Struktur dan Peran dalam Manajemen Pertunjukan Lelagu

Pihak-pihak Luar Publikasi dan pemasaran, Dokumentasi Beberapa pos pekerjaan yaitu pemasaran dan publikasi serta dokumentasi dibantu oleh pihak-pihak luar sehingga tidak terhitung sebagai bagian dari panitia. Selain itu peran petugas tata cahaya dilaksanakan oleh pegawai KKF. Jika digambarkan dalam bentuk bagan maka struktur organisasi yang berjalan di Lelagu 18 adalah sebagai berikut: Gambar 8: Struktur Organisasi Lelagu 18 Kepanitiaan Lelagu merupakan penyederhanaan dari struktur organisasi yang bersifat kompleks. Terdapat tiga tingkatan dalam struktur organisasi Lelagu yaitu tingkatan direksi, manajer, dan pelaksana. Tingkatan direksi terdiri dari direktur atau produser yang menjadi pimpinan tertinggi dan berperan menentukan Yustina Neni Agung Kurniawan Produser Produser Prihatmoko Moki Pimpinan Artistik, Penata Panggung Uniph Pimpinan Produksi, Keuangan, House Manager, Konsumsi, Kesekretariatan, Karcis Gisela Swaragita Pimpinan Artistik, Pembawa Acara Pihak-pihak Luar Publikasi dan Pemasaran, Dokumentasi Nikolas Nino Mahamboro Danang Joedodarmo Margareta Danastri Penjaga Pintu Petugas Tata Suara Transportasi, Kru Panggung Liaison Officer Pegawai KKF Petugas Tata Cahaya arah serta mengambil kebijakan-kebijakan terkait keberlangsungan acara. Produser dalam hal ini merujuk kepada pimpinan KKF yaitu Yustina Neni selaku direktur utama KKF dan Agung Kurniawan selaku direktur artistik KKF. Di bawah direksi terdapat tingkatan manajer yang terdiri dari tiga orang tim inti Lelagu yaitu Uniph, Prihatmoko Moki, serta Gisela Swaragita. Ketiganya berada pada posisi yang sejajar dan secara kolegial menjadi pelaksana fungsi- fungsi manajemen perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan dalam setiap acara yang diselenggarakan. Orang-orang dalam tingkatan manajer ini bertindak sebagai pimpinan pertunjukan baik dalam bagian artistik maupun non-artistik. Tugasnya memberi arahan kepada para anggota tim tambahan yang menjadi pelaksana rancangan kegiatan, baik yang bekerja dalam wilayah artistik maupun non-artistik. Alur perintah tidak terbatas pada pembagian wilayah kerja, sehingga semua pimpinan di tingkatan manajer dapat memberi arahan kepada siapapun anggota tim di bawahnya. Meskipun alur perintah terjadi sedemikian rupa, tim inti Lelagu tetap terbuka terhadap masukan-masukan yang diberikan oleh anggota tim tambahan. Keanggotaan tim bersifat tentatif dan distribusi tugas terkadang tumpang tindih. Dalam praktiknya, tidak jarang sesama anggota tim saling menggantikan pekerjaan satu sama lain. Bagi tim Lelagu sendiri hal ini tidak menjadi masalah selama tidak mengganggu kelancaran penggarapan acara. Jika mengacu kepada bentuk-bentuk struktur organisasi yang diutarakan oleh Hicks, struktur organisasi dalam Lelagu termasuk dalam bentuk organisasi informal. Struktur organisasi informal bersifat luwes karena disusun secara bebas, fleksibel, tak pasti, dan spontan sehingga kedudukan, tugas, dan fungsi-fungsi di dalam organisasinya tampak kabur. Sedangkan menurut penggolongan yang diutarakan Murgiyanto, struktur organisasi dalam Lelagu termasuk dalam tipe Organisasi Panitia. Karakteristik struktur organisasi ini ialah kepemimpinannya bersifat kolegial atau dewan, sehingga terdiri dari beberapa orang. Segala keputusan dan tanggung jawab diambil secara bersama-sama. Bentuk kepanitiaan seperti ini berjalan secara efektif ketika diterapkan dalam pertunjukan berskala kecil seperti Lelagu. Selain berskala kecil, beban kerja dalam manajemen Lelagu relatif ringan karena banyak kebutuhan pertunjukan yang sudah terjamin seperti venue, pembiayaan, fasilitas panggung, serta konsumsi. Oleh karena itu kepanitiaan dapat dipadatkan sehingga seluruh tugas yang ada cukup dikerjakan oleh sejumlah kecil anggota tim. Cara ini lebih efisien ketimbang melibatkan banyak orang untuk mengerjakan tugas-tugas yang porsinya kecil, yang justru mempersulit koordinasi dan memperlambat kerja ketika ada anggota tim yang kinerjanya buruk.

3. Proses Manajemen Pertunjukan Lelagu

Berdasarkan observasi yang telah dilakukan peneliti baik secara langsung dalam gelaran Lelagu 18 maupun melalui wawancara dengan tim Lelagu, dapat dibuat bagan cara kerja manajemen pertunjukan Lelagu secara umum seperti di bawah ini: Gambar 9: Bagan Proses Manajemen Pertunjukan Lelagu Terdapat tiga tahap dalam proses manajemen pertunjukan gelaran Lelagu. Tahap-tahap tersebut mencakup tahap pra pementasan, tahap pementasan, serta tahap pasca pementasan. Proses yang terjadi berjalan sebagai sebuah siklus sehingga tahap pasca pementasan menjadi umpan balik untuk memulai proses penyelenggaraan acara selanjutnya. Berikut ini adalah penjabaran tahap-tahap yang ada dalam proses manajemen pertunjukan Lelagu: Tahap Pra Pementasan Tahap Pementasan Tahap Pasca Pementasan Perancangan Acara Penentuan idetema dan kuratorial Kontak dengan musisi dan perupa Penentuan tanggal penyelenggaraan acara Merancang pembiayaan Koordinasi dengan pihak- pihak luar Pembentukan panitia Publikasi acara Technical Meeting, persiapan venue dan Soundcheck Penyelenggaraan acara Pembagian hasil tiket dan pelaporan keuangan Publikasi dokumentasi Pelaksanaan FGD Lelagu

a. Tahap Pra Pementasan

Tahap pra pementasan dilaksanakan sebelum acara dilangsungkan dan mencakup seluruh kegiatan yang dilakukan untuk mempersiapkan acara. Dalam tahap ini terdapat suatu rangkaian pekerjaan yang dikelompokkan lagi menjadi tahap perancangan acara, kemudian dilanjutkan dengan pembentukan panitia, koordinasi dengan pihak-pihak luar yang membantu, publikasi acara, serta technical meeting, persiapan venue dan soundcheck. Dalam perancangan acara terjadi serangkaian kegiatan yaitu penentuan idetema dan kuratorial, kontak dengan musisi dan perupa, serta penentuan tanggal penyelenggaraan acara yang terjadi secara simultan atau serentak. Urutan proses yang terjadi dalam ketiga kegiatan ini dapat berubah-ubah dan saling berpengaruh satu sama lain. Kemudian setelah didapatkan kepastian tanggal, penampil, serta tema acara, langkah selanjutnya yang dilakukan adalah perancangan pembiayaan. Berikutnya dilakukan koordinasi dengan pihak-pihak luar yang membantu, yang terdiri dari penyelenggara lapak dan sablonase, divisi dokumentasi, radio online, media partner, serta penyedia peralatan produksi apabila dibutuhkan. Publikasi acara juga dibantu oleh pihak-pihak luar Lelagu. Publikasi acara ini mencakup pembuatan desain poster oleh perupa yang tampil dalam gelaran Lelagu sebelumnya, serta penyebaran informasi acara melalui beberapa media yang dilibatkan. Bersamaan dengan itu terjadi proses pembentukan panitia dengan cara mencari anggota tim tambahan. Selanjutnya panitia yang dibentuk