Program yang Diaudit : Perencanaan Produksi, Metode dan Standar,
Organisasi Manajemen Produksi.
No. Pernyataan
Ya Tidak
Keterangan II. Penilaian
atas Penggunaan
Kapasitas Produksi
8. Seluruh kapasitas yang dimiliki terserap
dalam rencana produksi yang telah ditetapkan.
√
9. Perusahaan memiliki kebijakan tertulis
tentang pemanfaatan
kapasitas menganggur jika jadwal induk produksi
tidak disusun pada basis full capacity.
√
Perusahaan selalu
melakukan produksi sesuai
jadwal
yang telah ditentukan
dan berdasarkan pesanan
yang terdapat
di papan
jadwal produksi.
10. Perusahaan memiliki kebijakan tertulis tentang pengelolaan kebutuhan produksi
di atas kemampuan kapasitas yang tersedia untuk mengerjakannya.
√
Untuk pengelolaan
kebutuhan produksi di atas
kemampuan kapasitas,
perusahaan menggunakan
jam
lembur untuk
mengerjakan semuanya
hingga pesanan terpenuhi.
55
Lanjutan Tabel 3 halaman 54
Nama Perusahaan: Virgin Cake Bakery Ungaran
Periode Audit: Februari 2015 Program yang Diaudit : Perencanaan Produksi, Metode dan Standar,
Organisasi Manajemen Produksi.
No. Pernyataan
Ya Tidak
Keterangan III. Tingkat Persediaan
11. Perusahaan memiliki
prosedur pengendalian persediaan secara tertulis.
√
Ada tetapi tidak tertulis. Hanya
tulisan “selain anak
gudang dilarang masuk”
yang tertempel di jendela loket
gudang.
12. Prosedur tersebut telah disosialisasikan dengan memadai dan dipahami oleh
petugas yang melaksanakan.
√
Namun terkadang masih
ada yang masuk gudang
dan mengambil
bahan sendiri. 13. Jadwal
induk produksi
telah meminimalkan persediaan.
√
14. Penentuan tingkat persediaan minimum telah mempertimbangkan kemungkinan
terjadinya: keterlambatan
pasokan bahan baku, pemeliharaan fasilitas
produksi, perubahan permintaan pasar.
√
IV. Keseimbangan Lintas Produksi
15. Perusahaan memiliki
pedoman pemeliharaan fasilitas produksi secara
tertulis.
√
Tidak tertulis
hanya saja
setiap satu kali dalam seminggu
mesin dicek
oleh teknisi. 16. Jadwal telah terintegrasi dengan rencana
produksi.
√
56
Lanjutan Tabel 3 halaman 55
Nama Perusahaan: Virgin Cake Bakery Ungaran
Periode Audit: Februari 2015 Program yang Diaudit : Perencanaan Produksi, Metode dan Standar,
Organisasi Manajemen Produksi.
No. Pernyataan
Ya Tidak
Keterangan
17. Pengoperasian fasilitas
produksi didukung oleh tenaga operator yang
memadai.
√
Ada teknisi
namun hanya
bertugas untuk memperbaiki
mesin. Operator mesin
adalah bagian produksi
sendiri yang
menggunakan. 18. Perusahaan
memiliki panduan
pengoperasian fasilitas produksi tertulis untuk mencegah terjadinya kemacetan
proses produksi.
√
Pengoperasian fasilitas
produksi hanya berdasarkan apa
yang diajarkan oleh karyawan
senior.
V. Perencanaan Realisasi Produk
19. Rencana selalu
dibuat untuk
mengembangkan proses
realisasi produk.
√
20. Bukti-bukti rekaman yang menunjukkan bahwa proses realisasi produk serta
produk yang dihasilkan memenuhi persyaratan dan selalu dievaluasi.
√
Terdapat bagian BA
yang bertugas
mengecek hasil akhir produk.
57
Lanjutan Tabel 3 halaman 56
Nama Perusahaan: Virgin Cake Bakery Ungaran
Periode Audit: Februari 2015 Program yang Diaudit : Perencanaan Produksi, Metode dan Standar,
Organisasi Manajemen Produksi.
No. Pernyataan
Ya Tidak
Keterangan
21. Hasil perencanaan dan aktual produk didokumentasikan dengan baik.
√
Walaupun masih
manual dan
sangat sederhana
menggunakan nota
pesanan dan
papan jadwal produksi
Diaudit oleh: Melania Yuni Purwaningsih
Tanggal: 17 Februari 2015 Jumlah
Jawaban Jawaban Ya
Index
Check List:
80.95 Ya
Tidak 17
4
Berdasarkan proses audit yang dilakukan atas perencanaan produksi di atas, diperoleh hasil index check list 80.95. Hal ini menunjukkan bahwa
perencanaan produksi, metode dan standar, serta organisasi manajemen produksi pada fungsi produksi di Virgin Cake Bakery Ungaran sudah baik.
Jawaban tidak pada check list di atas semuanya mengacu pada prosedur tertulis yang tidak dimiliki oleh perusahaan. Namun pada kenyataannya
meskipun tidak ada prosedur secara tertulis, perusahaan telah melakukan hal- hal tersebut dengan baik praktik baik.
Jadwal induk produksi telah mencerminkan kestabilan usaha perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan karena telah disusun berdasarkan
rencana penjualan dan pembentukan stok pengaman. Jadwal induk produksi
58
mampu meminimumkan biaya persediaan, biaya setup mesin, upah lembur, dan waktu sumber daya menganggur. Jadwal induk produksi telah
mengintegrasikan jadwal penerimaan bahan baku, pemeliharaan fasilitas dan pengiriman produk ke dalam jadwal regular sehingga selaras dengan jadwal
pada fungsi-fungsi bisnis yang lain. Jadwal produksi induk disusun berdasarkan penggunaan kapasitas produksi optimal dan didukung dengan
metode permintaan material yang akurat, dimana permintaan material dibuat setiap hari terutama untuk area basahan.
Seluruh kapasitas produksi yang dimiliki Virgin Cake Bakery Ungaran terserap dalam rencana produksi yang telah ditetapkan. Namun,
perusahaan belum memiliki kebijakan tertulis terkait pemanfaatan kapasitas menganggur dan kebijakan tertulis terkait pengelolaan kebutuhan produksi di
atas kemampuan kapasitas yang tersedia. Virgin Cake Bakery belum memiliki prosedur pengendalian
persediaan secara tertulis yang telah disosialisasikan dengan memadai dan dipahami oleh petugas yang melaksanakan. Pengendalian hanya berupa
tulisan larangan masuk bagi karyawan selain karyawan gudang yang ditempel di jendela loket gudang. Hal tersebut terkadang masih dilanggar oleh
karyawan yang mengambil bahan yang dibutuhkan sendiri di gudang. Namun dengan adanya jadwal induk produksi, persediaan dapat diminimalkan dengan
tetap mempertimbangkan kemungkinan terjadinya keterlambatan pasokan
59
bahan baku, pemeliharaan fasilitas produksi, dan perubahan permintaan pasar. Bila terpaksa terjadi kekurangan maupun kehabisan bahan, gudang dapat
meminta bahan dari gudang lain atau menambah bahan lebih cepat sebelum waktu order.
Untuk keseimbangan lintas produksi, jadwal produksi di Virgin Cake Bakery telah terintegrasi dengan rencana produksi. Namun perusahaan belum
memiliki pedoman pemeliharaan fasilitas produksi secara tertulis dan panduan pengoperasian fasilitas produksi secara tertulis untuk mencegah terjadinya
kemacetan proses produksi. Tenaga operator fasilitas produksi adalah karyawan bagian produksi sendiri yang nantinya mengoperasikan mesin
produksi. Teknisi yang ada di perusahaan hanya bertugas memperbaiki fasilitas produksi bila rusak dan melakukan pengecekan terhadap fasilitas
produksi satu kali dalam seminggu. Virgin Cake Bakery selalu membuat rencana unuk mengembangkan
proses realiasi produk dengan mengumpulkan bukti-bukti rekaman proses realisasi produk. Produk yang dihasilkan selalu dicek oleh bagian BA dan
selalu dievaluasi.
Setiap hasil
perencanaan dan
aktual produk
didokumentasikan walau hanya menggunakan nota pesanan manual dan papan jadwal produksi sederhana.
60
Gambar X: Nota Pesanan
Sumber: Virgin Cake Bakery Tabel 4: Audit Pengendalian Kualitas
Nama Perusahaan: Virgin Cake Bakery Ungaran
Periode Audit: Februari 2015 Program yang Diaudit : Pengendalian Kualitas
No. Pernyataan
Ya Tidak
Keterangan I. Kebijakan Kualitas
1. Perusahaan memiliki kebijakan kualitas
secara tertulis.
√
Dalam menjaga kualitas produk
yang dihasilkan, perusahaan
menerapkan pemilihan
bahan
baku yang
baik, melakukan
produksi sesuai Standart
Balai POM
berupa CPMB,
dan selalu menarik
produk dari
toko setelah 3 hari dari waktu
pembuatan.
61
Lanjutan Tabel 4 halaman 60
Nama Perusahaan: Virgin Cake Bakery Ungaran
Periode Audit: Februari 2015 Program yang Diaudit : Pengendalian Kualitas
No. Pernyataan
Ya Tidak
Keterangan
2. Kebijakan kualitas merinci tugas-tugas
penting bagian pengendalian kualitas.
√
Kebijakan kualitas
yang setara
digunakan adalah Standart
Balai
POM CPMB.
3. Setiap karyawan dilengkapi dengan
salinan kebijakan
kualitas dalam
aktivitasnya.
√
CPMB ada dan tertempel
di papan
jadwal produksi untuk
setiap area
produksi. 4.
Perusahaan memberikan
pelatihan dalam rangka meningkatkan kualitas.
√
Hanya kepada
karyawan terpilih
dan hanya
secara berkala.
5. Terdapat fungsi audit yang ditetapkan
pada departemen kualitas.
√
Tidak ada
fungsi audit,
hanya pengecekan
produk akhir di bagian
BA sebelum produk
masuk ke toko maupun
diserahkan pada konsumen yang
memesan.
6. Terdapat
SOP tertulis
yang menspesifikasi siapa yang melakukan
audit dan kualifikasi terhadap auditor tersebut.
√
Pemerikasaan akhir dilakukan
oleh bagian BA.
62
Lanjutan Tabel 4 halaman 61
Nama Perusahaan: Virgin Cake Bakery Ungaran
Periode Audit: Februari 2015 Program yang Diaudit : Pengendalian Kualitas
No. Pernyataan
Ya Tidak
Keterangan
7. Terdapat SOP
tertulis yang
menspesifikasi tentang ruang lingkup dan
frekuensi audit
serta pendokumentasiannya.
√
Pemeriksaan selalu dilakukan
sebelum produk ditempel
barcode harga. Produk
yang tidak
sesuai berupa jumlah,
bentuk, maupun rasanya.
8. Terdapat
prosedur yang
mengatur pendistribusian hasil audit kualitas.
√
Produk yang
tidak sesuai
bentuknya maupun rasanya
dikembalikan ke
bagian produksi untuk
dipisahkan dari produk
yang lain.
II. Biaya Kualitas NA
Not Applicable
Data tidak
tersedia di
perusahaan cabang,
sehingga penulis
tidak dapat
menarik kesimpulan atas
biaya kualitas. 9.
Perusahaan telah mengidentifikasikan secara rinci aktivitas-aktivitas yang
berkaitan dengan proses pembentukan kualitas
sesuai dengan
kebijakan kualitas yang telah ditetapkan.
NA
63
Lanjutan Tabel 4 halaman 62
Nama Perusahaan: Virgin Cake Bakery Ungaran
Periode Audit: Februari 2015 Program yang Diaudit : Pengendalian Kualitas
No. Pernyataan
Ya Tidak
Keterangan
10. Biaya terhadap
aktivitas-aktivitas kualitas tersebut terdokumentasikan dan
dilaporkan. NA
11. Terdapat kebijakan
tertulis untuk
peningkatan kualitas. NA
12. Terdapat fasilitas yang mereview secara periodik dan formal biaya kualitas.
NA 13. Fasilitas tersebut dilengkapi SDM,
perangkat lunak,
dan pencatatan
akuntansinya untuk mengidentifikasi dan mencatat biaya kualitas
NA 14. Fasilitas tersebut dapat membuat usaha
secara sadar untuk peningkatan kualitas. NA
Diaudit oleh: Melania Yuni Purwaningsih
Tanggal: 17 Februari 2015 Jumlah
Jawaban Jawaban Ya
Index
Check List:
50.00 Ya
Tidak 4
4
Berdasarkan proses audit yang dilakukan atas pengendalian kualitas di atas, diperoleh hasil index check list 50.00. Index check list tersebut hanya
berdasarkan atas kebijakan kualitas perusahaan saja. Untuk hal yang berkaitan dengan biaya kualitas, penulis tidak memberikan penilaian dan kesimpulan
karena data tidak tersedia di cabang Virgin Cake Bakery Ungaran. Virgin Cake Bakery memang belum memiliki kebijakan kualitas
secara tertulis yang dibuat oleh pihak manajemen, apalagi fungsi audit yang ditetapkan pada departemen kualitas juga belum ada. Namun sebagai acuan,
proses produksinya menggunakan CPMB yang merupakan Standar Balai
64
POM. CPMB dicetak dan ditempel pada papan jadwal produksi di setiap area produksi. Untuk meningkatkan kualitas, perusahaan memberikan pelatihan
pada karyawan terpilih secara berkala. Perusahaan telah mengidentifikasikan secara rinci aktivitas-aktivitas
yang berkaitan dengan proses pembentukan kualitas sesuai dengan Standar Balai POM. Namun, untuk masalah biaya kualitas, kebijakan tertulis untuk
meningkatkan kualitas, serta fasilitas yang mereview biaya kualitas, pihak Virgin Cake Bakery Ungaran tidak mengetahuinya. Semua yang berkaitan
dengan biaya kualitas dikerjakan oleh Virgin Cake Bakery pusat di Semarang.
Tabel 5: Audit Produktivitas dan Efisiensi
Nama Perusahaan: Virgin Cake Bakery Ungaran
Periode Audit: Februari 2015 Program yang Diaudit : Produktivitas dan Efisiensi
No. Pernyataan
Ya Tidak
Keterangan I. Pengendalian Bahan Baku
1. Setiap pemasok telah diverifikasi sesuai
dengan standar pengendalian produksi dan operasi perusahaan.
√
Verifikasi pemasok
dilakukan oleh gudang pusat.
65
Lanjutan Tabel 5 halaman 64
Nama Perusahaan: Virgin Cake Bakery Ungaran
Periode Audit: Februari 2015 Program yang Diaudit : Produktivitas dan Efisiensi
No. Pernyataan
Ya Tidak
Keterangan
2. Perusahaan memiliki peralatan dan
prosedur tertulis untuk menilai material yang dikirim pemasok dapat diterima
atau ditolak.
√
Tidak ada
peralatan dan
prosedur tertulis, namun
pemasok telah diseleksi
oleh gudang
pusat dan
kondisi material
diperiksa oleh
gudang penerima.
3. Setiap bahan baku yang diterima
diberikan kode khusus sehingga mudah ditelusuri
distribusi dan
proses produksinya.
√
Tidak ada kode khusus,
hanya setiap
item bahan
baku sudah
pasti dipesan
pada supplier
tertentu. 4.
Terdapat inspeksi yang dimulai dengan pengujian secara visual terhadap setiap
material yang diterima.
√
Diperiksa jumlah,
jenis barang,
dan kadaluarsa.
5. Perusahaan memiliki teknik sampling
tertulis dan
diikuti pada
setiap pengambilan sampel.
√
Semua diputuskan dari
pusat.
6. Sampel
yang diambil
cukup representatif dalam pengujian terhadap
setiap material yang diterima.
√
Disortir terlebih dahulu
dari pusat,
cabang tinggal
menerima saja. 7. Material yang diterima digaransi oleh
pemasok sampai dengan digunakan.
√
Tidak sesuai
dapat ditukar
maupun dikembalikan.
66
Lanjutan Tabel 5 halaman 65
Nama Perusahaan: Virgin Cake Bakery Ungaran
Periode Audit: Februari 2015 Program yang Diaudit : Produktivitas dan Efisiensi
No. Pernyataan
Ya Tidak
Keterangan
8. Seluruh material telah tertangani dengan
baik sehingga terhindar dari kerusakan.
√
9. Material yang ditolak telah dipisahkan
untuk mencegah penggunaannya dalam proses produksi.
√
Dicoret pada
nota order
kemudian dikembalikan.
10. Prosedur pengendalian
persediaan tertulis.
√
Terdapat praktik
tata kerja
gudang yang
baik dimana
setiap karyawan
bagian gudang mentaati
tata kerja
gudang yang berlaku.
11. Prosedur tersebut mengatur secara tegas waktu pemusnahan terhadap material
yang rusak atau kadaluarsa.
√
Material yang
rusak dibuang
dan yang
kadaluarsa bisa ditukar
ke pemasok
bila terdapat
perjanjian sebelumnya.
12. Perputaran persediaan diawasi dengan ketat untuk memastikan bahwa material
yang dibeli lebih awal digunakan dalam proses terlebih dahulu..
√
Persediaan yang diproses sesuai
dengan tanggal kadaluarsa atau
tanggal terima.
13. Pemusnahan material
yang rusak
didokumentasikan untuk
mengidentifikasi kapan dan di mana material tersebut dimusnahkan.
√
Langsung dibuang
atau dimusnahkan
saja.
67
Lanjutan Tabel 5 halaman 66
Nama Perusahaan: Virgin Cake Bakery Ungaran
Periode Audit: Februari 2015 Program yang Diaudit : Produktivitas dan Efisiensi
No. Pernyataan
Ya Tidak
Keterangan
14. Pemasok secara periodik diinspeksi sesuai dengan prosedur tertulis yang
dimiliki perusahaan.
√
Tidak terdapat inspeksi
pemasok secara periodik.
15. Perusahaan memiliki
prosedur konfirmasi pemasok tertulis dan diikuti.
√
Konfirmasi pemasok hanya
dilakukan ketika pemasok
menawarkan material
atau perusahaan
membutuhkan material.
II. Pengendalian Transformasi
16. Terdapat prosedur produksi yang telah disahkan.
√
Produksi berdasarkan
permintaan toko dan pesanan.
17. Terdapat prosedur penilaian tertulis atas kesiapan mesin dan fasilitas produksi
lainnya untuk menentukan kesiapan fasilitas
tersebut sebelum
proses produksi dimulai.
√
Tidak tersedia, hanya langsung
dinyalakan saja mesinnya
bila akan digunakan.
18. Terdapat prosedur tertulis yang bisa dijadikan pedoman untuk mengubah
volume produksi jika terjadi perubahan permintaan.
√
Penambahan volume
produksi dilakukan
bila terdapat
pesanan tambahan yang
tertulis di papan jadwal
produksi.
68
Lanjutan Tabel 5 halaman 67
Nama Perusahaan: Virgin Cake Bakery Ungaran
Periode Audit: Februari 2015 Program yang Diaudit : Produktivitas dan Efisiensi
No. Pernyataan
Ya Tidak
Keterangan
19. Prosedur tersebut
telah mempertimbangkan
juga pengaruh
perubahan volume produksi terhadap penggunaan kapasitas produksi.
√
20. Perusahaan memiliki prosedur tertulis yang memandu pengujian produk dalam
proses.
√
Pengujian hanya dilakukan
terakhir ketika produk
sudah jadi
sebelum dipasang
barcode harga. 21. Pengujian produk dalam proses telah
dilakukan pada tahapan yang tepat untuk memastikan identitas, kekuatan,
dan kualitas yang sesuai dengan standar pengendalian kualitas.
√
Tidak terdapat pengujian
produk dalam
proses.
III. Pengendalian Barang Jadi
22. Terdapat prosedur
tertulis untuk
memeriksa kemasan produk jadi.
√
Pemeriksaan kemasan
dilakukan di
bagian BA
bersama dengan pemeriksaan
produk sesuai
dengan spesifikasinya
meskipun tidak tertulis.
69
Lanjutan Tabel 5 halaman 68
Nama Perusahaan: Virgin Cake Bakery Ungaran
Periode Audit: Februari 2015 Program yang Diaudit : Produktivitas dan Efisiensi
No. Pernyataan
Ya Tidak
Keterangan
23. Terdapat tanggal kadaluarsa tercetak pada label kemasan.
√
Hanya terdapat kebijakan
dari perusahaan
berupa penarikan
produk
dari toko setelah 3
hari pembuatan yang
setara dengan
pengendalian tanggal
kadaluarsa produk..
24. Seluruh produk jadi dipisahkan sampai pengendalian kualitas selesai melakukan
pengujian
√
25. Produk jadi disimpan pada tingkat suhu yang sesuai.
√
26. Terdapat prosedur sampling, pengujian secara tertulis dan kriteria dapat
diterima untuk setiap produk dalam memastikan kesesuaian produk jadi
dengan spesifikasinya.
√
Pengujian hanya
berdasarkan spesifikasi
bentuk,
rasa, dan
jumlah meskipun tidak
tertulis
70
Lanjutan Tabel 5 halaman 69
Nama Perusahaan: Virgin Cake Bakery Ungaran
Periode Audit: Februari 2015 Program yang Diaudit : Produktivitas dan Efisiensi
No. Pernyataan
Ya Tidak
Keterangan
27. Terdapat pengungkapan pengendalian produk termasuk di dalamnya pengujian
untuk menentukan kesesuaian dengan spesifikasi waktu pelepasan produk
tersebut ke pasar.
√
Produk langsung
dilepas ke
pasaran pada
saat hari
itu juga
ketika diproduksi dan
berada di
pasaran selama 3 hari setelah
produk tersebut dibuat.
28. Terdapat prosedur
tertulis tentang
pengelolaan stok untuk memastikan bahwa produk yang diproduksi pertama
dijual terlebih dahulu.
√
Produk langsung dijual
pada hari yang sama
saat produk
itu dibuat
yang dapat
disetarakan dengan
pegendalian dan pengelolaan
stok produk.
29. Terdapat pendokumentasian
penyimpangan atas kebijakan tersebut.
√
Dalam praktiknya
sudah dilakukan sehingga tidak
ada penyimpangan.
Diaudit oleh: Melania Yuni Purwaningsih
Tanggal: 17 Februari 2015 Jumlah
Jawaban Jawaban Ya
Index
Check List:
72.41 Ya
Tidak 21
8
71
Berdasarkan proses audit yang dilakukan atas produktivitas dan efisiensi di atas, diperoleh hasil index check list 72.41. Hal ini menunjukkan bahwa
produktivitas dan efisiensi pada fungsi produksi di Virgin Cake Bakery Ungaran sudah baik.
Proses audit yang dilakukan atas produktivitas dan efisiensi pada fungsi produksi di Virgin Cake Bakery meliputi:
a. Pengendalian Bahan Baku
Setiap pemasok bahan baku telah diverifikasi sesuai standar pengendalian produksi dan operasi perusahaan oleh gudang pusat, sehingga setiap item
telah ditentukan pada pemasok mana item tersebut dipesan. Terdapat inspeksi berupa pemeriksaan jumlah, jenis barang, dan tanggal kadaluarsa
untuk setiap material yang diterima. Bahan baku yang diterima selalu melewati tahap penyaringan di gudang pusat, sehingga gudang cabang
tinggal menerima. Bila material yang diterima tidak sesuai, dapat ditukar atau dikembalikan. Seluruh material telah tertangani dengan baik sehingga
terhindar dari kerusakan. Dan bila material ditolak, material akan dipisahkan dan dikembalikan serta dicoret dari nota order. Untuk
perputaran persediaan diawasi dengan ketat untuk memastikan bahwa material yang diproses sesuai tanggal kadaluarsa atau tanggal material
tersebut diterima.
72
b. Pengendalian Transformasi
Di dalam pengendalian transformasi terdapat prosedur produksi yang telah disahkan berdasarkan permintaan toko dan pesanan. Prosedur tersebut
juga mempertimbangkan pengaruh perubahan volume produksi terhadap penggunaan kapasitas produksi meskipun tidak tertulis.
c. Pengendalian Barang Jadi
Tidak terdapat tanggal kadaluarsa tercetak pada label kemasan, namun ada kebijaksanaan untuk menarik produk dari toko setelah tiga hari dari waktu
pembuatan produk. Produk yang sudah jadi dipisahkan sampai pengendalian kualitas selesai melakukan pengujian dan disimpan pada
tingkat suhu yang sesuai. Sebagai pengendalian atas produk jadi dilakukan pula pengujian untuk menentukan kesesuaian dengan spesifikasi waktu
pelepasan produk kepada konsumen. Tabel 6: Audit Tenaga Kerja
Nama Perusahaan: Virgin Cake Bakery Ungaran
Periode Audit: Februari 2015 Program yang Diaudit : Tenaga Kerja
No. Pernyataan
Ya Tidak
Keterangan
1. Perusahaan
menetapkan kompetensi
personil yang
pekerjaannya mempengaruhi mutu produk.
√
Pengadaan training selama
tiga bulan untuk karyawan baru
oleh karyawan senior.
73
Lanjutan Tabel 6 halaman 72
Nama Perusahaan: Virgin Cake Bakery Ungaran
Periode Audit: Februari 2015 Program yang Diaudit : Tenaga Kerja
No. Pernyataan
Ya Tidak
Keterangan
2. Ada
jadwal pelatihan
dan penyelenggaraan
pelatihan secara
teratur.
√
Pelatihan hanya dilakukan
secara berkala
dan hanya
untuk karyawan terpilih saja.
3. Perusahaan mengevaluasi efektivitas
terhadap pelatihan.
√
4. Perusahaan
menyimpan rekaman
tentang pelatihan.
√ Diaudit oleh:
Melania Yuni Purwaningsih Tanggal: 17 Februari 2015
Jumlah Jawaban
Jawaban Ya Index
Check List:
75.00 Ya
Tidak 3
1
Berdasarkan proses audit yang dilakukan atas tenaga kerja di atas, diperoleh hasil index check list 75.00. Hal ini menunjukkan bahwa tenaga
kerja pada fungsi produksi di Virgin Cake Bakery Ungaran sudah baik. Dalam hal tenaga kerja, perusahaan telah berusaha menetapkan
kompetensi personil yang pekerjaannya mempengaruhi mutu. Untuk karyawan baru diadakan training selama tiga bulan oleh karyawan senior.
Namun sebenarnya masih kurang adanya pelatihan secara rutin dan teratur untuk karyawan. Pelatihan hanya diberikan pada karyawan terpilih dan
waktunya hanya berkala.
74
Tabel 7: Audit Pemeliharaan Peralatan, Plant dan Layout
Nama Perusahaan: Virgin Cake Bakery Ungaran
Periode Audit: Februari 2015 Program yang Diaudit : Pemeliharaan Peralatan, Plant dan Layout
No. Pernyataan
Ya Tidak
Keterangan
1. Semua peralatan yang digunakan dalam
proses produksi sesuai dengan ukuran dan desain yan telah ditentukan.
√
2. Lokasi penempatan peralatan sesuai
dengan kebutuhan proses yang efektif dan efisien.
√
Terdapat insinyur
yang mengatur
tata penempatan
peralatan. 3.
Setiap peralatan dibersihkan setelah digunakan.
√
4. Peralatan disimpan pada tempat yang
telah ditentukan.
√
5. Tersedia prosedur tertulis untuk setiap
penggunaan peralatan dalam proses produksi atau penanganan produk jadi.
√
Penggunaan langsung
oleh karyawan
produksi tanpa ada
prosedur tertulis.
6. Terdapat prosedur pembersihan dan
startup untuk
memastikan bahwa
peralatan secara sistematis dan terus menerus dibersihkan.
√
Pembersihan alat
dilakukan oleh karyawan
produksi yang
menggunakan alat tersebut.
7. Setiap peralatan memiliki instruksi tertulis untuk pemeliharaan peralatan
dan termasuk jadwal perawatannya.
√
Pengecekan peralatan
satu kali
dalam seminggu oleh
teknisi. 8.
Peralatan telah diinspeksi sebelum digunakan.
√ Diaudit oleh:
Melania Yuni Purwaningsih Tanggal: 17 Februari 2015
Jumlah Jawaban
Jawaban Ya Index
Check List:
87.50 Ya
Tidak 7
1
75
Berdasarkan proses audit yang dilakukan atas pemeliharaan peralatan, plant dan layout di atas, diperoleh hasil index check list 87.50. Hal ini
menunjukkan bahwa pemeliharaan peralatan, plant dan layout pada fungsi produksi di Virgin Cake Bakery Ungaran sudah baik.
Semua peralatan yang digunakan dalam proses produksi sesuai dengan ukuran dan desain yang telah ditentukan. Untuk penempatan peralatan
dilakukan oleh insinyur sehingga sesuai dengan kebutuhan proses yang efektif dan efisien. Setelah penggunaan peralatan, peralatan tersebut dibersihkan
kembali dan disimpan pada tempat yang telah ditentukan. Namun dalam hal peralatan produksi tersebut, masih belum terdapat prosedur tertulis untuk
setiap cara penggunaan peralatan hingga cara perawatannya.
D. Melaporkan Temuan dalam Bentuk Laporan Audit
Tujuan dari
audit operasional
adalah untuk
menemukan kekurangankelemahan atas pengelolaan berbagai aktivitas dalam perusahaan.
Biasanya, pengguna laporan lebih berkepentingan pada hasil audit temuan audit yang merupakan indikasi terjadinya berbagai kekurangankelemahan dalam
pengelolaan aktivitas dalam perusahaan tersebut. Oleh karena itu, penulis menyajikan laporan yang menitikberatkan pada kepentingan pengguna.
Laporan audit operasional pada fungsi produksi di Virgin Cake Bakery Ungaran ini akan disajikan sebagai berikut:
76
Laporan Hasil Audit Operasional Fungsi Produksi
Yogyakarta, 06 Maret 2015 Perihal
: Laporan Hasil Audit Operasional Kepada
Yth, Pemilik Virgin Cake Bakery di Semarang
Saya telah melakukan audit atas fungsi produksi pada Virgin Cake Bakery Ungaran untuk periode Februari 2015. Audit operasional tidak
dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya saya tidak memberikan pendapat atas laporan
keuangan tersebut. Audit operasional hanya mencakup bidang Fungsi Produksi yang terjadi pada Industri Cake Bakery. Audit tersebut dimaksudkan untuk
menilai ekonomisasi kehematan, efisiensi daya guna, dan efektivitas hasil guna Fungsi Produksi yang dilakukan, dan memberikan saran perbaikan atas
kelemahan prosedur yang ditemukan selama audit. Melalui audit tersebut juga diharapkan tercapainya perbaikan atas kekurangan fungsi produksi di masa yang
akan datang, sehingga perusahaan dapat beroperasi dengan lebih ekonomis, efisien, dan efektif dalam mencapai tujuannya.
Hasil audit operasional disajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi: Bab I
: Informasi Latar Belakang Bab II
: Ruang Lingkup Audit Bab III
: Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit Bab IV
: Rekomendasi Dalam melaksanakan audit, saya telah memperoleh banyak bantuan,
dukungan, dan kerjasama dari berbagai pihak baik pemilik maupun karyawan yang berhubungan dengan audit ini. Untuk itu saya mengucapkan terima kasih
atas kerjasama yang telah terjalin dengan baik ini.
77
Laporan Hasil Audit Operasional Fungsi Produksi
Bab I Informasi Latar Belakang
Virgin Cake Bakery Ungaran selanjutnya disebut “Perusahaan” berlokasi di Jln. Diponegoro No. 297 Ungaran
– Jawa Tengah, yang merupakan cabang dari Virgin Cake Bakery Jln. Parang Kusumo Raya No. 16-18 Semarang, didirikan
pada tahun 2011 oleh Bapak Suteja AW bersama istrinya Ibu Nanik.
Tujuan dari didirikannya Perusahaan adalah untuk memproduksi cake dan bakery dengan mengusung tiga konsep, yaitu rasa, harga, dan pelayanan. Secara
keseluruhan produk yang dihasilkan dapat dikelompokkan menjadi: 1.
Basahan 2.
Pastry Donat 3.
Cake 4.
Bakery
Sedangkan tujuan dilakukannya audit operasional adalah untuk: 1.
Menilai kesesuaian implementasi atas ketentuan yang ditetapkan manajemen perusahaan untuk menggambarkan efisiensi dan efektivitas fungsi produksi.
2. Menilai kegiatan dan aktivitas fungsi produksi yang memerlukan perbaikan
agar lebih efisien dan efektif.
