55
Lanjutan Tabel 3 halaman 54
Nama Perusahaan: Virgin Cake Bakery Ungaran
Periode Audit: Februari 2015 Program yang Diaudit : Perencanaan Produksi, Metode dan Standar,
Organisasi Manajemen Produksi.
No. Pernyataan
Ya Tidak
Keterangan III. Tingkat Persediaan
11. Perusahaan memiliki
prosedur pengendalian persediaan secara tertulis.
√
Ada tetapi tidak tertulis. Hanya
tulisan “selain anak
gudang dilarang masuk”
yang tertempel di jendela loket
gudang.
12. Prosedur tersebut telah disosialisasikan dengan memadai dan dipahami oleh
petugas yang melaksanakan.
√
Namun terkadang masih
ada yang masuk gudang
dan mengambil
bahan sendiri. 13. Jadwal
induk produksi
telah meminimalkan persediaan.
√
14. Penentuan tingkat persediaan minimum telah mempertimbangkan kemungkinan
terjadinya: keterlambatan
pasokan bahan baku, pemeliharaan fasilitas
produksi, perubahan permintaan pasar.
√
IV. Keseimbangan Lintas Produksi
15. Perusahaan memiliki
pedoman pemeliharaan fasilitas produksi secara
tertulis.
√
Tidak tertulis
hanya saja
setiap satu kali dalam seminggu
mesin dicek
oleh teknisi. 16. Jadwal telah terintegrasi dengan rencana
produksi.
√
56
Lanjutan Tabel 3 halaman 55
Nama Perusahaan: Virgin Cake Bakery Ungaran
Periode Audit: Februari 2015 Program yang Diaudit : Perencanaan Produksi, Metode dan Standar,
Organisasi Manajemen Produksi.
No. Pernyataan
Ya Tidak
Keterangan
17. Pengoperasian fasilitas
produksi didukung oleh tenaga operator yang
memadai.
√
Ada teknisi
namun hanya
bertugas untuk memperbaiki
mesin. Operator mesin
adalah bagian produksi
sendiri yang
menggunakan. 18. Perusahaan
memiliki panduan
pengoperasian fasilitas produksi tertulis untuk mencegah terjadinya kemacetan
proses produksi.
√
Pengoperasian fasilitas
produksi hanya berdasarkan apa
yang diajarkan oleh karyawan
senior.
V. Perencanaan Realisasi Produk
19. Rencana selalu
dibuat untuk
mengembangkan proses
realisasi produk.
√
20. Bukti-bukti rekaman yang menunjukkan bahwa proses realisasi produk serta
produk yang dihasilkan memenuhi persyaratan dan selalu dievaluasi.
√
Terdapat bagian BA
yang bertugas
mengecek hasil akhir produk.
57
Lanjutan Tabel 3 halaman 56
Nama Perusahaan: Virgin Cake Bakery Ungaran
Periode Audit: Februari 2015 Program yang Diaudit : Perencanaan Produksi, Metode dan Standar,
Organisasi Manajemen Produksi.
No. Pernyataan
Ya Tidak
Keterangan
21. Hasil perencanaan dan aktual produk didokumentasikan dengan baik.
√
Walaupun masih
manual dan
sangat sederhana
menggunakan nota
pesanan dan
papan jadwal produksi
Diaudit oleh: Melania Yuni Purwaningsih
Tanggal: 17 Februari 2015 Jumlah
Jawaban Jawaban Ya
Index
Check List:
80.95 Ya
Tidak 17
4
Berdasarkan proses audit yang dilakukan atas perencanaan produksi di atas, diperoleh hasil index check list 80.95. Hal ini menunjukkan bahwa
perencanaan produksi, metode dan standar, serta organisasi manajemen produksi pada fungsi produksi di Virgin Cake Bakery Ungaran sudah baik.
Jawaban tidak pada check list di atas semuanya mengacu pada prosedur tertulis yang tidak dimiliki oleh perusahaan. Namun pada kenyataannya
meskipun tidak ada prosedur secara tertulis, perusahaan telah melakukan hal- hal tersebut dengan baik praktik baik.
Jadwal induk produksi telah mencerminkan kestabilan usaha perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan karena telah disusun berdasarkan
rencana penjualan dan pembentukan stok pengaman. Jadwal induk produksi
58
mampu meminimumkan biaya persediaan, biaya setup mesin, upah lembur, dan waktu sumber daya menganggur. Jadwal induk produksi telah
mengintegrasikan jadwal penerimaan bahan baku, pemeliharaan fasilitas dan pengiriman produk ke dalam jadwal regular sehingga selaras dengan jadwal
pada fungsi-fungsi bisnis yang lain. Jadwal produksi induk disusun berdasarkan penggunaan kapasitas produksi optimal dan didukung dengan
metode permintaan material yang akurat, dimana permintaan material dibuat setiap hari terutama untuk area basahan.
Seluruh kapasitas produksi yang dimiliki Virgin Cake Bakery Ungaran terserap dalam rencana produksi yang telah ditetapkan. Namun,
perusahaan belum memiliki kebijakan tertulis terkait pemanfaatan kapasitas menganggur dan kebijakan tertulis terkait pengelolaan kebutuhan produksi di
atas kemampuan kapasitas yang tersedia. Virgin Cake Bakery belum memiliki prosedur pengendalian
persediaan secara tertulis yang telah disosialisasikan dengan memadai dan dipahami oleh petugas yang melaksanakan. Pengendalian hanya berupa
tulisan larangan masuk bagi karyawan selain karyawan gudang yang ditempel di jendela loket gudang. Hal tersebut terkadang masih dilanggar oleh
karyawan yang mengambil bahan yang dibutuhkan sendiri di gudang. Namun dengan adanya jadwal induk produksi, persediaan dapat diminimalkan dengan
tetap mempertimbangkan kemungkinan terjadinya keterlambatan pasokan
59
bahan baku, pemeliharaan fasilitas produksi, dan perubahan permintaan pasar. Bila terpaksa terjadi kekurangan maupun kehabisan bahan, gudang dapat
meminta bahan dari gudang lain atau menambah bahan lebih cepat sebelum waktu order.
Untuk keseimbangan lintas produksi, jadwal produksi di Virgin Cake Bakery telah terintegrasi dengan rencana produksi. Namun perusahaan belum
memiliki pedoman pemeliharaan fasilitas produksi secara tertulis dan panduan pengoperasian fasilitas produksi secara tertulis untuk mencegah terjadinya
kemacetan proses produksi. Tenaga operator fasilitas produksi adalah karyawan bagian produksi sendiri yang nantinya mengoperasikan mesin
produksi. Teknisi yang ada di perusahaan hanya bertugas memperbaiki fasilitas produksi bila rusak dan melakukan pengecekan terhadap fasilitas
produksi satu kali dalam seminggu. Virgin Cake Bakery selalu membuat rencana unuk mengembangkan
proses realiasi produk dengan mengumpulkan bukti-bukti rekaman proses realisasi produk. Produk yang dihasilkan selalu dicek oleh bagian BA dan
selalu dievaluasi.
Setiap hasil
perencanaan dan
aktual produk
didokumentasikan walau hanya menggunakan nota pesanan manual dan papan jadwal produksi sederhana.
60
Gambar X: Nota Pesanan
Sumber: Virgin Cake Bakery Tabel 4: Audit Pengendalian Kualitas
Nama Perusahaan: Virgin Cake Bakery Ungaran
Periode Audit: Februari 2015 Program yang Diaudit : Pengendalian Kualitas
No. Pernyataan
Ya Tidak
Keterangan I. Kebijakan Kualitas
1. Perusahaan memiliki kebijakan kualitas
secara tertulis.
√
Dalam menjaga kualitas produk
yang dihasilkan, perusahaan
menerapkan pemilihan
bahan
baku yang
baik, melakukan
produksi sesuai Standart
Balai POM
berupa CPMB,
dan selalu menarik
produk dari
toko setelah 3 hari dari waktu
pembuatan.
61
Lanjutan Tabel 4 halaman 60
Nama Perusahaan: Virgin Cake Bakery Ungaran
Periode Audit: Februari 2015 Program yang Diaudit : Pengendalian Kualitas
No. Pernyataan
Ya Tidak
Keterangan
2. Kebijakan kualitas merinci tugas-tugas
penting bagian pengendalian kualitas.
√
Kebijakan kualitas
yang setara
digunakan adalah Standart
Balai
POM CPMB.
3. Setiap karyawan dilengkapi dengan
salinan kebijakan
kualitas dalam
aktivitasnya.
√
CPMB ada dan tertempel
di papan
jadwal produksi untuk
setiap area
produksi. 4.
Perusahaan memberikan
pelatihan dalam rangka meningkatkan kualitas.
√
Hanya kepada
karyawan terpilih
dan hanya
secara berkala.
5. Terdapat fungsi audit yang ditetapkan
pada departemen kualitas.
√
Tidak ada
fungsi audit,
hanya pengecekan
produk akhir di bagian
BA sebelum produk
masuk ke toko maupun
diserahkan pada konsumen yang
memesan.
6. Terdapat
SOP tertulis
yang menspesifikasi siapa yang melakukan
audit dan kualifikasi terhadap auditor tersebut.
√
Pemerikasaan akhir dilakukan
oleh bagian BA.
62
Lanjutan Tabel 4 halaman 61
Nama Perusahaan: Virgin Cake Bakery Ungaran
Periode Audit: Februari 2015 Program yang Diaudit : Pengendalian Kualitas
No. Pernyataan
Ya Tidak
Keterangan
7. Terdapat SOP
tertulis yang
menspesifikasi tentang ruang lingkup dan
frekuensi audit
serta pendokumentasiannya.
√
Pemeriksaan selalu dilakukan
sebelum produk ditempel
barcode harga. Produk
yang tidak
sesuai berupa jumlah,
bentuk, maupun rasanya.
8. Terdapat
prosedur yang
mengatur pendistribusian hasil audit kualitas.
√
Produk yang
tidak sesuai
bentuknya maupun rasanya
dikembalikan ke
bagian produksi untuk
dipisahkan dari produk
yang lain.
II. Biaya Kualitas NA
Not Applicable
Data tidak
tersedia di
perusahaan cabang,
sehingga penulis
tidak dapat
menarik kesimpulan atas
biaya kualitas. 9.
Perusahaan telah mengidentifikasikan secara rinci aktivitas-aktivitas yang
berkaitan dengan proses pembentukan kualitas
sesuai dengan
kebijakan kualitas yang telah ditetapkan.
NA
63
Lanjutan Tabel 4 halaman 62
Nama Perusahaan: Virgin Cake Bakery Ungaran
Periode Audit: Februari 2015 Program yang Diaudit : Pengendalian Kualitas
No. Pernyataan
Ya Tidak
Keterangan
10. Biaya terhadap
aktivitas-aktivitas kualitas tersebut terdokumentasikan dan
dilaporkan. NA
11. Terdapat kebijakan
tertulis untuk
peningkatan kualitas. NA
12. Terdapat fasilitas yang mereview secara periodik dan formal biaya kualitas.
NA 13. Fasilitas tersebut dilengkapi SDM,
perangkat lunak,
dan pencatatan
akuntansinya untuk mengidentifikasi dan mencatat biaya kualitas
NA 14. Fasilitas tersebut dapat membuat usaha
secara sadar untuk peningkatan kualitas. NA
Diaudit oleh: Melania Yuni Purwaningsih
Tanggal: 17 Februari 2015 Jumlah
Jawaban Jawaban Ya
Index
Check List:
50.00 Ya
Tidak 4
4
Berdasarkan proses audit yang dilakukan atas pengendalian kualitas di atas, diperoleh hasil index check list 50.00. Index check list tersebut hanya
berdasarkan atas kebijakan kualitas perusahaan saja. Untuk hal yang berkaitan dengan biaya kualitas, penulis tidak memberikan penilaian dan kesimpulan
karena data tidak tersedia di cabang Virgin Cake Bakery Ungaran. Virgin Cake Bakery memang belum memiliki kebijakan kualitas
secara tertulis yang dibuat oleh pihak manajemen, apalagi fungsi audit yang ditetapkan pada departemen kualitas juga belum ada. Namun sebagai acuan,
proses produksinya menggunakan CPMB yang merupakan Standar Balai
64
POM. CPMB dicetak dan ditempel pada papan jadwal produksi di setiap area produksi. Untuk meningkatkan kualitas, perusahaan memberikan pelatihan
pada karyawan terpilih secara berkala. Perusahaan telah mengidentifikasikan secara rinci aktivitas-aktivitas
yang berkaitan dengan proses pembentukan kualitas sesuai dengan Standar Balai POM. Namun, untuk masalah biaya kualitas, kebijakan tertulis untuk
meningkatkan kualitas, serta fasilitas yang mereview biaya kualitas, pihak Virgin Cake Bakery Ungaran tidak mengetahuinya. Semua yang berkaitan
dengan biaya kualitas dikerjakan oleh Virgin Cake Bakery pusat di Semarang.
Tabel 5: Audit Produktivitas dan Efisiensi
Nama Perusahaan: Virgin Cake Bakery Ungaran
Periode Audit: Februari 2015 Program yang Diaudit : Produktivitas dan Efisiensi
No. Pernyataan
Ya Tidak
Keterangan I. Pengendalian Bahan Baku
1. Setiap pemasok telah diverifikasi sesuai
dengan standar pengendalian produksi dan operasi perusahaan.
√
Verifikasi pemasok
dilakukan oleh gudang pusat.
65
Lanjutan Tabel 5 halaman 64
Nama Perusahaan: Virgin Cake Bakery Ungaran
Periode Audit: Februari 2015 Program yang Diaudit : Produktivitas dan Efisiensi
No. Pernyataan
Ya Tidak
Keterangan
2. Perusahaan memiliki peralatan dan
prosedur tertulis untuk menilai material yang dikirim pemasok dapat diterima
atau ditolak.
√
Tidak ada
peralatan dan
prosedur tertulis, namun
pemasok telah diseleksi
oleh gudang
pusat dan
kondisi material
diperiksa oleh
gudang penerima.
3. Setiap bahan baku yang diterima
diberikan kode khusus sehingga mudah ditelusuri
distribusi dan
proses produksinya.
√
Tidak ada kode khusus,
hanya setiap
item bahan
baku sudah
pasti dipesan
pada supplier
tertentu. 4.
Terdapat inspeksi yang dimulai dengan pengujian secara visual terhadap setiap
material yang diterima.
√
Diperiksa jumlah,
jenis barang,
dan kadaluarsa.
5. Perusahaan memiliki teknik sampling
tertulis dan
diikuti pada
setiap pengambilan sampel.
√
Semua diputuskan dari
pusat.
6. Sampel
yang diambil
cukup representatif dalam pengujian terhadap
setiap material yang diterima.
√
Disortir terlebih dahulu
dari pusat,
cabang tinggal
menerima saja. 7. Material yang diterima digaransi oleh
pemasok sampai dengan digunakan.
√
Tidak sesuai
dapat ditukar
maupun dikembalikan.
66
Lanjutan Tabel 5 halaman 65
Nama Perusahaan: Virgin Cake Bakery Ungaran
Periode Audit: Februari 2015 Program yang Diaudit : Produktivitas dan Efisiensi
No. Pernyataan
Ya Tidak
Keterangan
8. Seluruh material telah tertangani dengan
baik sehingga terhindar dari kerusakan.
√
9. Material yang ditolak telah dipisahkan
untuk mencegah penggunaannya dalam proses produksi.
√
Dicoret pada
nota order
kemudian dikembalikan.
10. Prosedur pengendalian
persediaan tertulis.
√
Terdapat praktik
tata kerja
gudang yang
baik dimana
setiap karyawan
bagian gudang mentaati
tata kerja
gudang yang berlaku.
11. Prosedur tersebut mengatur secara tegas waktu pemusnahan terhadap material
yang rusak atau kadaluarsa.
√
Material yang
rusak dibuang
dan yang
kadaluarsa bisa ditukar
ke pemasok
bila terdapat
perjanjian sebelumnya.
12. Perputaran persediaan diawasi dengan ketat untuk memastikan bahwa material
yang dibeli lebih awal digunakan dalam proses terlebih dahulu..
√
Persediaan yang diproses sesuai
dengan tanggal kadaluarsa atau
tanggal terima.
13. Pemusnahan material
yang rusak
didokumentasikan untuk
mengidentifikasi kapan dan di mana material tersebut dimusnahkan.
√
Langsung dibuang
atau dimusnahkan
saja.
67
Lanjutan Tabel 5 halaman 66
Nama Perusahaan: Virgin Cake Bakery Ungaran
Periode Audit: Februari 2015 Program yang Diaudit : Produktivitas dan Efisiensi
No. Pernyataan
Ya Tidak
Keterangan
14. Pemasok secara periodik diinspeksi sesuai dengan prosedur tertulis yang
dimiliki perusahaan.
√
Tidak terdapat inspeksi
pemasok secara periodik.
15. Perusahaan memiliki
prosedur konfirmasi pemasok tertulis dan diikuti.
√
Konfirmasi pemasok hanya
dilakukan ketika pemasok
menawarkan material
atau perusahaan
membutuhkan material.
II. Pengendalian Transformasi
16. Terdapat prosedur produksi yang telah disahkan.
√
Produksi berdasarkan
permintaan toko dan pesanan.
17. Terdapat prosedur penilaian tertulis atas kesiapan mesin dan fasilitas produksi
lainnya untuk menentukan kesiapan fasilitas
tersebut sebelum
proses produksi dimulai.
√
Tidak tersedia, hanya langsung
dinyalakan saja mesinnya
bila akan digunakan.
18. Terdapat prosedur tertulis yang bisa dijadikan pedoman untuk mengubah
volume produksi jika terjadi perubahan permintaan.
√
Penambahan volume
produksi dilakukan
bila terdapat
pesanan tambahan yang
tertulis di papan jadwal
produksi.
68
Lanjutan Tabel 5 halaman 67
Nama Perusahaan: Virgin Cake Bakery Ungaran
Periode Audit: Februari 2015 Program yang Diaudit : Produktivitas dan Efisiensi
No. Pernyataan
Ya Tidak
Keterangan
19. Prosedur tersebut
telah mempertimbangkan
juga pengaruh
perubahan volume produksi terhadap penggunaan kapasitas produksi.
√
20. Perusahaan memiliki prosedur tertulis yang memandu pengujian produk dalam
proses.
√
Pengujian hanya dilakukan
terakhir ketika produk
sudah jadi
sebelum dipasang
barcode harga. 21. Pengujian produk dalam proses telah
dilakukan pada tahapan yang tepat untuk memastikan identitas, kekuatan,
dan kualitas yang sesuai dengan standar pengendalian kualitas.
√
Tidak terdapat pengujian
produk dalam
proses.
III. Pengendalian Barang Jadi
