PENDAHULUAN Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Buah Dan Sayur (Studi Kasus Di PT. Hero Supermarket Tbk).

memakai sistem swalayan. Salah satu bahan kebutuhan yang biasa tersedia di supermarket adalah buah dan sayur. Berdasarkan data terakhir yang dikeluarkan Departemen Pertanian Lampiran 1, terlihat bahwa enam dari sembilan belas komoditi buah yang paling sering dikonsumsi oleh masyarakat Indonesia mengalami peningkatan produksi sebesar 5,05 sampai 56,52 persen antara tahun 2004 sampai tahun 2006. Peningkatan dalam bisnis buah ini tidak berbeda jauh dengan peningkatan yang dialami oleh bisnis sayur, terlihat bahwa enam dari sembilan belas komoditi sayur yang paling sering dikonsumsi oleh masyarakat Indonesia mengalami peningkatan produksi sebesar 2,54 sampai 19,78 persen antara tahun 2004 sampai tahun 2006. Peningkatan ini menjadi cukup signifikan karena presentase pengeluaran rata-rata per kapita untuk produk buah dan sayur berkisar antara 1,02 sampai 46,18 persen seperti yang ditunjukkan oleh Tabel 1. Tabel 1. Presentase Pengeluaran Rata-Rata pe Kapita Subkelompok Makanan di Indonesia Tahun 1996-2005 No. Jenis Makanan 1996 2002 2004 2005 1. Sayur-sayuran 16.558 44.382 47.189 48.168 2. Buah-buahan 12.495 33.942 41.964 39.999 Sumber : BPS, 2006 Dalam pengelompokkan produk di supermarket, buah dan sayur termasuk dalam kategori produk segar. Produk-produk segar ditempatkan di bagian yang memiliki mesin pendingin agar tidak cepat layu atau busuk. Namun demikian dalam jangka waktu beberapa hari produk segar sudah tidak layak lagi dikonsumsi sehingga harus diganti dengan yang baru. Kondisi seperti ini membutuhkan suatu manajemen pengendalian persediaan yang baik agar perusahaan tidak rugi sekaligus tetap dapat memenuhi kebutuhan konsumen. Pada umumnya, divisi berbagai perusahaan yang menangani penjualan buah dan sayur selalu memiliki kesamaan, yakni memesan persediaan ke pihak pemasok dalam jumlah dan rentang waktu yang ditentukan berdasarkan unsur pengalaman kerja pengorder pihak perusahaan, bukan kepada suatu metoda perhitungan yang sistematis. Hal ini disebabkan sulitnya menghitung jumlah persediaan aktual yang dimiliki, karena buah dan sayur memiliki ciri khas yang unik dibandingkan dengan produk yang lain. Sifat mudah rusak dan mudah menyusut kehilangan berat adalah dua hal yang mengakibatkan penghitungan jumlah persediaan aktual menjadi lebih rumit. Kendala ini mengakibatkan sistem informasi yang ada tidak dapat menyarankan jumlah persediaan yang harus diorder kepada pihak pengorder perusahaan. Oleh karena itu manajemen supermarket harus mampu memperoleh, mengolah dan menyimpan data-data penting yang berkaitan dengan penyediaan buah dan sayur. Selanjutnya data-data tersebut disajikan dalam bentuk informasi yang dibutuhkan dalam proses pengambilan keputusan untuk mendapatkan metode pengendalian persediaan yang tepat. Hal ini dapat diwujudkan dengan dukungan suatu sistem informasi pengendalian persediaan berbasis komputer yang baik. Perumusan Masalah Pengelolaan persediaan pada perusahaan yang bergerak di bidang usaha non jasa, perusahaan harus mampu mencapai tujuan ganda yaitu biaya persediaan holding cost dan ordering cost yang rendah dan kesinambungan penjualan yang terjamin. Dengan mempertahankan jumlah persediaan pada tingkat yang rendah, hal ini menjadikan biaya persediaan rendah namun kesinambungan penjualan belum terjamin. Hal sebaliknya, bila jumlah persediaan tinggi maka biaya persediaan akan tinggi dan kesinambungan penjualan akan terjamin sejauh yang menyangkut persediaan barang bersangkutan. Pada umumnya, divisi berbagai perusahaan retail yang menangani penjualan buah dan sayur selalu memiliki kesamaan, yakni memesan persediaan ke pihak supplier dalam jumlah dan rentang waktu yang ditentukan berdasarkan unsur pengalaman kerja pihak perusahaan pengorder, bukan kepada suatu metoda perhitungan yang sistematis. Hal ini disebabkan sulitnya menghitung jumlah persediaan aktual yang dimiliki, karena buah dan sayur memiliki ciri khas yang unik dibandingkan dengan produk yang lain. Sifat mudah rusak dan mudah menyusut kehilangan berat adalah dua hal yang mengakibatkan penghitungan jumlah persediaan aktual menjadi rumit. Kendala ini mengakibatkan sistem informasi yang ada tidak dapat menyarankan jumlah persediaan yang harus diorder kepada pihak perusahaan pengorder. Dalam penelitian ini akan diuraikan bagaimana suatu sistem pengendalian persediaan Inventori Control System dalam suatu perusahaan berperan dalam memberikan suatu kerangka berpikir yang logis dan prosedur aliran data sejak masih berupa data mentah hingga menjadi informasi yang berguna sehingga dapat mendukung pencapaian tujuan ganda perusahaan di bidang persediaan biaya rendah dan persediaan terjamin. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian adalah sebagai berikut : 1 Menganalisa sistem informasi pengendalian inventori buah dan sayur yang telah ada di PT Hero Supermarket. 2 Merancang bangun sistem informasi yang baru dengan berdasarkan pada pola sistem sebelumnya yang mampu menunjang ketersediaan inventori buah dan sayur di PT Hero Supermarket yang meliputi : a. Menentukan jenis-jenis informasi berguna yang dibutuhkan dari bagian inventori. b. Menentukan metode perhitungan inventori yang tepat untuk memproses berbagai data mentah menjadi informasi yang berguna. c. Mengidentifikasi berbagai komponen yang bertindak sebagai input sumber data mentah dalam bagian inventori buah dan sayur. Ruang Lingkup Penelitian Keterbatasan waktu, biaya, dan kemampuan dalam melakukan penelitian membuat ruang lingkup penelitian ini terbatas pada disain data dan struktur data, yaitu hanya sampai pembuatan diagram hubungan entitas. Sedangkan pembuatan interface dan pemrograman tidak dilakukan. Pada tahapan investigasi sistem, studi kelayakan pengembangan sistem juga tidak dilakukan karena pengembangan sistem dianggap layak secara teknis. Kegunaan Penelitian Penelitian ini memberikan kegunaan sebagai berikut : Memberikan alternatif rancang bangun sistem informasi pengendalian persediaan terutama pada perhitungan nilai suggested order dengan menggunakan metode peramalan, khususnya pada divisi produce di PT Hero Supermarket Tbk.

II. KERANGKA PEMIKIRAN

Kerangka Pemikiran Teoritis Definisi dan Ruang Lingkup Inventori Assauri 1980, menyatakan bahwa inventori adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha normal ataupun inventori bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi. Schroeder 1994 mengatakan inventori adalah stok bahan. Sementara itu, Dilworth 1986 menyatakan bahwa inventori adalah kelebihan sumber daya yang digunakan di masa yang akan datang. Sedangkan Heizer, Render 1993 mendefinisikan inventori sebagai semua sumber daya yang tersimpan, yang digunakan untuk memberikan kepuasan baik pada kebutuhan sekarang maupun yang akan datang. Waters 1992 membedakan pengertian antara stok dan inventori dimana stok terdiri dari berbagai jenis barang dan material yang disimpan oleh suatu organisasi, yang akan digunakan untuk kepentingan masa yang akan datang sedangkan inventori adalah suatu daftar barang-barang yang tersimpan sebagai stok. Namun pada kenyataannya, penggunaan kata ‘inventori’ seringkali dicampuradukkan antara pengertian inventori itu sendiri dengan stok, dan untuk beberapa tahun terkahir ini, penggunaan kata inventori ini sudah menjadi sangat umum, sehingga dalam penelitian ini tidak ditekankan perbedaan yang berarti antara inventori dan stok, dan untuk selanjutnya kita hanya akan menggunakan istilah inventori. Secara khusus ditekankan bahwa inventori berada di antara peubah pemasok dan peubah pelanggan. Karakteristik pemasok adalah pengantaran tidak teratur dalam jumlah yang besar. Sedangkan karakteristik pelanggan adalah pengurangan secara teratur dalam jumlah yang kecil, seperti yang ditunjukkan oleh Gambar 1. Suatu alur yang pada umumnya dijalani biasanya diawali dengan pengantaran bahan bakuitem oleh pemasok, kemudian item dalam jumlah besar ini dipisahkan atas unit yang lebih kecil. Unit-unit ini disimpan sebagai inventori sampai saatnya dibutuhkan. Adanya permintaan dari pihak pelanggan menyebabkan inventori ini diikutsertakan dalam proses produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan. Setelah jangka waktu tertentu diadakan pemesanan kembali atas item yang bersangkutan. Gambar 1. Fungsi dari Inventori Sumber : Waters, 1992 Kegunaan inventori secara keseluruhan Young, 1991 adalah sebagai penyangga bagi operasi manufaktur yang berbeda, untuk menyesuaikan bila terjadi ketidakcocokkan antara tingkat penawaran dan tingkat permintaan, juga bila terjadi permintaan yang lebih besar dari yang diharapkan atau terjadi pada saat yang tidak terduga serta bila terjadi keterlambatan atau kekurangan dalam pemasokan bahan baku. Inventori juga berguna untuk menghindari Jumlah kecil, pengurangan secara teratur untuk memenuhi permintaan pelanggan Jumlah besar, pengantaran tidak teratur dari pemasok untuk mengisi inventori Inventori keterlambatan penjualan produk kepada pelanggan, untuk memperoleh keuntungan diskon karena pembelian bahan baku dalam jumlah besar, untuk membeli bahan baku pada saat harganya rendah dan diduga akan meningkat di waktu yang akan datang, untuk membeli bahan baku yang telah tidak dihasilkan atau sukar diperoleh, untuk mengurangi biaya transportasi item, dan sebagai tindakan pengamanan terhadap keadaan darurat tidak terduga, serta untuk memelihara kestabilan jalannya operasi manufaktur. Jenis-Jenis Inventori Dilihat dari posisi bahan dalam urutan pengerjaan produk, inventori dapat dikelompokkan ke dalam Assauri, 1980 : a. Inventori bahan baku, adalah inventori barang berwujud yang digunakan dalam proses produksi. b. Inventori komponen-komponen rakitan, adalah inventori bahan yang terdiri dari komponen yang diterima dari perusahaan lain, barang ini secara langsung dirakit dengan komponen lain tanpa melalui proses produksi sebelumnya. c. Inventori bahan pembantu dan penolong, adalah inventori barangbahan yang diperlukan dalam proses produksi atau telah diolah menjadi satu bentuk tetapi masih perlu diproses lebih lanjut untuk menjadi barang jadi. d. Inventori barang jadi, adalah inventori barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual ke pelanggan.