Subsistem Negosiasi dengan Supplier

Gambar 20. Diagram 2 Subsistem Negosiasi dengan Supplier dan Pemesanan Barang Level 2 Pembuatan nota kesepakatan diawali dengan memeriksa penawaran yang diajukan oleh supplier. Penawaran supplier berisi data produk, nama, alamat, nomor telepon, fax, nomor rekening supplier, jumlah minimummaksimum order, harga beli dan potongan harga. Merchandiser memberikan keputusan menerima atau menolak tawaran supplier melalui aliran data persetujuan. Apabila merchandiser menerima dan memberikan kode supplier maka kegiatan dilanjutkan pada proses membuat nota kesepakatan proses 2.1.1. Supplier menerima nota kesepakatan yang mencakup data nomorkode supplier yang berarti Outlet menerima supplier sebagai pemasok produk yang ditawarkan. File item beli MERCHANDISE 2.1 Negosiasi Dengan supplier SUPPLIER File Supplier File persediaan 2.2 Pemesanan barang File inventory on order SUPPLIER Data item beli Data persetujuan kode supplier Data penawaran produk Nota kesepakatan Data supplier dan produknya Data supplier Data persediaan LP harian FPP Data persediaan dalam pemesanan LTB Harian Proses mengisi file supplier dan file item beli proses 2.1.2 menggunakan acuan data supplier dan produknya, yang dihasilkan dalam proses membuat nota kesepakatan. Output proses mengisi kedua file berupa data item beli dan data supplier. Data item beli berisi nama, nomor artikel, satuan, harga beli, diskonbonus, kode supplier dan minimalmaksimal pesanan. Data supplier berisi nama, kode, alamat, nomor teleponfax, nomor rekening supplier - cabang bank - pemilik rekening, frekuensi order. Proses membuat nota kesepakatan dan mengisi file supplier dan item beli ditunjukkan pada Gambar 21. Personil produce menyiapkan BCP proses 2.2.2 yang mencakup catatan Sisa stock, omset penjualan sehari sebelumnya dan jumlah yang akan dipesan suggested order sebagai data masukan untuk membuat pesanan pembelian. Merchandiser memeriksa BCP kemudian membuat PO proses 2.2.3 dengan memproses data item beli, data supplier, yang didapat dari file item beli dan file supplier, serta data dari BCP. Data pesanan pembelian yang dihasilkan dari proses 2.2.3 dimasukkan ke file pesanan pembelian, berisi nomor FPP, nama, kode, supplier, tanggal pesan tanggal pengiriman, GHS tujuan, nama item beli, nomor artikel item beli, satuan, harga, diskon, kuantitas dan total harga. Data tersebut bersama dengan data nomor teleponfax supplier dari file supplier, digunakan untuk menyiapkan formulir pesanan pembelian FPP proses 2.2.4. FPP yang dihasilkan dikirimkan kepada supplier melalui fax. Proses mengisi file inventory on order mengolah data pesanan pembelian untuk menghasilkan data persediaan dalam pemesanan proses 2.2.5. SUPPLIER 2.1.1 Membuat nota kesepakatan Data penawaran produk Nota kesepakatan Data persetujuan dan kode supplier Gambar 21. Diagram 2.1 Subsistem Negosiasi dengan Supplier dan Pemesanan Barang Level 3 Diagram arus data untuk proses memprediksi penjualan, menyiapkan. BCP, membuat PO, menyiapkan FPP dan mengisi file inventory on order, ditunjukkan pada Gambar 22.

5.2.3.3. Subsistem Penerimaan Barang

Proses utama pada subsistem penerimaan barang ada tiga, sebagai berikut : 1. Menerima Barang dari Supplier proses 3.1, terdiri dari 3 proses, yakni : a. Memeriksa, memaraf FPP dan Faktur Penjualan FP proses 3.1.1 File persediaan 2.2.1 Memprediksi penjualan menentukan nilai sugg.order File suggested order File item beli Data persediaan LTB harian LP harian Data item beli Data pesanan pembelian Suggested order periode berikutnya Jumlah yang akan dipesan BCP Nama, kode supplier 2.2.3 Membuat pesanan pembelian 2.2.2 Menyiapkan BCP Gambar 22. Diagram 2.2 Subsistem Negosiasi dengan Supplier dan Pemesanan Barang Level 3 b. Mengisi file penerimaan barang dan menghapus data inventoiy on order proses 3.1.2 c. Membuat laporan penerimaan barang LPB proses 3.1.3 2. Mengisi File Pembelian proses 3.2 3. Menyiapkan Pembayaran proses 3.3 Proses menerima barang proses 3.1 dipusatkan pada kegiatan memeriksa dan memaraf FPP dan FP, mengisi file penerimaan barang dan menghapus data inventory on order, serta membuat laporan penerimaan barang LPB. Hasilnya berupa LPB periode harian dan dwimingguan. Proses kedua, yaitu mengisi file pembelian proses 3.2, memproses data LPB dan menghasilkan data pembelian yang mencakup nomor FP, nomor LPB, namanomor Outlet, nama dan kode supplier, nomor rekening supplier, nama item, nomor artikel, satuan , kuantitas, harga beli, diskon dan total harga beli. Data pembelian disimpan dalam file pembelian untuk keperluan menyiapkan pembayaran dan mengevaluasi kinerja supplier. Proses ketiga, menyiapkan pernbayaran proses 3.3, dilakukan dengan memproses data pembelian. Selanjutnya pihak akuntansi mentransfer pembayaran ke nomor rekening supplier sesuai perjanjian. Proses ini dicatat dan disimpan dalam file pembayaran tagihan, be isi data tanggal transfer, total transfer, nama, kode dan nomor rekening supplier, serta nomor FP. Sedangkan proses mengevaluasi kinerja supplier proses 3.4 mengambil data dari file supplier, berupa nama, alamat supplier dan nomor teleponfax, kemudian data dari file pesanan pembelian dan file pembelian, masing-masing berupa nilai pesanan serta data nilai pembelian kepada supplier dalam jangka waktu tiga bulan. untuk memperoleh hasil evaluasi supplier. Hasil evaluasi supplier yang berisi data nilai pembelian dan nilai pesanan kepada masing-masing supplier serta tingkat realisasi pembelian terhadap nilai pesanan. Semakin besar tingkat realisasinya, semakin baik kinerja supplier. Diagram arus data proses menerima barang. mengisi file pembelian, menyiapkan pembayaran dan mengevaluasi kinerja supplier ditunjukkan pada Gambar 23. Dalam proses menerima barang. kegiatan pertama adalah memeriksa salinan FPP dan FP proses 3. 1. 1 yang dibawa oleh supplier bersamaan dengan pengiriman barang dan dicocokkan dengan nomor FPP dari file pesanan