g. Menggunakan sepatu kulit berwana hitam tanpa aksesoris dengan tinggi
tumit minimal 3 cm. h.
Selalu menggunakan deodorant atau parfum agar badan terhindar dari bau badan yang kurang sedap.
2. Untuk pekerja pria
a. Rambut dipotong rapi, tidak melewati jambang, dan tidak mengenai kera
baju. b.
Menggunakan parfum dengan aroma lembut. c.
Menggunakan sepatu kulit berwarna hitam. d.
Menggunakan kaos kaki warna hitam. e.
Mengenakan cincin hanya satu di tangan bagian kiri ataupun kanan. f.
Menggunakan pakaian yang bersih dan rapi.
4.5 Tata Cara Bertelepon
Seorang telepon operator haruslah mengetahui tata cara bertelepon. Adapun standart yang telah di tentukan oleh Hotel Santika Medan mengenai tata cara
bertelepon yakni:
a. Semua panggilan harus diangkat sebelum bersering sampai tiga kali dan harus
menjawab dengan suara yang menyenangkan, misalnya dengan mengucapkan “Selamat Pagi, Selamat Siang, Selamat malam , Hotel Santika Premiere
Dyandra Medan , ada yang bisa dibantu ? “ untuk telepon dari luar hotel. Namun jika telepon dari dalam hotel “Selamat Pagi, Selamat Siang, Selamat
malam, operator ,sebutkan nama pribadi yang bekerja di shift hari itu misalnya : Rindy, ada yang bisa di bantu”.
b. Selalu tersenyum sebelum menjawab telepon, karena senyuman dapat dirasakan
oleh penelpon dari suara. c.
Berbicara dengan sopan dan jelas. d.
Jangan membiarkan penelpon menunggu apabila tersebut harus disambungkan ke bagian yang lain, meminta izin dari penelpon untuk di sambungkan dan
ucapkan : “ baik, PakIbu ______, disambungkan mohon ditunggu. “Jika nomor yang disambungkan sedang sibuk dan tidak dapat disambungkan, maka
ucapkan “Mohon maaf kembali ke operator, maaf PakIbu nomor extension yang dituju sedang sibuk, boleh hubungi kembali nanti ?. Ketika nomor ekstensi
bisa dihubungi maka ucapkanlah : “ Terima kasih sudah menunggu PakIbu , disambungin ya PakIbu.
e. Jika tamu meminta agar panggilan teleponnya untuk disampikan ke nomor
ekstensi yang dituju sebelum mereka tersambung, maka tanyalah nama penelpon, ucapkan : “ Maaf dengan siapa saya berbicara? “.
f. Tidak diperbolehkan mengunyah, makan atau minum ketika berbicara dengan
tamu. g.
Apabila telapon berasal dari luar hotel, jangan pernah memberitahukan informasi tentang tamu yang menginap di dalam hotel, terutama nomor kamar
tamu. h.
Ketika menerima pesan dari tamu, ulangi pesan tersebut untuk menghindari informasi yang tgerlewatkan.
4.6 Job Description dari Seorang Telepon Operator
Seorang telepon operator sudah pasti memiliki job description yang telah dirancang oleh pihak hoel untuk menunjang keberhasilan operasional hotel.
Adapun job decscription untuk seorang telepon operator yakni:
a. Mengoperasikan telephone switchboard satation, untuk menerima telepon yang
masuk dari dalam maupun dari luar hotel dan menyambungkan telepon sesuai dengan tujuan yang diinginkan tamu maupun karyawan hotel.
b. Memproses permintaan tamu untuk permintaan wake-up call, do not disturb,
call forwarding, conference call, dan panggilan lainnya. c.
Menjawab, mencatat dan memproses semua panggilan telepon tamu, pesan, permintaan, pertanyaan dan kepentingan lainnya.
d. Membantu tamu atau menjelaskan kepada tamu untuk mengakses internet dan
membantu cara menghidupkan televise, jika tamu memerlukan. e.
Menyampaikan informasi dan petunjuk bagi tamu mngenai perlengkapan kamar, pelayanan dan jam operasional beserta daerah tujuan wisata di sekitar
hotel dan kegiatan-kegiatan lain yang sedang berlangsung di hotel. f.
Menghubungi secara individu atau dengan bagian tertentu, jika diperlukan untuk mengatasi panggilan telepon, permintaan tamu atau permasalahan tamu.
Contohnya: bellman, housekeeping, engineering,room service. g.
Menindak lanjuti permintaan tamu atau kendala yang dihadapi tamu dengan caara mempertanyakannya kembali untuk mengetahui apakah masalah mereka
telah terselesaikan.
h. Melaporkan semua kecelakaan, kejadian dan keadaan kerja yang tidak aman ke
menejer dan waspadai terhadap orang yang mencurigakan di tempat kerja. i.
Harus mengikuti dan mematuhi semua peraturan dan kebijakan yang sudah ditentukan oleh pimpinan maupun perusahaan.
j. Memastikan seragam, kerapian diri terlihat bersih dan rapi, meskipun seorang
telepon operator tidak bertatapan langsung dengan tamu. k.
Berbicara dengan suara yang jelas, sopan, menjawab telepon dengan etika yang baik dan benar. Untuk menghindari kesalahpahaman dengan tamu dan untuk
meningkatkan image hotel supaya menjadi lebih baik. l.
Mendengarkan secara seksama, mancatat keluhan-keluhan tamu mengenai fasilitas hotel maupun ketidakpuasannya terhadap pelayanan hotel dan
meneruskan informasi tersebut ke supervisor atau front office manager agar di tindaklanjuti.
4.7 Tugas dan Tanggung Jawab Telepon Operator
