Manfaat Sistem Informasi Manajemen Bagi Perusahaan

5. Manfaat Sistem Informasi Manajemen Bagi Perusahaan

a. Manfaat sistem informasi manajemen bagi perusahaan Deny 2009:2-3: Meningkatkan Efisiensi Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya Operasional. low-cost leadership. Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem informasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut barriers to entry dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar. Selain itu, cara lain yang dapat ditempuh adalah mengikat lock in b. Memperkenalkan Inovasi Dalam Bisnis konsumen dan pemasok dengan cara membangun hubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka. Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran switching costs c. Membangun Sumber-Sumber Informasi Strategis ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya. Sebuah contoh yang bagus dari hal ini adalah sistem reservasi penerbangan terkomputerisasi yang ditawarkan kepada agen perjalanan oleh perusahaan penerbangan besar. Bila sebuah agen perjalanan telah menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi tersebut, maka mereka akan segan untuk menggunakan sistem reservasi dari penerbangan lain. Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan Universitas Sumatera Utara strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih pengguna akhir end users Sistem informasi memungkinkan perusahaan untuk membuat basis informasi strategis . strategic information base yang dapat menyediakan informasi untuk mendukung strategi bersaing perusahaan. Informasi ini merupakan aset yang sangat berharga dalam meningkatkan operasi yang efisien dan manajemen yang efektif dari perusahaan. Sebagai contoh, banyak usaha yang menggunakan informasi berbasis komputer tentang konsumen mereka untuk membantu merancang kampanye pemasaran untuk menjual produk baru kepada konsumen. Fungsi dari sistem informasi tidak lagi hanya memproses transaksi, penyedia informasi, atau alat untuk pengambilan keputusan. Sekarang sistem informasi dapat berfungsi untuk menolong pengguna akhir end users manajerial membangun senjata yang menggunakan teknologi sistem informasi untuk menghadapi tantangan dari persaingan yang ketat. Penggunaan yang efektif dari sistem informasi strategis menyajikan pengguna akhir end users Sistem informasi yang dibangun dengan baik dan benar antara lain dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi stok material produksi, menghilangkan kegiatan yang tidak memiliki manfaat nilai tambah, meningkatkan layanan dan kepuasan pelanggan, mengkoordinasikan manajerial dengan tantangan manajerial yang besar. setiap bagian dalam perusahaan serta meningkatkan kualitas kebijakan manajemen. Universitas Sumatera Utara Sistem informasi manajemen bertujuan meningkatkan kinerja proyek dan kinerja perusahaan dengan skala luas dalam hal fungsi ekonomi, fungsi jaminan kualitas quality assurance, fungsi waktu serta fungsi evaluasi proyek dengan beberapa tampilan data dan informasi lengkap yang berguna dalam pengambilan keputusan Husen, 2010:57. Sistem informasi manajemen semakin dibutuhkan oleh perusahaan khususnya untuk meningkatkan kelancaran aliran informasi perusahaan, dalam rangka memperkuat daya saing perusahaan maupun produkjasa yang dihasilkan serta menciptakan aliansi atau kerjasama dengan pihak lain yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Untuk menerapkan Sistem Informasi Manajemen yang terpadu dan memiliki kapabilitas dalam mendukung keberhasilan dunia bisnis yang signifikan, diperlukan keseimbangan sumber daya yang tersedia antara ketersediaan Sumber Daya Manusia yang memiliki keterampilan dalam mengoperasikan teknologi informasi seperti komputer dan ketersediaan dana untuk pengadaan perangkat komputer yang semakin canggih Rochaety dkk., 2011:9. 2.2.2. Sumber Daya Manusia Terdapat dua pengertian tentang pemahaman sumber daya manusia antara lain secara makro dan mikro. Pengertian sumber daya manusia secara makro adalah semua manusia sebagai penduduk atau warga negara suatu negara atau dalam batas wilayah tertentu yang sudah memasuki usia angkatan kerja, baik yang sudah maupun yang belum memperoleh pekerjaan; Sumber daya manusia dalam arti mikro secara sederhana adalah manusia atau orang yang berkerja atau Universitas Sumatera Utara menjadi anggota suatu organisasi yang disebut personil, pegawai, karyawan, pekerja, tenaga ahli dan lain lain Nawawi, 2010:37. Secara lebih khusus pengertiannya sumber daya manusia dalam arti mikro di lingkungan organisasiperusahaan dapat dilihat dari tiga sudut antara lain Nawawi, 2010:37-38: 1. Sumber daya manusia adalah orang yang bekerja dan berfungsi sebagai aset organisasiperusahaan yang dapat dihitung jumlahnya. Dalam pengertian ini fungsi sumber daya manusia tidak berbeda dari fungsi aset lainnya, sehingga dikelompokkan dan disebut sebagai sarana produksi, yang harus memiliki kecakapan, kemampuan dan tangkas. 2. Sumber daya manusia adalah potensi yang menjadi motor penggerak organisasiperusahaan. Semakin tinggi keterampilan dan keahliannya maka semakin besar pula penghargaan finansial yang harus diberikan. 3. Manusia sebagai sumber daya adalah makhluk hidup ciptaan Tuhan Yang Maha Esa , sebagai penggerak organisasiperusahaan berbeda dengan sumber daya lainnya. Dalam nilai-niali kemanusiaan terdapat potensi berupa keterampilan, keahlian dan kepribadian termasuk harga diri, sikap, motivasi serta kebutuhan. Sebuah organisasiperusahaan tidak dapat lebih baik dari pada sumber daya manusia yang dipekerjakannya, dengan kata lain kinerja organisasi perusahaan sangat dipengaruhi dan bahkan tergantung pada kualitas dan kemampuan kompetitif sumber daya manusia Nawawi, 2010:2. Sumber daya manusia yang dibutuhkan pada saat ini adalah sumber daya manusia yang sanggup menguasai teknologi dengan cepat, adaptif, dan responsif Universitas Sumatera Utara terhadap perubahan-perubahan teknologi. Sumber daya manusia merupakan satu- satunya sumber daya yang memiliki akal perasaan, keinginan, keterampilan, pengetahuan, dorongan, daya dan karya rasio, rasa dan karsa, yang berpengaruh terhadap upaya organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu betapapun majunya teknologi, perkembangan informasi, tersedianya modal dan memadainya bahan, jika tanpa sumber daya manusia sulit bagi organisasi untuk mencapai tujuan. Sumber daya manusia adalah pegawai yang siap, mampu, dan siaga dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi dan merupakan sumber yang berperan aktif terhadap jalannya suatu organisasi dan proses pengambilan keputusan. Sumber daya manusia yang berkualitas tinggi adalah sumber daya manusia yang mampu menciptakan bukan saja nilai komparatif tetapi juga nilai kopetitif-generatif-inovatif dengan menggunakan energi tertinggi seperti : intelligence, creativity dan imagination; tidak lagi semata-mata menggunakan energi kasar, seperti bahan mentah, lahan, air tenaga otot dan sebagainya Ndraha dalam Sutrisno, 2011:4. Dalam melaksanakan proyek yang menggabungkan beberapa komponen antara lain manusia, material, peralatan dan biaya, yang penyelesaiannya dibatasi dengan waktu tertentu, maka sangat diperlukan sumber daya yang siap pakai baik dari sisi kemampuan fisik maupun kemampuan inteligensinya untuk sumber daya manusia, kecukupan volume pasokan material, kemampuan peralatan dari sisi kualitas dan kapasitas peralatan serta tersedianya sumber pembiayaan yang berasal dari kemampuan sendiri maupun dukungan dari pihak bank, agar proyek dapat diselesaikan tepat sesuai waktu yang dijadwalkan. Universitas Sumatera Utara

2.2.3. Perangkat Komputer

Komputer adalah suatu sistem elektronik yang mampu memanipulasi data yang cepat dan tepat serta dirancang dan diorganisasikan secara otomatis menerima dan menyimpan dat input, memprosesnya dan menghasilkan output dibawah pengawasan suatu langkah instruksi program yang tersimpan di memori Donald dalam Sutrabri, 2005:106. Komputer pada saat ini menjadi bagian penting perannya dalam kehidupan manusia untuk membantu aktivitas pekerjaan. Bagian perangkat keras komputer yang pokok terdiri atas suatu unit peralatan masukan, unit pengolah pusat Central Processing Unit yang mengontrol urutan dan langkah semua operasi, unit penyimpan seperti pita magnetik, dan sebuah alat cetak yang berkecepatan tinggi yang dapat mencetak dengan cepat. Oleh karena itu dalam pemilihan perangkat komputer harus memiliki kemampuan yang cepat dalam menerima, mengolah, menyimpan data dan menghasilkan output. Usaha penerapan komputer dalam bidang bisnis terus berkembang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan telekomunikasi. Ahli dalam bidang sistem informasi manajemen SIM harus mengetahui kebutuhan organisasi maupun bahasa komputer dan sistem komputer itu sendiri. Komputer mempunyai peran yang penting dalam pengolahan informasi, baik secara eksternal maupun internal bagi suatu organisasi. Salah satu tahapan perkembangan penerapan komputer adalah dengan diperkenalkannya generasi baru alat penghitung yang memungkinkan pemrosesannya lebih banyak. Hal tersebut diorientasikan untuk konsep penggunaan komputer sebagai komponen sistem informasi manajemen, yang Universitas Sumatera Utara berarti bahwa aplikasi komputer harus diterapkan dengan tujuan utama untuk menghasilkan informasi manajemen. Komponen-komponen utama komputer adalah : Prosesor Central Procesing Unit-CPU, Memori Random Acces Memoryruang penyimpan primer, Ruang Penyimpanan Ruang penyimpan disk atau ruang penyimpan skunder, Alat input Input Device, Alat Output Output Device, Alat InputOutput InputOutput Device Zakiyudin, 2012:37. Komputer yang dipergunakan didalam sistem informasi manajemen adalah komputer digital yang mengolah data dalam bentuk huruf atau angka yang berlainan dan menggunakan line printer untuk membuat laporan-laporan atau formuli-formulir yang bentuknya standar, dapat juga disambungkan secara terintegrasi dengan mesin ploter untuk mencetak gambar secara otomatis baik untuk gambar yang berukuran A1 maupun berukuran A0. Keberadaan ploter didalam kegiatan proyek diperlukan untuk mendukung ketepatan waktu penyerahan gambar kerja agar sesuai dengan target waktu yang telah ditetapkan didalam kontrak, sehingga kesiapan dan kemampuan mesin ploter harus selalu dalam keadaan prima dan tidak mengalami gangguan. Pencetakan gambar kerja didalam kegiatan proyek tidak mungkin dikerjakan oleh manusia karena dibutuhkan kecepatan dan keakuratan yang sangat tinggi. Komputer dapat melaksanakan kebanyakan jenis pengolahan informasi yang dapat dilaksanakan oleh manusia dengan lebih cepat dan tingkat kesalahan yang lebih sedikit. Perangkat lunak yang paling penting digunakan didalam setiap pelaksanaan proyek adalah Microsoft Project, AutoCad dan Exel. Untuk membantu manajemen dalam perencanaan dan pengawasan proyek yang relatif Universitas Sumatera Utara kompleks dan tidak rutin, meminimumkan penundaan, kemacetan dan konflik pelaksanaan proyek, diperlukan analisis network Sutabri, 2005:154. Yaitu untuk menganalisis jalur kritis yang merupakan komponen integral dari manajemen proyek, dengan tujuan untuk menentukan durasi proyek, serta uruta-urutan kegiatan utama proyek yang mengatur waktu penyelesaian proyek. Dengan informasi ini, manajer proyek dapat berfokus pada pelaksanaan tugas-tugas penting agar selesai tepat waktu, sementara memungkinkan menyelipkan jadwal tugas-tugas lain jika diperlukan, tanpa membahayakan waktu penyelesaian Untuk mengoperasikan program Microsoft Project dan memahami analisis jalur kritis Critical Path Method dalam kegiatan proyek konstruksi, diperlukan pelatihan operator. Oleh karena itu kompetensi, keahlian dan sikap menjadi faktor penting dalam diri setiap pegawai konsultan dan kontraktor sebagai penyaji dan pengolah data agar dapat mengoperasikan program-program yang dibutuhkan didalam pelaksanaan proyek untuk mendukung penerapan sistem informasi manajemen agar dapat berjalan dengan baik. proyek.

2.2.4. Standar Operasional Prosedur SOP

Standar Operasional Prosedur selanjutnya disebut SOP adalah : “Dokumen tertulis yang memuat prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap dan sistematis yang memuat serangkaian instruksi secara tertulis tentang kegiatan rutin atau berulang-ulang yang dilengkapi dengan referensi, lampiran, formulir, diagram dan alur kerja flow chart yang dilakukan di dalam sebuah organisasi” EPA, 2007:1. Universitas Sumatera Utara Menurut Atmoko 2010:1, Standar prosedur operasi Standard Operation Procedure atau disingkat SOP adalah : ”Pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan oleh orang-orang dalam organisasi berjalan secara efisien dan efektif, konsisten, standar dan sistematis”. Standar Operasional Prosedur atau yang biasa disebut dengan SOP merupakan acuan kerja yang dapat dijadikan standar dalam bekerja di semua departemen yang ada di suatu perusahaan sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik, cepat, tepat, efektif dan efisien Proses pelaksanaan untuk penyelesaian suatu pekerjaan harus dirancang dan dikembangkan. Kesalahan pelaksanaan pekerjaan dapat terjadi bila prosedur tidak dirancang dengan baik, dan dapat menimbulkan kecelakaan atau kerusakan dan bahkan penundaan penyelesaian pekerjaan. Untuk itu perlu dibuat suatu prosedur tetap yang bersifat standard, sehingga siapa yang melaksanakan pekerjaan, kapanpun dan dimanapun pekerjaan tersebut dilaksanakan langkah- langkahnya tidak berubah. Didalam pelaksanaan proyek yang lebih dari satu kontrak dengan sistem satu pengawasan oleh konsultan manajemen konstruksi, maka sangat diperlukan keseragaman dan Subagiyo, 2009:2. keteraturan sistem operasi untuk memudahkan sistem pengawasan. Sistem yang baik mengacu pada penataan prosedur yang teratur, konsisten, berkelanjutan dan mudah diterapkan baik oleh pegawai lama maupun pegawai baru dalam perusahaan. Langkah-langkah kerja yang tertib ini disebut Standar Operasinal Prosedur SOP, sebutan lainnya Protap Prosedur tetap. Universitas Sumatera Utara Perumusan SOP menjadi relevan karena sebagai tolok ukur dalam menilai efektivitas dan efisiensi kinerja organisasi dalam melaksanakan program kerjanya. Secara konseptual prosedur diartikan sebagai langkah - langkah sejumlah instruksi logis untuk menuju pada suatu proses yang dikehendaki. Proses yang dikehendaki tersebut berupa pengguna-pengguna sistem proses kerja dalam bentuk aktivitas, aliran data, dan aliran kerja. Dilihat dari fungsinya, SOP berfungsi membentuk sistem kerja dan aliran kerja yang teratur, sistematis, dan dapat dipertanggungjawabkan; menggambarkan bagaimana tujuan pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang berlaku; menjelaskan bagaimana proses pelaksanaan kegiatan berlangsung; sebagai sarana tata urutan dari pelaksanaan dan pengadministrasian pekerjaan harian sebagaimana metode yang ditetapkan; menjamin konsistensi dan proses kerja yang sistematik; dan menetapkan hubungan timbal balik antar Satuan Kerja. Secara umum, SOP merupakan gambaran langkah-langkah kerja sistem, mekanisme dan tata kerja internal yang diperlukan dalam pelaksanaan suatu tugas untuk mencapai tujuan. SOP sebagai suatu dokumeninstrumen memuat tentang proses dan prosedur suatu kegiatan yang bersifat efektif dan efisisen berdasarkan suatu standar yang sudah baku. Pengembangan instrumen manajemen tersebut dimaksudkan untuk memastikan bahwa proses pelayanan di seluruh unit kerja organisasi dapat terkendali dan dapat berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Sebagai suatu instrumen manajemen, SOP berlandaskan pada sistem manajemen kualitas Quality Management System, yakni sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang Universitas Sumatera Utara bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk barang danatau jasa terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu. Sistem manajemen kualitas berfokus pada konsistensi dari proses kerja. Hal ini mencakup beberapa tingkat dokumentasi terhadap standar-standar kerja. Sistem ini berlandaskan pada pencegahan kesalahan, sehingga bersifat proaktif, bukan pada deteksi kesalahan yang bersifat reaktif. Sebuah lembaga atau organisasi yang besar dan terkemuka bonafide umumnya telah menggunakan SOP dalam melaksanakan tugasnya. SOP merupakan satu set pedoman dalam suatu organisasi yang menjelaskan prosedur pelaksanaan kegiatan rutin. SOP sangat dibutuhkan oleh suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. 1. Standar Operasional Prosedur Tujuan Penerapan Standar Operasional Prosedur SOP. banyak diimplementasikan terutama di perusahaan, lembaga atau organisasi yang memerlukan kualitas pekerjaan sehingga dapat menghasilkan produk yang berkualitas. SOP dapat juga digunakan sebagai standar kualitas untuk menuju ke standar internasional ISO. Penulisan dokumen dalam SOP perlu diterapkan untuk menghasilkan sistem kualitas dan teknis yang konsisten dan sesuai dengan kebutuhan dan untuk mendukung kualitas data informasi pada perusahaan. Penerapan SOP akan membantu perusahaan untuk mempertahankan kualitas kontrol dan kualitas proses sehingga membawa perusahaan untuk tetap bertahan di persaingan dunia bisnis. Keteraturan dan kesistematisan dari prosedur ini, akan memudahkan antar satuan kerja yang ada dalam melaksanakan tanggung jawab dan tugasnya, hubungan timbal balik yang lancar akan mewujudkan keseimbangan kerja yang Universitas Sumatera Utara baik bagi karyawan dan mewujudkan performansi yang handal. Konsistensi terhadap sistem dapat terjamin meskipun kunci utama pemegang kerja resign maupun digantikan dengan orang lain. Peraturan tertulis SOP memudahkan seseorang melakukan suatu kerja dengan selamat tanpa adanya masalah terhadap keselamatan diri ataupun pada peralatan yang di gunakan tanpa bantuan orang lain. Tujuan utama dari penerapan SOP adalah agar tidak terjadi kesalahan dalam pengerjaan suatu proses kerja yang dirancang dari SOP. Dari setiap teori telah dikemukakan, bahwa tujuan dari SOP adalah untuk memudahkan dan menyamakan persepsi semua orang yang memanfaatkannya dan untuk lebih memahami setiap langkah kegiatan yang harus dilaksanakannya. Adapun tujuan - tujuan dari SOP a. antara lain sebagai berikut : b. Agar pekerja dapat menjaga konsistensi dalam menjalankan suatu prosedur kerja. c. Agar pekerja dapat mengetahui dengan jelas peran dan posisi mereka dalam perusahaan. d. Memberikan keterangan atau kejelasan tentang alur proses kerja, tanggung jawab, dan staf terkait dalam proses tersebut. e. Memberikan keterangan tentang dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam suatu proses kerja. Mempermudah perusahaan dalam mengetahui terjadinya inefisiensi proses dalam suatu prosedur kerja. Universitas Sumatera Utara

2. Manfaat Penerapan