Tugas, fungsi, tanggung jawab dan wewenang petugas masing-masing loket telah dapat ditetapkan dengan jelas, yaitu:
• Petugas loket A : membagi formulir permohon KTP dan menyerahkan KTP yang sudah jadi.
• Petugas loket B : memproses permohonan KTP meneliti data pemohon mengetik KTP, meminta tanda tangan Kepala
CamatKelurahan dsb. • Petugas loket C : menerima pembayaran biaya pengurusan KTP.
Dengan pengorganisasian yang jelas, kegiatan akan terkoordinasi dengan baik. Tidak ada tumpang tindih kegiatan atau sebaliknya tidak ada satu kegiatan yang
tidak diaksanakan.
D. Persyaratan Prosedur
Pimpinan unit kerja perlu membuat prosedur kerja sebagai sarana pengendalian intern. Penyusunan prosedur dan implementasinya perlu memperhatikan
beberapa hal sebagai berikut: 1. Dapat menggambarkan kebijakan secara eksplisit.
2. Prosedur harus memiliki tujuan yang dapat diidentifikasi secara jelas. 3. Pengorganisasian prosedur harus dapat menunjang tercapainya tujuan.
4. Penyusunan prosedur harus didukung dengan kebijakan yang memadai. 5. Peraturan perundang-undangan yang terkait harus dipertimbangkan dalam
penyusunan prosedur. 6. Penempatan personil dalam pelaksanaan prosedur harus memadai, baik
kuantitas maupun kualitasnya. 7. Prosedur harus dibuat sederhana, efisien, tidak kaku dan aman, kecuali untuk
kegiatan yang bersifat mekanis maupun teknis. 8.
Kegiatan-kegiatan atau langkah-langkah di dalam prosedur harus terkoordinasi dan terdapat pengecekan internal di dalamnya.
9. Dituangkan secara tertulis dan mudah dimengerti, serta dikomunikasikan kepada semua pihak yang terkait.
Hasil pelaksanaan prosedur harus dibuatkan laporannya dan dilakukan reviu secara berkala.
E. Jenis Prosedur
Prosedur dapat dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu : 1. Prosedur Teknis
Prosedur teknis adalah standar prosedur yang sangat rinci dan bersifat teknis. Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada
kemungkinan-kemungkinan variasi yang lain. Prosedur teknis banyak digunakan pada bidang-bidang antara lain: teknis, seperti perakitan
kendaraan bermotor, pemeliharaan kendaraan, pengoperasian alat-alat; kesehatan, pengoperasian alat-alat teknis, medical checkup, dan lain-lain.
Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan, prosedur teknis dapat diterapkan pada bidang-bidang antara lain: pemeliharaan sarana dan
prasarana, pemeriksaan keuangan auditing, kearsipan, korespondensi, dokumentasi, pelayananan kepada masyarakat, kepegawaian, dll.
2. Prosedur Administratif
MODUL-1 32
Prosedur administratif adalah prosedur yang diperuntukan bagi jenis-jenis pekerjaan yang bersifat administratif. Dalam penyelenggaraan administrasi
kepemerintahan lingkup makro, prosedur administratif dapat digunakan untuk proses perencanaan, penganggaran, dan lain-lain atau secara garis besar
proses dalam siklus penyelenggaraan administrasi kepemerintahan. Dalam lingkup mikro, prosedur administratif disusun untuk proses-proses administratif
dalam operasional seluruh instansi pemerintah, dari mulai level unit organisasi yang paling kecil sampai pada level organisasi secara utuh dalam
menjalankan tupoksinya.
F. Format
