2.2 Arus Informasi Dalam Organisasi
Wayne dan Faules 2001 mengemukakan bahwa dalam organisasi, terdapat empat jenis arus informasi dalam organisasi, yaitu: komunikasi ke bawah downward communication,
komunikasi ke atas upward communication, komunikasi ke atas upward communication, komunikasi horizontal horizontal communication, dan komunikasi lintas saluran.
1. Komunikasi ke Bawah Downward Communication
Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari atasan atau para pimpinan kepada bawahannya. Menurut Lewis Muhammad, 2005:108 komunikasi kebawah
untuk menyampaikan tujuan, merubah sikap, membentuk pendapat, mengurangi ketakutan, dan kecurigaan yang timbul karena salah informasi, mencegah kesalahpahaman karena kurang
informasi dan mempersiapkan anggota organisasi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan.
TOP
MIDDLE
KARYAWANBAWAHAN SISTEM MANAJEMEN DAN METODE KOMUNIKASI
Gambar 2.1 Pola strategi komunikasi dan pelaksanaan fungsi manajemen dalam suatu organisasi Ruslan, 2002:88
Universitas Sumatera Utara
Katz Kahn Muhammad, 2005:108 menyatakan ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan:
1 Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan
2 Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan
3 Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi
4 Informasi mengenai kinerja pegawai, dan
5 Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas sense of mission.
Secara umum komunikasi ke bawah dapat diklasifikasikan atas lima tipe, yaitu: 1
Instruksi tugas Instruksi tugas atau pekerjaan yaitu pesan yang disampaikan kepada bawahan
mengenai apa yang diharapkan dilukakan mereka dan bagiamana melakukannya. Instruksi tugas yang tepat dan langsung cenderung dihubungkan dengan tugas
yang sederhana yang hanya menghendaki keterampilan dan pengalaman yang minimal. Instruksi yang lebih umum biasanya digunakan bagi tugas-tugas yang
kompleks,dimana karyawan diharapkan menggunakan pertimbangannya, keterampilan, dan pengalamannya.
2 Rasional
Rasional pekerjaan adalah pesan yang menjelaskan mengenai tujuan aktivitas dan bagaimana kaitan aktivitas itu dengan aktivitas lain dalam organisasi atau objektif
organisasi. Kualitas dan kuantitas dari komunikasi rasional ditentukan oleh filosofi dan asumsi pimpinan mengenai bawahannya.
Universitas Sumatera Utara
3 Ideologi
Pesan megnenai ideologi ini adalah merupakan perluasan dari pesan rasional. Pesan rasional penekanannya ada pada penjelasan tugas dan kaitannya dengan
perspektif organisasi. Sedangkan pada pesan ideologi sebaliknya mencari sokongan dan antusias dari anggota organisasi guna memperkuat loyalitas, moral
dan motivasi. 4
Informasi Pesan informasi dimaksudkan untuk memperkenalkan bawahan dengan praktek-
praktek organisasi, peraturan-peraturan organisasi, keuntungan, kebiasaan dan data lain yang tidak berhubungan dengan instruksi rasional.
5 Balikan adalah pesan yang berisi informasi mengenai ketepatan individu dalam
melakukan pekerjaannya. Salah satu bentuk sederhana dari balikan ini adalah pembayaran gaji tetapi dapat juga berupa kritikan atau peringatan terhadap
pegawai. Hasil studi Tompkin Pace, 2001 mengenai komunikasi ke bawah ini menyimpulkan
bahwa: a.
Kebanyakan karyawan tidak menerima banyak informasi dari organisasinya b.
Kebutuhan informasi yang utama bagi karyawan mencakup informasi yang banyak berhubungan dengan pekerjaannya dan informasi tentang pembuatan
keputusan. c.
Sumber-sumber informasi yang terbaik adalah orang yang terdekat dengan karyawan dan yang paling buruk adalah orang yang paling jauh dengan mereka.
Universitas Sumatera Utara
Kebutuhan yang terbesar adalah untuk mendapatkan lebih banyak informasi yang berhubungan dengan pekerjaan, langsung dari supervisor dan informasi mengenai
organisasi dari pimpinan tingkat atas. d.
Informasi dari pimpinan yang paling atas lebih rendah kualitasnya daripada sumber yang penting lainnya.
Persoalan komunikasi yang sering muncul pada tingkatan ini adalah persoalan relevansi dan ketetapan isi pesan dan informasi dimana pesan dan informasi tersebut telah
mengalami distorsi, gangguan, penyaringan filtering ataupun arti pesan yang telah dilebih- lebihkan exaggeration, serta waktu timing penyampaian yang tidak tepat Muhammad,
2005:110.
2. Komunikasi ke Atas Upward Communication
Yang dimaksud dengan komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawahan kepada atasan atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi ke semua
karyawan dalam suatu organisasi kecuali yang berada pada tingkatan yang paling atas mungkin berkomunikasi ke atas. Tujuan dari komunikasi ini adalah untuk memberikan balikan,
memberikan saran dan mengajukan pertanyaan. Tujuan dari komunikasi ini adalah untuk memberikan balikan, memberikan saran dan
mengajukan pertanyaan. Komunikasi ini mempunyai efek pada penyempurnaan moral dan sikap pegawai, tipe pesan adalah integrasi dan pembaharuan. Dapat dikatakan, komunikasi pada
tingkatan ini merupakan sarana atau mekanisme umpan balik feedback dari bawahan kepada atasan.
Universitas Sumatera Utara
Komunikasi ke atas mempunyai beberapa fungsi dan dianggap penting karena beberapa alasan, yaitu:
a. Aliran informasi ke atas member informasi berharga untuk pembuatan keputusan oleh
mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orang-orang lainnya. b.
Komunikasi ke atas memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan mereka siap menerima informasi dari mereka dan seberapa baik bawahan menerima apa yang
dikatakan kepada mereka. c.
Komunikasi ke atas memungkinkan bahkan mendorong omelan dan keluh kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka yang
paling dekat dengan operasi-operasi sebenarnya. d.
Komunikasi ke atas menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan
menyumbang gagasan serta saran-saran mengenai operasi organisasi. e.
Komunikasi ke atas mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah.
f. Komunikasi ke atas membantu pegawai mengalami masalah pekerjaan mereka dan
memperkuat keterlibatan mereka dengan pekerjaan mereka dan dengan organisasi tersebut.
Hal-hal yang seharusnya disampaikan oleh karyawan kepada atasannya seperti yang disebutkan di atas tidaklah selalu menjadi kenyataan. Banyak kesulitan untuk mendapatkan
informasi tersebut. Sharma Muhammad, 2005:118 mengatakan bahwa kesulitan itu mungkin disebabkan oleh beberapa hal di antaranya adalah sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
a. Kecenderungan karyawan untuk menyembunyikan perasaan dan pikirannya. Hasil
studi memperlihatkan bahwa karyawan merasa bahwa mereka akan mendapat kesukaran bila menyatakan apa yang sebenarnya menurut pikiran mereka. Karena itu
cara yang terbaik adalah mengikuti saja apa yang disampaikan pimpinannya. b.
Perasaan karyawan bahwa pimpinan tidak tertarik kepada masalah mereka. Karyawan sering melaporkan bahwa pimpinan mereka tidak prihatin terhadap masalah-masalah
mereka. Pimpinan dapat saja tidak berespons terhadap masalah karyawan dan bahkan menahan beberapa komunikasi ke atas, karena akan membuat pimpinan kurang baik
menurut pandangan atasan yang lebih tinggi. c.
Kurangnya reward atau penghargaan terhadap karyawan yang berkomunikasi ke atas. Seringkali pimpinan tidak memberikan penghargaan yang nyata kepada karyawan
untuk memelihara keterbukaan komunikasi ke atas. d.
Perasaan karyawan bahwa pimpinan tidak dapat menerima dan berespons terhadap apa yang dikatakan oleh karyawan. Pimpinan terlalu sibuk untuk mendengarkan atau
karyawan susah untuk menemuinya. Kombinasi dari perasaan-perasaan dan kepercayaan karyawan tersebut menjadikan
penghalang yang kuat untuk menyatakan ide-ide, pendapat-pendapat atau informasi oleh bawahan kepada atasan.
3. Komunikasi Horizontal Horizontal Communication
Komunikasi horizontal adalah pertukaran pesan diantara orang-orang yang sama tingkatan otoritasnya dalam organisasi. Pesan yang mengalir menurut fungsi dalam organisasi
diarahkan secara horizontal. Pesan ini biasanya berhubungan dengan tugas-tugas atau tujuan
Universitas Sumatera Utara
kemanusiaan, seperti koordinasi, pemecahan masalah, menyelesaikan konflik, dan saling memberikan informasi.
Komunikasi horizontal mempunyai tujuan tertentu diantaranya adalah sebagai berikut: 1.
Mengkoordinasikan tugas-tugas. Kepala-kepala bagian dalam suatu organisasi kadang-kadang perlu mengadakan rapat atau pertemuan untuk mendiskusikan
bagaimana tiap-tiap bagian memberikan kontribusi dalam mencapai tujuan organisasi. 2.
Saling membagi informasi untuk perencanaan dan aktifitas-aktifitas, ide dari banyak orang biasanya akan lebih baik daripada ide satu orang. Oleh karena itu komunikasi
horizontal sangatlah diperlukan untuk mencari ide yang lebih baik. Dalam merancang suatu program latihan atau program hubungan dengan masyarakat, anggota-anggota
dari bagian perlu saling membagi informasi untuk membuat perencanaan apa yang akan mereka lakukan.
3. Memecahkan masalah yang timbul di antara orang-orang yang berada dalam tingkat
yang sama. Dengan adanya keterlibatan dalam memecahkan masalah akan menambah kepercayaan dan moral dari karyawan.
4. Menyelesaikan konflik di antar anggota yang ada dalam bagian organisasi dan juga
antara bagian dengan baigian lainnya. Penyelesaian konflik ini penting bagi perkembangan social dan emosional dari anggota dan juga akan menciptakan iklim
organisasi yang baik. 5.
Menjamin pemahaman yang sama. Bila perubahan dalam suatu organisasi diusulkan, maka perlu ada pemahaman yang sama antara unit-unit organisasi atau anggota unit
organisasi tentang perubahan itu. Untuk itu mungkin suatu unit dengan unit lainnya mengadakan rapat untuk mencari kesepakatan terhadap perubahan tersebut.
Universitas Sumatera Utara
6. Mengembangkan sokongan interpersonal. Karena sebagian besar dari waktu kerja
karyawan berinteraksi dengan temannya maka mereka memperoleh sokongan hubungan interpersonal dari temannya. Hal ini akan memperkuat hubungan diantara
sesama karyawan dan akan membantu kekompakkan dalam kerja kelompok. Interaksi ini akan mengembangkan rasa social dan emosional karyawan.
Komunikasi horizontal sangat penting untuk koordinasi pekerjaan antara bagian-bagian dalam organisasi. Akan tetapi bagian-bagian itu sendiri mungkin menghalangi komunikasi
horizontal. Kahn dan Katz mengatakan bahwa organisasi yang agak lebih otoriter mengontrol dengan ketat komunikasi horizontal ini. Keterbatasan informasi menambah kekuasaan bagi
pimpinan untuk berkuasa. Dengan meningkatkan keterbatasan komunikasi horizontal bawahan menjadi tergantung kepada informasi yang disampaikan secara vertikal. Pemerintahan yang
otoriter adalah contoh yang ekstrem yang mengontrol komunikasi horizontal. 4.
Komunikasi lintas saluran Komunikasi lintas saluran ini terjadi bila karyawan berkomunikasi dengan yang lainnya
tanpa memperhatikan posisi mereka dalam organisasi, maka pengarahan arus informasi bersifat informal atau pribadi. Informasi uini mengalir ke atas ke bawah atau secara horizontal tanpa
memperhatikan hubungan posisi, kalaupun ada mungkin sedikit. Karena komunikasi informal ini menyebabkan informasi pribadi muncul dari interaksi di antara orang-orang dan mengalir
keseluruh organisasi tanpa dapat diperkirakan. Jaringan komunikasi lebih dikenal dengan desas- desus grapevine atau kabar angin, dalam istilah komunikasi grapevine dikatakan sebagai
metode untuk menyampaikan rahasia dari orang ke orang, yang tidak dapat diperoleh melalui jaringan komunikasi formal. Walaupun grapevine membawa informasi yang informal, tetapi ada
manfaatnya bagi organisasi. Grapevine memberikan balikan kepada pimpinan mengenai
Universitas Sumatera Utara
sentiment karyawan. Grapevine dapat membantu menerjemahkan pengarahan pimpinan ke dalam bahasa yang lebih mudah dipahami oleh karyawan.
2.3 Iklim Komunikasi Organisasi
Kategori