Borang Evaluasi Diri Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Unnes 2012 11
b. Sikap kompetitif ilmiah dan etos kerja sebagian sivitas akademika untuk melaksanakan misi belum optimal.
c. Visi konservasi belum dipahami secara luas oleh stakeholder eksternal d. Letak geografis dan aksesibilitas fisik Unnes masih terbatas
3. Peluang
a. Pengembangan Ipteks terbuka luas bagi perguruan tinggi b. Visi konservasi sejalan dengan pengarusutamaan pendidikan karakter
c. Terbukanya kesempatan luas bagi Unnes untuk berperan dalam masyarakat internasional seiring dengan perhatian dunia terhadap lingkungan
4. Ancaman
a. Sikap masyarakat yang masih menyukai jalan pintas untuk memperoleh hasil belajar
b. Hadirnya perguruan tinggi asing di Indonesia c. Masuknya budaya asing yang tidak sesuai dengan budaya Indonesia
Tabel 1.2 Analisis SWOT Komponen A Kekuatan S
Kelemahan W
Visi, misi, tujuan, dan sasaran dirumuskan berdasarkan komitmen
pimpinan dan
semua civitas
akademika Visi, misi, tujuan, dan sasaran
pencapaian telah dipahami oleh pemangku kepentingan internal dan
eksternal dosen,
tenaga kependidikan, mahasiswa, alumni,
dan pengguna lulusan Misi disusun untuk mewujudkan visi
universitas Tidak banyak perguruan tinggi yang
mempunyai visi konservasi. Unnes sebagai pendidikan tinggi
berstatus satker BLU Memiliki kemampuan sumberdaya
untuk mewujudkan visi, misi, tujuan dan sasaran
Komitmen dan konsistensi sebagian sivitas akademika belum optimal
dalam mewujudkan visi, misi, tujuan dan sasaran yang akan dicapai
Sikap kompetitif ilmiah dan etos kerja sebagian sivitas akademika untuk
melaksanakan misi belum optimal. Visi konservasi belum dipahami
secara luas
oleh stakeholder
eksternal. Letak geografis dan aksesibilitas fisik
Unnes masih terbatas
Borang Evaluasi Diri Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Unnes 2012 12
Peluang O Ancaman T
Pengembangan Ipteks terbuka luas bagi perguruan tinggi
Visi konservasi sejalan dengan pengarusutamaan
pendidikan karakter
Terbukanya kesempatan luas bagi Unnes
untuk berperan
dalam masyarakat
internasional seiring
dengan perhatian dunia terhadap lingkungan
Sikap masyarakat yang masih menyukai
jalan pintas
untuk memperoleh hasil belajar
Hadirnya perguruan tinggi asing di Indonesia
Masuknya budaya asing yang tidak sesuai dengan budaya Indonesia
Borang Evaluasi Diri Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Unnes 2012 13
KOMPONEN B:TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN, SISTEM PENGELOLAAN DAN PENJAMINAN MUTU
B.1. Personil beserta Fungsi dan Tugas Pokoknya
Dalam menjalankan fungsinya sebagai lembaga pendidikan tinggi di satu sisi dan badan layanan umum di sisi lain, Unnes memiliki dukungan sumberdaya manusia
yang relatif baik. Secara umum personil dan sumber daya manusia yang dimiliki Unnes terbagi dalam dua kelompok besar yaitu dosen dan tenaga kependidikan, dengan
tugas dan fungsi masing-masing. Total jumlah dosen tetap di Unnes adalah sebanyak 1003 orang yang
terdistribusi ke dalam delapan fakultas dan 69 program studi jenjang diploma, sarjana, dan program profesi. Di antara para dosen ini, sebagiannya juga mendapatkan tugas
mengajar tambahan pada Program Pascasarjana Unnes, dengan program studi sebanyak 17 buah.
Sejumlah dosen juga mendapatkan tugas tambahan struktural, yang sesuai dengan Statuta Unnes Permendiknas No. 8 tahun 2011
2
, mencakupi tugas tambahan sebagai Rektor dan Pembantu Rektor, Ketua Lembaga, Ketua Badan, serta Dekan dan
Pembantu Dekan. Saat ini Unnes memiliki tenaga kependidikan sebanyak 767 orang. Secara
umum tenaga kependidikan ini memiliki tugas pokok dan fungsi di bidang administrasi program-program tri dharma Unnes baik bidang akademik, kemahasiswaan, keuangan,
kepegawaian, dan aset. Tenaga akademik laboran memiliki tugas dan fungsi pokok membantu dalam pembelajaran yang memerlukan praktikum laboratorium dan
penelitian. Setiap personil memiliki tanggung jawab, tugas, dan fungsi yang jelas.
Tanggung jawab, tugas, dan fungsi tersebut diatur dalam Statuta Unnes, OTK yaitu Organisasi dan Tata Kerja Unnes Permendiknas No. 59 Tahun 2009, dan rincian
tugas Peraturan Rektor No 29 Tahun 2011
3
. Perlu diketahui bahwa terbitnya OTK Unnes tahun 2009, didasarkan pada
konteks transisi Unnes menjadi Badan Layanan Umum BLU. Namun demikian, karena perubahan Statuta Unnes dilaksanakan setelah terbitnya Pemendiknas No. 59
tahun 2009, sampai saat ini masih terdapat perbedaan sejumlah perbedaan antara Statuta dan OTK. Merespon hal ini, Unnes tengah melaksanakan perbaikan OTK yang
ada dan diharapkan perangkat legal OTK baru dapat diterbitkan sebelum akhir tahun 2012.
2
Lampiran B.1 a : Statuta Unnes
3
Lampiran B.1 b : Dokumen Sistem Tata Pamong OTK
Borang Evaluasi Diri Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Unnes 2012 14
Perubahan OTK juga dirasa diperlukan karena sebagai respons terhadap lahirnya unit-unit baru di Unnes. Selaras dengan visi Unnes sebagau Universitas
Konservasi, tahun 2011 lahir Badan Pengembangan Konservasi. Ini juga diiringi dengan peningkatan status UPT Pengembang Teknologi Informasi dan Komunikasi
menjadi Badan Pengembangan Teknologi Informasi Komunikasi. Selain dua unit ini tahun 2011 juga ditandai dengan kelahiran Program Pendidikan Profesi Guru P3G
yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan pendidikan profesi guru. Dapat diprediksikan, meskipun untuk kepentingan saat dirasa sudah mencukupi,
struktur kepemimpinan berikut dukungan personil dan rincian tugas tiap-tiap elemen Unnes, perlu untuk ditinjau kembali. Hal ini terkait dengan terbitnya Undang-Undang
No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi. Kelahiran produk hukum ini dapat dipastikan secara mendasar akan mempengaruhi tata kelola Unnes di masa
mendatang. Untuk itu, upaya penyelarasan dan peninjauan terhadap aturan-aturan internal Unnes mutlak diperlukan. Untuk itu pula, guna menghindari inefisiensi, upaya
revisi OTK Unnes 2009 yang saat ini dilakansakan juga telah mengakomodasi amanat UU No. 12 Tahun 2012.
B.2. Sistem Kepemimpinan dan Pengalihan Deputizing serta Akuntabilitas Pelaksanaan Tugas
Kepemimpinan di Unnes dapat digambarkan dalam sebuah proses sistemik yang melibatkan input-process-output-outcome. Dalam perspektif sistem ini, maka
seluruh sumberdaya yang dimiliki Unnes baik hardware, software, maupun brainwareinput didayagunakan sedemikian rupa sehingga hasilnya output dapat
memberikan dampak yang baik bagi pencapaian visi dan misi institusi. Pada praktiknya sistem kepemimpinan ini dapat dibedakan ke dalam tiga ragam yaitu kepemimpinan
operasional, organisasional, dan publik. Efektivitas kepemimpinan operasional, yang berkaitan dengan kemampuan
menjabarkan visi, misi ke dalam kegiatan operasional institusi perguruan tinggi, ditandai pertama dengan perumusan visi misi Unnes 2020 pada tahun 2010. Visi
tersebut kemudian mendapatkan legalitas pada tahun 2011dengan terbitnya Permendiknas No. 8 Tahun 2011 tentang Statuta Unnes. Pasal 2 peraturan tersebut
menyatakan bahwa visi Unnes adalah ”menjadi universitas konservasi bertaraf internasional, yang sehat, unggul, dan sejahtera pada tahun 2020”. Visi ini merupakan
kelanjutan dari visi “Unnes yang sehat, unggul, dan sejahtera” yang dirumuskan pada tahun 2007.
Selain menunjukkan efektivitas kepemimpinan, perubahan visi Unnes di atas menunjukkan karakter kepemimpinan operasional Unnes yang responsif terhadap
Borang Evaluasi Diri Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Unnes 2012 15
dinamika dan perubahan.Konteks kelahiran visi tersebut di satu sisi adalah dinamika internal Unnes berupa deklarasi Unnes sebagai Universitas Konservasi pada tahun
2010. Selain itu, kelahiran visi Unnes 2020 juga dilatari oleh dorongan pemerintah untuk meningkatkan kualitas pendidikan tinggi agar mampu bersaing dengan
perguruan-perguruan tinggi di negara-negara maju. Efektivitas kepemimpinan operasional Unnes kemudian ditunjukkan dengan
langkah-langkah lanjutan pasca perumusan Visi Unnes 2020. Hal ini dilakukan dengan langkah-langkah visi baru tersebut bersamaan dengan sosialisasi Statuta Unnes 2012
melalui berbagai forum baik pada tingkat universitas, fakultas, maupun jurusan. Kepemimpinan organisasional Unnes, yakni aspek kepemimpinan yang terkait
dengan pemahahan tata kerja antar unit internal dan relasi engan institusi luar juga menunjukkan tingkat efektivitas yang tinggi. Keberadaan Permendiknas No. 59 tahun
2009 merupakan fondasi legal formal yang sangat penting dalam hal ini, di dalamnya diatur secara rinci tanggung jawab unsur-unsur pendukung dan pelaksana tata kelola
Unnes, khususnya untuk unit-unit pada tingkat universitas dan fakultas. Untuk menjamin efektivitas kepemimpinan organisasional koordinasi dan komunikasi antar
unit terus dibangun. Hal ini ditempuh dengan penyelenggaraan rapat pimpinan rutin, baik pada tingkat universitas maupun fakultas, rapat pleno pimpinan dan staf, serta
rapat kerja yang diperuntukkan bagi perencanaan program di awal tahun dan rapat kerja yang diperuntukkan bagi evaluasi kinerja di akhir tahun.
Di samping praktik yang bersifat konvensional tersebut di atas, Unnes juga telah mengembangkan sejumlah sistem online yang mendukung efektivitas dan
akuntabilitas kepemimpinan organiasionalnya, baik di bidang akademik maupun non- akademik. Sistem-sistem ini memungkinkan setiap unit melakukan tugas dan fungsinya
dengan baik. Sistem-sistem ini dibangun dengan berdasarkan pendekatan sentralisasi sistem dan desentralisasi kewenengan. Artinya sistem dibuat tunggal, namun
kewenangan didistribusikan secara berjenjang sesuai dengan level kepemimpinan. Semakin tinggi level kepemimpinan semakin luas otoritas yang dimilikinya dalam
sistem tersebut. Sistem ini dengan sendirinya merupakan alat kontrol dan pendukung akuntabilitas kepemimpinan, karena membutuhkan peran setiap elemen sesuai
dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing. Guna mendukung efektivitas praktik kepemimpinan organisasional, sejumlah
dokumen pendukung praktik manajemen juga diterbitkan. Sepanjang tahun 2011 lalu, bidang akademik menerbitkan misalnya dokumen Pedoman Manajemen Akademik,
yang secara rinci dan komprehensif mendeskripsikan tugas setiap level otoritas yang di bidang akademik. Bidang akademik juga menerbitkan Pedoman Double Degree
internal yang secara khusus dikembangkan untuk mengantisipasi rendahnya
Borang Evaluasi Diri Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Unnes 2012 16
keterserapan alumni sejumlah program studi murni tertentu. Dokumen lain yang diterbitkan adalah Pedoman Kelas Bilingual. Memang pedoman ini telah memberikan
dasar-dasar yang jelas bagi pelaksanaan program-program akademik. Namun demikian, implementasinya di lapangan masih harus terus ditingkatkan.
Pada aspek kepemimpinan publik, sejumlah informasi dan evaluasi dapat disampaikan sebagai berikut. Unnes saat ini mendapatkan keberterimaan publik
public acceptance and recognition yang baik. Ini ditandai dengan kian meningkatnya animo masyarakat yang terus meningkat dari tahun ke tahun, diiringi dengan
meragamnya mahasiswa dari segi asal daerah. Efektivitas kepemimpinan publik Unnes juga ditunjukkan oleh peningkatan kerja
sama Unnes baik dengan mitra dari dalam maupun luar negeri. Sejumlah kerjasama dalam negeri bahkan telah membawa hasil kongkret. Di antaranya kerjasama dengan
PT. Pertamina telah membantu Unnes dalam melaksanakan program pengabdian masyarakat berupa pendirian rumah pintar dan pusat pendidikan anak usia dini di
Tambak Lorok, Semarang Timur. Kerjasama dengan bank BNI 46 juga memberikan hasil nyata berupa pendirian pusat pendidikan anak usia dini Sekar Nagari di kompleks
kampus Sekaran. Efektivitas kepemimpinan publik juga tampak dari pelaksanaan kerjasama
dengan universitas di Amerika Serikat yang tergabung dalam US-Indonesia Teacher Education Consortium Usintec.Melalui skema ini Unnes melaksanakan program dual
master degree dengan Ohio University dan Indiana University. Menjelang akhir 2012, kembali Unnes menjalin kerjasama dengan National Institute of Education NIE
Singapura. Melalui skema ini, 50 orang mahasiswa jenjang magister Program Pascasarjana Unnes bidang kepengawasan, nantinya akan melaksanakan praktik
supervisi. Efektivitas kepemimpinan didukung oleh kejelasan garis perintah dan
koordinasi antar elemen kepemimpinan sebagaimana diatur dalam Statuta dan Organisasi dan Tata Kerja Unnes. Dokumen ini memastikan bahwa praktik
kepemimpinan memiliki alur yang jelas dari hulu ke hilir. Dengan alur yang jelas ini, maka beban kepemimpinan dan tata kelola didistribusikan secara merata menurut
tingkat otoritas elemen kepemimpinan sesuai dengan aturan yang ada. Karena itu pula, jika karena satu dan lain hal elemen pada satu level kepemimpinan tertentu tidak
dapat melaksanakan tugas tertentu, beban kerja dapat dialihkan kepada level yang setara atau di bawahnya.
Alur kepemimpinan dari hulu ke hilir ini sekaligus juga merupakan alur pertanggung jawaban. Hanya saja alur pertanggung jawaban ini bergerak dari hilir ke
hulu, dari level kepemimpinan paling bawah ke level puncak. Secara umum proses
Borang Evaluasi Diri Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Unnes 2012 17
pengalihan deputizing dalam praktik kepemimpinan Unnes berjalan dengan efektif, dan telah menerminkan pola sistemik: input-proses-output. Input dalam hal ini bisa
berupa kebijakan atau informasi yang kemudian diproses melalui eksekusi oleh emelen-elemen yang relevan baik secara langsung atau melalui mekanisme delegasi.
Hasil eksekusi ini output kemudian dilaporkan kembali kepada pemberi wewenang. Meskipun proses pengalihan tanggung jawab deputizing telah berjalan secara
efektif dan didukung dokumen legal formal yang baik, namun kualitas output kepemimpinan masih harus ditingkatkan. Artinya, kualitas kegiatan baik proses
maupun hasilnya masih harus ditingkatkan. Selama ini, meskipun berbagai program dan kegiatan dapat terlaksana secara lancar, dampaknya terhadap pencapaian visi
dan misi lembaga belum terukur jelas. Misalnya, meskipun menurut mekanisme yang ada setiap personil yang mendapatkan pengalihan tugas diharuskan memberikan
laporan kepada pemberi tugas, kenyataannya hal tersebut belum terlaksana dengan baik. Laporan yang disampaikan umumnya bersifat lisan, dan karenanya tidak
terdokumentasikan dan tidak dapat diukur. Diharapkan di masa mendatang kualitas output kepemimpinan, khususnya program-program dan kegiatan yang dilaksanakan
dengan mekanisme deputizing dapat didokumentasikan dengan baik untuk kemudian diukur dampak dan kontribusinya terhadap performa pencapaian visi dan misi Unnes
secara keseluruhan.Perbaikan ini di masa mendatang misalnya dapat dilakukan dengan mengoptimalisasikan sistem informasi manajemen online yang saat ini sudah
tersedia.
B.3. Partisipasi Civitas Academica dalam Pengembangan Kebijakan, serta Pengelolaan dan Koordinasi Pelaksanaan Program
Salah satu ciri kepemimpinan yang sehat adalah tingkat partisipasi warga institusi yang tinggi. Berkenaan dengan hal ini, dapat dinyatakan bahwa tingkat
partisipasi civitas academica Unnes dalam proses kepemimpinan cukup baik. Sejumlah upaya memang dilaksanakan untuk menumbuhkan partisipasi tersebut.
Upaya konvensional yang dilakukan jajaran pimpinan dalam menumbuhkan partisipasi tersebut antara lain adalah dengan menggelar Safari Rektorat yang dilaksanakan
secara ruting ke setiap fakultas dan program pasca sarjana secara bergantian. Melalui kegiatan ini aspirasi riil civitas academica digali, ditampung, dan direspons secara
proporsional berdasarkan skala prioritas. Pada tingkat fakultas dan jurusan, upaya serupa juga dilaksanakan. Setiap
fakultas misalnya memiliki hari khusus yang dipilih, dan didesain menjadi waktu bersama warga fakultas untuk bertemu dan berdiskusi serta menyampaikan aspirasi
Borang Evaluasi Diri Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Unnes 2012 18
mereka. Forum ini dinilai efektif dalam menumbuhkan partisipasi warga dalam pengembangan implementasi kebijakan pada tingkat fakultas.
Di luar upaya konvensional tersebut, tumbuhnya partisipasi warga juga didukung oleh media penyalur aspirasi online. Unnes saat ini memiliki setidaknya dua
wadah online resmi yang menampung aspirasi, keluhan, dan usul warga, yaitu Urung Rembug dan Suara Warga Unnes. Kedua menu ini terintegrasi dalam sistem informasi
manajemen akademik terpadu Sikadu, akademik.unnes.ac.id. Melalui sistem ini dosen, tenaga kependidikan, dan mahasiswa dapat secara bebas dan cepat
meyampaikan aspirasi mereka, dan dengan demikian menunjukkan partisipasi mereka dalam pengembangan kebijakan, pengelolaan, dan koordinasi pelaksanaan program.
Sistem online ini juga memicu respons yang cepat dari para pengambil kebijakan, karena sistem tersebut memungkinkan para pengguna memberikan sanksi sosial
terhadap pengambil kebijakan yang tidak responsif. Munculnya forum-forum yang didesain untuk memberikan ruang partisipasi
memang telah memberikan dampak positif bagi Unnes. Rasa memiliki dan keinginan untuk terlibat tampak meningkat di kalangan warga Unnes. Namun, ketersediaan forum
ini belum sepenuhnya didukung oleh daya respons yang andal dan reliabel pada seluruh elemen kepemimpinan dan tata kelola Unnes. Hal ini tidak terlepas dari
perbedaan daya dukung dalam hal kapasitas sumber daya pada setiap elemen tata kelola Unnes.
B.4. Perencanaan Program Jangka Panjang Renstra dan Monitoring Pelaksanaannya sesuai dengan Visi, Misi, Sasaran dan Tujuan Program
Pengembangan Unnes saat ini didasarkan pada Rencana Strategis 2009-2014. Menyusul terbitnya Statuta Unnes 2012, yang antara lain mengatur Visi Unnes
2020,pada tahun 2012 dilakukan peninjauan terhadap dokumen rencana strategis tersebutdan sesuai dengan status Unnes sebagai Badan Layanan Umum BLU,
rencana strategis tersebut kini bernama Rencana Bisnis Unnes 2009-2014
4
. Sebelum kelahiran dokumen rencana strategis tersebut, pada tahun 2010, telah dilaksanakan
pula penyusunan Rencana Induk Pengembangan Unnes 2010-2034, dokumen ini berisi program-program pengembangan Unnes untuk jangka panjang. Di samping itu,
rencana pengembangan Unnes jangka panjang juga tertuang dalam dokumen Master Plan Unnes.
Penyusunan rencana pengembangan Unnes dilaksanakan secara partisipatoris dengan mempertimbangkan dinamika internal kelembagaan, kapasitas dan kapabilitas
4
Lampiran B.4 : Rencana Bisnis Unnes
Borang Evaluasi Diri Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Unnes 2012 19
lembaga, dinamika eksternal lembaga. Untuk menjamin keterlibatan warga, proses penyusunan dilaksanakan dengan melibatkan perwakilan warga Unnes yang dipilih
dari semua unsur, baik dosen maupun tenaga kependidikan. Sebelum disahkan, rencana pengembangan ini juga mendapatkan reviu dari perwakilan civitas academica
Unnes. Program-program pengembangan Unnes selama ini dihadapkan pada
kenyataan bahwa program-program tersebut tidak didukung oleh proses perencanaan dan penganggaran yang memadai pada unit-unit kerja. Dengan kata lain, kegiatan
yang direncanakan oleh unit-unit kerja tidak didasarkan pada program-program pengembangan yang telah dirumuskan dalam rencana strategis.Ini mengakibatkan
capaian kinerja yang tidak maksimal baik pada tingkat unit kerja maupun universitas. Ketidakselarasan antara kegiatan pengembangan dan program pengembangan ini
tentu membuat capaian dan kinerja institusional tidak terukur. Untuk mengatasi persoalan tersebut, sejak tahun 2012 Unnes memberlakukan
sistem pakta kinerja antara pimpinan unit dengan pimpinan pada tingkat universitas. Dalam mekanisme ini, dekan selaku pimpinan fakultas terikat dengan pimpinan pada
tingkat universitas bahwa kegiatan pengembangan yang direncanakan dan dilaksanakan benar-benar mengacu, selaras, dan didasarkan pada program
pengembangan pada tingkat universitas secara keseluruhan. Asumsinya, dengan cara ini, dapat dipastikan bahwa akumulasi kinerja unit dapat mempengaruhi secara
signifikan terhadapkinerja dan performa institusional. Mendukung pemberlakuan pakta kinerja, Unnes melaksanakan monitoring
pelaksAnaan program dan kegiatan pada tingkat unit. Monitoring dilaksanakan bersamaan dengan Rapat Kerja Universitas yang melibatkan seluruh pimpinan unit,
yang dilaksanakan setiap bulan, bergiliran dari satu unit ke unit lain. Dalam forum tersebut, pimpinan unit menyampaikan progress report program dan kegiatan pada
tahun berjalan. Melalui forum ini diperoleh informasi mengenai hambatan pelaksanaan kegiatan yang muncul di satu sisi dan arahan kebijakan penyelesaian masalah dari
pimpinan di sisi lain. Cara ini diharapkan dapat meningkatkan keselarasan program dan kegiatan unit dengan visi dan misi lembaga serta menjamin kualitas pelaksanaan
dan hasil kegiatan. Selain itu forum ini juga menjadi ajang untuk belajar dan berbagi praktik baik bagi sesama unit kerja di lingkungan Unnes.
Meskipun forum progress report yang berfungsi antara lain untuk memonitor pelaksanaan rencana dan kegiatan pengembangan telah dilakukan, hal ini belum
menjamin kontinuitas dan mutu pelaksanaan dan hasil kegiatan. Banyak faktor yang menyebabkan terjadinya hal tersebut, pergantian kepemimpinan unit merupakan salah
satunya. Transisi kepemimpinan dari satu periode ke periode berikutnya kadangkala
Borang Evaluasi Diri Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Unnes 2012 20
tidak diiringi dengan keberlanjutan praktik manajemen yang baik. Ini tentu berakibat pada kualitas perencanaan dan pelaksanaan kegitaian pada unit-unit tertentu. Para
pimpinan baru membutuhkan waktu orientasi yang memadai untuk dapat menguasai praktik manajemen yang baik. Sayangnya seringkali waktu yang tersedia tidak cukup,
karena transisi kepemimpinan dilaksanakan dengan waktu yang berhimpitan dengan waktu perencanaan kegiatan dan anggaran. Akibatnya tidak terdapat jaminan kualitas
perencanaan dan pelaksanaan kegiatan. Merespons kenyataan tersebut, mulai tahun 2012 ini, dengan tetap melanjutkan
tradisi forum progress report, Unnes menyelenggaraan Rapat Pimpinan Khusus yang dihadiri pimpinan pada tingkat universitas dan pimpinan fakultas. Rapat ini secara
khusus membahas praktik dan dokumen perencanaan anggaran dan kegiatan unit untuk tahun mendatang. Dengan cara ini, perencanaan dapat dipastikan kepatuhannya
dengan tata aturan perencanaan penganggaran dan kegiatan di satu sisi dan keselarasannya dengan visi, misi, sasaran, dan tujuan Unnes. Dalam forum ini
pimpinan unit mendapatkan masukan dari sesama unsur pimpinan. Melalui forum ini, rencana anggaran dan kegiatan tang dinilai tidak selaras dengan tata aturan yang ada
dan visi serta misi Unnes mendapatkan perbaikan dan masukan. Dengan cara ini pula program seluruh unit di Unnes dipastikan selaras dengan prioritas pengembangan
pada tahun yang akan datang.
B.5. Efisiensi dan Efektivitas Kepemimpinan
Efisiensi dan efektifitas kepemimpinan Unnes ditunjukkan dengan sejumlah indikator. Secara umum, selama kurun waktu 2008
– 2012 ini, kepemimpinan Unnes berjalan secara efisien dan efektif. Upaya efisiensi kepemimpinan ditunjukkan antara
lain dengan perampingan struktur tata kelola Unnes, yang kemudian tertuang dalan Organisasi dan Tata Kerja Unnes Permendiknas No. 59 Tahun 2009. Sejumlah
langkah efisiensi yang diambil seiring terbitnya dokumen kebijakan tersebut dapat dinyatakan antara lain sebagai berikut.
Pertama, penggabungan Lembaga Penelitian Lemlit dan Lembaga Pengabdian kepada Masyarakat LPM menjadi Lembaga Penelitian dan Pengabdian
kepada Masyarakat LP2M.Penggabungan ini diikuti dengan perampingan dan integrasi struktur yang pada tiap-tiap lembaga.Dengan cara inikoordinasi dan kebijakan
penganggaran, baik yang terkait langsung dengan kegiatan penelitian dan pengabdian maupun pengganggaran yang terkait manajemen, di sektor penelitian dan pengabdian
kepada masyarakat menjadi lebih hemat dan efisien.Melalui integrasi ini pula hanya diperlukan satu anggaran pendukung manajemen kegiatan penelitian dan pengabdian.
Borang Evaluasi Diri Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Unnes 2012 21
Kedua, penguatan kelembagaan Badan Audit Internal BAI.Untuk menjamin efisiensi penggunaan anggaran program dan kegiatan diperlukan pengawasan yang
baik.Seiring terbitnya OTK Unnes 2009, kelembagaan BAI diperkuat.Hal ini memungkinkan BAI untuk melalukan audit penggunaan anggaran di seluruh unit kerja
Unnes. Audit ini memungkinkan Unnes dapat menemukenali masalah-masalah dan potensi inefisiensi anggaran dan merekomendasikan upaya-upaya perbaikan yang
dapat dilakukan. Untuk mendukung efisiensi dan efektifitas kepemimpinan, sejumlah langkah
terobosan dilaksanakan, yakni dengan mengembangkan sejumlah sistem manajemen informasi online.Berbekal pengalaman baik best practice dalam mengembangkan
sistem informasi manajemen akademik, Unnes kemudian mengembangkan sistem informasi manajemen pada bidang-bidang lain, yaitu di bidang kepegawaian,
keuangan, asset, kemahasiswaan, dan kerjasama. Melalui sistem-sistem informasi online ini, kegiatan dan program pengembangan Unnes dapat dipantau dengan baik,
proses dan hasilnya. Kehadiran sistem-sistem informasi online secara signifikan telah mendukung
efisiensi dan efektivitas kepemimpinan Unnes.Sejumlah indikator dapat disajikan di sini. Pertama, mutu layanan akademik semakin meningkat. Sistem online telah
memungkinkan Unnes untuk memantau jumlah mahasiswa aktif secara real time, jumlah tatap muka perkuliahan yang telah dilaksanakan, statistik nilai mahasiswa,
mahasiswa yang potensial menghadapi masalah akademik, dan lain sebagainya. Data ini membantu pimpinan Unnes dalam mengambil kebijakan di sektor akademik secara
reponsif.Misalnya, dengan melihat statistik data mahasiswa yang menempuh studi lebih dari delapan semester, pimpinan dapat mengarahkan manajemen akademik pada
tingat program studi melakukan upaya perbaikan guna membantu kelompok mahasiswa ini.Dengan melihat statistik dosen yang telah melakukan input nilai,
pimpinan dapat melakukan upaya percepatan atau teguran kepada dosen yang bersangkutan, guna menghindari kerugian pada pihak mahasiswa.
Kedua, penggunaan anggaran program dan kegiatan dapat secara mudah dipantau dan dimonitor, dan dikomparasikan antar unit. Dengan cara ini pimpinan dan
manajemen Unnes dapat memberikan arahan dengan data yang jelas.Cara ini menutup kemungkinan perencanaan dan penggunaan anggaran secara tidak
akuntabel dan tidak berkualitas. Misalnya, sistem online dalam bulan tertentu tahun anggaran berjalan menunjukkan bahwa sebuah unit mencapai persentase daya serap
anggaran yang rendah.Data ini menjadi dasar pimpinan untuk meneliti lebih dalam kendala yang mungkin dihadapi unit tersebut sekaligus memberikan arahan kepada
unit tersebut langkah-langkah yang dapat ditempuh untuk meningkatkan daya serap.
Borang Evaluasi Diri Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Unnes 2012 22
Ketiga, mutu layanan kemahasiswaan meningkat. Sistem informasi online memungkinkan Unnes mengolah beragam informasi di bidang kemahasiswaan secara
lebih mudah.Informasi yang perlu diakses mahasiswa secara cepat dapat dengan mudah terdistribusi.Sistem ini misalnya telah memudahkan mahasiswa untuk
melakukan aplikasi beasiswa dan partisipasi dalam Program Kreativitas Mahasiswa PKM, yang difasilitasi Ditjen Dikti. Kehadiran sistem ini juga telah membantu Unnes
dalam mendongkrak partisipasi mahasiswa dalam PKM, ditandai dengan semakin meningkatnya jumlah proposal PKM yang diajukan dan disetujui pendanaannya oleh
Ditjen Dikti dari tahun ke tahun. Keempat, peningkatan kerjasama dan kontribusi Unnes.Selama kurun waktu
2008-2012 ini Unnes meningkatkan kontribusinya bagi program pengembangan pendidikan pada tingkat nasional dengan dukungan pengalamannya mengembangan
sistem informasi manajemen online. Unnes misalnya dipercaya untuk membantu mengembangkan sistem informasi manajemen sertifikasi guru
http:ksg.dikti.go.id dan sistem informasi manajemen sertifikasi dosen
http:serdos.dikti.go.id . Sukses
Unnes juga mendorong kerjasama dengan pemerintah daerah, misalnya kabupaten Pacitan. Untuk kabupaten Pacitan, Unnes membantu mengembangkan sistem
presensi online, sistem informasi manajemen RPJMD dan SMS-gateway. Mencermati sejumlah tren tersebut di atas, dapat dinyatakan bahwa secara
umum kepemimpinan Unnes selama ini berjalan secara efektif dan efisien. Meskipun demikian, sejumlah langkah perbaikan tetap diperlukan guna meningkatkan kondisi
yang ada saat saat ini. Utamanya langkah perbaikan yang diperlukan adalah terkait dengan ketersediaan tenaga kependidikan fungsional pendukung kepemimpinan pada
sejumlah bidang spesifik, seperti auditor internal, arsiparis, laboran, dan pustakawan.
B.6. Evaluasi Program dan Pelacakan Lulusan
5
Untuk menjamin kualitas program dan relevansinya bagi masyarakat Unnes mengembangkan sejumlah praktik evaluasi dan pelacakan lulusan. Dengan cara ini
kelemahan dan kekurangan program, kegiatan, mutu akademik dapat ditingkatkan. Evaluasi program dilaksanakan secara reguler setiap bulan dalam forum Rapat Kerja
Universitas.Selain itu, evaluasi program juga dilaksanakan dalam forum Rapat Kerja Pimpinan Universitas. Pada tingkat fakultas forum serupa juga dilaksanakan dalam
bentuk Rapat Kerja Fakultas. Selain mekanisme tersebut, evaluasi program secara umum dilaksanakan menjelang akhir tahun anggaran.
5
Lampiran B.6 : Laporan Hasil Tracer Study
Borang Evaluasi Diri Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Unnes 2012 23
Guna menjaga dan meningkatkan mutu akademik dan relevansi program- program akademik, Unnes melaksanakan upaya pelacakan alumni.Pelacakan
ditujukan utamanya untuk; 1 mengetahui keterserapan alumni di pasar kerja; 2 rata- rata masa tunggu alumni; 3 relevansi kualifikasi akademik alumni dengan pekerjaan;
4 relevansi pengalaman belajar di Unnes terhadap pekerjaan yang dijalani; dan, 5 sebaran alumni berdasar bidang pekerjaan.Data-data ini digunakan Unnes dalam
meninjau, mengevaluasi, dan mengembangkan kurikulum dan kemitraan dengan dunia kerja.
Untuk mendukung upaya pelacakan alumni, Unnes kini telah mengembangkan sistem tracer-study online melalui laman
http:karir.unnes.ac.id .Sistem ini yang
diluncurkan pada pertengahan tahun 2012.Melalui sistem ini, para alumni dapat memberikan respons tanpa terbatas jarak dan waktu.Dari pantauan sejak diluncurkan,
tampak bahwa sistem online baru ini mendapatkan sambutan yang baik dari para alumni.Selain itu, sistem ini juga memungkinkan pelacakan dapat dilaksanakan secara
terpadu pada tingkat universitas.Meskipun demikian kehadiran sistem ini tidak mematikan praktik pelacakan alumni yang dilaksanakan oleh program studifakultas.
B.7. Perencanaan dan Pengembangan Program, dengan Memanfaatkan Hasil Evaluasi Internal dan Eksternal
Dalam merencanakan dan mengembangan program, Unnes merujuk pada hasil evaluasi baik internal maupun eksternal. Hasil-hasil evalusi internal, sebagaimana
disampaikan di bagian awal,sebagiannya diperoleh dari forum-forum rapat pimpinan dan rapat kerja universitas dan fakultas. Selain itu, hasil evaluasi diperoleh dari
kegiatan audit yaitu untuk audit akademik dilaksanakan oleh BPM melalui kegiatan Audit Mutu Internal dan audit non akademik dilakukan oleh BAI melalui kegiatan audit
rutin. Melalui AMI, dilakukan pengukuran kinerja sasaran mutu yang berbasis
Renstra, mulai tingkat program studi, Fakultas, Badan,Lembaga, UPT sampai dengan sasaran mutu Institusi. Hasil pengukuran kinerja akan dianalisis dan dilaporkan secara
terbuka dalam sistem informasi audit mutu laman bpm.unnes.ac.id. Dan secara akuntabilitas akan dilakukan pembahasan akar penyebab masalah dan program
perbaikan berkelanjutan melalui Rapat Tinjauan Manajemen yang dilaksanakan diakhir tahun, sekaligus sebagai acara refleksi akhir tahun
6
. Hasil RTM digunakan sebagai rekomendasi semua unit untuk merencanakan
lebih matang perencanaan program tahun berikutnya, dimana hasil kinerja sasaran
6
Lampiran B.7 : Laporan monev hasil penjaminan mutu
Borang Evaluasi Diri Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Unnes 2012 24
mutu yang masih belum memenuhi target dijadikan sebagai prioritas program untuk mencapai target ditahun depan.
1. Dampak hasil evaluasi program terhadap pengalaman dan mutu pembelajaran mahasiswa.
Evaluasi program dilakukan sebagai bagian dari siklus penjaminan mutu internal untuk melihat output yang dihasilkan dari pelaksanaan program akademik
baik dibidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat. Evaluasi dilakukan setiap akhir semester gasal dan genap untuk setiap
tahun akademiknya. Melalui evaluasi diukur kualitas output dari proses akademik, dibidang pendidikan dan pengajaran akan menghasilkan capaian kinerja dosen
dalam pembelajaran, prestasi akademik mahasiswa, kinerja bimbingan akademik dari dosen wali, kinerja bimbingan skripsi dari dosen pembimbing. Dibidang
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat akan dievaluasi kuantitas dan kualitas penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang dilakukan setiap
dosen. 2. Pengelolaan mutu secara internal pada tingkat program studi misalnya kajian
kurikulum, monitoring dan mekanisme balikan bagi mahasiswa, dosen dan penguji eksternal.
Pengelolaan Mutu di Unnes didasarkan pada Sistem Penjaminan Mutu Internal SPMI Unnes berbasis SMM ISO 9001:2008. Pelaksanaaan Penjaminan
Mutu di Universitas Negeri Semarang dibingkai dalam kerangka Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi SPMPT yang berbasis pada Sistem Manajemen Mutu
SMM ISO 9001:2008 dan IWA 2:2007. Mekanisme kerja penjaminan mutu diatur dalam mapping proses bisnis yang terintegrasi mulai dari bidang Pendidikan dan
Pengajaran, Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat serta Kemahasiswaan. Secara internal mekanisme kerja penjaminan mutu mulai dari institusi sampai
dengan JurusanProgram Studi dalam kerangka Sistem Penjaminan Mutu Internal, dimana dalam pelaksanaannya semua unit harus memenuhi persyaratan SMM yang
ditandai dengan keberadaan dokumen kebijakan mutu, standar mutu, sasaran dan rencana mutu, manual mutu, prosedur mutu, formulir mutu dan instruksi kerja
7
. Adapun untuk kerangka Sistem Penjaminan Mutu Eksternal SPME, Unnes
menjalankan penjaminan mutu berdasarkan standar akreditasi dari Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi BAN-PT baik pada tingkat Institusi maupun
Program Studi. Disamping itu dalam rangka memastikan penjaminan mutu berjalan sesuai dengan visi dan misi Unnes, maka dalam siklus penjaminan mutu
menggunakan pola Plan DO Check Action PDCA, siklus ini menjamin bahwa
7
Lampiran B.7 b : Dokumen tentang jaminan mutu
Borang Evaluasi Diri Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Unnes 2012 25
target kinerja mutu yang telah ditetapkan secara benar dan konsisten dilaksanakan oleh semua unit, dan dalam rangka semangat perbaikan berkelanjutan maka
dilaksanakan monitoring dan audit mutu internal AMI. Monitoring dilaksanakan secara kontinui pada awal dan pertengahan semester, sedang AMI bidang
akademik dilaksanakan dua kali pada setiap akhir semester gasal dan semester genap, tapi khusus AMI kinerja sasaran mutu dilaksanakan satu kali diakhir tahun
akademik. Adapun yang terakhir dalam rangka perbaikan hasil AMI, maka secara rutin Unnes melaksanakan Rapat Tinjauan Manajemen Untuk melaksanakan
evaluasi hasil AMI dan merencanakan perbaikan berkelanjutan untuk tahun akademik berikutnya bersama pimpinan tingkat Institusi sampai dengan pimpinan
JurusanProgram Studi. Komitmen SMM ISO 9001:2008 baru dideklarasikan pada tanggal 30 Juli
2010 dan secara resmi implementasinya dilaksanakan sejak 1 Maret 2011 tepatnya diawal semester genap 20102011. Diawal implementasi penjaminan mutu banyak
sekali kendala yang dihadapi, yaitu antara lain: 1 komitmen pimpinan mutu yang masih rendah khususnya pimpinan ditingkat Unit, 2 kesadaran akan mutu yang
belum ada, 3 sistem akademik yang antar unit FakultasProdi mempunyai standar dan mekanisme kerja yang berbeda, 4 belum mempunyai dokumen mutu
yang lengkap. Cara yang dilakukan Unnes, adalah pada akhir tahun 2009 dibentuk Badan Penjaminan Mutu BPM sebagai penguatan lembaga penjaminan mutu yang
sebelumnya bernama Pusat Penjaminan Mutu PPM, dengan kelembagaan yang lebih baik diharapkan mampu mengawal pelaksanaan penjaminan mutu di Unnes,
Kemudian pada aspek komitmen perlu dikuatkan dengandeklarasi bersama semua pimpinan mulai dari Rektor, Pembantu Rektor, Dekan, Ketua Lembaga, Ketua
Badan, Ketua Biro, Sampai denga Ketua Jurusan sebagai bentuk komitmen bersama dalam penjaminan mutu. Pada aspek dokumen mutu, semua dokumen
dibuat dan dikendalikan oleh BPM jadi semua unit menerapkan dokumen mutu dengan standar yang sama mulai dari proses penerimaan mahasiswa baru sampai
dengan wisuda. Dan pada akhirnya sejak implementasi SMM, maka secara resmi Unnes menerima sertifikasi ISO 9001:2008 dan IWA 2:2007 pada tanggal 4
November 2011 dan berlaku sampai dengan 4 november 2014 SPMI dilaksanakan melalui siklus penjaminan mutu yang berkelanjutan
dengan pola Plan Penetapan Standar Mutu, Do Pelaksanaan Standar Mutu, Check Pengendalian Standar Mutu , dan Action Perbaikan Berkelanjutan
Borang Evaluasi Diri Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi Unnes 2012 26
1. Penetapan Standar Mutu a. Penetapan Kebijakan Akademik
