2.
Menangani panggilan telepon keluar outgoing call.
3.
Memberikan layanan pengiriman dan penerimaan faximili.
4.
Memberikan layanan akses internet wire atau spot.
5.
Memberikan layanan bangun pagi wake –up call.
6.
Memberikan layanan informasi.
7. Memberikan pelayanan pemutaran hiburan film dan musik di kamar tamu dan
music di area public hotel.
8.
Memberikan layanan komunikasi di hotel house call
9.
Menangani panggilan telepon darurat dan ancaman telepon emergency call
10. Menagani panggilan pesan di hotel dan pengaturan parkir kendaraaan melalui
pengeras suara.
2.2 Tugas dan Tanggung Jawab Telepon Operator
Pada umumnya operator adalah salah satu bagian penting yang potensial memberikan image kepada customer pertama kali dalam menilaimelihat hotel kita.
Penilaian itu akan langsung diberikan tamu saat kita menyampaikan greeting dan kecepatan mengangkat telepon. Adapun tugas dan tanggung jawab dari seorang
telepon operator adalah:
1. Supervisior telepon operator
Tugas utama seorang supervisior telepon operator adalah mengawasi dan mengkoordinir pekerjaan para operator telepon agar dapat menjalankan tugas
mereka dengan baik dan benar sesuai dengan struktur yang telah diterapkan.
Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: a.
Menyusun dan memeriksa laporan pemasukan dan pengeluaran biaya operasional telepon setiap bulan.
b. Menangani masalah-masalah yang ada karena pelayanan telepon.
c. Mempersiapkan jadwal kerja bulanan bagi para pertugas telepon membuat
laporan kehadiran mereka setiap bulan. d.
Mengontrol pemakaian telepon karyawan di luar urusan dinas. e.
Membina kerja sama dengan kepala seksi lainnya, seperti PT.Telkom atau PT.Indosat.
f. Memeriksa kebersihan dan kelengkapan alat kerja yang diperlukan di
operator telepon. g.
Membuat laporan perbaikan kepada bagianteknik apabila ada kerusakan. h.
Memeriksa kehadiran para petugas telepon. i.
Mengontrol telepon masuk dan keluar hotel, serta memastikan bahwa semua telepon telah disambungkan ke tujuan yang dimaksud.
j. Memeriksa dan mengontrol daftar tamu yang harus di bangunkan wake-up
call sesuai dengan permintaan tamu. k.
Memeriksa dan menyelesaikan masalah dengan tamu yang tercatat di dalam operator log book.
2. Telepon Operator
Tugas utama telepon operator adalah menerima telepon masuk dari dalam hotel, maupun dari luar hotel, dan menyambungkan telepon masuk sesuai permintaan,
serta memberikan penjelasan-penjelasan tentang sesuatu yang diperlukan oleh tamu, karena seorang telepon operator merupakan sumber informasi di hotel.
Berikut tugas dan tanggung jawab seorang telepon operator: a.
Menjawab telepon masuk baik internal maupun eksternal mentransfer langsung ke setiap extension yang di tuju.
b. Melayani penyambungan telepon baik dari tamu atau departemen.
c. Memeriksa bill telephone dan menyerahkan nya ke FO cashier.
d. Manangani pelayanan “incoming dan outgoing“ faxcimile dan langsung
membuat bill tersebut. e.
Menerima, mendistribusikan pesan untuk tamu dan departmen lain. f.
Menjawab pertanyaan yang berkaitan dengan event activities dan fasilitas hotel.
g. Menjaga privacy tamu kamar dalam hal memberikan informasi terhadap
tamu luar. h.
Menangani permintaan tamu kamar untuk mem-blokir line telephonenya i.
Menjaga hubungan baik dengan tamu, rekan kerja dan departmen lainnya .
j. Selalu menjaga standart telephone.
k. Selalu tanggap dan cepat memperbaiki keluhan-keluhan atas layanan
telepon. l.
Mencatat semua out going call. m.
Meberikan layanan fax baik keluar maupun masuk untuk tamu dan internal.
n. Melaksanakan tugas lain sesuai dengan arahan perintah atasan.
Ciri khas pelayanan industri jasa khususnya bagian telepon operator mampu: a.
Mengetahui nama tamu yang tinggal di hotel dengan nomor kamarnya secara tepat apabila diperlukan.
b. Memberikan informasi tentang produk dan fasilitas hotel serta informasi
nomor-nomor telepon yang di anggap penting. c.
Menerima, mengatur, dan melaksanakan permintaan tamu untuk di bangunkan pagi hari morningwake-up call dengan tepat waktu.
2.3 Layanan informasi
