84 menyiapkan segala fasilitas yang diperlukan setiap kamar sesuai
dengan standartnya. 9.
Operation Manager Departemen ini bertanggungjawab memimpin dan mengawasi seluruh
tugas-tugas operasional yang dilaksanakan oleh seluruh departemen dan mempertanggung jawabkannya kepada general manager.
IV.1.3. Kegiatan Internal Publik Relation di Grand Swiss Bell Hotel, Medan
Kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan internal publik relation di Grand Swiss Bell Hotel Medan biasanya diinformasikan melalui media
komunikasi internal berupa pengumuman dan majalah dinding. Bentuk-bentuk kegiatan internal publik relation di Grand Swiss Bell Hotel Medan yang akan
penulis jelaskan adalah sebagai berikut : Dalam perayaan hari-hari besar nasional seperti tanggal 17 Agustus dan hari-hari besar perusahaan yaitu ulang tahun, maka
dalammemeriahkan hari-hari tersebut perusahaan akan mengadakanberbagai macam bentuk perlombaan olahraga, kontes atau perlombaan sesama karyawan
dan lainnya. Pada hari besar keagamaan, khusus hari besar Natal dan Idul Fitri,
perusahaan biasanya akan membagi-bagikan daging kurban dan pembagian minuman ringan kepada karyawan secara gratis yang pada akhirnya ditutup
dengan mengadakan acara musik. Kegiatan olahraga seperti sepak bola atau futssal dan lain-lain antar departemen biasanya dilakukan dengan volume 1 kali
dalam 2 minggu. Kegiatan tour wisata ke luar kota antara pimpinan dan karyawan
85 dilakukan sekali dalam setahun. Kegiatan ulang tahun dan pernikahan biasanya
bersifat informal dan bila karyawan ingin menghadiri kegiatan tersebut, biasanya hanya disebabkan faktor kesukarelaan dari masing-masing karyawan saja.
Dalam menghilangkan kepenatan para karyawan setelah begitu lama bekerja, perusahaan juga memberikan cuti kepada karyawan yang dapat
digunakan dengan mengkofirmasikan terlebih dahulu dengan pihak manajer atau supervisor di departemen masing-masing atau human resourc departemen.Bagi
karyawan yang cukup lama masa pengabdiannya secara terus-menerus kepada perusahaan serta memiliki prestasi, maka akan diberikan penghargaan oleh pihak
manajemen. Dalam usaha peningkatan produktifitas, pihak perusahaan akan memberikan pendidikan dan pelatihan kepada karyawan yang bertujuan untuk
meningkatkan produktifitas kinerja karyawan. Untuk mengetahui perkembangan perusahaan, masalah yang terjadi
mengenai kinerja karyawan, masalah-masalah apa saja yang terjadi antar departement, maka dilakukan briefing atau rapat antar departemen sekali
dalamseminggu. Papan informasi juga berperan aktif dalam memberikan informasi kepada karyawan, sehingga karyawan akan mengetahui kejadian dan
kegiatan apa saja yang akan dilaksanakan. Biasanya alur informasi dapat dibaca oleh setiap karyawan di papan
pengumuman yang terletak di sebelah kantor security, sehingga bagi setiap karyawan yang akan melakukan absensi, akan melihat dan mengetahui informasi
yang diberikan oleh pihak perusahaan dan semua informasi tersebut dikoordinasi oleh pihak internal publik relation hotel tersebut. Di dalam Grand Swiss Bell
86 Hotel Medan,kegiatan publik relation dilakukan oleh CRO Customer Relation
Officer. Hal ini telah menjadi keputusan manajemen dari pihak hotel tersebut. Dalam struktur organisasi perusahaan dapat dilihat bahwa CRO 1 lebih
ditujukan ke pihak eksternal seperti berhubungan dengan masyarakat, pers, instansi-instansi swasta dan negeri pemerintah, sedangkan CRO 2 melakukan
hubungan dengan pihak karyawan internal di dalam perusahaan atau internal publik relation. Customer Relation Officer mempunyai tugas memberitahu
kebijakan-kebijakan perusahaan, menyampaikan berita-berita penting yang sedang terjadidi sekitar kantor atau hotel serta juga membuat majalah bulletin
yang berisi tentang program-program yang telah dilaksanakan, karyawan terbaik, tentang pelayanan karyawan dan lain-lain.
Peran Customer Relation Officer diharapkan dapat dekat dengan pimpinan atau manajer. Hal ini disebabkan bahwa bagian Customer Relation
Officer mempunyai kegiatan mulai dari menyusun program acara, pengumpulan data, mengetahui masalah yang terjadi, melakukan perencanaan, pelaksanaan dan
pengawasan.
IV.1.3. Jasa-jasa yang ditawarkan Grand Swiss Bell Hotel, Medan
