Subsistem Penarikan dan Perlakuan Barang BS
yang dicatat dalam daftar mencakup data yang tercantum pada label display. Pada proses menangani barang BS proses 6.2, item-item tak layak display diproses
menurut jenis perlakuan. Hasilnya berupa data retur, data penerimaan barang pengganti, data pemusnahan barang, yang masing-masing dimasukkan ke file
retur, file penerimaan barang, file pemusnahan barang, dan data reproduksi. Dari masing masing file diambil data per periode untuk membuat laporan
hasil proses perlakuan, yaitu laporan retur barang proses 6.3, laporan penerimaan barang proses 6.4, dan laporan pemusnahan barang proses 6.6. Sedangkan data
reproduksi harian langsung digunakan untuk membuat laporan reproduksi harian proses 6.5. Ketiga proses lainnya masing masing menghasilkan laporan harian
dan dwimingguan. Data dalam laporan harian dipakai untuk memperbarui data persediaan sedangkan laporan dwimingguan diperlukan dalam proses stock
opname. Proses-proses utama subsistem penarikan dan perlakuan barang BS ditunjukkan pada Gambar 27.
LPB harian DIVISI PRODUCE
6.1 Memeriksa
layak display 6.2
Menangani barang BS
6.5 Membuat laporan
reproduksi harian
File penerimaan barang
Tgl. Preparationtgl kadaluarsa item display
Daftar item tidak layak display
Data penerimaan barang pengganti
Data penerimaan
6.4 Membuat
LPB
File pemusnahan barang BS
Data pemusnahan barang BS
Data pemusnahan barang BS per periode
Data reproduksi
File retur barang Data retur
Data retur per periode LPB dwimingguan
Gambar 27. Diagram 6 Subsistem Penarikan dan Perlakuan Barang BS Level 2
Penanganan barang BS dilakukan dalam empat jenis proses perlakuan, yaitu mengembalikan barang BS ke supplier potong tagihan proses 6.2.1,
menukarkan barang BS dengan barang pengganti proses 6.2.2, mereproduksi barang BS proses 5.2.3, dan memusnahkan barang BS proses 6.2.4. Proses
6.2.1 dan 6.2.2 hanya dapat dilakukan apabila ada perjanjian dengan supplier. Proses mengembalikan barang ke supplier potong tagihan diawali dengan
menyiapkan form penarikan barang BS proses 6.2.1.1. Data dalam PBS berupa namanomor Outlet, divisi, tanggal retur, nama item jual, PLUN, tanggal
preparation atau tanggal kadaluarsa, satuan, harga, kuantitas, total harga, total
harga penarikan dan alasan penarikan, diperlukan dalam proses membuat nota retur proses 6.2.1.2.
Gambar 28. Diagram 6.2 Subsistem Penarikan dan Perlakuan Barang BS Level 3 Nota retur NR berisi data nomor nota retur, tanggal retur, namanomor
Outlet, divisi, nomor FPP, namakode supplier, alamatnomor teleponfax, nama item beli, nomor artikel, satuan, harga, kuantitas retur, total harga, dan alasan
retur. NR yang telah disetujui selanjutnya dikirim bersamaan dengan barang BS yang dikembalikan ke supplier. Bagian akuntansi menerima salinan NR dan
mengambil data nomor rekening supplier dari file supplier untuk proses membayar tagihan pembelian potong retur proses 6.2.1.3. Data retur dihasilkan
dengan mengambil sebagian data dari NR dan PBS dalam proses memasukkan data retur proses 6.2.1.4, berisi nomor NR, namanomor Outlet, divisi, tanggal,
kode supplier, nama item jual, PLUN, satuan jual, harga per satuan jual, kuantitas
6.2.1 Mengembalikan
barang BS ke supplier potong
tagihan 6.2.2
Menukarkan barang BS
6.2.4 Memusnahkan
barang BS Daftar item tak layak display
Data reproduksi siap display
Data pemusnahan barang BS
Data penerimaan barang pengganti
Data retur Daftar BS sisa
reproduksi 6.2.3
Mereproduksi barang BS
retur, total harga, nomor artikel, satuan beli, harga per satuan beli dan total harga beli.
Gambar 29. Diagram 6.2.1 Subsistem Penarikan dan Perlakuan Barang BS Level 4
Proses menyiapkan form PBS, membuat nota retur, membayar tagihan potong retur dan memasukkan data retur ditunjukkan pada Gambar 29.
Proses menukarkan barang BS dimulai dari menyiapkan buku serah terima dan nota retur proses 6.2.2.1 . Buku serah terima berisi data nomor BST, alamat,
nomor Outlet, divisi, tanggal, nomor FPP, namakode supplier, alamatnomor teleponfax, nama item beli, satuan, kuantitas, dan alasan penukaran. Kebutuhan
untuk menukarkan barang ini diinformasikan kepada merchandiser proses 6.2.2.2 melalui memo yang berisi daftar item yang akan ditukar, mencakup
namakode supplier, nama item beli, no. artikel, satuan dan kuantitas.
Slip transfer pembayaran yang disetujui
6.2.1.1 Menyiapkan
form PBS 6.2.1.2
Membuat Nota Retur
6.2.1.3 Membayar
tagihan potong retur
File item beli
SUPPLIER 6.2.1.4
Memasukka n data retur
BANK Daftar item tak layak
display File supplier
No.rekening supplier Nama, kode alamat
supplier PBS
Data item beli NR
NR NR
Data retur
MD mengirim pesan melalui fax kepada supplier proses 6.2.2.3 yang memberitahukan agar supplier membawa barang pengganti sesuai dengan
kebutuhan. Jika dalam waktu 1 minggu barang pengganti tidak datang, maka barang BS itu diproses menurut prosedur mengembalikan barang BS potong
tagihan. Nota retur dikirim ke supplier bersama dengan barang yang diretur dan datanya dicatat. dan dimasukkan sebagai data retur proses 6.2.2.4.
Proses menerima barang pengganti dan menandatangani BST proses 6.2.2.5 dilakukan pada saat supplier tiba dengan barang pengganti. Proses ini
menghasilkan data penerimaan barang dan BST yang telah diverifikasi. Proses menyiapkan BST, menginformasikan ke MD, menginformasikan ke supplier,
memasukkan data retur, dan menerima barang dan menandatangani BST, ditunjukkan pada Gambar 30.
6.2.2.3 Menginform
asi kan supplier
Daftar item tak layak display
File supplier
File item Beli
6.2.2.1 Menyiapkan
BST dan nota retur
6.2.2.4 Memasukkan
data retur
SUPPLIER
Nama, kode alamat supplier
No.fax supplier
Pesan lewat fax
BST
Memo NR
Daftar barang pengganti NR
6.2.2.2 Menginfor
masikan MD
juju
Gambar 30. Diagram 6.2.2 Subsistem Penarikan dan Perlakuan Barang BS Level 4
Dalam proses mereproduksi barang BS, di antara item-item tak layak display dipilih item-item yang masih dapat direproduksi. Item-item tersebut
disiapkan dan dicatat pada proses menyiapkan barang BS proses 6.2.3.1. Hasilnya berupa data barang BS yang siap direproduksi, mencakup nama item jual
BS, PLUN, tanggal preparationtanggal kadaluarsa, satuan, harga jual per satuan, kuantitas total siap reproduksi, total harga, dan namanomor Outlet.
Pada kegiatan memroses barang BS proses 6.2.3.2, barang BS direproduksi untuk menghasilkan item-item jual sesuai dengan kebutuhan. Hasil
reproduksi tersebut dicatat untuk memperoleh data item jual hasil reproduksi, berupa data nama item jual, PLUN, satuan, harga, kuantitas total hasil reproduksi,
total harga, tanggal preparation, dan namanomor Outlet. Dalam menyiapkan item jual display proses 6.2.3.3, item-item yang telah diproses dapat diberi label
display dengan PLUN yang sama atau dengan PLUN berbeda, tergantung item
output-nya. Item-item tersebut juga dapat disimpan sebagai bahan yang akan diproses selanjutnya ke PLUN lain.
Data reproduksi yang akan dimasukkan dan disimpan di file reproduksi proses 6.2.3.4 merupakan gabungan data barang BS siap reproduksi dan data
hasil reproduksi slap display. Barang BS sisa reproduksi dicatat dan didata untuk keperluan prosedur pemusnahan barang BS. Keempat proses dalam mereproduksi
barang BS ditunjukkan pada Gambar 31. Barang-barang BS yang tidak dapat dikembalikan ke supplier maupun
direproduksi, akan dimusnahkan. Prosedur pemusnahan barang BS dimulai dengan membuat daftar pemusnahan barang BS proses 6.2.4.1. Daftar
pemusnahan barang BS DPBS berisi data nomor DPBS, nama Outlet, divisi, tanggal dimusnahkan, nama item jual, PLUN, satuan jual, harga per satuan jual,
kuantitas, total harga jual, dan total harga barang yang dimusnahkan. Asisten manajer gudang memeriksa DPBS kemudian menyerahkannya ke manajer toko
untuk disetujui proses 6.2.4.2.
Daftar item tak layak display
File item jual
6.2.3.1 Menyiapkan
barang BS
6.2.3.2 Memproses
barang BS
6.2.3.3 Menyiapkan item
jual siap display
Data barang BS siap reproduksi
Data item jual
Data item jual hasil reproduksi
Label display
Gambar 31. Diagram 6.2.3 Subsistem Penarikan dan Perlakuan Barang BS Level 4
DPBS yang telah diverifikasi dan sebagian data dari file item beli dibutuhkan untuk mendapatkan data masukan pada proses memasukkan data
pemusnahan proses 6.2.4.3. Data pemusnahan barang BS, berupa data nomor DPBS, namanomor Outlet, divisi, tanggal dimusnahkan, nama item jual, PLUN,
satuan, harga per satuan jual, total harga jual barang yang dimusnahkan. Proses membuat DPBS, memeriksa dan menyetujui DPBS, dan memasukkan data
pemusnahan barang BS ditunjukkan pada Gambar 32.
6.2.3.4 Memasukkan
data reproduksi
6.2.4 Memusnahkan
barang BS
Data barang BS reproduksi
Data BS sisa reproduksi
Data reproduksi harian
6.2.4.3 Memasukkan data
pemusnahan barang BS
6.2.4.2 Memeriksa dan
menyetujui DPBS
6.2.4.1 Membuat
DPBS
Daftar item tak layak display
DPBS DPBS yang telah
diverifikasi
Data pemusnahan barang BS
Data item beli
Gambar 32. Diagram 6.2.4 Subsistem Penarikan dan Perlakuan Barang BS Level 4