yang dibutuhkan mereka dan perlu mengatakan terus terang dan berjanji akan mencarikannya.
2. Pimpinan hendaklah membagi informasi yang dibutuhkan oleh
karyawan.Pimpinan hendaklah membantu karyawan merasakan bahwa diberi informasi.
3. Pimpinan hendaklah mengembangkan suatu perencanaan komunikasi,
sehingga karyawan dapat mengetahui informasi yang dapat diharapkannya untuk diperoleh berkenaan dengan tindakan-tindakan
pengelolaan yang dipengaruhi mereka. 4.
Pimpinan hendaklah berusaha membentuk kepercayaan di antara pengirim dan penerima pesan. Kepercayaan ini akan mengarahkan
kepada komunikasi yang terbuka yang akan mempermudah adanya persetujuan yang diperlukan antara bawahan dan atasan Muhammad,
2009:112. Informasi dalam melaksanakan komunikasi ke bawah dapat berupa:
a. Mengadakan rapat
b. Memasang pengumuman
c. Menerbitkan majalah intern
d. Pemberian pujian Effendy, 2002:148
Dalam realitas setiap organisasi yang mulai tumbuh dan berkembang, struktur jenjang, tugas dan penerapan teknologi tinggi yang
makin pasif, serta tingkat pelayanan produksi barang dan jasa semakin variasi dan makin meningkat dalam volume dan kuantitas serta kualitas.
Secara komunikatif, organisasi cenderung akan mengalami banyak “kemunduran” yang akan dirasakan karyawannya Pohan, 2005:76.
II.2.3.3 Bentuk Komunikasi Atasan Kepada Bawahan
Pimpinan menyampaikan informasi kepada bawahan dapat dilakukan dengan berbagai metode. Empat klasifikasi metode yaitu:
metode lisan, tulisan, gambar dan campuran dari lisan-tulisan dan gambar. Berdasarkan beberapa penelitian para ahli ditemukan bahwa metode lisan
saja paling efektif digunakan untuk situasi memberikan teguran atau
Universitas Sumatera Utara
menyelesaikan perselisihan di antara anggota organisasi. Metode tulisan saja paling efektif digunakan untuk memberikan informasi yang
memerlukan tindakan di masa yang akan datang, memberikan informasi yang bersifat umum, dan tidak memerlukan kontak personal. Sementara itu
hasil penelitian setiap level menyatakan metode yang paling efektif adalah metode lisan diikuti tulisan. Mereka juga mengatakan bahwa pemakaian
papan pengumuman dan metode tulisan saja kurang efektif digunakan. Muhammad, 2009:115
Ada enam kriteria yang sering digunakan untuk memilih metode penyampaian informasi kepada para pegawai Level Galle, 1988:
1. Ketersediaan. Metode-metode yang tersedia dalam organisasi
cenderung dipergunakan. 2.
Biaya. Metode yang dinilai paling murah cenderung dipilih untuk penyebaran informasi rutin dan yang tidak mendesak.
3. Pengaruh. Metode yang nampaknya member pengaruh atau kesan
paling besar sering dipilih daripada metode yang baku. 4.
Relevansi. Metode yang tampak paling relevan dengan tujuan yang ingin dicapai akan lebih sering dipilih. Bila tujuannya singkat dan
sekedar menyampaikan informasi, dapat dilakukan pembicaraan dapat diikuti oleh memo. Bila tujuannya menyampaikan masalah yang
rinciannya rumit, metode laporan tehnik tertulis adalah metode yang mungkin dipilih.
5. Respon. Metode yang dipilih akan dipemgaruhi oleh ketentuan apakah
yang dikehendaki atau diperlukan respon khusus terhadap informasi tersebut.
6. Keahlian. Metode yang nampaknya sesuai dengan kemampuan
pengirim untuk mempergunakannya dan dengan kemampuan penerima untuk memahaminya cenderung digunakan daripada metode
yang tampaknya diluar kemampuan komunikator atau diluar kemampuan pemahaman pegawai yang menerimanya. dalam
Muhammad, 2009:114-115
Universitas Sumatera Utara
Bentuk komunikasi yang biasa digunakan dalam tiap metode komunikasi ke bawah terdiri dari :
1. Metode Lisan, dapat dilakukan melalui:
a rapat, diskusi, seminar, konferensi, b intervieuw,
c telepon, d sistem interkom,
e kontak interpersonal, dan g ceramah.
2. Metode Tulisan, dapat dilakukan melalui:
a surat, b memo,
c telegram, d majalah,
e surat kabar, f deskripsi pekerjaan,
g panduan pekerjaan, h laporan tertulis, dan
i pedoman kebijaksaan. 3.
Metode Gambar, dapat dilakukan melalui: a grafik,
b poster, c peta,
d film, e slide,
f display, dan g foto. Muhammad, 2009:116
Menurut Pohan 2005:78, setiap organisasi yang mulai tumbuh dan berkembang, struktur jenjang, tugas dan penerapan teknologi tinggi
yang makin pasif, serta tingkat pelayanan produksi barang dan jasa semakin variasi dan makin meningkat dalam volume dan kuantitas serta
kualitas. Secara komunikatif, organisasi cenderung akan mengalami
Universitas Sumatera Utara
banyak “kemunduran” yang akan dirasakan karyawannya. Persoalan kemunduran arus kualitas dan kuantitas pesan dan informasi yang
dirasakan karyawan, disebabkan oleh beberapa hal berikut: a.
Pertumbuhan dan perkembangan organisasi membuat isolasi beberapa bagian atau departemen dimana isolasi tersebut tidak disadari
manajemen puncak, sehingga tidak segera diadakan perbaikan kondisi.
b. Kehilangan arah dan kejelasan sasaran dan tujuan. Hal ini akibat dari
kurangnya kontak personal baik informal maupun formal. c.
Karena manajer mungkin hampir tidak pernah melakukan audit internal terhadap terhadap komunikasi organisasi, untuk mengevaluasi
sejauh mana jaringan formal yang ada masih efektif dan relevan, ataukah sudah harus diperbaiki atau diganti segera.
d. Munculnya ketidakjelasan mengenai siapakah yang sebenarnya harus
bertanggung jawab di antara para manajer tingkat atas, menengah atau supervisor lini bawah terhadap keberadaan jaringan formal
komunikasi ke bawah yang efektif, dan e.
Pemisahan antara personal supervisor dengan yang bukan supervisor, kondisi ini didasarkan pada norma tidak tertulis bahwa terdapat
pembedaan dan pemisahan antara keduanya: manajemen dan bukan manajemen.
Suatu keharusan bagi manajemen untuk segera memperbaiki kondisi jaringan komunikasi formal arus ke bawah ini agar arus pesan dan
informasi yang relevan dalam kualitas dan kuantitas mengalir dengan deras melalui jaringan formal ke seluruh bagian organisasi perusahaan.
Beberapa upaya guna memperbaiki kondisi arus pesan dan informasi ke bawah agar lebih efektif dimaksud adalah:
a Membangun tujuan yang jelas dan realistis. Manajer perlu terus-
menerus mengkomunikasikannya sehingga karyawan betul-betul memahami.
b Perlu mempertimbangkan dan memperhatikan isi pesan yang akan
disampaikan.
Universitas Sumatera Utara
c Teknik yang sesuai dalam cara bagaimana pesan dan informasi
tersebut harus disampaikan kepada para karyawan sehingga lebih efektif.
II.2.3.4 Faktor Yang Mempengaruhi Komunikasi Atasan Kepada Bawahan
