4. Manajemen pengetahuan terkait dengan peningkatan efektivitas organisasi. Kita berkonsentrasi pada manajemen pengetahuan karena
dipercaya bahwa manajemen pengetahuan dapat memberikan kontribusi kepada vitalitas dan kesuksesan perusahaan. Upaya untuk mengukur
modal intelektual dan untuk menilai efektivitas manajemen pengetahuan harus dapat membantu kita memahami secara luas pengelolaan
pengetahuan yang telah dilakukan. Berdasarkan uraian-uraian yang dikemukakan, manajemen
pengetahuan merupakan suatu proses dan seni dalam mengelola perusahaan dengan melaksanakan penciptaan, pengumpulan dan pentransferan
pengetahuan untuk meningkatkan keunggulan kompetitif sehingga memberikan hasil dalam mencapai visi dan misi perusahaan. Perusahaan
harus menerapkan manajemen pengetahuan untuk menciptakan keunggulan perusahaan yang berdaya saing tinggi serta mengikuti perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi. Hal ini akan membawa perusahaan kepada perusahaan yang terdepan dalam inovasi dan sumber daya manusia yang
berkualitas dalam pengetahuannya Sangkala, 2007.
2.3. Penerapan Manajemen Pengetahuan Melalui SECI Model
Setiarso 2009, berpendapat bahwa knowledge management yang sukses tidak hanya karena komputer yang impresif tetapi sebaiknya
mengandung komponen-komponen, yaitu: a. Alur knowledge yang benar dan sumber yang dilimpahkan ke organisasi.
b. Teknologi tepat yang disimpan dan dapat mengomunikasikan knowledge tersebut.
c. Budaya tempat kerja yang benar sehingga karyawan termotivasi untuk memanfaatkan knowledge.
Selain itu penerapan manajemen pengetahuan pada suatu organisasi juga merupakan proses yang panjang dan lama, yang mencakup perubahan
perilaku semua karyawan. Nonaka dalam Sangkala 2007 menjelaskan bahwa proses penciptaan
knowledge organisasi terjadi karena adanya interaksi antara tacit knowledge dan explicit knowledge melaui proses konversi knowledge yang disebut
SECI Socialization, Eksternalization, Combination, Internalization. Organisasi biasanya menggunakan media-media berikut sebagai sarana
komunikasi antar sumber daya manusia yang ada di organisasi dan pihak- pihak yang berkepentingan, yaitu:
1. Rapat secara berkaladiskusi secara berkala 2. Pertemuan bulanan
3. Intranet 4. Surat edaransurat keputusan
5. Papan pengumuman 6. Internetmedia massa
Nonaka Takeuchi, 1995 Setiarso et al, 2009, untuk mendukung proses aktifitas dan pengembangan sumber daya manusia disuatu organisasi
yang merupakan perwujudan dari model SECI Nonaka dan digunakan perangkat teknologi informasi yang ada di organisasi.
1. Socialization
Sosialisasi merupakan proses sharing dan penciptaan tacit knowledge melalui interaksi dan pengalaman langsung. Salah satu proses sosialisasi
adalah dengan pertemuan tatap muka rapat, diskusi dan pertemuan bulanan. Melalui pertemuan tatap muka ini individu dapat saling
berbagi pengetahuan dan pengalaman yang dimilikinya sehingga tercipta pengetahuan baru. Di dalam sistem manajemen pengetahuan, fitur-fitur
kolaborasi seperti email, diskusi elektronik, komunitas praktis communities of practice memungkinkan pertukaran pengetahuan tacit
informasi, pengalaman dan keahlian yang dimiliki seseorang sehingga organisasi semakin mampu belajar dan melahirkan ide-ide baru yang
kreatif dan inovatif. Hal ini baik untuk dilakukan karena bermanfaat untuk meningkatkan koordinasi, mempercepat proses aktivitas dan
menumbuhkan budaya belajar. Proses sosialisasi juga dapat dilakukan melalui pendidikan dan trainingdiklat dengan mengubah pengetahuan
tacit trainer menjadi pengetahuan tacit karyawan.
2. Externalization
Eksternalisasi merupakan proses yang bertujuan untuk mengartikulasi tacit knowledge menjadi suatu konsep yang jelas atau eksplisit melalui
proses dialog dan refleksi. Dukungan terhadap proses eksternalisasi dapat diberikan dengan mendokumentasikan notulen rapat bentuk
eksplisit dari knowledge yang tercipta saat diadakannya pertemuan kedalam bentuk elektronik untuk kemudian disimpan dalam suatu
repository dan dipublikasikan kepada pihak yang berkepentingan, sehingga bisa dikembangkan dan dimanfaatkan untuk meningkatkan
knowledge atau kompetensi karyawan. 3.
Combination Proses mengkombinasikan berbagai explicit knowledge yang berbeda
untuk disusun ke dalam sistem knowledge management. Media untuk proses ini dapat melalui intranet forum diskusi, database organisasi dan
internet untuk memperoleh sumber eksternal. Fitur-fitur Enterprise Portal seperti knowledge organization system yang memiliki fungsi
untuk pengategorian informasi taksonomi, pencarian dan sebagainya membantu dalam proses ini. Business Intellegence sebagai fungsi
penganalisis data secara matematis dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Data yang telah tersimpan dalam sistem data warehouse
dianalisis terutama untuk kondisi yang bersifat strategis. Content Management yang memiliki fungsi untuk untuk mengelola informasi
organisasi baik yang bersifat terstruktur database atau tidak terstruktur dokumen, laporan, notulen juga mendukung proses kombinasi ini.
4. Internalization
Semua dokumen data, informasi dan pengetahuan yang sudah didokumentasikan dapat dibaca oleh orang lain. Proses internalisasi
inilah terjadi peningkatan knowledge sumber daya manusia. Sumber- sumber explicit knowledge dapat diperoleh melalui media intranet
database organisasi, surat edaransurat keputusan, papan pengumuman dan internet serta media massa sebagai sumber eksternal. Untuk dapat
mendukung proses ini sistem perlu memiliki alat bantu pencarian dan
pengambilan dokumen. Content Management selain bisa mendukung proses kombinasi, juga dapat memfasilitasi proses internalisasi, dimana
pemicu untuk proses ini adalah penerapan “Learning by Doing”. Selain itu pendidikan dan pelatihan juga dapat mengubah berbagai pelajaran
tertulis explicit knowledge menjadi tacit knowledge para karyawan.
Tacit Knowledge TO Explicit Knowledge
Tacit Knowledge FROM
Expicit Knowledge
Gambar 2. Pemetaan proses SECI Model Rosenberg yang dikutip oleh Kosasih dan Budiani 2007
mengidentifikasikan luas lingkup aplikasi manajemen pengetahuan ke dalam 3 tingkatan level, yaitu sebagai berikut:
1. Manajemen dokumen document management Merupakan aplikasi manajemen pengetahuan yang paling sederhana,
karena manajemen pengetahuan hanya digunakan untuk memfasilitasi distribusi informasi saja.
2. Penciptaan, berbagi dan manajemen informasi information creation, sharing and management
Aplikasi manajemen pengetahuan pada level ini antara lain penciptaan informasi baru new content of information creation, komunikasi dan
kolaborasi communication and collaboration, manajemen informasi real time information management
serta menangkap dan mendistribusikan pengalaman pakar capturing and distributing expert
stories.
Socialization Eksternalization
- face to face communication - dokumen pertemuan, expert - collaboration feature - intranet
- trainingdiklat - discussion platform - MS office, Scanner
Internalization Combination
-intranet - intranet -internetmedia masa
- aplikasi database -content management
- internet -learning feture
- enterprise portal feature -papan pengumuman
- business intelligent
S E I C
3. Organisasi yang terus belajar the truly know-how of the organization Pelaksanaan aktivitas primer organisasi sepenuhnya tergantung pada
keahlian berbasis pengetahuan yang melekat pada keseluruhan sistem yang terdapat dalam perusahaan. Beberapa aktivitas pada level ini antara
lain membangun jaringan pakar building expert network, interaksi dengan database operasional interacting with operational databases,
dukungan kinerja performance support, organisasi yang terus belajar leveraging organizational “know-how”.
Davenport dan Prusak yang dikutip oleh Setiarso, et.al 2009 menjelaskan sasaran umum dari sistem manajemen pengetahuan dalam
praktiknya adalah sebagai berikut: 1. Menciptakan pengetahuan
Pengetahuan diciptakan begitu manusia menentukan cara baru untuk melakukan sesuatu atau menciptakan knowhow.
2. Menangkap pengetahuan Pengetahuan baru diidentifikasi sebagai bernilai dan diintepretasikan
dalam suatu cara yang masuk akal. 3. Menjaring pengetahuan
Pengetahuan baru harus ditempatkan dalam konteks agar dapat ditindaklanjuti.
4. Menyimpan pengetahuan Pengetahuan yang bermanfaat harus disimpan dalam format yang baik
dalam penyimpanan pengetahuan sehingga orang lain dalam organisasi dapat mengaksesnya.
5. Mengolah pengetahuan Pengetahuan harus diperbaharui apakah relevan dan akurat.
6. Menyebarluaskan pengetahuan Pengetahuan harus tersedia dalam format yang bermanfaat untuk semua
orang dalam organisasi yang memerlukan dimanapun dan kapanpun. Sangkala 2007 menjelaskan dalam penerapan manajemen pengetahuan
dalam organisasi terdapat hambatan terbesar yaitu pada proses transfer pngetahuannya. Hambatan yang diidentifikasi meliputi:
1. Kurangnya kepercayaan 2. Perbedaan kultur, bahasa dan referensi
3. Tidak adanya waktu dan tempat pertemuan serta ide sempit mengenai bekerja produktif
4. Status dan penghargaan terhadap pemilik pengetahuan 5. Kurangnya kapasitas menyerap dari penerima
6. Kepercayaan bahwa pengetahuan merupakan hak-hak istimewa kelompok tertentu
7. Tidak toleran terhadap kesalahan atau kebutuhan membantu. Setiarso, et.al 2009 menjelaskan bahwa diperlukannya strategi dalam
penerapan manajemen pengetahuan pada organisasi, karena penerapannya tidak hanya didukung oleh SDM yang berkualitas memiliki informasi,
pengalaman dan keahlian yang dibutuhkan, teknologi informasi yang tepat guna, tetapi juga budaya berbagi knowledge knowledge sharing. Berbagi
knowledge berarti setiap anggota organisasi menyadari pentingnya knowledge bagi organisasi. Maka strategi yang harus ditempuh meliputi:
1. Merumuskan budaya knowledge sharing di organisasi, yang menekankan pada kewajiban untuk menggali dan membagi knowledge kepada semua
karyawan. 2. Membangun rasa saling percaya diantara SDM organisasi, terlepas dari
kedudukan, kecerdasan dan kinerjanya. 3. Sistem penghargaan reward karena adanya aktivitas berbagi dan
memanfaatkan knowledge. 4. Rotasi kerja, dalam hal ini pertukaran karyawan yang dilakukan secraa
teratur sesuai perencanaan karir karyawan, yang memungkinkan aktivitas penyebaran dan peningkatan knowledge karyawan.
5. Menyediakan media atau sarana dalam berbagi knowledge sehingga karyawan lebih mudah bertukar pengetahuan dan mengakses informasi.
6. Adanya kepemimpinan dari jajaran dierksi dan managemen yang mendukung penerapan knowledge management ini.
2.4. Kompetensi
