Menyetujui danatau mengesahkan penegasan kembali

167 PT MATAHARI DEPARTMENT STORE TBK 2014 ANNUAL REPORT Rapat itu memutuskan untuk menyetujui rencana Perseroan untuk menjaminkan mayoritas atau seluruh aset bersih Perseroan sehubungan dengan pembiayaan yang akan diterima oleh Perseroan dari bank-bank, sebagaimana diharuskan dalam Anggaran Dasar Perseroan dan peraturan yang berlaku. Rapat juga memberikan kuasa dan wewenang kepada Direksi dengan hak substitusi untuk melakukan semua tindakan yang diperlukan terkait dengan penjaminan aset Perseroan. Persetujuan dan wewenang diberikan sampai penutupan RUPS berikutnya yang akan dilakukan pada tahun 2015. DEWAN KOMISARIS Dewan Komisaris melakukan pengawasan terhadap pengelolaan Perseroan melalui supervise, pemberian panduan dan nasihat kepada Direksi. Setiap anggota Dewan Komisaris bertindak mandiri dalam memenuhi tugas dan tanggung jawabnya kepada Perseroan. Tidak satupun komisaris mempunyai hubungan keluarga, keuangan, manajemen danatau kepemilikan saham dengan anggota Dewan Komisaris lainnya ataupun dengan anggota Direksi. Dewan Komisaris bertanggung jawab kepada pemegang saham. Struktur dan Keanggotaan Sesuai peraturan pasar modal, Dewan Komisaris mempunyai dua Komisaris Independen salah satunya adalah Presiden Komisaris dari keseluruhan lima Komisaris, yang sesuai persyaratan bahwa setidaknya 30 dari anggota harus independen, sebagaimana disebutkan oleh Surat Edaran Ketua BAPEPAM No. SE-03PM2000 tertanggal 5 Mei 2000; dan Peraturan BEI No I-A tertanggal 19 Juli 2004. Dengan dikeluarkannya Peraturan OJK No. 33POJK.042014 mengenai Direksi dan Dewan Komisaris Perseroan Publik tertanggal 8 Desember 2014, Peraturan Bapepam-LK No.IX.I.6 tertanggal 7 Desember, 2012 tidak lagi berlaku. Pengangkatan, susunan, tugas, tanggung jawab dan proses Dewan Komisaris sudah mematuhi peraturan baru yang berlaku. Berdasarkan Anggaran Dasar Perseroan Pasal 16 ayat 7, anggota Dewan Komisaris diangkat dan diberhentikan oleh Rapat Umum Pemegang Saham, efektif sejak tanggal ditetapkan dalam RUPS yang mengangkat mereka sampai pada penutupan RUPS tahunan ketiga sesudah tanggal pengangkatan, dan dapat diangkat kembali untuk periode berikutnya, tanpa mengurangi hak RUPS untuk memberhentikan sewaktu-waktu. Pada tanggal 11 April 2014, Pemegang Saham menerima pengunduran diri Roy Kuan dari Dewan Komisaris dan mengangkat Sigit Prasetya sebagai Komisaris. The meeting decided to approve the Company’s plan to secure the majority or all of the net assets of the Company in relation to the inancing that will be received by the Company from banks, as required by the Articles of Association of the Company and the prevailing regulations, and granted power and authority to the Board of Directors with substitution rights to perform any necessary action in accordance with the encumbrance of the Company’s assets. This approval and authorization were granted until the closing of the next Annual General Meeting of Shareholders, which will be conducted in 2015. BOARD OF COMMISSIONERS The Board of Commissioners exercises oversight over the Company’s management by supervising, guiding and advising the Board of Directors. Each member of the Board of Commissioners acts independently in fulilling their duties and responsibilities to the Company. None of the Commissioners have any familial, inancial, management andor shareholding relationships with any other members of the Board of Commissioners or with members of the Board of Directors. The Board of Commissioners is accountable to the shareholders. Structure and Membership In compliance with capital market regulations, the Board of Commissioners has two Independent Commissioners one of whom is the President Commissioner out of a total of ive Commissioners, which meets the requirement that at least 30 of the members should be independent, as speciied in Chairman of BAPEPAM Circular No. SE-03PM2000 dated May 5, 2000; and IDX Rule No I-A dated July 19, 2004. With the issuance of OJK Rule No. 33POJK.042014 regarding the Boards of Directors and Boards of Commissioners of Public Companies on December 8, 2014, Bapepam-LK Regulation No.IX.I.6 dated December 7, 2012 no longer applies. The appointment, composition, roles, responsibilities and process of the Company’s Board of Commissioners are compliant with the provisions of the new rule. Based on the Company’s Article of Association Article 16 clause 7, members of the Board of Commissioners are appointed and dismissed by the General Meeting of Shareholders, effective since the date speciied in the GMS which appointed them until the closing of the third Annual GMS after the date of appointment, and could be reappointed for the next period, without reducing the GMS right to dismissal at any time. On April 11, 2014, the Shareholders accepted the resignation of Roy Kuan from the Board of Commissioners and appointed Sigit Prasetya as a Commissioner. 168 PT MATAHARI DEPARTMENT STORE TBK LAPORAN TAHUNAN 2014 As at December 31, 2014, the composition of the Board of Commissioners was as follows: Duties and Responsibilites As speciied in the Company’s Articles of Association and Decree No. 402007 on Limited Liability Companies, the Board of Commissioners supervises and guides the Board of Directors, and is collectively accountable for any misconduct on the part of the Directors in the course of their duties. In this capacity, the Commissioners monitor and support the implementation of good corporate governance and the fulilment of the Company’s corporate social responsibility CSR obligations and commitments. They also play a crucial role in advising on and approving the Company’s strategic direction and the Directors’ execution of strategic plans to achieve corporate objectives. Board of Commissioners’ Meetings The Board of Commissioners holds quarterly meetings as well as interim meetings whenever deemed necessary, to ensure a regular dialogue between its members. The Board meetings schedule for year 2014 and 2015 are set and distributed to the members by the Corporate Secretary on behalf of the Chairman on October 29, 2013 and October 29, 2014, respectively. For all other meetings, notice is given by the Chairman of the Board of Commissioners or by two other Commissioners. Joint Board meetings are chaired by the Chairman or by a Commissioner chosen by the other members during the meeting. A quorum is reached when more than 50 of all members of the Board of Commissioners are in attendance or, in the case of joint meetings, when more than 50 of the Board of Commissioners and Board of Directors are present. Each Board member has one vote and is allowed to represent one other member by proxy if so instructed. These meetings are chaired by one of the Commissioners, with one other member being responsible for recording the minutes of each meeting. Average attendance at meetings in 2014 was above 95, thus a quorum was achieved at all meetings. Pada tanggal 31 Desember 2014, susunan Dewan Komisaris adalah sebagai berikut: Posisi Nama | Name Position Presiden Komisaris Independen John Bellis Independent President Commissioner Komisaris Independen Jonathan L. Parapak Independent Commissioner Komisaris William Travis Saucer Commissioner Komisaris Sigit Prasetya Commissioner Komisaris Rene Mang Wing Ming Commissioner Komisaris Henry Jani Liando Commissioner Rene Mang Wing Ming mengundurkan diri efektif pada 3 Desember 2014 Rene Mang Wing Ming resigned effective December 3, 2014 Tugas dan Tanggung Jawab Sebagaimana tercantum dalam Anggaran Dasar Perseroan dan UU no 402007 tentang Perseroan Terbatas, Dewan Komisaris mengawasi dan memberikan panduan kepada Direksi dan secara kolektif bertanggung jawab untuk setiap penyimpangan yang dilakukan Direksi dalam melaksanakan tugasnya. Dalam kapasitasnya ini, Komisaris memantau dan mendukung implementasi tata kelola Perseroan yang baik dan pemenuhan kewajiban dan komitmen tanggung jawab sosial Perseroan. Mereka juga mempunyai peran penting dalam memberikan nasehat dan menyetujui rencana strategis Perseroan serta implementasi rencana strategis oleh Direksi dalam mencapai tujuan usaha. Rapat Dewan Komisaris Dewan Komisaris mengadakan rapat setiap kuartal dan rapat interim yang dianggap perlu, untuk memastikan dialog rutin antara anggota-anggotanya. Rapat Dewan yang dijadwalkan untuk tahun 2014 dan 2015 telah ditetapkan dan didistribusikan kepada anggota- anggota oleh Sekretaris Perusahaan atas nama Ketua masing-masing pada tanggal 29 Oktober 2013 dan 29 Oktober 2014. Untuk rapat-rapat lainnya, pemberitahuan diberikan oleh Ketua Dewan Komisaris atau oleh dua Komisaris lain. Rapat dewan gabungan dipimpin oleh Ketua atau salah satu Komisaris yang dipilih oleh anggota lain dalam rapat. Kuorum tercapai jika lebih dari 50 anggota Dewan Komisaris hadir, atau untuk rapat gabungan, jika lebih dari 50 anggota Dewan Komisaris dan Direksi hadir. Setiap anggota Dewan mempunyai satu suara dan diperbolehkan untuk mewakili seorang anggota lainnya melalui surat kuasa jika diinstruksikan. Rapat dipimpin oleh salah satu Komisaris, dengan satu anggota lainnya bertanggung jawab untuk mencatat isi rapat. Rata-rata kehadiran dalam rapat tahun 2013 mencapai lebih dari 95, sehingga kuorum tercapai pada semua rapat. 169 PT MATAHARI DEPARTMENT STORE TBK 2014 ANNUAL REPORT Board of Commissioners and Board of Directors Meetings The Board of Commissioners holds both annual and quarterly meetings with the Board of Directors, as well as interim meetings whenever deemed necessary, to ensure a regular dialogue between the two boards. The Board meetings schedule for year 2014 and 2015 are set and distributed to the members by the Corporate Secretary on behalf of the Chairman on October 29, 2013 and October 29, 2014, respectively. The Company has held 4 joint meetings of Board of Commissioners and Board of Directors in 2014. A quorum is reached when more than 50 of the Board of Commissioners and Board of Directors are present Rapat Dewan Komisaris Board of Commissioners’ Meetings Nama Name 21 Februari 2014 February 21, 2014 25 April 2014 April 25, 2014 8 Agustus 2014 August 8, 2014 31 Oktober 2014 October 31, 2014 Kehadiran Attendance John Bellis √ √ √ √ 100 Jonathan L. Parapak √ √ √ √ 100 William Travis Saucer - √ √ √ 75 Sigit Prasetya √ √ √ √ 100 Rene Mang Wing Ming √ √ √ √ 100 Henry Jani Liando √ √ √ √ 100 Rene Mang Wing Ming mengundurkan diri efektif pada 3 Desember 2014 Rene Mang Wing Ming resigned effective December 3, 2014 Rapat Dewan Komisaris dan Direksi Dewan Komisaris mengadakan rapat tahunan dan kuartalan dengan Direksi, serta rapat interim yang dianggap perlu untuk memastikan dialog rutin antara kedua dewan. Jadwal rapat Dewan untuk tahun 2014 dan 2015 telah ditetapkan dan didistribusikan kepada anggota-anggota oleh Sekretaris Perusahaan atas nama Ketua masing-masing pada tanggal 29 Oktober 2013 dan 29 Oktober 2014. Perseroan mengadakan 4 rapat gabungan Dewan Komisaris dan Direksi pada tahun 2014. Kuorum tercapai jika lebih dari 50 anggota Dewan Komisaris dan Direksi hadir. Rapat Dewan Komisaris dan Direksi Board of Commissioners and Board of Directors Meetings Nama Name 21 Februari 2014 February 21, 2014 25 April 2014 April 25, 2014 8 Agustus 2014 August 8, 2014 31 Oktober 2014 October 31, 2014 Kehadiran Attendance John Bellis √ √ √ √ 100 Jonathan L. Parapak √ √ √ √ 100 William Travis Saucer - √ √ √ 75 Sigit Prasetya √ √ √ √ 100 Rene Mang Wing Ming √ √ √ √ 100 Henry Jani Liando √ √ √ √ 100 Bunjamin J. Mailool √ √ √ √ 100 Michael Remsen √ √ √ √ 100 Andy N. Purwohardono - √ √ √ 100 Wai Hoong Fock √ √ √ - 75 Joo Suk Kim √ - √ - 67 Andre Rumantir √ √ √ - 75 Effektif mengundurkan diri sejak tanggal 3 Desember 2014 | Effectively resigned as of December 3, 2014 Bergabung dengan Perseroan pada tanggal 11 April 2014 | Joined the Company on April 11, 2014 Efektif mengundurkan diri sejak tanggal 18 September 2014 | Effectively resigned as of September 18, 2014 170 PT MATAHARI DEPARTMENT STORE TBK LAPORAN TAHUNAN 2014 KOMITE DI BAWAH DEWAN KOMISARIS Dewan Komisaris didukung oleh Komite Audit dan Komite Nominasi dan Remunerasi. Komite Audit Komite Audit dibentuk oleh Dewan Komisaris untuk membantu mereka dalam mengawasi Direksi dan Dewan Manajemen serta memastikan penerapan prinsip-prinsip tata kelola Perusahaan yang baik. Komite Audit mematuhi semua peraturan OJK.

a. Basis Hukum Pembentukan

Komite Audit Perseroan dibentuk sesuai Peraturan Bapepam-LK No. IX.I.5, Keputusan Ketua Bapepam No. Kep-29PM2004 jo No. Kep-643BL2012 mengenai Komite Audit, dan Peraturan Bursa Efek Jakarta No. Kep- 305BEJ07-2004.

b. Struktur dan Keanggotaan

Susunan Komite Audit tahun 2014 adalah sebagai berikut: Posisi Nama | Name Position Ketua John Bellis Presiden Komisaris – Independen | President Commissioner – Independent Chairman Anggota Dr. Isnandar Rachmat Ali Member Anggota Prawiro Widjaja Member Anggota dan Ketua Komite Audit bersifat independen dan tidak mempunyai koneksi keuangan dengan Perseroan selain dari remunerasi yang diterima karena melaksanakan tugas sebagai anggota Komite Audit dan Dewan Komisaris. Selain itu, mereka juga tidak memiliki hubungan keluarga ataupun bisnis dengan anggota Dewan Komisaris atau Direksi atau pemegang saham mayoritas lain. Tugas umum dan khusus Komite Audit ditetapkan dalam Piagam Komite Audit. Piagam Komite Audit yang baru dikeluarkan tahun 2013 untuk memenuhi peraturan OJK yang baru mengenai Komite Audit. Susunan Komite Audit di atas sesuai dengan keputusan Dewan Komisaris yang tercantum dalam Surat Edaran No. 004Dekom-MDSIV2014 tertanggal 24 April 2014. Proiil singkat anggota Komite Audit dapat dilihat pada halaman 294 dari Laporan Tahunan ini.

c. Tugas dan Tanggung Jawab

Tugas utama Komite Audit adalah untuk membantu Dewan Komisaris dengan meninjau, antara lain: COMMITTEES UNDER THE BOARD OF COMMISSIONERS The Board of Commissioners is supported by an Audit Committee and a Nomination and Remuneration Committee. Audit Committee The Audit Committee was established by the Board of Commissioners to assist them in exercising oversight over the Board of Directors and the Board of Management and providing assurance on the application of good corporate governance principles. The Audit Committee complies with all OJK regulations.

a. Legal Basis for Establishment

The Company’s Audit Committee was established in accordance with the provisions of Bapepam-LK Regulation No. IX.I.5, Decree of the Bapepam Chairman No. Kep-29PM2004 jo No. Kep-643BL2012 regarding Audit Committees, and Jakarta Stock Exchange Regulation No. Kep-305BEJ07-2004.

b. Structure and Membership

The composition of the Audit Committee in 2014 was as follows: The members and chairman of the Audit Committee are independent and have no inancial connection to the Company other than the remuneration they receive for undertaking their duties as members of the Audit Committee and Board of Commissioners. Moreover, they do not have any family or business ties with any member of the Board of Commissioners or Board of Directors or any majority shareholder. The general and speciic duties of the Audit Committee are described in the Audit Committee Charter. A new Audit Committee Charter was issued in 2013 in order to comply with a new OJK regulation on audit committees. The composition of the Audit Committee above pursuant to a decision of the Board of Commissioners stated in Circular No. 004Dekom-MDS IV2014 dated April 24, 2014. Brief proiles of the Audit Committee members are to be found on page 294 of this Annual Report.

c. Duties and Responsibilities

The Audit Committee principal duties are to assist the Board of Commissioners by reviewing, among other matters: 171 PT MATAHARI DEPARTMENT STORE TBK 2014 ANNUAL REPORT a. Hasil keuangan Perseroan dan informasi keuangan terkait lainnya; b. Kepatuhan Perseroan kepada peraturan yang relevan; c. Efektivitas kegiatan dan kontrol internal Perseroan; dan d. Kemampuan Perseroan untuk mengelola risiko dan menangani keluhan konsumen. Sebagai tambahan, Komite Audit memantau kinerja Perseroan secara keseluruhan dan melaporkan temuan- temuannya secara rutin kepada Dewan Komisaris. Pemantauan rutin ini termasuk: • Meninjau pekerjaan auditor eksternal, menilai independensi dan obyektivitas serta kecukupan audit eksternal; • Meninjau kegiatan pengelolaan risiko Perseroan; • Meninjau sistem kontrol internal yang penting; • Meninjau bagian-bagian dengan risiko penyalahgunaan wewenang atau penipuan yang tinggi; • Menilai peluang-peluang yang dapat meningkatkan eisiensi biaya danatau keuntungan; • Menilai aspek operasional, keuangan dan teknologi informasi dari bisnis; • Meninjau kepatuhan Perseroan terhadap peraturan- peraturan otoritas jasa keuangan dan UU serta peraturan lain; • Menguji keputusan yang dibuat dalam rapat Direksi, dan implementasinya. Untuk melakukan tugas-tugasnya secara efektif, Komite Audit mempunyai akses penuh terhadap laporan- laporan keuangan, temuan-temuan audit internal dan catatan notulensi rapat Direksi. Komite Audit melakukan diskusi intensif dengan Manajemen jika diperlukan, selain dengan auditor internal dan eksternal.

d. Frekuensi dan Kehadiran Rapat

Komite Audit bertemu 4 kali sepanjang tahun 2014, dengan tingkat kehadiran 100. Rapat Komite Audit 2014 The Audit Committee Meetings in 2014 Nama | Name Jumlah Kehadiran | Total Attendance Kehadiran | Attendance John Bellis 3 100 Dr. Isnandar Rachmat Ali 3 100 Prawiro Widjaja 3 100 Jonathan L. Parapak 2 100 Loh Min Jiann 1 100 Lim Kwang Tak 1 100 Ditunjuk sebagai Komite Audit pada 24 April 2014 | Appointed as Audit Committee on April 24, 2014 Digantikan sebagai Komite Audit sejak 24 April 2014 | Effectively replaced as Audit Committee as of April 24, 2014 a. The Company’s inancial results and other related inancial information; b. The Company’s compliance with the relevant regulations; c. The effectiveness of the Company’s internal controls and activities; and d. The Company’s ability to manage risks and handle customer complaints. In addition, the Audit Committee monitors the Company’s overall performance and reports its indings regularly to the Board of Commissioners. This routine monitoring includes: • Reviewing the work of the external auditors, assessing their independence and objectivity as well the adequacy of their external audit; • Reviewing the company’s risk management activities; • Reviewing critical internal control systems; • Reviewing areas with high risk of abuse of authority or fraud; • Assessing opportunities to increase cost eficiencies andor proitability; • Assessing operational, inancial, and information technology aspects of the business; • Reviewing the Company’s compliance with the rules of the inancial services authority and other laws and regulations; • Examining decisions made at Board of Directors’ meetings, and their execution. To perform these tasks effectively, the Audit Committee has full access to all inancial reports, internal audit indings and minutes from Board of Directors’ meetings. The Audit Committee conducts intensive discussions with Management whenever necessary, as well as with the Internal and External Auditors.

d. Meeting Frequency and Attendance

The Audit Committee met 4 times in 2014, with an attendance rate of 100.