Rancangan Usulan Rancangan Usulan
Bendaharawan
4
002BEK
Memeriksa dan mencocokan Bekal dengan 002BEK dan
menyiapkan administrasi seperti
004,005,017,019,020BEK
Kagud Transbalkir
6
1 004BEK
005BEK 017BEK
1 019BEK
1 020BEK
Transbalkir memeriksa BekalMateriil Bekang
sesuai dengan 017,019,020 BEK
Mensortir dan membagikan BekalMateriil sesuai
masing-masing Kagud Komiditi dengan
004,005BEK 1
004BEK 005BEK
9 017BEK
1 019BEK
1 020BEK
10 N
SP Komisi Penerimaan 002BEK
2 003BEK
2 1
004BEK 005BEK
017BEK
7
N
2 003BEK
SP KomisiPenerimaan
2 1
019BEK 2
1 020BEK
8
Keterangan: 002BEK : Perintah Penerimaan atau Pengeluaran.
003BEK : Berita Acara Pengujian Penerimaan BekalMateriil Bekang. 004BEK : Kartu Persediaan atau Penimbunan.
005BEK : Buku Pertanggungjawaban Kebendaan. 017BEK : Daftar Kegiatan yang dilaksanakan oleh Komisi.
019BEK : Daftar dari Bukti Penerimaan atau Pengeluaran. 020BEK : Rekapitulasi Penerimaan atau Pengeluaran
SP Komisi Penerimaan : Surat Perintah Komisi Penerimaan. 12
Laporan Keuangan
Memeriksa dan mengotorisasi Laporan
Keuangan Laporan Keuangan
N Selesai
Gambar 3.7c Rancangan Usulan
Flowchart
Penerimaan Bekal Materiil Bekang.
9
Kagud Komoditi
1 004BEK
005BEK
Memeriksa BekalMateriil sesuai
004,005BEK
Verifikasi BekalMateriil sesuai
004,005BEK
Menyimpan BekalMateriil di
gudang 1
004BEK 005BEK
N Ya
Laporan kepada Kagud Transbalkir
Tidak
Kabag Minben-SIMAK
10 5
8 003BEK
1 019BEK
1 020BEK
Menginputkan data dari 003,019,020
BEK ke dalam aplikasi SIMAK
Data SIMAK
Keterangan: 003BEK : Berita Acara Pengujian Penerimaan BekalMateriil Bekang.
004BEK : Kartu Persediaan atau Penimbunan. 005BEK : Buku Pertanggungjawaban Kebendaan.
019BEK : Daftar dari Bukti Penerimaan atau Pengeluaran. 020BEK : Rekapitulasi Penerimaan atau Pengeluaran.
Laporan Keuangan
Membuat laporan keuangan tercetak
11 8
003BEK 019BEK
020BEK N
Gambar 3.7d Rancangan Usulan
Flowchart
Penerimaan Bekal Materiil Bekang.
Wasbekang
8 6
11 7
003BEK Laporan Keuangan
2 019BEK
2 020BEK
Memeriksa dan mencocokkan data
003,019,020BEK dengan Laporan Keuangan
Verifikasi Laporan
Keuangan TIdak
Dikembalikan kepada Kabag
Minben-SIMAK Ya
7 003BEK
2 019BEK
2 020BEK
Laporan Keuangan N
12
Keterangan: 003BEK : Berita Acara Pengujian Penerimaan BekalMateriil Bekang.
019BEK : Daftar dari Bukti Penerimaan atau Pengeluaran. 020BEK : Rekapitulasi Penerimaan atau Pengeluaran.
Gambar 3.7e Rancangan Usulan
Flowchart
Penerimaan Bekal Materiil Bekang.
Deskripsi Rancangan Usulan
Flowchart
Penerimaan BekalMateriil Bekang.
Adapun usulan
flowchart
dalam hal ini adalah dengan menambahkan beberapa rangkap dokumen dalam setiap bagian divisi, dan
menambahkan divisi baru yaitu Wasbekang, tetapi selebihnya alur ataupun tahapannya adalah sama. Pada aktivitas penerimaan BekalMateriil
Bekang, Bendawisesa akan memulai aktivitas ini ketika ada permintaan BekalMateriil dari pihak Bendaharawan. Bendawisesa kemudian
melakukan perencanaan dan menentukan Tim Komisi untuk penerimaan BekalMateriil. Apabila Tim Komisi telah terbentuk, Bendawisesa akan
membuat dokumen 002BEK dan Surat Perintah Komisi Penerimaan. Bendawisesa kemudian memberikan petunjuk tentang pelaksanaan
penerimaan BekalMateriil kepada Tim Komisi. Setelah memberikan petunjuk, Bendawisesa akan melakukan pemeriksaan formulir penerimaan.
Pemeriksaan formulir
penerimaaan ini
berupa mencocokkan
BekalMateriil yang telah disiapkan dengan formulir penerimaan. Kemudian, dokumen 002BEK, Surat Komisi Penerimaan, dan
BekalMateriil yang telah disiapkan akan diberikan kepada Tim Komisi, sedangkan dokumen permintaan dari Bendaharawan akan diarsipkan
Bendawisesa. Tim Komisi yang mendapat 002BEK dan Surat Komisi
Penerimaan dari Bendawisesa kemudian akan mempelajarinya dan akan melakukan pencocokkan BekalMateriil sesuai 002BEK. Apabila telah
sesuai, dokumen dan Bekal tersebut akan diserahkan kembali kepada Bendawisesa untuk dilakukan verifikasi formulir penerimaan. Kemudian,
Bendawisesa akan membuat 003BEK, tetapi apabila masih ada data yang tidak sesuai maka Bendawisesa akan kembali memberikan petunjuk
kepada Tim Komisi. Dokumen 003BEK yang telah diotorisasi oleh Bendawisesa akan menjadi dasar pembuatan 003BEK yang mengalir
kepada bagian lain. Dokumen 002BEK, 003BEK, dan Surat Perintah Komisi Penerimaan kemudian akan diberikan lagi kepada Tim Komisi.
Tim Komisi yang mendapat dokumen 002BEK, 003BEK, dan Surat Perintah Komisi Penerimaan kemudian akan menggandakan
i003BEK sebanyak 8 rangkap. Rangkap 1,3, dan 4 akan diarsipkan secara nomor untuk penagihan kas, sedangkan rangkap 5 dan 6 akan diarsipkan
secara nomor untuk administrasi, rangkap 7 akan diberikan kepada Wasbekang dan rangkap 8 akan diberikan kepada Kabag Minben-SIMAK.
Dokumen 002BEK, 003BEK rangkap 2, dan Surat Perintah Komisi Penerimaan akan diberikan kepada Bendaharawan.
Bendaharawan yang telah mendapatkan dokumen 002BEK, 003BEK rangkap 2, dan Surat Perintah Komisi Penerimaan akan
melakukan pemeriksaan terhadap 002BEK. Apabila data telah sesuai, Bendaharawan akan membuat dokumen 004BEK dengan 2 rangkap,
005BEK, 017BEK, 019BEK dengan 2 rangkap,dan 020BEK dengan 2 rangkap. Dokumen 004BEK rangkap 1 akan diberikan kepada Kagud
Transbalkir bersama dengan dokumen 005BEK, 017BEK, 019BEK
rangkap 1, dan 020BEK rangkap 1. Dokumen 019BEK rangkap 2 dan 020BEK rangkap 2 akan diberikan kepada Wasbekang, sedangkan
004BEK rangkap 2 akan diarsipkan bersama dengan dokumen 002BEK,
003BEK, dan Surat Perintah Komisi Penerimaan.
Pada divisi Kagud Transbalkir, dokumen 004BEK rangkap 1, 005BEK, 017BEK, 019BEK rangkap 1, dan 020BEK rangkap 1 yang
telah diterima dari Bendaharawan akan diperiksa, kemudian Kagud Transbalkir akan mensortir BekalMateriil sesuai dengan masing-masing
Kagud Komoditi. Pensortiran BekalMateriil kepada masing-masing Kagud Komoditi akan dilengkapi dengan dokumen 004BEK rangkap 1
dan 005BEK rangkap 1. Dokumen 017BEK akan diarsipkan secara nomor, dan dokumen 019BEK rangkap 1, 020BEK rangkap 1 akan
diberikan kepada Kabag Minben-SIMAK.
Kagud Komoditi yang telah mendapatkan dokumen 004BEK rangkap 1, 005BEK dari divisi Kagud Transbalkir akan memeriksa
dokumen tersebut dan akan melakukan verifikasi. Apabila data telah sesuai maka BekalMateriil akan disimpan di gudang, tetapi apabila data
tidak sesuai maka akan dilaporkan kembali kepada Kagud Transbalkir. Dokumen 004BEK rangkap 1 dan 005BEK pun akan diarsipkan oleh
Kagud Komoditi.
Pada divisi Kabag Minben-SIMAK yang telah mendapatkan dokumen 003BEK rangkap 8 yang berasal dari Tim Komisi, akan
membandingkan dengan dokumen 019BEK rangkap 1, 020BEK rangkap 1 yang berasal dari Kagud Transbalkir. Dokumen 003BEK rangkap 8,
019BEK rangkap 1, dan 020BEK rangkap 1 kemudian akan diinputkan kedalam aplikasi SIMAK dan akan menghasilkan data SIMAK berupa pita
magnetik dan laporan keuangan berupa laporan tercetak. Dokumen 003BEK rangkap 8, 019BEK rangkap 1, 020BEK rangkap 1 akan
diarsipkan oleh Kabag Minben-SIMAK dan laporan keuangan tercetak akan diberikan kembali kepada Wasbekang untuk dilakukan perbandingan
dengan data-data yang ditransferkan kepada Wasbekang. Selanjutnya, pada bagian Wasbekang dokumen-dokumen yang
telah ditransferkan kepadanya akan dilakukan perbandingan. Adapun dokumen 003BEK rangkap 7 yang berasal dari Kagud Transbalkir, akan
dibandingkan dengan dokumen 019BEK rangkap 2, 020BEK rangkap 2 yang berasal dari Bendaharawan, dan dokumen laporan keuangan yang
berasal dari Kabag Minben-SIMAK. Ketiga dokumen tersebut kemudian akan dibandingkan oleh Wasbekang dengan cara mencocokkan data yang
telah diterima dengan laporan keuangan yang telah dibuat. Setelah dilakukan pencocokkan, akan ada verifikasi laporan keuangan apabila data
telah sesuai maka dokumen 003BEK rangkap 7, 019BEK rangkap 2, dan 020BEK rangkap 2 akan diarsipkan oleh Wasbekang dan laporan
keuangan akan diserahkan kepada Bendaharawan untuk diotorisasi, tetapi apabila data masih belum sesuai maka laporan keuangan tersebut akan
dikembalikan kepada Kabag Minben-SIMAK untuk diperiksa kembali.