Subsistem Negosiasi dengan Supplier
Gambar 20. Diagram 2 Subsistem Negosiasi dengan Supplier dan Pemesanan Barang Level 2
Pembuatan nota kesepakatan diawali dengan memeriksa penawaran yang diajukan oleh supplier. Penawaran supplier berisi data produk, nama, alamat,
nomor telepon, fax, nomor rekening supplier, jumlah minimummaksimum order, harga beli dan potongan harga.
Merchandiser memberikan keputusan menerima atau menolak tawaran supplier melalui aliran data persetujuan. Apabila merchandiser menerima dan
memberikan kode supplier maka kegiatan dilanjutkan pada proses membuat nota kesepakatan proses 2.1.1. Supplier menerima nota kesepakatan yang mencakup
data nomorkode supplier yang berarti Outlet menerima supplier sebagai pemasok produk yang ditawarkan.
File item beli
MERCHANDISE
2.1 Negosiasi
Dengan supplier
SUPPLIER
File Supplier File persediaan
2.2 Pemesanan
barang
File inventory on order
SUPPLIER
Data item beli Data persetujuan
kode supplier
Data penawaran produk Nota
kesepakatan Data supplier dan
produknya
Data supplier
Data persediaan
LP harian FPP
Data persediaan dalam pemesanan
LTB Harian
Proses mengisi file supplier dan file item beli proses 2.1.2 menggunakan acuan data supplier dan produknya, yang dihasilkan dalam proses membuat nota
kesepakatan. Output proses mengisi kedua file berupa data item beli dan data supplier. Data item beli berisi nama, nomor artikel, satuan, harga beli,
diskonbonus, kode supplier dan minimalmaksimal pesanan. Data supplier berisi nama, kode, alamat, nomor teleponfax, nomor rekening supplier - cabang bank -
pemilik rekening, frekuensi order. Proses membuat nota kesepakatan dan mengisi file supplier dan item beli ditunjukkan pada Gambar 21.
Personil produce menyiapkan BCP proses 2.2.2 yang mencakup catatan Sisa stock, omset penjualan sehari sebelumnya dan jumlah yang akan dipesan
suggested order sebagai data masukan untuk membuat pesanan pembelian.
Merchandiser memeriksa BCP kemudian membuat PO proses 2.2.3 dengan memproses data item beli, data supplier, yang didapat dari file item beli
dan file supplier, serta data dari BCP. Data pesanan pembelian yang dihasilkan dari proses 2.2.3 dimasukkan ke
file pesanan pembelian, berisi nomor FPP, nama, kode, supplier, tanggal pesan tanggal pengiriman, GHS tujuan, nama item beli, nomor artikel item beli, satuan,
harga, diskon, kuantitas dan total harga. Data tersebut bersama dengan data nomor teleponfax supplier dari file supplier, digunakan untuk menyiapkan formulir
pesanan pembelian FPP proses 2.2.4. FPP yang dihasilkan dikirimkan kepada supplier melalui fax. Proses mengisi file inventory on order mengolah data
pesanan pembelian untuk menghasilkan data persediaan dalam pemesanan proses 2.2.5.
SUPPLIER
2.1.1 Membuat nota
kesepakatan
Data penawaran produk
Nota kesepakatan Data persetujuan dan
kode supplier
Gambar 21. Diagram 2.1 Subsistem Negosiasi dengan Supplier dan Pemesanan Barang Level 3
Diagram arus data untuk proses memprediksi penjualan, menyiapkan. BCP, membuat PO, menyiapkan FPP dan mengisi file inventory on order,
ditunjukkan pada Gambar 22.