Rancangan Usulan Rancangan Usulan

Bendaharawan 4 002BEK Memeriksa dan mencocokan Bekal dengan 002BEK dan menyiapkan administrasi seperti 004,005,017,019,020BEK Kagud Transbalkir 6 1 004BEK 005BEK 017BEK 1 019BEK 1 020BEK Transbalkir memeriksa BekalMateriil Bekang sesuai dengan 017,019,020 BEK Mensortir dan membagikan BekalMateriil sesuai masing-masing Kagud Komiditi dengan 004,005BEK 1 004BEK 005BEK 9 017BEK 1 019BEK 1 020BEK 10 N SP Komisi Penerimaan 002BEK 2 003BEK 2 1 004BEK 005BEK 017BEK 7 N 2 003BEK SP KomisiPenerimaan 2 1 019BEK 2 1 020BEK 8 Keterangan: 002BEK : Perintah Penerimaan atau Pengeluaran. 003BEK : Berita Acara Pengujian Penerimaan BekalMateriil Bekang. 004BEK : Kartu Persediaan atau Penimbunan. 005BEK : Buku Pertanggungjawaban Kebendaan. 017BEK : Daftar Kegiatan yang dilaksanakan oleh Komisi. 019BEK : Daftar dari Bukti Penerimaan atau Pengeluaran. 020BEK : Rekapitulasi Penerimaan atau Pengeluaran SP Komisi Penerimaan : Surat Perintah Komisi Penerimaan. 12 Laporan Keuangan Memeriksa dan mengotorisasi Laporan Keuangan Laporan Keuangan N Selesai Gambar 3.7c Rancangan Usulan Flowchart Penerimaan Bekal Materiil Bekang. 9 Kagud Komoditi 1 004BEK 005BEK Memeriksa BekalMateriil sesuai 004,005BEK Verifikasi BekalMateriil sesuai 004,005BEK Menyimpan BekalMateriil di gudang 1 004BEK 005BEK N Ya Laporan kepada Kagud Transbalkir Tidak Kabag Minben-SIMAK 10 5 8 003BEK 1 019BEK 1 020BEK Menginputkan data dari 003,019,020 BEK ke dalam aplikasi SIMAK Data SIMAK Keterangan: 003BEK : Berita Acara Pengujian Penerimaan BekalMateriil Bekang. 004BEK : Kartu Persediaan atau Penimbunan. 005BEK : Buku Pertanggungjawaban Kebendaan. 019BEK : Daftar dari Bukti Penerimaan atau Pengeluaran. 020BEK : Rekapitulasi Penerimaan atau Pengeluaran. Laporan Keuangan Membuat laporan keuangan tercetak 11 8 003BEK 019BEK 020BEK N Gambar 3.7d Rancangan Usulan Flowchart Penerimaan Bekal Materiil Bekang. Wasbekang 8 6 11 7 003BEK Laporan Keuangan 2 019BEK 2 020BEK Memeriksa dan mencocokkan data 003,019,020BEK dengan Laporan Keuangan Verifikasi Laporan Keuangan TIdak Dikembalikan kepada Kabag Minben-SIMAK Ya 7 003BEK 2 019BEK 2 020BEK Laporan Keuangan N 12 Keterangan: 003BEK : Berita Acara Pengujian Penerimaan BekalMateriil Bekang. 019BEK : Daftar dari Bukti Penerimaan atau Pengeluaran. 020BEK : Rekapitulasi Penerimaan atau Pengeluaran. Gambar 3.7e Rancangan Usulan Flowchart Penerimaan Bekal Materiil Bekang. Deskripsi Rancangan Usulan Flowchart Penerimaan BekalMateriil Bekang. Adapun usulan flowchart dalam hal ini adalah dengan menambahkan beberapa rangkap dokumen dalam setiap bagian divisi, dan menambahkan divisi baru yaitu Wasbekang, tetapi selebihnya alur ataupun tahapannya adalah sama. Pada aktivitas penerimaan BekalMateriil Bekang, Bendawisesa akan memulai aktivitas ini ketika ada permintaan BekalMateriil dari pihak Bendaharawan. Bendawisesa kemudian melakukan perencanaan dan menentukan Tim Komisi untuk penerimaan BekalMateriil. Apabila Tim Komisi telah terbentuk, Bendawisesa akan membuat dokumen 002BEK dan Surat Perintah Komisi Penerimaan. Bendawisesa kemudian memberikan petunjuk tentang pelaksanaan penerimaan BekalMateriil kepada Tim Komisi. Setelah memberikan petunjuk, Bendawisesa akan melakukan pemeriksaan formulir penerimaan. Pemeriksaan formulir penerimaaan ini berupa mencocokkan BekalMateriil yang telah disiapkan dengan formulir penerimaan. Kemudian, dokumen 002BEK, Surat Komisi Penerimaan, dan BekalMateriil yang telah disiapkan akan diberikan kepada Tim Komisi, sedangkan dokumen permintaan dari Bendaharawan akan diarsipkan Bendawisesa. Tim Komisi yang mendapat 002BEK dan Surat Komisi Penerimaan dari Bendawisesa kemudian akan mempelajarinya dan akan melakukan pencocokkan BekalMateriil sesuai 002BEK. Apabila telah sesuai, dokumen dan Bekal tersebut akan diserahkan kembali kepada Bendawisesa untuk dilakukan verifikasi formulir penerimaan. Kemudian, Bendawisesa akan membuat 003BEK, tetapi apabila masih ada data yang tidak sesuai maka Bendawisesa akan kembali memberikan petunjuk kepada Tim Komisi. Dokumen 003BEK yang telah diotorisasi oleh Bendawisesa akan menjadi dasar pembuatan 003BEK yang mengalir kepada bagian lain. Dokumen 002BEK, 003BEK, dan Surat Perintah Komisi Penerimaan kemudian akan diberikan lagi kepada Tim Komisi. Tim Komisi yang mendapat dokumen 002BEK, 003BEK, dan Surat Perintah Komisi Penerimaan kemudian akan menggandakan i003BEK sebanyak 8 rangkap. Rangkap 1,3, dan 4 akan diarsipkan secara nomor untuk penagihan kas, sedangkan rangkap 5 dan 6 akan diarsipkan secara nomor untuk administrasi, rangkap 7 akan diberikan kepada Wasbekang dan rangkap 8 akan diberikan kepada Kabag Minben-SIMAK. Dokumen 002BEK, 003BEK rangkap 2, dan Surat Perintah Komisi Penerimaan akan diberikan kepada Bendaharawan. Bendaharawan yang telah mendapatkan dokumen 002BEK, 003BEK rangkap 2, dan Surat Perintah Komisi Penerimaan akan melakukan pemeriksaan terhadap 002BEK. Apabila data telah sesuai, Bendaharawan akan membuat dokumen 004BEK dengan 2 rangkap, 005BEK, 017BEK, 019BEK dengan 2 rangkap,dan 020BEK dengan 2 rangkap. Dokumen 004BEK rangkap 1 akan diberikan kepada Kagud Transbalkir bersama dengan dokumen 005BEK, 017BEK, 019BEK rangkap 1, dan 020BEK rangkap 1. Dokumen 019BEK rangkap 2 dan 020BEK rangkap 2 akan diberikan kepada Wasbekang, sedangkan 004BEK rangkap 2 akan diarsipkan bersama dengan dokumen 002BEK, 003BEK, dan Surat Perintah Komisi Penerimaan. Pada divisi Kagud Transbalkir, dokumen 004BEK rangkap 1, 005BEK, 017BEK, 019BEK rangkap 1, dan 020BEK rangkap 1 yang telah diterima dari Bendaharawan akan diperiksa, kemudian Kagud Transbalkir akan mensortir BekalMateriil sesuai dengan masing-masing Kagud Komoditi. Pensortiran BekalMateriil kepada masing-masing Kagud Komoditi akan dilengkapi dengan dokumen 004BEK rangkap 1 dan 005BEK rangkap 1. Dokumen 017BEK akan diarsipkan secara nomor, dan dokumen 019BEK rangkap 1, 020BEK rangkap 1 akan diberikan kepada Kabag Minben-SIMAK. Kagud Komoditi yang telah mendapatkan dokumen 004BEK rangkap 1, 005BEK dari divisi Kagud Transbalkir akan memeriksa dokumen tersebut dan akan melakukan verifikasi. Apabila data telah sesuai maka BekalMateriil akan disimpan di gudang, tetapi apabila data tidak sesuai maka akan dilaporkan kembali kepada Kagud Transbalkir. Dokumen 004BEK rangkap 1 dan 005BEK pun akan diarsipkan oleh Kagud Komoditi. Pada divisi Kabag Minben-SIMAK yang telah mendapatkan dokumen 003BEK rangkap 8 yang berasal dari Tim Komisi, akan membandingkan dengan dokumen 019BEK rangkap 1, 020BEK rangkap 1 yang berasal dari Kagud Transbalkir. Dokumen 003BEK rangkap 8, 019BEK rangkap 1, dan 020BEK rangkap 1 kemudian akan diinputkan kedalam aplikasi SIMAK dan akan menghasilkan data SIMAK berupa pita magnetik dan laporan keuangan berupa laporan tercetak. Dokumen 003BEK rangkap 8, 019BEK rangkap 1, 020BEK rangkap 1 akan diarsipkan oleh Kabag Minben-SIMAK dan laporan keuangan tercetak akan diberikan kembali kepada Wasbekang untuk dilakukan perbandingan dengan data-data yang ditransferkan kepada Wasbekang. Selanjutnya, pada bagian Wasbekang dokumen-dokumen yang telah ditransferkan kepadanya akan dilakukan perbandingan. Adapun dokumen 003BEK rangkap 7 yang berasal dari Kagud Transbalkir, akan dibandingkan dengan dokumen 019BEK rangkap 2, 020BEK rangkap 2 yang berasal dari Bendaharawan, dan dokumen laporan keuangan yang berasal dari Kabag Minben-SIMAK. Ketiga dokumen tersebut kemudian akan dibandingkan oleh Wasbekang dengan cara mencocokkan data yang telah diterima dengan laporan keuangan yang telah dibuat. Setelah dilakukan pencocokkan, akan ada verifikasi laporan keuangan apabila data telah sesuai maka dokumen 003BEK rangkap 7, 019BEK rangkap 2, dan 020BEK rangkap 2 akan diarsipkan oleh Wasbekang dan laporan keuangan akan diserahkan kepada Bendaharawan untuk diotorisasi, tetapi apabila data masih belum sesuai maka laporan keuangan tersebut akan dikembalikan kepada Kabag Minben-SIMAK untuk diperiksa kembali.

1.3 Dokumen dalam Rancangan Usulan

Flowchart Pengeluaran . Adapun rancangan usulan dalam flowchart pengeluaran menambahkan beberapa rangkap dokumen yaitu 004BEK dan 018BEK menjadi 3 rangkap. Dokumen tersebut akan digunakan oleh bagian Wasbekang untuk dilakukan pencocokkan dokumen. Tabel 3.5 Dokumen yang digunakan dalam Rancangan Usulan Flowchart Pengeluaran . No Bentuk BEK Nama Dokumen Rangkap Keterangan 1. 002BEK Perintah Penerimaan atau Pengeluaran. 1 Dokumen ini berisi tentang perintah untuk menerima BekalMateriil Bekang sesuai petunjuk Bendawisesa. 2. 004BEK Kartu Persediaan atau Penimbunan. 3 Dokumen ini mencatat jumlah BekalMateriil Bekang yang telah diterima dan dikeluarkan sehingga mengetahui sisa Bekal Materiil. 3. 005BEK Buku Pertanggungj awaban Kebendaan. 1 Dokumen ini mencatat jumlah keseluruhan persediaan BekalMateriil Bekang. 4. 007BEK Bukti Pengeluaran atau Pengiriman. 1 Dokumen ini mencatat tentang BekalMateriil yang akan dikirimkan kepada Bekang Kotama. 5. 008BEK Berita Acara Pengiriman BekalMaterii l Bekang. 3 Dokumen ini mencatat tentang banyaknya BekalMateriil yang akan dikirimkan, dan keadaan Bekal. 6. 017BEK Daftar Kegiatan yang dilaksanakan oleh Komisi. 1 Dokumen ini mencatat kegiatan yang dilakukan Tim Komisi selama melaksanakan pengiriman BekalMateriil. 7. 018BEK Daftar Pengepakan. 3 Dokumen ini mencatat pengepakan BekalMateriil berdasarkan jenisnya. 8. 020BEK Rekapitulasi Penerimaan atau Pengeluaran. 1 Dokumen ini mencatat seluruh data rekapitulasi penerimaan dan pengeluaran. BarangMateriil pada akhir semester. 9. SP Komisi Pengirim an Surat Perintah Komisi Pengiriman. 1 Dokumen ini berisi perintah untuk mengirimkan Bekal Materiil Bekang. 10. SP Pengawal an Surat Perintah Pengawalan. 1 Dokumen berisi perlu tidaknya pengawalan terhadap pengiriman BekalMateriil.

1.4 Rancangan Usulan

Flowchart Pengeluaran BekalMateril Bekang. Bendawisesa Mulai Menerima perintah dari Komando Atas tentang rencana pengeluaran BekalMateriil dan menentukan Tim Komisi pengiriman Membuat dan menyiapkan 002BEK , SP Tim Komisi, dan SP Pengawalan 002BEK SP Tim Komisi Menerima dan memeriksa kebenaran lap. pelaksanaan pengiriman BekalMateriil Tim Komisi 1 1 002BEK SP Tim Komisi SP Pengawalan Mempelajari SP Tim Komisi dan menyiapkan BekalMateriil yang sesuai dengan 002BEK Setelah melakukan pemeriksaan, membuat 008BEK 002BEK SP Tim Komisi SP Pengawalan 3 2 3 008BEK 2 3 008BEK N 4 3 2 1 008BEK 4 SP Pengawalan Keterangan: 002BEK : Perintah Penerimaan atau Pengeluaran 008BEK : Berita Acara Pengiriman BekalMateriil Bekang. SP Tim Komisi Pengiriman :Surat Perintah Komisi Pengiriman. SP Pengawalan : Surat Perintah Pengawalan. Gambar 3.8a Rancangan Usulan Flowchart Pengeluaran Bekal Materiil Bekang.