Penanganan Wake-up Call Pengisian Hot Log Sheet

4.8 Penanganan Wake-up Call

Wake-up call adalah pemintaan tamu agar di bangunkan di waktu tang diinginkan tamu dan bertugas adalah bagian telepon operator. Sebab sekali saja tamu lupa dibangunkan dengan wake-up call yang telah diminta di hari sebelumnya, maka hal tersebut mengakibatkan kerugian baik bagi tamu maupun pihak hotel. Pernah sebuah kejadian di bagian telepon operator, dimana seorang telepon operator yang sedang bertugas di shift tersebut lupa melakukan panggilan wake-up call, sehingga tamu tersebut terlambat bangun dan ketingglan pesawatnya. Akibatnya, pihak hotel harus membayar ganti rugi tiket pesawat tamu, dari kajadian tersebut, semua petugas telepon operator sangat berhati-hati dalam menangani wake-up cal, walaupun sudah ada system khusus untuk melakukan wake-up call otomatis, tapi telepon operator juga harus menghubungi kembali kamar yang meminta panggilan wake-up call dengan cara manual, untuk memastikan system tersebut bekerja dan tamu telah menerima pesan panggilan wake-up call dari telepon operator.

4.9 Pengisian Hot Log Sheet

Hot log sheet merupakan satu buku yang digunakan untuk mengisi daftar permintaan tamu, tambahan amenities-amenities kamar, pemnintaan wake-up call penambahan tempat tidur extra bed, keluhan tamu jika terjadi kerusakan pada kamar dan lain sebagainya. Pada masing-masing permintaan tamu harus di catat maupun disertakan pada hot log sheet, misalnya, mencatat waktu sesuai dengan kejadian, mencatat siapa yang memberikan informasi, mencatat nama tamu, nomor kamar, mencatat status kamar, dan mencatat nama petugas atau departemen yang bersangkutan. Sehingga apabila terjadi penundaan dalam pengerjaannya, seorang telepon operator dapat mengetahui berapa penundaan itu terjadi. Misalnya, seorang tamu meminta lampu kamrnya diperbaiki karena terjadi kerusakan, seorang telepon operator akan segera menghubungi bagian engineering untuk mnindak lanjuti permintaan tamu. Telepon operator harus menanyakan nama penerima pesan dari bagian engineering tersebut, agar ketika terjadi penundaan atau tidak adanya tindak lanjut dari bagian tersebut, maka telepon operator mengetahui siapa tadi dia berbicara sehingga dimintai penjelasan atau pertanggung jawaban atas penundaan, apakah itu karena tidak adanya petugas yang available atau karena pekerjaan tersebut lupa.

4.10 Masalah dan Cara Penyelesaiannya di Telepon Operator