GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN Rancang Bangun Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Buah Dan Sayur (Studi Kasus Di PT. Hero Supermarket Tbk).
4. Delicattesen
Delicattesen adalah produk olahan baik dari daging ayam, sapi maupun kambing.
5. Fish
Fish merupakan produk ikan dan hasil laut, antara lain : ikan bawal, bandeng, baronang, belanak, belut, ekor kuning, gurame, kembung,
kerapu, kakap, tuna, tenggiri, udang, rajungan, cumi dan kodok. Penelitian ini difokuskan pada kelompok produk Produce.
Struktur Organisasi PT. Hero Supermarket
Struktur organisasi PT. Hero Supermarket disajikan pada Lampiran 2. PT. HERO Supermarket Tbk. Dipimpin oleh seorang direktur utama yang
menjalankan kebijakan-kebijakan yang dihasilkan oleh Dewan Komisaris. Direktur Utama tersebut membawahi 7 direktorat dan 2 general manager. Adapun
uraian tugas dari masing-masing jabatan pada struktur organisasi PT. HERO Supermarket, Tbk. Akan dijelaskan sebagai berikut :
1 Human Resources Director Bertanggung jawab atas program-program kepegawaian.
2 Finance Director Mengawasi pemasukan dan pengeluaran uang kas dan uang di bank.
Menyetujui anggaran keuangan tiap bagian. Meminta
laporan keuangan
setiap bulan
serta meneliti
penyimpangan yang terjadi pada tiap anggaran keuangan tersebut.
Bertindak sebagai penghubung kepada pihak ketiga, khususnya mengenai laporan pajak dan perbankan.
Bertanggung jawab kepada direktur pengelola 3 Merchandising Marketing Director
Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan pemasaran produksi Memperkenalkan produk baru
Melaksanakan survei pasar atas produk Merencanakan dan menyelenggarakan semua kegiatan pemasaran
dan penjualan hasil produksi. Menyelenggarakan semua kegiatan penelitian dan pengembangan
pemasaran. 4 Operation Director
Merancanakan garis besar aktivitas perusahaan Mengawasi pelaksanaan aktivitas perusahaan yang telah ditentukan
Memutuskan pembukaan outlet baru pada Chief Executife Officer 5 General Affairs Director
Bertanggung jawab atas hal-hal umum kegiatan perusahaan 6 Specialty Retail General Manager
Bertanggung jawab atas kegiatan diversifikasi produk Hero dalam berbagai bentuk.
7 Information Technology General Manager Bertanggung jawab atas kebutuhan teknologi IT pada perusahaan,
mengembangakan dan menerima laporan perkembangan teknologi IT dari IT development.
8 Property Project General Manager Mengadakan sarana dan prasarana bagi pendirian cabang baru.
9 Loss Prevention Manager Bertanggung jawab menyelidiki masalah yang menimbulkan
kerugian serta mencari tindak lanjutnya. Manajer yang bertanggung jawab terhadap bagian Fresh Food berada di
bawah Merchandising Marketing Director. Secara keseluruhan, Merchandising Marketing Director membawahi 5 divisi, yaitu :
1 Fresh Food General Manager, bertugas dalam pengadaan barang dagang dalam bentuk makanan segar untuk supermarket.
2 Grocery General Manager, bertugas dalam pengadaan barang dagang dalam bentuk grocery untuk supermarket.
3 Marketing General Manager, bertugas dalam pengadaan program promosi dalam rangka peningkatan penjualan.
4 Food Service General Manager, bertugas mengontrol kelayakan suatu barang yang akan dijual.
5 Distribution Logistic General Manager, bertugas dalam kegiatan pendistribusian dan logistik perusahaan.
Untuk pengembangan penggunaan teknologi informasi di PT Hero Supermarket Tbk. ada di bawah tanggung jawab Information Technology Director. Secara
keseluruhan, Information Technology Director membawahi 2 divisi, yaitu : 1. IT Development Manager, yang bertanggung jawab mengembangkan
teknologi IT serta melakukan prototyping. 2. IT POS Support Manager, bertanggung jawab mengatasi
kerusakan maupun kekeliruan yang terjadi pada sistem komputer dan pentransferan data dari dari pusat ke cabang atau dari cabang ke
pusat.
Struktur Gerai PT. Hero Supermarket Tbk. Outlet Supermarket
Struktur organisasi outlet disajikan pada Lampiran 3. Struktur organisasi outlet gerai merupakan suatu entitas yang terpisah dari struktur pusat. Tapi
untuk saling berkaitan. Outlet terdiri dari beberapa bagian, yaitu: 1. Store Manager
Memimpin seluruh kegiatan operasi supermarket 2. Fresh and Frozen Section Manager, Grocery and non Food
Section Manager Bertanggung jawab atas kegiatan pemajangan, pemberian harga
dan ketersediaan jenis barang dagangan masing-masing. 3. Produce Supervisor, daily dairy Frozen Supervisor, Meat and
Fish Supervisor, Grocery Food Supervisor, Grocery Non Food Supervisor.
Mengawasi kegiatan pemajangangan, proses pemberian harga jual, ketersediaan jenis barang masing-masing.
4. Produce Staff, Daily dairy Frozen Staff, Butcher Staff, Fish Staff, Grocery Food Staff, Grocery Non Food Staff.
Memajang, memeriksa yang telah kosong berkurang kemudian mengisi kembali sesuai jenis barang masing-masing.
5. Receiving and Storage Section Manager. Bertanggung jawab untuk mengkoordinir, mengarahkan dan
mengawasi kegiatan penerimaan dan penyimpanan barang. 6. Receiving Storage Supervisor
Mengawasi kegiatan penerimaan dan penyimpanan barang. 7. Receiving Storage Staff
Mengecek dan menerima barang serta menyimpannya dalam gudang.
8. Store Administration Section Manager Bertanggung jawab untuk mengarahkan, mengatur, dan
mengawasi terhadap semua kegiatan administrasi di dalam supermarket.
9. Finance Administration Supervisor Bertanggung jawab untuk mnyiapkan uang kecil untuk kasir,
mencetak dan mengecek laporan keuangan, penjualan omset per departemen dan per counter, memposting hasil penjualan,
membuat laporan petty cash, kupon; mengecek isi brankas dan kupon voucher barang.
10. Administration SDM Bertanggung jawab terhadap absen, jadwal kerja dan cuti
karyawan, memberi laporan absensi ke Hero pusat, bekerja sama dengan supervisor memberi penilaian kerja, promosi,
mutasi dan rotasi, perhitungan lembur. 11. Administration POS
Bertanggung jawab membuat laporan perubahan harga jual, POP Point of Purchase, bertanggung jawab terhadap
pemrosesan faktur, DO, PO, CN Credit Note, transfer data order ke gudang IT.
12. Administration Supermarket Bertanggung jawab mengontrol pekerjaan administrasi POS,
mengecek administrasi faktur, PO, DO, data labeling, bukti transfer dan CN dari POS, menginput data transfer PLU, data
BS, rekap data incoming goods, menyerahkan hasil rekapan dan copy faktur ke supervisor keuangan.
13. Security Bertanggung jawab atas keamanan dalam supermarket.
14. Driver Bertugas sebagai supir dalam memperlancar kegiatan operasi
supermarket.
15. Customer Service Section Manager Bertanggung jawab atas kegiatan pelayanan kepada pelanggan,
pembungkusan barang-barang yang dibeli, penitipan barang- barang, pengoperasian genset, pelayanan pemeliharaan umum.
16. Customer Service Supervisor Bertanggung jawab untuk mengawasi kegiatan pelayanan
kepada pelanggan. 17. Cashier
Bertanggung jawab atas penerimaan dan pengeluaran uang dalam operasi.
18. Customer Service Staff Bertanggung jawab untuk mengecek pengembalian barang
yang tidak jadi dibeli customer, kontrol peralatan mesin EDC Electronic Draft Capture, cash register, area deposit,
promosi, service counter, display produk, packing material, mengatur antrian pelanggan dan buka atau tutup kasir,
administrasi penukaran dan pengembalian barang, membuat faktur, invoice pembelian, menangani keluhan pelanggan, cek
audit report dan melakukan settlement mesin EDC.
Struktur Gudang Sentral Cibitung
Struktur organisasi gudang sentral disajikan pada Lampiran 4. Pada PT. Hero Supermarket Tbk, terdapat gudang sentral yang bertugas mendistribusikan
barang ke outlet. Struktur organisasi gudang sentral,Pada Gudang Sentral
Cibitung dipimpin oleh seorang General Manager yang membawahi 7 Bagian, yaitu :
1 Fresh Frozen Section, yang membawahi unit: a. Produce
b. Meat c. Fish
d. Fresh e. Quality Control
f. Logistik 2 Dry Product
3 Inventory 4 Logistik
5 HRD 6 Shift
7 IT
SERVER
SUPERVISOR
WORKSTATION KANTOR PUSAT PRINTER
MODEM
WAN
Internet MODEM
MODEM
MODEM
MODEM
WORKSTATION SENTRAL DISTRIBUSI
WORKSTATION GHS WORKSTATION GHS
WORKSTATION GHS