44
4.2 Indetifikasi Permasalahan Yang Dihadapi
Permasalahan yang Dihadapi pada sistem manual seperti ini adalah : 1. Belum adanya sistem yang dapat mencegah pegawai meminjam atau
mengambil barang tanpa sepengetahuan Admin. 2. Ketidakefisienan waktu yang digunakan.
3. Belum ada pengoptimalan penggunaan Barcode pada setiap barang yang dimiliki perusahaan.
4. Input data yang dilakukan satu persatu secara manual oleh adminstaff personalia memungkinkan terjadinya kesalahan entrypenginputan data.
5. Sulit untuk mencari arsip laporan data inventaris barang untuk pendataan ulang jika proses manual telah berjalan lama 1 Tahun.
4.3 Alternatif Pemecahan Masalah
Pemecahan masalah yang penulis gunakan dalam menyelesaikan masalah presensi pegawai di sini adalah dengan melakukan pergoptimalan
penggunaan Barcode. Data Barcode akan dibentuk berdasarkan tahun penerimaan barang divisi bagian dan nomber induk barang yang akan
tercantum dalam setiap barang inventaris yang merupakan metode dari segi kepraktisan dan efisiensi waktu dalam melakukan proses pencatatan.
4.4 Kebutuhan Umum Sistem
Kebutuhan umum sistem yang nantinya akan berjalan adalah sebagai berikut :
45 1. Mampu mengidentifikasi ID barang yang di-scan, apakah data barang
sesuai dengan fisik barang yang ada. 2. Mampu menampilkan data dan daftar barang yang telah berhasil
melakukan scan Barcode pada saat proses dilakukan. 3. Mampu melakukan rekapitulasi jumlah dan kondisi inventarisasi barang.
4. Mampu untuk memberikan laporan akhir data barang beserta data nilai harga property barang berdasarkan waktu tertentu.
4.5 Prosedur Perancangan Sistem Yang Diusulkan
Adapun prosedur dari perancangan sistem Inventaris Barang yang diusulkan adalah sebagai berikut :
1. Pegawai yang akan melakukan proses pengambilan barang subelumnya mengisi form kertas pengajuan peminjaman atau
penggunaan barang inventaris secara manual. Form yang diambil dari admin selanjutnya di validasi oleh manjemen di setiap divisi yang
terkait. 2. Setelah pegawai mendapatkan hasil validasi dari manejemen terkait,
form tersebut dilaporkan kembali ke admin. Admin akan mengelola permintaan barang secara komputerisasi dengan cara menscan Barcode
disetiap barang yang akan keluar dan meberikan laporan pengluaran barang.
46 3. Untuk barang yang belum mempunyai ID Barcode, admin akan
mencetak stiker Barcode yang sesuai dengan tahun+divisi+ID yang nantinya akan di tempel di setiap barang inventaris.
4. Pada proses aplikasi akan dibagi 3 kategori keterangan yaitu: Data barang, Pengeluaran barang secara permanen, dan pinjaman. Yang
nantinya aka dicetak secara berkala sebagai laporan pertanggung jawaban untuk divalidasi.
4.6 Fungsionalitas dan Pengguna Sistem
Perangkat lunak yang akan dibuat mempunyai beberapa fungsionalitas, antara lain :
1. Proses Penginputan Data Merupakan proses untuk memasukkan data dan pencetakan ID barang
2. Proses Pengeditan Data Dilakukan pada bagian admin yang meliputi data barang masuk,
penyusutan barang dan keluar barang. 3. Proses Pelaporan
Laporan meliputi : a. Data barang inventaris yang ada di setiap divisi.
b. Data kondisi barang berdasarkan fisik dan non fisik. c. Informasi histori
Sedangkan pegawai menggunkan sistem ini adalah : 1. Admin
Kategori