Sistem Informasi Independent Demand System

Kemudian fungsi pengendalian akan membuat penyesuaian-penyesuaian yang dianggap perlu terhadap komponen-komponen input dan pemrosesan untuk memastikan akan dihasilkan output yang tepat O’Brien, 1996. Setiap sistem terdiri dari beberapa subsistem, dan subsistem terdiri pula atas beberapa subsistem. Suatu subsistem adalah bagian dari sistem lain yang lebih besar Murdick, Ross, Clagget, 1997. Sistem dapat digolongkan dalam tiga klasifikasi : berdasarkan wujud sumber dayanya, berdasarkan hubungan dengan lingkungannya dan berdasarkan cara beroperasinya. a. Klasifikasi sistem berdasarkan wujud sumber dayanya, yaitu McLeod, 1996 : Sistem fisik; adalah sistem yang terdiri dari sejumlah sumber daya fisik. Sistem konseptual; adalah sistem yang menggunakan sumber daya konseptual – informasi dan data – untuk mewakili suatu sistem fisik. b. Klasifikasi sistem berdasarkan hubungannya dengan lingkungannya, yaitu Winardi, 1996 : Sistem terbuka; adalah sistem yang memiliki struktur ekstern. Sistem tertutup; adalah sistem yang tidak memiliki struktur ekstern. c. Klasifikasi sistem berdasarkan sifat cara beroperasinya, yaitu Davis, 1993 : Sistem deterministik; adalah sistem yang beroperasi dalam cara yang dapat diramalkan. Interaksi antar bagian diketahui dengan pasti. Sistem probabilistik; adalah sistem yang dapat diuraikan dalam istilah perilaku yang mungkin, tetapi selalu ada sedikit kesalahan atas ramalan terhadap jalannya sistem. 2.1.5.2.Pendekatan Sistem Pendekatan sistem merupakan cara penyelesaian persoalan yang dimulai dengan dilakukannya identifikasi terhadap adanya sejumlah kebutuhan sehingga dapat menghasilkan suatu operasi sistem yang dianggap efektif. Pendekatan sistem umumnya ditandai oleh dua hal, yaitu : 1 mencari semua faktor penting yang ada dalam mendapatkan solusi yang baik untuk menyelesaikan dan 2 dibuat suatu model kuantitatif untuk membantu keputusan secara rasional Eriyatno, 1998. Aplikasi sistem sebaiknya disesuaikan dengan keterbatasan tenaga, waktu dan biaya, dengan kata lain tidak semua persoalan manajemen diselesaikan dengan pendekatan sistem. Pembatasan ruang lingkup seringkali digunakan untuk mendapatkan pengkajian yang efisien dan operasional Eriyatno, 1998. Dengan mempertimbangkan berbagai kendala dalam pendekatan sistem maka pengkajian suatu persoalan sebaiknya memenuhi karakteristik ; 1 kompleks; interaksi antarelemen cukup rumit, 2 dinamis; dalam arti faktornya ada yang berubah menurut waktu dan ada pandangan ke masa depan, 3 probabilistik, yaitu diperlukannya fungsi peluang dan inferensi kesimpulan maupun rekomendasi Eriyatno, 1998. Pendekatan sistem dapat dikatakan sebagai modifikasi metode penelitian yang menekankan pada suatu proses sistematik terhadap pemecahan masalah. Permasalahan dan peluang digambarkan dalam sebuah konteks sistem. Mempelajari suatu masalah dan memformulasikan sebuah pemecahan menjadi sebuah sistem aktivitas saling terkait yang terorganisasi. Sistem ini dapat dikelompokkan menjadi tiga tingkatan pemecahan masalah, yaitu O’Brien, 1996 : 1. memahami suatu masalah, terdiri dari aktivitas : Merumuskan masalah atau peluang dalam konteks sistem Mengumpulkan data yang berhubungan dengan masalah atau peluang 2. mengembangkan suatu pemecahan masalah solusi, terdiri dari aktivitas : mengidentifikasi alternatif solusi mengevaluasi setiap alternatif solusi memilih solusi yang terbaik 3. mengimplementasikan solusi mengimplementasikan solusi yang terpilih mengevaluasi keberhasilan implementasi solusi 2.1.5.3.Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen SIM merupakan suatu sistem informasi bisnis yang dirancang untuk menyediakan informasi bagi para manajer untuk mengambil keputusan manajerial Megginson, hal. 585. Aktivitas yang terjadi dalam SIM mengurangi ketidakpastian pada pengambilan keputusan dengan menghasilkan informasi untuk manajer pada waktu mereka dapat menggunakannya dengan paling efisien Murdick, Ross, Clagget, 1997. Kebutuhan umum manajer terhadap informasi mengikuti suatu pola yang didasarkan pada sifat aktivitas manajerial pada masing-masing level. Sebagian besar sistem informasi bagi manajer level bawah harus didasarkan pada aktivitas operasi dan sistem informasi yang mengolah transaksi aktivitas- aktivitas tersebut untuk organisasi, rancangan sistem informasi level bawah ini disebut rancangan Bottom-up. Sebaliknya sebagian besar sistem informasi level atas harus harus memilih sebuah sasaran kebutuhan manajemen atas, artinya sistem informasi tersebut dikembangkan secara kurang lebih bebas dari sistem pengolahan transaksi dan sistem pengendalian operasi. Rancangan sistem informasi untuk manajemen atas disebut top-down Scott, 1986. Pada level manajemen menengah rancangan sistem informasi harus sangat dipengaruhi oleh sistem informasi perencanaan level atas rancangan top-down dan sistem informasi pengendalian level rendah rancangan bottom- up. Sistem informasi perencanaan yang dirancang bagi manajemen atas harus disampaikan ke bawah untuk menyediakan informasi perencanaan yang telah dipisah-pisahkan kepada manajemen level menengah, yang kemudian dipecah lebih lanjut untuk memberikan informasi perencanaan yang dibutuhkan manajer level rendah Scott, hal.56. Suatu sistem informasi yang efektif menghasilkan informasi dengan karakteristik sebagai berikut O’Leary Williams, 1989 : 1 Akurasi; ketepatan tinggi yaitu informasi yang benar-benar bebas dari kesalahan, dan ini biasanya mahal. 2 Ketepatan Waktu; informasi harus dipenuhi secepatnya sebab informasi hari ini belum tentu merupakan informasi esok hari. Gambar 4. Sistem Informasi Manajemen Sumber : Murdick, Ross, Clagget, 1997, hal.16. Sistem Informasi Pengolahan Transaksi Sistem Informasi Manajemen Menengah Sistem Informasi Manajemen Atas Sistem Informasi Manajemen Bawah 3 Kelengkapan sekaligus ringkas dan padat; informasi harus lengkap dan memiliki fakta yang dibutuhkan manajer, namun bukan berarti berisi seluruh rincian yang tidak penting dan tidak diinginkan. Sebelum merancang SIM perlu dibuat suatu desain konseptual untuk menentukan arah bagi proyek SIM. Tugas-tugas pokok yang dilakukan selama membuat desain konseptual adalah Murdick, Ross, Clagget, 1997 : 1 Menetapkan tujuan 2 Mengidentifikasi kendala sistem 3 Menentukan kebutuhan dan sumber informasi 4 Mengembangkan desain alternatif dan memilih salah satunya 5 Mendokumentasikan desain konseptual 2.1.5.4.Sistem Informasi Persediaan Sumber informasi persediaan bagi usaha eceran adalah sistem persediaan. Sistem persediaan berbeda-beda tergantung pada kapan persediaan dicatat perpetual atau periodik dan bagaimana persediaan dicatat buku atau fisik. Berdasarkan kedua faktor di atas prosedur persediaan dapat diklasifikasikan sebagai sistem persediaan buku perpetual perpetual book inventory dan sistem persediaan fisik periodik periodically physical inventor. Persediaan buku perpetual berhubungan dengan sistem pencatatan dan pengumpulan informasi persediaan secara terus menerus dengan menggunakan berbagai macam catatan keuangan untuk memperhitungkan persediaan saat ini stock at hand setiap saat diperlukan. Sistem ini menggambarkan suatu sistem keuangan dengan data terbaru, yang memperhitungkan seluruh transaksi yang mempengaruhi persediaan segera setelah transaksi-transaksi tersebut muncul. Persediaan fisik periodik berhubungan dengan sistem pengumpulan informasi persediaan secara berkala pada waktu-waktu tertentu. Sistem ini menggunakan perhitungan fisik aktual dan pemeriksaan sediaan barang untuk memperhitungkan penjualan selama periode setelah pemeriksaan persediaan fisik sebelumnya. Keterbatasan sistem ini adalah banyaknya waktu yang diperlukan untuk mendapatkan perhitungan fisik aktual setiap jenis barang, sementara perusahaan lain memiliki metode yang lebih cepat, mudah dan hemat waktu untuk mendapatkan informasi pen jualan. Sistem informasi persediaan SIP merupakan sekumpulan metode dan prosedur pengumpulan dan pemrosesan data barang sediaan yang berhubungan dengan perencanaan dan pengendalian persediaan barang. Dalam bisnis ritel atau retailing, persediaan memainkan beberapa fungsi berbeda namun semuanya terkait pada fakta mendasar bahwa tidak selalu memungkinkan untuk mengetahui secara pasti jumlah permintaan produk, penjualan, ataupun persediaan suatu perusahaan. Pengelolaan persediaan yang baik memerlukan pencatatan, penjualan , ataupun persediaan yang akurat dan terbaru untuk setiap jenis produk. Hasil kegiatan tersebut dipakai untuk mengambil keputusan sebagai berikut : Pembelian untuk penambahan persediaan Pengurangan persediaan dari jenis-jenis produk yang sudah tidak lagi dibutuhkan konsumen Penambahan jenis-jenis produk Dalam melakukan pengendalian persediaan, banyak perusahaan yang menggunakan komputer sebagai basis dan tidak jarang menggunakan database yang tersentralisir. Inventori merupakan elemen kunci di dalam pengoperasian perusahaan, dimana banyak fungsi perusahaan yang berkaitan secara langsung dengannya akuntansi, logistik, pembelian, pergudangan. Salah satu input utama bagi SIP adalah peramalan Young, 1991. Peramalan dalam suatu organisasi meliputi banyak hal, bukan hanya meramalkan permintaan untuk banyaknya persediaan yang dibutuhkan saja. Semua kegiatan perencanaan dan pengambilan keputusan sangat bergantung kepada hasil peramalan. Gambar 5 menunjukkan bagaimana peramalan, tujuan perusahaan, dan kejadian masa lalu sampai ke tangan pembuat keputusan untuk digunakan dalam perencanaan masa yang akan datang. Selanjutnya, kejadian aktual perusahaan harus terus dimonitor dan diperbaiki serta dijadikan sebagai umpan balik bagi peramalan masa mendatang. Dalam Gambar 5 juga ditunjukkan aliran informasi yang dibutuhkan untuk mendukung pengambilan keputusan. Kegiatan perusahaan saat ini didukung oleh sumber daya yang dimiliki dan rencana kerja sebagai pedoman sehingga menghasilkan data-data aktual. Data-data aktual dijadikan sebagai salah satu parameter dalam melakukan peramalan permintaan. Hasil peramalan ini, di samping data-data aktual dan tujuan perusahaan, akan mendukung Decision Making Systems. Seluruh keputusan bergantung kepada ketepatan dan keterkaitan informasi yang diberikan. Informasi ini dikoordinasikan oleh sistem informasi manajemen, yang bertujuan mengatur aliran informasi agar setiap individu perusahaan dapat mengakses berbagai jenis informasi yang dapat digunakan. SIM ini sangat beragam bentuknya, dari yang informal pertemuan antar personal sampai yang bersifat formal berbasiskan program komputer. Gambar 5. Peramalan Sebagai Input dalam Pengambilan Keputusan Sumber : Waters, 1992 Hasil peramalan permintaan produk jadi menyediakan input yang penting bagi pengambilan keputusan dalam suatu perusahaan, namun sebaliknya dia juga membutuhkan berbagai input dari sumber lainnya. Jenis input informasi ini meliputi model perhitungan peramalan yang digunakan, nilai parameter dan data historis. Data historis dihubungkan dengan nilai parameter melalui pola permintaan berupa kalkulasi atas eror dan pembaharuan model. Aliran informasi yang dibutuhkan ini dirangkum dalam Gambar 6. OBJECTIVES DECISION MAKING SYTEMS RESOURCES OPERATIONS PLANNED PERFORMANCE ACTUAL PERFORMANCE FORECASTS Gambar 6. Aliran Informasi untuk Menghasilkan Peramalan Permintaan Sumber : Waters, 1992 2.1.5.5.Input yang Dibutuhkan SIP Tindakan pengendalian dan perencanaan persediaan yang efektif sangat bergantung kepada berbagai informasi selain peramalan. Suatu SIP harus memiliki 3 komponen, yakni jumlah persediaan aktual per item, jumlah pemesanan ulang dalam satu satuan waktu dan kuantitas pesanan setiap kali dilakukan pemesanan ulang dan yang telah dipesan tetapi belum diterima. Sedangkan untuk SIP yang lebih lengkap dibutuhkan jumlah informasi yang lebih jamak seperti rentang jumlah persediaan aktual yang masih diijinkan jumlah maksimum dan minimum, peramalan permintaan persediaan untuk setiap periode waktu dengan memperhitungkan unsur ketidakpastian, unsur persediaan dalam gudang penyimpanan untuk memperhitungkan resiko kekunoan, dan lain-lain. POLA PERMINTAAN AKTUAL DATA HISTORIS PARAMETER DAN MODEL LAINNYA MODEL PERAMALAN KALKULASI ATAS ERROR, PEMBAHARUAN MODEL PERAMALAN PERMINTAAN PENILAIAN PENAKSIRAN MANAJER INPUT POKOK Ada beberapa sumber informasi, yaitu : 1. Input umum seperti rencana produksi, peramalan permintaan, inventori aktual, tujuan perusahaan, informasi pemasok, jumlah pesanan yang belum sampai dan lain-lain. 2. Kendala-kendala seperti kebijakan manajemen, keterbatasan modal, keterbatasan ruangan, keterbatasan kapasitas, ukuran pasar, tingkat persaingan, biaya pemeliharaan dan lain-lain. 3. Informasi biaya seperti biaya per unit, biaya setup, biaya penyimpanan, biaya kekurangan, diskon, dan lain-lain. Berbagai input ini akan diproses sehingga menghasilkan berbagai laporan dan informasi. Input yang dibutuhkan tidak terbatas kepada suatu bagian perusahaan saja, tetapi bisa berasal dari banyak bagian perusahaan, seperti yang ditunjukkan oleh Gambar 7. Hasil pemrosesan ini akan diteruskan kepada pihak manajemen ataupun ke berbagai sistem lainnya. Gambar 7. Input dan Output Utama dalam SIP Sumber : Waters, 1992 Sekarang kita dapat memperhatikan bagian input secara lebih detil. Beberapa di antaranya bersumber dari bagian pembelian, bagian pergudangan dan bagian-bagian lainnya. Demikian juga halnya dengan output sistem yang akan dikirimkan kembali ke bagian pergudangan, penjualan dan bagian-bagian lainnya. Sebagai contoh, data jumlah persediaan aktual dari bagian pergudangan akan diterima bagian penjualan dan bagian keuangan. Hal ini dapat dilihat pada Gambar 8. KENDALA Kebijakan manajemen Keterbatasan modal Keterbatasan ruangan Keterbatasan kapasitas Ukuran pasar Tingkat persaingan Biaya pemeliharaan OUTPUT Jumlah item yang diinventorikan Kuantitas yang dipesan Jadwal pemesanan Pemasok Jumlah investasi INFORMASI BIAYA Biaya per unit Biaya setup Biaya penyimpanan Biaya kekurangan Diskon INPUT UMUM Rencana produksi Tujuan perusahaan Peramalan permintaan Jumlah inventori aktual Informasi pemasok Jumlah pesanan yang belum sampai SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN Dari bag. Penjualan Dari bag. Pergudangan Dari bag. Pembelian Dari bag. Keuangan Darbag. Akuntansi Pesanan pelanggan Pengembalian Tanggal pembayaran Penerimaan barang Jumlah persediaan aktual Pesanan yang dilakukan Kuantitas pesanan Batas jumlah investasi Jumlah investasi sekarang Biaya Gambar 8. Sumber dan Tujuan dari Informasi Sumber: Waters, 1992 Namun karena jenis informasi sangat bervariasi di antara berbagai perusahaan, mengakibatkan pembagian yang ditunjukkan dalam Gambar 8 tidak mudah diterapkan oleh suatu perusahaan. Oleh karena itu akan ditambahkan beberapa ide mengenai jenis input yang dibutuhkan oleh SIP, yaitu : Ke bag. Penjualan Ke bag. Pergudangan Ke bag. Pembelian Ke bag. Keuangan Ke bag. Akuntansi Jumlah persediaan aktual Analisis penjualan Jangka waktu penerimaan barang yang telah dipesan Kuantitas pesanan Jadwal pengiriman Jumlah yang harus dipesan Keragaan pemasok Jumlah persediaan aktual Analisis penjualan Jangka waktu penerimaan barang yang telah dipesan Faktur pembayaran Jadwal penerimaan barang SIP 1. Kebijakan Manajemen Tingkat pelayanan service levels, rencana investasi dalam persediaan, total biaya, peramalan terhadap penjualan total, tingkat persaingan, tujuan dan strategi perusahaan yang terorganisir, keragaan aktual pengembalian persediaan. 2. Informasi yang harus diperoleh dari dalam dan luar lingkungan perusahaan : a. Informasi pemasok daftar calon, alamat, jenis item, lokasi, kehandalan b. Pembelian biaya per unit, diskon jumlah, kuantitas minimum pembelian, pembayaran kredit, waktu tunggu, kualitas item, pembatasan pesanan, kemungkinan pengembalian c. Lingkungan Tarif, kuota, pajak, ijin, nilai pertukaran d. Produksi proses produksi, desain, keputusan membeli atau membuat sendiri, material dan komponen yang dibutuhkan e. Pengiriman jalur alternatif, kecepatan, kehandalan, frekuensi, biaya asuransi 3. Informasi pergudangan Lokasi, ruangan, kondisi, peralatan alat-alat berat, keamanan, jumlah persediaan tiap lokasi. 4. Informasi logistik Model transportasi alternatif, kecepatan, frekuensi, kehandalan, kualitas, kapasitas, biaya, pengembalian material 5. Informasi akuntansi dan keuangan Informasi biaya, tingkat perputaran persediaan, jumlah investasi dalam bentuk persediaan, biaya imbangan 6. Informasi pemasaran : Biaya akibat kekurangan, tingkat pelayanan yang diminta pelanggan, kebijakan pesaing, mutu persediaan, lokasi persediaan, perencanaan promosiiklan, kecendrungan pasar, permintaan terhadap produk baru. 7. Informasi penjualan Jumlah persediaan di tiap cabang perusahaan, tanggal batas pembayaran, kuantitas item yang sedang dipesan, harga jual, jadwal pengiriman dari tempat penyimpanan kepelanggan, karakteristik produk, pembatalan dan pengembalian penjualan, tingkat komisi. 8. Informasi pelanggan Identifikasi pelanggan, lokasi, peramalan permintaan, pelayanan yang diminta pelanggan, cara pengiriman yang lebih disukai, elastisitas harga, pengembalian oleh pelanggan, keluhan pelanggan 9. Informasi biaya Biaya, pemesanan, biaya penyimpanan, biaya distribusi internal, biaya pengiriman ke pelanggan, biaya pengolahan bahan baku, biaya asuransi, biaya akibat kekunoan, biaya modal, biaya setup produksi 10. Faktor lingkungan a. Biaya akibat kurang aktual, biaya akibat kekurangan di masa mendatang, tingkat persaingan, kebijakan pemerintah, tingkat pengangguran, nilai pertukaran.

2.1.6. Dokumentasi Sistem Informasi

Dokumentasi sistem informasi digunakan untuk memahami, menerangkan dan memperbaiki sebuah sistem informasi yang kompleks. Pendokumentasian sistem informasi memerlukan beberapa peralatan yang dapat membantu untuk membaca dan dokumentasi sistem informasi sehingga mempermudah dalam mengerti dan mengevaluasi sistem informasi tersebut Sidharta, 1995. Peralatan dokumentasi sistem informasi yang umum digunakan, yaitu : Diagram Arus Data DAD, Algoritma Sistem, Bagan Alir Sistem, Diagram Hubungan Entitas, Struktur Data, dan Kamus Data KD. 2.1.6.1.Diagram Arus Data Diagram Arus Data DAD adalah representasi grafik dari sebuah sistem, aliran-aliran data di antara komponen-komponen, asal, tujuan dan penyimpanan data tersebut Sidharta, 1995. DAD memiliki empat simbol yang digunakan untuk 1 elemen-elemen lingkungan yang berhubungan dengan sistem, 2 proses, 3 arus data serta 4 penyimpanan data McLeod, 1996. 1. Elemen-elemen Lingkungan Elemen-elemen lingkungan berada di luar batas sistem. Elemen- elemen ini menyediakan input data bagi sistem dan menerima output data sistem. Nama terminator digunakan untuk menggambarkan elemen-elemen lingkungan, yang menandai titik-titik berakhirnya sistem. Terminator digambarkan dalam DAD dengan suatu kotak atau segi empat. Tiap simbol terminator diberi label nama elemen lingkungannya. Suatu terminator dapat berupa : Orang, seperti manajer, yang menerima laporan sistem Organisasi, seperti departemen lain dalam perusahaan, atau perusahaan lain. Sistem lain yang berhubungan dengan sistem bersangkutan. Gambar 9. Simbol Elemen Lingkungan 2. Proses Proses adalah suatu mekanisme yang mengubah input menjadi output. Proses dapat digambarkan dengan lingkaran, segi empat horizontal, atau segi empat tegak dengan sudut-sudut membulat. Tiap simbol proses diidentifikasi dengan label. Teknik pembuatan label yang paling umum adalah dengan menggunakan kata kerja dan obyek, namun nama sistem atau program komputer juga dapat digunakan. Gambar 10. Simbol-simbol Proses Identifikasi Nama Proses 3. Arus Data Arus data terdiri dari sekelompok elemen data yang berhubungan secara logis dan bergerak dari satu titikproses ke titikproses yang lain. Tanda panah dengan garis lurus atau garis lengkung digunakan untuk menggambarkan arus itu. Gambar 11. Simbol-simbol Arus Data 4. Penyimpanan Data Penyimpanan data merupakan suatu cara mempertahankan data yang karena sesuatu hal masih diperlukan. Penyimpanan data digambarkan sebagai satu set garis paralel, segi empat terbuka atau bentuk lonjong. Nama File Nama File Gambar 12. Simbol-simbol Penyimpanan data 2.1.6.2.Algoritma Sistem Algoritma sistem berfungsi untuk menjelaskan setiap proses yang digambarkan dalam DAD secara rinci. 2.1.6.3.Bagan Alir Sistem Bagan alir sistem adalah representasi grafik dari sitem informasi, proses-proses, aliran-aliran data logis, masukan-masukan, keluaran-keluaran, Nama File