Subsistem Penarikan dan Perlakuan Barang BS

yang dicatat dalam daftar mencakup data yang tercantum pada label display. Pada proses menangani barang BS proses 6.2, item-item tak layak display diproses menurut jenis perlakuan. Hasilnya berupa data retur, data penerimaan barang pengganti, data pemusnahan barang, yang masing-masing dimasukkan ke file retur, file penerimaan barang, file pemusnahan barang, dan data reproduksi. Dari masing masing file diambil data per periode untuk membuat laporan hasil proses perlakuan, yaitu laporan retur barang proses 6.3, laporan penerimaan barang proses 6.4, dan laporan pemusnahan barang proses 6.6. Sedangkan data reproduksi harian langsung digunakan untuk membuat laporan reproduksi harian proses 6.5. Ketiga proses lainnya masing masing menghasilkan laporan harian dan dwimingguan. Data dalam laporan harian dipakai untuk memperbarui data persediaan sedangkan laporan dwimingguan diperlukan dalam proses stock opname. Proses-proses utama subsistem penarikan dan perlakuan barang BS ditunjukkan pada Gambar 27. LPB harian DIVISI PRODUCE 6.1 Memeriksa layak display 6.2 Menangani barang BS 6.5 Membuat laporan reproduksi harian File penerimaan barang Tgl. Preparationtgl kadaluarsa item display Daftar item tidak layak display Data penerimaan barang pengganti Data penerimaan 6.4 Membuat LPB File pemusnahan barang BS Data pemusnahan barang BS Data pemusnahan barang BS per periode Data reproduksi File retur barang Data retur Data retur per periode LPB dwimingguan Gambar 27. Diagram 6 Subsistem Penarikan dan Perlakuan Barang BS Level 2 Penanganan barang BS dilakukan dalam empat jenis proses perlakuan, yaitu mengembalikan barang BS ke supplier potong tagihan proses 6.2.1, menukarkan barang BS dengan barang pengganti proses 6.2.2, mereproduksi barang BS proses 5.2.3, dan memusnahkan barang BS proses 6.2.4. Proses 6.2.1 dan 6.2.2 hanya dapat dilakukan apabila ada perjanjian dengan supplier. Proses mengembalikan barang ke supplier potong tagihan diawali dengan menyiapkan form penarikan barang BS proses 6.2.1.1. Data dalam PBS berupa namanomor Outlet, divisi, tanggal retur, nama item jual, PLUN, tanggal preparation atau tanggal kadaluarsa, satuan, harga, kuantitas, total harga, total harga penarikan dan alasan penarikan, diperlukan dalam proses membuat nota retur proses 6.2.1.2. Gambar 28. Diagram 6.2 Subsistem Penarikan dan Perlakuan Barang BS Level 3 Nota retur NR berisi data nomor nota retur, tanggal retur, namanomor Outlet, divisi, nomor FPP, namakode supplier, alamatnomor teleponfax, nama item beli, nomor artikel, satuan, harga, kuantitas retur, total harga, dan alasan retur. NR yang telah disetujui selanjutnya dikirim bersamaan dengan barang BS yang dikembalikan ke supplier. Bagian akuntansi menerima salinan NR dan mengambil data nomor rekening supplier dari file supplier untuk proses membayar tagihan pembelian potong retur proses 6.2.1.3. Data retur dihasilkan dengan mengambil sebagian data dari NR dan PBS dalam proses memasukkan data retur proses 6.2.1.4, berisi nomor NR, namanomor Outlet, divisi, tanggal, kode supplier, nama item jual, PLUN, satuan jual, harga per satuan jual, kuantitas 6.2.1 Mengembalikan barang BS ke supplier potong tagihan 6.2.2 Menukarkan barang BS 6.2.4 Memusnahkan barang BS Daftar item tak layak display Data reproduksi siap display Data pemusnahan barang BS Data penerimaan barang pengganti Data retur Daftar BS sisa reproduksi 6.2.3 Mereproduksi barang BS retur, total harga, nomor artikel, satuan beli, harga per satuan beli dan total harga beli. Gambar 29. Diagram 6.2.1 Subsistem Penarikan dan Perlakuan Barang BS Level 4 Proses menyiapkan form PBS, membuat nota retur, membayar tagihan potong retur dan memasukkan data retur ditunjukkan pada Gambar 29. Proses menukarkan barang BS dimulai dari menyiapkan buku serah terima dan nota retur proses 6.2.2.1 . Buku serah terima berisi data nomor BST, alamat, nomor Outlet, divisi, tanggal, nomor FPP, namakode supplier, alamatnomor teleponfax, nama item beli, satuan, kuantitas, dan alasan penukaran. Kebutuhan untuk menukarkan barang ini diinformasikan kepada merchandiser proses 6.2.2.2 melalui memo yang berisi daftar item yang akan ditukar, mencakup namakode supplier, nama item beli, no. artikel, satuan dan kuantitas. Slip transfer pembayaran yang disetujui 6.2.1.1 Menyiapkan form PBS 6.2.1.2 Membuat Nota Retur 6.2.1.3 Membayar tagihan potong retur File item beli SUPPLIER 6.2.1.4 Memasukka n data retur BANK Daftar item tak layak display File supplier No.rekening supplier Nama, kode alamat supplier PBS Data item beli NR NR NR Data retur MD mengirim pesan melalui fax kepada supplier proses 6.2.2.3 yang memberitahukan agar supplier membawa barang pengganti sesuai dengan kebutuhan. Jika dalam waktu 1 minggu barang pengganti tidak datang, maka barang BS itu diproses menurut prosedur mengembalikan barang BS potong tagihan. Nota retur dikirim ke supplier bersama dengan barang yang diretur dan datanya dicatat. dan dimasukkan sebagai data retur proses 6.2.2.4. Proses menerima barang pengganti dan menandatangani BST proses 6.2.2.5 dilakukan pada saat supplier tiba dengan barang pengganti. Proses ini menghasilkan data penerimaan barang dan BST yang telah diverifikasi. Proses menyiapkan BST, menginformasikan ke MD, menginformasikan ke supplier, memasukkan data retur, dan menerima barang dan menandatangani BST, ditunjukkan pada Gambar 30. 6.2.2.3 Menginform asi kan supplier Daftar item tak layak display File supplier File item Beli 6.2.2.1 Menyiapkan BST dan nota retur 6.2.2.4 Memasukkan data retur SUPPLIER Nama, kode alamat supplier No.fax supplier Pesan lewat fax BST Memo NR Daftar barang pengganti NR 6.2.2.2 Menginfor masikan MD juju Gambar 30. Diagram 6.2.2 Subsistem Penarikan dan Perlakuan Barang BS Level 4 Dalam proses mereproduksi barang BS, di antara item-item tak layak display dipilih item-item yang masih dapat direproduksi. Item-item tersebut disiapkan dan dicatat pada proses menyiapkan barang BS proses 6.2.3.1. Hasilnya berupa data barang BS yang siap direproduksi, mencakup nama item jual BS, PLUN, tanggal preparationtanggal kadaluarsa, satuan, harga jual per satuan, kuantitas total siap reproduksi, total harga, dan namanomor Outlet. Pada kegiatan memroses barang BS proses 6.2.3.2, barang BS direproduksi untuk menghasilkan item-item jual sesuai dengan kebutuhan. Hasil reproduksi tersebut dicatat untuk memperoleh data item jual hasil reproduksi, berupa data nama item jual, PLUN, satuan, harga, kuantitas total hasil reproduksi, total harga, tanggal preparation, dan namanomor Outlet. Dalam menyiapkan item jual display proses 6.2.3.3, item-item yang telah diproses dapat diberi label display dengan PLUN yang sama atau dengan PLUN berbeda, tergantung item output-nya. Item-item tersebut juga dapat disimpan sebagai bahan yang akan diproses selanjutnya ke PLUN lain. Data reproduksi yang akan dimasukkan dan disimpan di file reproduksi proses 6.2.3.4 merupakan gabungan data barang BS siap reproduksi dan data hasil reproduksi slap display. Barang BS sisa reproduksi dicatat dan didata untuk keperluan prosedur pemusnahan barang BS. Keempat proses dalam mereproduksi barang BS ditunjukkan pada Gambar 31. Barang-barang BS yang tidak dapat dikembalikan ke supplier maupun direproduksi, akan dimusnahkan. Prosedur pemusnahan barang BS dimulai dengan membuat daftar pemusnahan barang BS proses 6.2.4.1. Daftar pemusnahan barang BS DPBS berisi data nomor DPBS, nama Outlet, divisi, tanggal dimusnahkan, nama item jual, PLUN, satuan jual, harga per satuan jual, kuantitas, total harga jual, dan total harga barang yang dimusnahkan. Asisten manajer gudang memeriksa DPBS kemudian menyerahkannya ke manajer toko untuk disetujui proses 6.2.4.2. Daftar item tak layak display File item jual 6.2.3.1 Menyiapkan barang BS 6.2.3.2 Memproses barang BS 6.2.3.3 Menyiapkan item jual siap display Data barang BS siap reproduksi Data item jual Data item jual hasil reproduksi Label display Gambar 31. Diagram 6.2.3 Subsistem Penarikan dan Perlakuan Barang BS Level 4 DPBS yang telah diverifikasi dan sebagian data dari file item beli dibutuhkan untuk mendapatkan data masukan pada proses memasukkan data pemusnahan proses 6.2.4.3. Data pemusnahan barang BS, berupa data nomor DPBS, namanomor Outlet, divisi, tanggal dimusnahkan, nama item jual, PLUN, satuan, harga per satuan jual, total harga jual barang yang dimusnahkan. Proses membuat DPBS, memeriksa dan menyetujui DPBS, dan memasukkan data pemusnahan barang BS ditunjukkan pada Gambar 32. 6.2.3.4 Memasukkan data reproduksi 6.2.4 Memusnahkan barang BS Data barang BS reproduksi Data BS sisa reproduksi Data reproduksi harian 6.2.4.3 Memasukkan data pemusnahan barang BS 6.2.4.2 Memeriksa dan menyetujui DPBS 6.2.4.1 Membuat DPBS Daftar item tak layak display DPBS DPBS yang telah diverifikasi Data pemusnahan barang BS Data item beli Gambar 32. Diagram 6.2.4 Subsistem Penarikan dan Perlakuan Barang BS Level 4

5.2.3.7. Subsistem Stock Opname

Subsistem stock opname terdiri dari 5 proses utama, sebagai berikut : 1. Menghitung persediaan akhir harian proses 7.1 meliputi 4 proses, yakni : a. Menghitung persediaan item beli harian proses 7.1.1, terdiri atas tiga proses sebagai berikut : Menghitung total persediaan masuk item beli proses 7.1.1.1 Menghitung total persediaan keluar item beli proses 7.1.1.2 Menghitung persediaan akhir item beli proses 7.1.1.3 b. Menghitung persediaan item jual harian proses 7.1.2 Menghitung persediaan masuk item jual proses 7.1.2.1 Menghitung persediaan keluar item jual proses 7.1.2.2 • Menghitung persediaan akhir item jual proses 7.1.2.3 c. Memperbarui data perscdiaan proses 7.1.3 2. Mendata persediaan aktual akhir periode proses 7.2 3. Melakukan Stock Opname proses 7.3, meliputi 9 proses, yakni : a. Menghitung total nilai pembelian persediaan yang tersedia pada periode stock opname proses 7.3.1 b. Menghitung total nilai persediaan akhir at cost dan at price proses 7.3.2 c. Menghitung harga pokok penjualanHPP proses 7.3.3 d. Menghitung total penjualan proses 7.3.4 e. Menghitung gross margin proses 7.3.5 f. Menghitung presentase untungrugi proses 7.3.6 g. Menghitung presentase barang rusak dengan penjualan proses 7.3.7 h. Menghitung nilai penyusutan yang tidak dapat diidentifikasi proses 7.3.8 i. Menghitung nilai perbandingan HPP dengan penjualan proses 7.2.9 j. Menghitung estimasi mark up proses 7.3.10 k. Menghitung deviasi mark up proses 7.3.11 4. Mengisi file stock opname proses 7.4 5. Membuat laporan hasil stock opname LHSO proses 7.5 Penghitungan persediaan harian proses 7.1 dilakukan untuk memperbarui data dalam file persediaan. Proses ini mengolah data dari laporan-laporan kejadian item harian dan data persediaan hari sebelumnya sehingga dihasilkan data persediaan per hari. Kemudian setiap dua minggu sekali personil Produce mendata persediaan akhir secara manual proses 7.2, baik yang ada di ruang penyimpanan storage maupun yang dipajang display, untuk memperoleh data persediaan aktual akhir periode dwimingguan. Persediaan yang ada di penyimpanan storage dihitung. Berdasarkan harga beli cost sedangkan persediaan yang dipajang display dihitung berdasarkan harga jual. Proses melakukan stock opname proses-7.3 mempergunakan data persediaan aktual akhir periode dan data laporan-laporan kejadian item- dwimingguan untuk menghasilkan data hasil stock opname, berupa data persediaan awal, total pembelian, total transfer masuk, total retur pembelian, total persediaan barang pada periode stock opname, hasil stockending stock at price, hasil stockending stock at cost, harga pokok penjualan, total penjualan ke konsumen, total transfer keluar, total penjualan, gross margin, persentase gross margin, barang rusakdimusnahkan, persentase barang rusak dengan penjualan, nilai penyusutan yang tidak teridentifikasi, estimasi mark up, standard mark up dan deviasi mark up. Perhitungan persediaan akhir item jual harian dapat digunakan untuk meramalkan jumlah Persediaan Keluar tiap harinya per item beli. Dengan membandingkan nilai Inventory on Hand dan Persediaan Keluar, Pihak Merchandiser bisa menetukan apakah perlu memesan item bersangkutan pada hari tersebut. Cara mengelola serial data Persediaan Keluar adalah dengan memanfaatkan Metode Pelicinan Rata-Rata Bergerak seperti yang telah diuraikan kerangka teoritis. Dengan adanya hasil estimasi berupa Persediaan Keluar per item per minggu, maka tahap pemesanan item yang dilakukan Merchandiser dapat menjadi lebih terstruktur. Data hasil stock opname dicatat dan disimpan dalam file stock opname pada proses mengisi file stock opname proses 7.4. Selanjutnya dalam proses membuat laporan hasil stock opname proses 7.5, den-an memakai data dari file stock opname, dihasilkan laporan hasil stock opname LHSO. Kelima proses utama dalam subsistem stock opname ditunjukkan pada Gambar 33. Persediaan akhir harian dihitung berdasarkan dua kategori item, yaitu nenghitung persediaan harian item beli dan menghitung persediaan harian item