197
PT MATAHARI DEPARTMENT STORE TBK 2014 ANNUAL REPORT
4. Website
Informan dapat melapor melalui website Suara Matahari di http:suaramatahari.tipoffs.com.sg, dengan
memberikan informasi sebanyak mungkin di tempat yang telah disediakan.
5. Surat
Laporan dapat dikirim melalui surat biasa ke Suara Matahari PO Box 6670, Jakarta Pusat.
Untuk semua laporan tertulis, informan harus melampirkan formulir pengungkapan yang dapat diunduh dari
website tersebut. Untuk memastikan bahwa tindak lanjut yang sesuai
dapat dilakukan, informan harus melaporkan setidaknya informasi menyangkut:
1. Nama orang yang terlibat 2. Nama saksi jika ada
3. Informasi mengenai kejadian, termasuk tanggal, waktu
dan lokasi 4. Bukti
5. Nominal atau aset terkait 6. Frekuensi kejadian
Setelah menerima laporan, operator memberikan nomor referensi unik dan anonim kepada informan untuk
laporan yang diserahkan melalui telepon, email ataupun website dimana informan dapat menggunakannya untuk
meminta informasi terkini mengenai perkembangan kasus yang dilaporkan. Laporan tersebut kemudian dievaluasi
oleh analis Deloitte, dan hasilnya dikembalikan kepada perwakilan Perseroan dalam waktu satu hari kerja. Dengan
demikian, tindak lanjutnya dapat ditentukan.
Informan dapat memilih sejumlah opsi untuk mengungkapkan identitas mereka:
1. Full disclosure: informan bersedia mengungkapkan
identitasnya kepada Deloitte dan kepada Perseroan. 2.
Partial anonymity: informan bersedia mengungkapkan identitasnya kepada Deloitte saja. Dalam kasus, Deloitte
akan menyimpan secara rahasia identitas informan dari Perseroan.
3. Full anonymity: informan tidak bersedia mengungkapkan
identitasnya baik kepada Deloitte ataupun kepada Perseroan.
Dua puluh satu kasus diterima oleh Perseroan melalui Suara Matahari dalam tahun 2014. Melibatkan baik pihak
internal maupun eksternal, tuduhan-tuduhan yang diterima termasuk pelanggaran Pedoman Perilaku dan etika kerja,
konlik kepentingan dan permintaan atau penerimaan uang danatau hadiah dari vendor. Lima belas dari dua puluh
satu kasus telah diinvestigasi dan terbukti, sementara enam kasus lainnya masih dalam proses pada saat publikasi
Laporan Tahunan ini dibuat.
4. Website
The informant can report via the Suara Matahari Website at http:suaramatahari.tipoffs.com.sg, giving as much
information as much as possible in the space provided.
5. Mail
Reports can also be sent via regular mail to Suara Matahari PO Box 6670, Central Jakarta.
For all written reports, the informant must attach the disclosure cover sheet, which can be downloaded from the
website. To ensure that an appropriate course of action can be determined, the informant should provide at least the
following information: 1. Names of those involved
2. Name of the witness if available 3. Information about the incident, including date, time and
location 4. Evidence
5. The related nominal or assets 6. The frequency of the incidents
Upon receipt of a report, the operator assigns a unique, anonymous reference number to the informant for reports
submitted via telephone, email or the website, which the informant can use to request updates on the progress of the
case. The report is then assessed by the Deloitte analyst, and the results returned to the Company’s representative within
one working day. Further actions can then be determined.
Informants can choose from the following options regarding the disclosure of their identity:
1. Full disclosure: the informant is willing to disclose his her identity to Deloitte and the Company.
2. Partial anonymity: the informant is willing to disclose his her identity only to Deloitte. In this case, Deloitte
will keep the informant’s identity conidential from the Company.
3. Full anonymity: the informant is unwilling to disclose his her identity to either Deloitte or the Company.
Twenty-one cases were channeled through Suara Matahari in 2014. Involving both internal and external parties, the
allegations included code of conduct and work ethics violations, conlicts of interest, and requests or receipts of
money andor gifts from vendors. Fifteen of the twenty- one cases were investigated and substantiated, while the
remaining six are still in progress at time of publication of this Annual Report.
Kategori