Sistem Informasi Independent Demand System
Kemudian fungsi pengendalian akan membuat penyesuaian-penyesuaian yang dianggap perlu terhadap komponen-komponen input dan pemrosesan untuk
memastikan akan dihasilkan output yang tepat O’Brien, 1996. Setiap sistem terdiri dari beberapa subsistem, dan subsistem terdiri
pula atas beberapa subsistem. Suatu subsistem adalah bagian dari sistem lain yang lebih besar Murdick, Ross, Clagget, 1997. Sistem dapat digolongkan
dalam tiga klasifikasi : berdasarkan wujud sumber dayanya, berdasarkan hubungan dengan lingkungannya dan berdasarkan cara beroperasinya.
a. Klasifikasi sistem berdasarkan wujud sumber dayanya, yaitu McLeod, 1996 :
Sistem fisik; adalah sistem yang terdiri dari sejumlah sumber daya fisik.
Sistem konseptual; adalah sistem yang menggunakan sumber daya konseptual – informasi dan data – untuk mewakili suatu
sistem fisik. b. Klasifikasi sistem berdasarkan hubungannya dengan lingkungannya, yaitu
Winardi, 1996 : Sistem terbuka; adalah sistem yang memiliki struktur ekstern.
Sistem tertutup; adalah sistem yang tidak memiliki struktur ekstern.
c. Klasifikasi sistem berdasarkan sifat cara beroperasinya, yaitu Davis, 1993 :
Sistem deterministik; adalah sistem yang beroperasi dalam cara yang dapat diramalkan. Interaksi antar bagian diketahui dengan
pasti. Sistem probabilistik; adalah sistem yang dapat diuraikan dalam
istilah perilaku yang mungkin, tetapi selalu ada sedikit kesalahan atas ramalan terhadap jalannya sistem.
2.1.5.2.Pendekatan Sistem
Pendekatan sistem merupakan cara penyelesaian persoalan yang dimulai dengan dilakukannya identifikasi terhadap adanya sejumlah
kebutuhan sehingga dapat menghasilkan suatu operasi sistem yang dianggap efektif. Pendekatan sistem umumnya ditandai oleh dua hal, yaitu : 1 mencari
semua faktor penting yang ada dalam mendapatkan solusi yang baik untuk menyelesaikan dan 2 dibuat suatu model kuantitatif untuk membantu
keputusan secara rasional Eriyatno, 1998. Aplikasi sistem sebaiknya disesuaikan dengan keterbatasan tenaga,
waktu dan biaya, dengan kata lain tidak semua persoalan manajemen diselesaikan dengan pendekatan sistem. Pembatasan ruang lingkup seringkali
digunakan untuk mendapatkan pengkajian yang efisien dan operasional Eriyatno, 1998. Dengan mempertimbangkan berbagai kendala dalam
pendekatan sistem maka pengkajian suatu persoalan sebaiknya memenuhi karakteristik ; 1 kompleks; interaksi antarelemen cukup rumit, 2 dinamis;
dalam arti faktornya ada yang berubah menurut waktu dan ada pandangan ke
masa depan, 3 probabilistik, yaitu diperlukannya fungsi peluang dan inferensi kesimpulan maupun rekomendasi Eriyatno, 1998.
Pendekatan sistem dapat dikatakan sebagai modifikasi metode penelitian yang menekankan pada suatu proses sistematik terhadap pemecahan
masalah. Permasalahan dan peluang digambarkan dalam sebuah konteks sistem. Mempelajari suatu masalah dan memformulasikan sebuah pemecahan
menjadi sebuah sistem aktivitas saling terkait yang terorganisasi. Sistem ini dapat dikelompokkan menjadi tiga tingkatan pemecahan masalah, yaitu
O’Brien, 1996 : 1. memahami suatu masalah, terdiri dari aktivitas :
Merumuskan masalah atau peluang dalam konteks sistem Mengumpulkan data yang berhubungan dengan masalah atau peluang
2. mengembangkan suatu pemecahan masalah solusi, terdiri dari aktivitas : mengidentifikasi alternatif solusi
mengevaluasi setiap alternatif solusi memilih solusi yang terbaik
3. mengimplementasikan solusi mengimplementasikan solusi yang terpilih
mengevaluasi keberhasilan implementasi solusi
2.1.5.3.Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen SIM merupakan suatu sistem informasi bisnis yang dirancang untuk menyediakan informasi bagi para manajer untuk
mengambil keputusan manajerial Megginson, hal. 585. Aktivitas yang
terjadi dalam SIM mengurangi ketidakpastian pada pengambilan keputusan dengan menghasilkan informasi untuk manajer pada waktu mereka dapat
menggunakannya dengan paling efisien Murdick, Ross, Clagget, 1997. Kebutuhan umum manajer terhadap informasi mengikuti suatu pola
yang didasarkan pada sifat aktivitas manajerial pada masing-masing level. Sebagian besar sistem informasi bagi manajer level bawah harus didasarkan
pada aktivitas operasi dan sistem informasi yang mengolah transaksi aktivitas- aktivitas tersebut untuk organisasi, rancangan sistem informasi level bawah ini
disebut rancangan Bottom-up. Sebaliknya sebagian besar sistem informasi level atas harus harus memilih sebuah sasaran kebutuhan manajemen atas,
artinya sistem informasi tersebut dikembangkan secara kurang lebih bebas dari sistem pengolahan transaksi dan sistem pengendalian operasi. Rancangan
sistem informasi untuk manajemen atas disebut top-down Scott, 1986. Pada level manajemen menengah rancangan sistem informasi harus
sangat dipengaruhi oleh sistem informasi perencanaan level atas rancangan top-down dan sistem informasi pengendalian level rendah rancangan bottom-
up. Sistem informasi perencanaan yang dirancang bagi manajemen atas harus disampaikan ke bawah untuk menyediakan informasi perencanaan yang telah
dipisah-pisahkan kepada manajemen level menengah, yang kemudian dipecah lebih lanjut untuk memberikan informasi perencanaan yang dibutuhkan
manajer level rendah Scott, hal.56.
Suatu sistem informasi yang efektif menghasilkan informasi dengan karakteristik sebagai berikut O’Leary Williams, 1989 :
1 Akurasi; ketepatan tinggi yaitu informasi yang benar-benar bebas dari kesalahan, dan ini biasanya mahal.
2 Ketepatan Waktu; informasi harus dipenuhi secepatnya sebab informasi hari ini belum tentu merupakan informasi esok hari.
Gambar 4. Sistem Informasi Manajemen Sumber : Murdick, Ross, Clagget, 1997, hal.16.
Sistem Informasi Pengolahan Transaksi Sistem Informasi Manajemen
Menengah Sistem Informasi
Manajemen Atas
Sistem Informasi Manajemen Bawah
3 Kelengkapan sekaligus ringkas dan padat; informasi harus lengkap dan memiliki fakta yang dibutuhkan manajer, namun bukan berarti berisi
seluruh rincian yang tidak penting dan tidak diinginkan. Sebelum merancang SIM perlu dibuat suatu desain konseptual untuk
menentukan arah bagi proyek SIM. Tugas-tugas pokok yang dilakukan selama membuat desain konseptual adalah Murdick, Ross, Clagget, 1997 :
1 Menetapkan tujuan 2 Mengidentifikasi kendala sistem
3 Menentukan kebutuhan dan sumber informasi 4 Mengembangkan desain alternatif dan memilih salah satunya
5 Mendokumentasikan desain konseptual
2.1.5.4.Sistem Informasi Persediaan
Sumber informasi persediaan bagi usaha eceran adalah sistem persediaan. Sistem persediaan berbeda-beda tergantung pada kapan persediaan
dicatat perpetual atau periodik dan bagaimana persediaan dicatat buku atau fisik. Berdasarkan kedua faktor di atas prosedur persediaan dapat
diklasifikasikan sebagai sistem persediaan buku perpetual perpetual book inventory dan sistem persediaan fisik periodik periodically physical
inventor. Persediaan buku perpetual berhubungan dengan sistem pencatatan
dan pengumpulan informasi persediaan secara terus menerus dengan menggunakan berbagai macam catatan keuangan untuk memperhitungkan
persediaan saat ini stock at hand setiap saat diperlukan. Sistem ini
menggambarkan suatu sistem keuangan dengan data terbaru, yang memperhitungkan seluruh transaksi yang mempengaruhi persediaan segera
setelah transaksi-transaksi tersebut muncul. Persediaan fisik periodik berhubungan dengan sistem pengumpulan
informasi persediaan secara berkala pada waktu-waktu tertentu. Sistem ini menggunakan perhitungan fisik aktual dan pemeriksaan sediaan barang untuk
memperhitungkan penjualan selama periode setelah pemeriksaan persediaan fisik sebelumnya. Keterbatasan sistem ini adalah banyaknya waktu yang
diperlukan untuk mendapatkan perhitungan fisik aktual setiap jenis barang, sementara perusahaan lain memiliki metode yang lebih cepat, mudah dan
hemat waktu untuk mendapatkan informasi pen jualan. Sistem informasi persediaan SIP merupakan sekumpulan metode dan
prosedur pengumpulan dan pemrosesan data barang sediaan yang berhubungan dengan perencanaan dan pengendalian persediaan barang. Dalam
bisnis ritel atau retailing, persediaan memainkan beberapa fungsi berbeda namun semuanya terkait pada fakta mendasar bahwa tidak selalu
memungkinkan untuk mengetahui secara pasti jumlah permintaan produk, penjualan, ataupun persediaan suatu perusahaan. Pengelolaan persediaan yang
baik memerlukan pencatatan, penjualan , ataupun persediaan yang akurat dan terbaru untuk setiap jenis produk. Hasil kegiatan tersebut dipakai untuk
mengambil keputusan sebagai berikut : Pembelian untuk penambahan persediaan
Pengurangan persediaan dari jenis-jenis produk yang sudah tidak lagi dibutuhkan konsumen
Penambahan jenis-jenis produk Dalam melakukan pengendalian persediaan, banyak perusahaan yang
menggunakan komputer sebagai basis dan tidak jarang menggunakan database yang tersentralisir. Inventori merupakan elemen kunci di dalam
pengoperasian perusahaan, dimana banyak fungsi perusahaan yang berkaitan secara langsung dengannya akuntansi, logistik, pembelian, pergudangan.
Salah satu input utama bagi SIP adalah peramalan Young, 1991. Peramalan dalam suatu organisasi meliputi banyak hal, bukan hanya
meramalkan permintaan untuk banyaknya persediaan yang dibutuhkan saja. Semua kegiatan perencanaan dan pengambilan keputusan sangat bergantung
kepada hasil peramalan. Gambar 5 menunjukkan bagaimana peramalan, tujuan perusahaan, dan kejadian masa lalu sampai ke tangan pembuat keputusan
untuk digunakan dalam perencanaan masa yang akan datang. Selanjutnya, kejadian aktual perusahaan harus terus dimonitor dan diperbaiki serta
dijadikan sebagai umpan balik bagi peramalan masa mendatang. Dalam Gambar 5 juga ditunjukkan aliran informasi yang dibutuhkan untuk
mendukung pengambilan keputusan. Kegiatan perusahaan saat ini didukung oleh sumber daya yang dimiliki dan rencana kerja sebagai pedoman sehingga
menghasilkan data-data aktual. Data-data aktual dijadikan sebagai salah satu parameter dalam
melakukan peramalan permintaan. Hasil peramalan ini, di samping data-data aktual dan tujuan perusahaan, akan mendukung Decision Making Systems.
Seluruh keputusan bergantung kepada ketepatan dan keterkaitan informasi yang diberikan. Informasi ini dikoordinasikan oleh sistem informasi
manajemen, yang bertujuan mengatur aliran informasi agar setiap individu perusahaan dapat mengakses berbagai jenis informasi yang dapat digunakan.
SIM ini sangat beragam bentuknya, dari yang informal pertemuan antar personal sampai yang bersifat formal berbasiskan program komputer.
Gambar 5. Peramalan Sebagai Input dalam Pengambilan Keputusan Sumber : Waters, 1992
Hasil peramalan permintaan produk jadi menyediakan input yang penting bagi pengambilan keputusan dalam suatu perusahaan, namun
sebaliknya dia juga membutuhkan berbagai input dari sumber lainnya. Jenis input informasi ini meliputi model perhitungan peramalan yang digunakan,
nilai parameter dan data historis. Data historis dihubungkan dengan nilai parameter melalui pola permintaan berupa kalkulasi atas eror dan
pembaharuan model. Aliran informasi yang dibutuhkan ini dirangkum dalam Gambar 6.
OBJECTIVES
DECISION MAKING SYTEMS
RESOURCES OPERATIONS
PLANNED PERFORMANCE
ACTUAL PERFORMANCE
FORECASTS
Gambar 6. Aliran Informasi untuk Menghasilkan Peramalan Permintaan Sumber : Waters, 1992
2.1.5.5.Input yang Dibutuhkan SIP
Tindakan pengendalian dan perencanaan persediaan yang efektif sangat bergantung kepada berbagai informasi selain peramalan. Suatu SIP
harus memiliki 3 komponen, yakni jumlah persediaan aktual per item, jumlah pemesanan ulang dalam satu satuan waktu dan kuantitas pesanan setiap kali
dilakukan pemesanan ulang dan yang telah dipesan tetapi belum diterima. Sedangkan untuk SIP yang lebih lengkap dibutuhkan jumlah informasi yang
lebih jamak seperti rentang jumlah persediaan aktual yang masih diijinkan jumlah maksimum dan minimum, peramalan permintaan persediaan untuk
setiap periode waktu dengan memperhitungkan unsur ketidakpastian, unsur persediaan dalam gudang penyimpanan untuk memperhitungkan resiko
kekunoan, dan lain-lain.
POLA PERMINTAAN
AKTUAL DATA
HISTORIS
PARAMETER DAN MODEL
LAINNYA MODEL
PERAMALAN
KALKULASI ATAS ERROR,
PEMBAHARUAN MODEL
PERAMALAN PERMINTAAN
PENILAIAN PENAKSIRAN
MANAJER INPUT
POKOK
Ada beberapa sumber informasi, yaitu : 1. Input umum seperti rencana produksi, peramalan permintaan, inventori
aktual, tujuan perusahaan, informasi pemasok, jumlah pesanan yang belum sampai dan lain-lain.
2. Kendala-kendala seperti kebijakan manajemen, keterbatasan modal, keterbatasan ruangan, keterbatasan kapasitas, ukuran pasar, tingkat
persaingan, biaya pemeliharaan dan lain-lain. 3. Informasi biaya seperti biaya per unit, biaya setup, biaya penyimpanan,
biaya kekurangan, diskon, dan lain-lain. Berbagai input ini akan diproses sehingga menghasilkan berbagai
laporan dan informasi. Input yang dibutuhkan tidak terbatas kepada suatu bagian perusahaan saja, tetapi bisa berasal dari banyak bagian perusahaan,
seperti yang ditunjukkan oleh Gambar 7. Hasil pemrosesan ini akan diteruskan kepada pihak manajemen ataupun ke berbagai sistem lainnya.
Gambar 7. Input dan Output Utama dalam SIP Sumber : Waters, 1992
Sekarang kita dapat memperhatikan bagian input secara lebih detil. Beberapa di antaranya bersumber dari bagian pembelian, bagian pergudangan
dan bagian-bagian lainnya. Demikian juga halnya dengan output sistem yang akan dikirimkan kembali ke bagian pergudangan, penjualan dan bagian-bagian
lainnya. Sebagai contoh, data jumlah persediaan aktual dari bagian pergudangan akan diterima bagian penjualan dan bagian keuangan. Hal ini
dapat dilihat pada Gambar 8.
KENDALA Kebijakan manajemen
Keterbatasan modal Keterbatasan ruangan
Keterbatasan kapasitas Ukuran pasar
Tingkat persaingan Biaya pemeliharaan
OUTPUT Jumlah item yang
diinventorikan Kuantitas yang dipesan
Jadwal pemesanan Pemasok
Jumlah investasi
INFORMASI BIAYA Biaya per unit
Biaya setup Biaya penyimpanan
Biaya kekurangan Diskon
INPUT UMUM Rencana produksi
Tujuan perusahaan Peramalan permintaan
Jumlah inventori aktual Informasi pemasok
Jumlah pesanan yang belum sampai
SISTEM INFORMASI
PERSEDIAAN
Dari bag. Penjualan Dari bag.
Pergudangan Dari bag.
Pembelian Dari bag.
Keuangan Darbag.
Akuntansi
Pesanan pelanggan
Pengembalian Tanggal
pembayaran Penerimaan
barang Jumlah
persediaan aktual
Pesanan yang
dilakukan Kuantitas
pesanan Batas
jumlah investasi
Jumlah investasi
sekarang Biaya
Gambar 8. Sumber dan Tujuan dari Informasi Sumber: Waters, 1992
Namun karena jenis informasi sangat bervariasi di antara berbagai perusahaan, mengakibatkan pembagian yang ditunjukkan dalam Gambar 8
tidak mudah diterapkan oleh suatu perusahaan. Oleh karena itu akan ditambahkan beberapa ide mengenai jenis input yang dibutuhkan oleh SIP,
yaitu :
Ke bag. Penjualan Ke bag.
Pergudangan Ke bag.
Pembelian Ke bag.
Keuangan Ke bag.
Akuntansi
Jumlah persediaan
aktual Analisis
penjualan Jangka waktu
penerimaan barang yang
telah dipesan Kuantitas
pesanan Jadwal
pengiriman Jumlah yang
harus dipesan
Keragaan pemasok
Jumlah persediaan
aktual Analisis
penjualan Jangka
waktu penerimaan
barang yang telah
dipesan Faktur
pembayaran Jadwal
penerimaan barang
SIP
1. Kebijakan Manajemen Tingkat pelayanan service levels, rencana investasi dalam persediaan,
total biaya, peramalan terhadap penjualan total, tingkat persaingan, tujuan dan strategi perusahaan yang terorganisir, keragaan aktual pengembalian
persediaan. 2. Informasi yang harus diperoleh dari dalam dan luar lingkungan
perusahaan : a. Informasi pemasok daftar calon, alamat, jenis item, lokasi,
kehandalan b. Pembelian biaya per unit, diskon jumlah, kuantitas minimum
pembelian, pembayaran kredit, waktu tunggu, kualitas item, pembatasan pesanan, kemungkinan pengembalian
c. Lingkungan Tarif, kuota, pajak, ijin, nilai pertukaran d. Produksi proses produksi, desain, keputusan membeli atau membuat
sendiri, material dan komponen yang dibutuhkan e. Pengiriman jalur alternatif, kecepatan, kehandalan, frekuensi, biaya
asuransi 3. Informasi pergudangan
Lokasi, ruangan, kondisi, peralatan alat-alat berat, keamanan, jumlah persediaan tiap lokasi.
4. Informasi logistik Model transportasi alternatif, kecepatan, frekuensi, kehandalan, kualitas,
kapasitas, biaya, pengembalian material 5. Informasi akuntansi dan keuangan
Informasi biaya, tingkat perputaran persediaan, jumlah investasi dalam bentuk persediaan, biaya imbangan
6. Informasi pemasaran : Biaya akibat kekurangan, tingkat pelayanan yang diminta pelanggan,
kebijakan pesaing, mutu persediaan, lokasi persediaan, perencanaan promosiiklan, kecendrungan pasar, permintaan terhadap produk baru.
7. Informasi penjualan Jumlah persediaan di tiap cabang perusahaan, tanggal batas pembayaran,
kuantitas item yang sedang dipesan, harga jual, jadwal pengiriman dari tempat penyimpanan kepelanggan, karakteristik produk, pembatalan dan
pengembalian penjualan, tingkat komisi. 8. Informasi pelanggan
Identifikasi pelanggan, lokasi, peramalan permintaan, pelayanan yang diminta pelanggan, cara pengiriman yang lebih disukai, elastisitas harga,
pengembalian oleh pelanggan, keluhan pelanggan 9. Informasi biaya
Biaya, pemesanan, biaya penyimpanan, biaya distribusi internal, biaya pengiriman ke pelanggan, biaya pengolahan bahan baku, biaya asuransi,
biaya akibat kekunoan, biaya modal, biaya setup produksi
10. Faktor lingkungan a. Biaya akibat kurang aktual, biaya akibat kekurangan di masa mendatang,
tingkat persaingan, kebijakan pemerintah, tingkat pengangguran, nilai pertukaran.