Struktur Organisasi SOGO Sun Plaza Medan

3.5. Struktur Organisasi SOGO Sun Plaza Medan

Sebelum menjalankan aktivitas perusahaan sangatlah penting membuat tata hubungan atas wewenang dan tugas masing-masing bagian pada perusahaan. Hal ini sangat berguna agar pembagian tugas dan tanggung jawab dapat diketahui dengan jelas oleh masing-masing pihak dalam perusahaan, sehingga tugas dari setiap bagian dapat diarahkan dan dipertanggungjawabkan sepenuhnya. Struktur organisasi merupakan susunan pembagian kerja, wewenang dan sistem komunikasi dalam mewujudkan tujuan organisasi atau perusahaan. Struktur ini memberikan gambaran yang jelas mengenai pembagian dan batasan antara tugas, wewenang dan tanggung jawab setiap orang dalam suatu organisasi serta penetapan hubungan antara unsur organisasi dalam mencapai tujuan dengan cara yang paling efektif dan efisien. Dengan demikian kegiatan yang beraneka ragam dalam suatu perusahaan disusun secara teratur dan tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai. Dalam hal pengorganisasian dari bagian yang berbeda-beda diperlukan strukur organisasi yang dapat mempersatukan sumber daya yang teratur. Dengan struktur organisasi tersebut juga dapat diharapkan mengarahkan orang-orang yang berada dalam organisasi tersebut kepada keadaan sedemikian rupa sehingga mereka dapat dengan baik melaksanakan aktivitas yang mendukung tercapainya sasaran perusahaan disamping melaksanakan aktivitas masing-masing. Bentuk struktur organisasi sebuah perusahaan tergantung pada jenis aktivitas perusahaan tersebut. Selain itu, harus diperhatikan pula sifat perusahaan, ukuran, penyebaran daerah operasi, jenis usaha, bentuk badan hukum, produk yang dihasilkan, dan lain-lain. Universitas Sumatera Utara Universitas Sumatera Utara Keterangan: PT. Panen Lestari Internusa SOGO Sun Plaza dipimpin oleh seorang Store Manajer dan dibantu oleh 6 enam orang Manajer yaitu: empat orang sebagai Sales Manajer, satu orang sebagai Finance Accounting Manajer dan satu orang sebagai Human Resource General Affair Manajer. Manajer tersebut dibantu oleh beberapa orang Supervisor dengan rincian sebagai berikut: 1. Sales Manager tiap department dibantu oleh masing-masing supervisor, yaitu: a. Sales Manager Ladies Sundries dibantu oleh Ladies Sundries Supervisor b. Sales Manager Ladies Wear dibantu oleh Ladies Wear Supervisor c. Sales Manager Men’s Wear dibantu oleh Men’s Wear Supervisor d. Sales Manager Home and Children dibantu oleh Home Supervisor dan Children Supervisor. 2. Finance Accounting Manager dibantu oleh: a. Accounting Supervisor b. Cashier Office Supervisor c. IT EDP Supervisor 3. Human Resource General Affair Manajer dibantu oleh: a. Recruitment, Compensation Benefit Supervisor b. Industrial Relation, Learning Development Supervisor c. General Service Purchasing Supervisor d. Pre.Maintenance Supervisor e. Merchandise Inspection Supply Supervisor Universitas Sumatera Utara f. Lost Prevention Supervisor Ada beberapa posisi supervisor di dalam struktur organisasi berada langsung di bawah store manajer yaitu: 1. Promo Supervisor 2. Visual Merchandise Supervisor 3. Customer Service Supervisor Secretaris Store Manager Budaya Organisasi SOGO Sun Plaza Medan Dalam bab sebelumnya telah dijelaskan bahwa budaya organisasi merupakan nilai, keyakinan dan aturan-aturan yang ada dalam sebuah organisasi yang dianut secara bersama oleh anggota organisasi dan membentuk perilaku anggota organisasi tersebut sehingga menjadikan organisasi tersebut berbeda dengan organisasi lainnya. SOGO Sun Plaza Medan sebagai salah satu perusahaan retail terbesar di kota Medan diharuskan menjaga image yang baik sesuai dengan perusahaan induknya, yakni harus mengutamakan kualitas produk dan kepuasan pelanggan. Setiap anggota dari perusahaan harus menanamkan dalam dirinya bahwa pelanggan adalah raja, pelanggan adalah sumber kehidupan bagi perusahaan dan seluruh karyawan, oleh karena itu kepuasan pelanggan harus diberikan secata optimal, baik dari segi kualitas produk yang dijual maupun dari segi pelayanan dan kenyamanan yang diberikan pada saat berbelanja. Untuk menciptakan pelayanan yang berkualitas SOGO mempunyai Standart Operasional Prosedur yang harus dijalankan setiap karyawan khususnya karyawan Universitas Sumatera Utara yang ada di area penjualan, antara lain Sales Staff atau Sales Promotion Girlboy SPGSPB, Cashier dan Customer Service. Standart Operasional Prosedur tersebut kemudian dijadikan budaya yang harus melekat dalam diri setiap karyawan dan diaplikasikan dalam melayani pelanggan yang berkunjung ke SOGO. Standart Operasional Prosedur tersebut tertuang dalam “Enam Langkah Penjualan yang Efektif” yaitu: 1. Berdiri Siap Melayani • Berdiri dengan sikap siap melayani dan wajah yang ceria 2. Menghampiri Pelanggan • Hampiri pelanggan dengan gaya yang wajar dan senyum yang tulus. • Ucapkan salam dengan sopan dan bersemangat. • Ajak pelanggan masuk ke counter. • Melayani pelanggan dengan sepenuh hati. 3. Memperlihatkan Produk • Gunakan dua tangan saat memperlihatkan produk. • Biarkan pelanggan mengamati dan menyentuh produk. 4. Menjelaskan Produk • Tekankan keunggulan produk tersebut. • Persilahkan pelanggan untuk mencobanya. • Bujuk pelanggan agar segera membeli. 5. Menawarkan Produk lain • Apabila pelanggan sudah memutuskan untuk membeli tawarkan produk lain sebagai pelengkap padu padan. • Tawarkan produk lain sebagai pilihan, jika pelanggan tidak menemukan produk. 6. Menutup Penjualan • Periksa secara cermat dan pastikan mutu produk yang akan dibeli pelanggan. • Tegaskan kembali harga produk yang akan dibeli saat di kasir. • Rapikan produk yang dibeli dan masukkan ke dalam kantongan plastik SOGO. • Serahkan produk dengan kedua belah tangan. • Ucapkan terima kasih dan mengajak pelanggan untuk berbelanja kembali di SOGO. • Dampingi pelanggan hingga meninggalkan tempat. Universitas Sumatera Utara Semua karyawan SOGO terutama yang bertugas di area penjualan harus mengetahui “Enam Langkah Penjualan yang Efektif “ tersebut dan menjadikannya pedoman dalam melayani pelanggan. Selain itu, perusahaan juga memberikan training kepada karyawan, misalnya training tentang bagaimana menghadapi perilaku pelanggan dan sebagainya. Hal ini dilakukan demi terus menjaga kualitas pelayanan yang diberikan kepada pelanggan. Kontrol dari atasan juga terus diberikan kepada karyawan secara berkesinambungan. Selain berfungsi untuk memberikan pengawasan terhadap bawahan, atasan juga menjadi motivator agar karyawan dapat melakukan pekerjaannya dengan maksimal. Untuk itu setiap harinya perusahaan mengadakan Daily Meeting di setiap department dengan Supervisor atau Manager masing-masing. Selain untuk memberikan motivasi kepada karyawan, Daily Meeting yang dilaksanakan juga berfungsi untuk menyampaikan program-program yang diadakan oleh perusahaan, serta menjadi wadah sharing antara atasan dan bawahan. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa SOGO Sun Plaza Medan membudayakan para karyawannya agar selalu mengutamakan pelayanan terhadap pelanggan, sesuai dengan motto yang ada, yaitu melayani dengan segera, melayani dengan semangat dan melayani dengan senyum. Karyawan dimotivasi untuk mempunyai inisiatif dan kemandirian dalam melayani pelanggan sesuai dengan prosedur yang berlaku di perusahaan serta bertanggung jawab dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya tersebut. Universitas Sumatera Utara Kinerja Karyawan SOGO Sun Plaza Medan Kinerja dapat diartikan sebagai suatu hasil kerja yang dicapai seseorang dalam melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya yang didasarkan atas kecakapan, pengalaman dan kesungguhan serta waktu. Kinerja organisasi dapat diukur berdasarkan kinerja anggota yang ada di dalamnya, dengan begitu kinerja perusahaan termasuk SOGO Sun Plaza dapat diukur melalui kinerja individu yang ada di dalamnya. Sejauh ini perusahaan juga melakukan penilaian terhadap kinerja karyawan. Penilaian kinerja dapat dilihat dari beberapa point, diantaranya kedisiplinan dan kemampuan karyawan misalnya kemampuan untuk mengembangkan diri, kemampuan untuk dapat bekerja dengan baik dalam tim, bertanggung jawab dan mempunyai inisiatif yang tinggi. Penilaian kinerja karyawan juga dilihat dari pencapaian target penjualan yang telah ditetapkan perusahaan. Untuk masalah kedisiplinan sendiri, perusahaan telah menetapkan sanksi yang cukup tegas, yaitu dengan memberikan surat peringatan bagi karyawan yang sering terlambat atau tidak masuk tanpa keterangan. Jika dibandingkan dengan perusahaan retail lainnya yang ada di medan, SOGO Sun Plaza medan mempunyai jam kerja yang lebih pendek dari yang lainnya. Oleh karena itu, seharusnya karyawan tidak merasa kesulitan untuk mematuhi jam kerja yang telah ditetapkan perusahaan. Jam kerja bagi karyawan yang bertugas di area penjualan dibagi menjadi dua shift, untuk week day hari senin sd kamis shift I masuk jam 10.20-17.10, shift II masuk jam 14.50-21.30, sedangkan untuk week end hari jumat sd minggu karyawan shift I masuk jam 9.20-17.00 dan shift II masuk jam 14.30-22.00. Setiap karyawan Universitas Sumatera Utara harus mematuhi jadwal kerja yang telah dibuat. Biasanya jadwal kerja karyawan dibuat oleh Supervisor masing-masing, dan apabila tidak bisa masuk atau ada perubahan mendadak untuk jadwal tersebut karyawan yang bersangkutan harus melaporkan langsung kepada supervisor. Selain adanya sanksi, perusahaan juga memberikan penghargaan untuk memotivasi karyawannya. Panghargaan diberikan kepada karyawan yang menjadi best seller dan best employed dengan imbalan berupa uang tunai dan piagam. Penghargaan best seller diberikan kepada karyawan yang dapai mencapai target tertinggi, sedangkan penghargaan best employed diberikan untuk karyawan yang dinilai mempunyai produktivitas dan loyalitas tinggi terhadap perusahaan. Perusahaan melakukan penilaian terhadap karyawannya melalui supervisor setiap department. Penilaian ini juga nantinya akan mempengaruhi besarnya insentif yang diperoleh karyawan. Dengan adanya motivasi seperti imbalan yang diterima karyawan atas kinerja yang dicapainya serta dengan adanya pengawasan yang dilakukan oleh atasan tentunya karyawan SOGO Sun Plaza Medan dapat menghasilkan kinerja yang maksimal. Universitas Sumatera Utara

BAB IV PENYAJIAN DATA