Vira Renata Sari pohan : P e n g a r u h D e s a i n P e k e r j a a n T e r h a d a p G a i r a h K e r j a K a r y a w a n D i v i s i I I A I n a l u m I n t e r n a l A u d i t o r P a d a P T . I N A L U M , 2 0 0 9 .
U S U R e p o s i t o r y © 2 0 0 9
WORKING PAPER OF AUDIT PROGRAM RELATED TO THE AUDIT ON PROCUREMENT SECTION
a Keberadaan Org. Chart periksa atas keberadaan struktur organisasi SPM.
SPM- GENERAL AUDIT CYCLE XII 1. Organization Structure
b Validitas Org.Chart telusuri apakah struktur organisasi tersebut di update atau
tidak. c
Job Description periksa apakah Job Description telah dibuat secara jelas dan tidak bias.
d PIC Name periksa terhadap keseluruhan PIC namenya.
e Concurrent Job pastikan tidak ada jabatan rangkap di SPM.
f Periksa apakah pembagian tugas tanggung jawab sudah sesuai internal control
yang baik.
2. Receiving RFP
a Budget 1.
Apakah RFP diproses setelah adanya approval budget RFA oleh SPA. 2.
Telusuri apakah budget dalam RFP sesuai dengan AMP nya. b RFP
1. Apakah RFP segera diproses sesuai dengan ketentuan waktu.
2. Cek tanggal penerimaan RFP.
3. Cek tanggal approval RFP.
4. Telusuri apakah dokumen pendukung RFP sudah lengkap. TS, Blank BQ,
Price Reference c Preparing Tender Document, yang meliputi :
Vira Renata Sari pohan : P e n g a r u h D e s a i n P e k e r j a a n T e r h a d a p G a i r a h K e r j a K a r y a w a n D i v i s i I I A I n a l u m I n t e r n a l A u d i t o r P a d a P T . I N A L U M , 2 0 0 9 .
U S U R e p o s i t o r y © 2 0 0 9
1. Request For Procurement Execution
2. Request For Quotation.
Langkah-langkah Audit :
1 Apakah tender document tersebut sesuai dengan ketentuan waktunya sejak
RFP di approve SPM. 2
Apakah tender schedule dibuat sesuai dengan ketentuan waktu. 3
Telusuri apakah rekomendasi bidder sesuai dengan ketentuan dan kualifikasi di DPM.
4 Apakah penawar yang diundang sesuai dengan rekomendasi dalam RFPE.
5 Apakah tanggal penerimaan RFQ oleh bidder sesuai dengan ketentuan tertulis.
6 Apakah tenggang waktunya memungkinkan bidder melakukan penawaran.
7 Apakah jumlah peserta tender yang diundang sebanyak- banyaknya sesuai
dengan bidang dan kelasnya untuk mendukung prinsip efisien, terbuka,dan bersaing.
8 Apakah ada bukti penerimaan RFQ oleh bidder.
9 Cek nama dan tanda tangannya.
10 Cek penerimaan Fax dari supplier.
11 Cek email dari supplier.
12 Cek buku ekspedisi.
3. Tender Process
a 1.
Apakah ada minutes of meeting Tender Briefing. Tender Briefing
Vira Renata Sari pohan : P e n g a r u h D e s a i n P e k e r j a a n T e r h a d a p G a i r a h K e r j a K a r y a w a n D i v i s i I I A I n a l u m I n t e r n a l A u d i t o r P a d a P T . I N A L U M , 2 0 0 9 .
U S U R e p o s i t o r y © 2 0 0 9
2. Apakah peserta TB diikuti seluruh peserta tender, requester, SPA dan pihak-
pihak yang terkait. 3.
Apakah perbedaanperubahan spect TB. 4.
Telusuri bagaimana mekanisme mengundang bidder dalam TB. 5.
Apakah mekanisme TB dituangkan dalam PM and WI. 6.
Apakah tanggal undangan TB yang dikirim ke bidder waktunya cukup untuk menghadiri TB tersebut.
7. Apakah semua bidder dikirim undangan TB.
8. Telusuri apakah TS dan BQ dan tata cara evaluasi telah diberikan oleh
supplier dan buktikan ada tanda terimanya. 9.
Apakah pagu anggaran dinyatakan kepada seluruh peserta. b
1. Telusuri apakah quotation yang diterima sesuai dengan batas waktu yang
ditentukan. Quotation
2. Verifikasi dan cek apakah ada penerimaan quotation diluar batas waktu yang
ditentukan. 3.
Cek apakah ada quotation yang diterima sesuai dengan bidder yang diundang. c
1. Periksa apakah opening tender dilaksanakan sesuai dengan tanggal yang
ditentukan dalam RFPE. Opening Quotation
2. Periksa apakah peserta terdiri dari bidder yang diundang.
3. Periksa apakah requester, SPM dan Finance hadir dalam opening tender.
4. Periksa apakah OT telah memenuhi persyaratan 50+1.
Vira Renata Sari pohan : P e n g a r u h D e s a i n P e k e r j a a n T e r h a d a p G a i r a h K e r j a K a r y a w a n D i v i s i I I A I n a l u m I n t e r n a l A u d i t o r P a d a P T . I N A L U M , 2 0 0 9 .
U S U R e p o s i t o r y © 2 0 0 9
5. Periksa apabila jika tidak memenuhi ketentuan diatas ada dilakukan
perpanjangan waktu untuk opening tender sesuai dengan PM and WI. 6.
Periksa apakah ada revisi penawaran dari bidder dalam hal spesifikasi maupun harga.
7. Cek secara keseluruhan apakah ada price list dari maker maupun distributor.
4. Evaluation
