b. Perumusan kebijakan teknis dalam pembinaan perpustakaan dan arsip di Provinsi
Sumatera Utara c.
Pelaksanaan pelayanan perpustakaan dan arsip d.
Pelaksanaan penyusunan Bibliografi Daerah, Katalog Induk Daerah, Bahan Rujukan berupa Indeks, Bibliografi Subjek, Abstrak dan Literatur Sekunder lainnya.
e. Pengadaan, pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, pelestarian dan penyajian bahan
pustaka karya cetak dan karya rekam f.
Pelaksanaan kerjasama dalam penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan, serta pembinaan Sumber Daya Manusia di bidang perpustakaan dan arsip dengan instansi
terkait g.
Pelaksanaan kerjasama di bidang perpustakaan, dokumentasi, informasi serta kearsipan dengan lembaga atau instansi lain
h. Pelaksanaan tugas-tugas ketatausahaan.
1.4 Struktur Organisasi Perpustakaan
Fungsi struktur organisasi adalah untuk mengetahui secara jelas pembagian kerja, fungsi dan wewenang dari masing-masing pegawai yang ada pada organisasi yang bersangkutan.
Pengelompokkan kerja BAPERASDA Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut
Gambar 1 Struktur Organisasi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
KEPALA BADAN
Sekretariat Kelompok Fungsional
Pustakawan Arsiparis
Universitas Sumatera Utara
Sub Bidang Arsip In-Aktif
Sub Bidang Arsip Aktif
Sub Bidang Tata Usaha Kearsipan
Bidang Arsip Bidang
Pembinaan
Sub Bidang Kelembagaan
Sub Bidang SDM
Sub Bidang Pengolahan
Bidang Pengadaan,
Pengolahan Deposit
Sub Bidang Deposit
Bidang Pelayanan
Perpustakaan
Sub Bidang Pelayanan
Sub Bidang Otomasi
Multimedia Sub Bagian Tata
Usaha Sub Bagian Hukum
Keuangan
Sub Bagian Keuangan
Universitas Sumatera Utara
1.5 Tugas Pokok dan Fungsi Masing-Masing Bidang
Tugas pokok dan fungsi masing-masing bidang yang dimiliki Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Sekretariat
Sekretariat, yang dipimpin oleh seorang Sekretaris dan berkedudukan Eselon IIIA, mempunyai tugas dalam pengolahan dan pengurusan kerumahtanggaanumum, keuangan dan
organisasi dan hukum. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, sekretaris menyelenggarakan fungsi :
a. Penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan pengololaan dan pengurusan
kerumahtanggaanumum, surat menyurat, administrasi kepegawaian, keuangan, kelembagaan dan ketatalaksanaan pembinaan produk hukum.
b. Pengkoordinasian perumusan rencanaprogram jangka menengah dan tahunan Badan,
sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. c.
Pelaksanaan pengelolaan dan pengurusan kerumahtanggaanumum, surat menyurat, administrasi kepegawaian, keuangan, kelembagaan dan ketatalaksanaan dan
pembinaan produk-produk hukum. d.
Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
e. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Badan, sesuai bidang tugas dan
fungsinya. f.
Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Badan sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan.
Untuk menjalankan tugas pokok dan fungsi tersebut sekretaris dibantu oleh 3 kepala sub bagian yaitu :
1 Kepala Sub Bagian Tata Usaha
2 Kepala Sub Bagian Keuangan
3 Kepala Sub Bagian Organisasi dan Hukum
2. Bidang Pelayanan Perpustakaan
Universitas Sumatera Utara
Bidang pelayanan dipimpin oleh seorang kepala bidang yang berkedudukan Eselon IIIA. Bidang pelayanan memiliki tugas menyelenggarakan pelayanan informasi dan kerjasama antar
perpustakaan. Untuk menjalankan tugas tersebut kepala bidang pelayanan memiliki fungsi :
a. Penyempurnaan dan penyusunan standar layanan kepustakaan, pelestarian bahan
pustaka, penerapan otomasi, layanan internet, kerjasama antar perpustakaan serta standar pelaksanaan tugas-tugas badan.
b. Perencanaan program jangka panjang, menengah dan tahunan dalam bidang layanan
perpustakaan. c.
Pelaksanaan pengkoordinasian dan pengendalian pelayanan perpustakaan, pelestarian bahan pustaka, penerapan otomasi, layanan internet, serta kerjasama antar
perpustakaan. d.
Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
e. Pemberian masukan yang perlu kepada kepala badan, sesuai bidang tugas dan
fungsinya. f.
Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada kepala badan sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan.
Di dalam menjalankan fungsi tersebut kepala bidang dibantu oleh dua orang kepala sub bidang yaitu :
1 Kepala Sub Bidang Pelayanan
2 Kepala Sub Bidang Otomasi dan Multimedia
Sampai sekarang ini Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Propinsi Sumatera Utara memiliki 6 enam ruang pelayanan :
1. Ruang Layanan Umum
2. Ruang Layanan Referensi
3. Ruang Layanan Anak
4. Ruang Layanan Remaja
5. Ruang Layanan Koran dan Majalah
6. Ruang Layanan MultimediaAudio Visual dan Internet
Universitas Sumatera Utara
3. Bidang Pengadaan, Pengolahan dan Deposit
Bidang pengadaan, pengolahan dan deposit dipimpin oleh seorang kepala bidang yang berkedudukan Eselon IIIA. Bidang ini mengemban tugas mengembangkan dan mengolah bahan
pustaka dan menyelenggarakan pelayanan deposit dalam rangka pelestarian budaya Sumatera Utara. Untuk melaksanakan tugas tersebut kepala bidang pengadaan, pengolahan dan deposit
menyelenggarakan fungsi : a.
Penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan pustaka karya intelektual, artistik tercetak dan terekam yang diterbitkan Provinsi dalam dan luar negeri serta
evaluasi serah simpan karya cetak, rekam dan standar pelaksanaan tugas-tugas badan. b.
Perncanaan, pelaksanaan, pengkoordinasian dan pengendalian rencana jangka tahunan dan menengah ke dalam bidang pengadaan, pengolahan bahan pustaka dan
deposit, sesuai ketentuan standar yang ditetapkan.
c. Penyelenggaraan pengembangan dan pengolahan bahan pustaka karya intelektual,
artistik tercetak dan terekam, lokal maupun luar negeri serta serah simapan karya cetak dan rekam, sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan.
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan, sesuai bidnag tugas dan
fungsinya. e.
Pemberian masukan yang perlu kepada kepala badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
f. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada
kepala badan sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan. Dalam melaksankan tugas dan fungsinya kepala bidang pengadaan, pengolahan dan
deposit dibantu oleh dua orang kepala sub bidnag yaitu : 1
Kepala Sub Bidang Pengadaan dan Pengolahan Bahan Pustaka 2
Kepala Sub Bidang Deposit Jenis pekerjaan rutin yang ditangani para pustakawan pada bidang ini meliputi:
1. Seleksi bahan pustaka
2. Pengadaan bahan pustaka
3. Klasifikasi kompleks
4. Katalogisasi kompleks
5. Pembuatan inti sari karangan indikatifinformative
6. Pengalihan informasi bahan pustaka dengan otomasi
7. Kelengkapan bahan pustaka
Universitas Sumatera Utara
4. Bidang Pembinaan
Bidang pembinaan dipimpin oleh seorang kepala bidang yang berkedudukan Eselon IIIA. Tugas bidang tersebut adalah menyelenggarakan pembinaan sumber daya manusia dan
kelembagaan perpustakaan di Provinsi Sumatera Utara. Untuk melaksanakan tugas tersebut kepala bidang memiliki fungsi :
a. Penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan pembinaanbimbingan,
permasyarakatan dan penyuluhan, dokumentasi, informasi dan semua jenis perpustakaan, pembinaan pustakawan, pembinaan kelembagaan perpustakaan serta
pendidikan dan pelatihan tenaga teknis perpustakaan dan penyusunan standar pelaksanaan tugas-tugas badan.
b. Perncanaan program tahunan dan jangka menengah dalam bidang pembinaan
perpustakaan sesuai standar dan ketetapan yang berlaku. c.
Pelaksanaan, pengkoordinasian, pengendalian, pembinaanbimbingan, pemasyarakatan dan penyuluhan dokumentasi dan informasi, pembinaan pustakwan,
pembinaan kelembagaan, serta pembinaan dan pelatihan tenaga teknis perpustakaan sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan
Di dalam menjalankan tugas dan fungsinya kepala bidang pembinaan dibantu oleh dua orang kepala sub bidang yaitu :
1 Kepala Sub Bidang Sumber Daya Manusia
2 Kepala Sub Bidang Kelembagaan
Dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsi yang diemban bidang pembinaan melaksanakan beberapa program dan kegiatan, diantaranya :
Tabel 1 Program dan Kegiatan Bidang Pembinaan
No Kegiatan
Volume 1
Lomba Pemilihan Perpustakaan terbaik 1 kali
2 Lomba Pemilihan Pustakawan Teladan
2 kali 3
Pembinaan semua jenis perpustakaan di Sumatera Utara 4 kali
4 Bimbingan Teknis Perpustakaan
3 kali
Universitas Sumatera Utara
5 Rapat kerja Perpustakaan di Sumatera Utara
1 kali No
Kegiatan Volume
6 Pemantapan Pemberdayaan Perpustakaan Sekolah se-
Sumatera Utara 3 kali
7 Sosialisasi Jabatan Fungsional Pustakawan
1 kali 8
Penyuluhan dan Pemasyarakatan Perpustakaan di Kabupaten
6 kali
Sumber : Laporan Program Bidang Pembinaan Tahun 2005
Demi kelancaran dan terlaksananya program dan kegiatan pada bidang pembinaan ditempatkan 12 orang pustakawan.
5. Bidang Arsip
Bidang arsip dipimpin oleh seorang kepala bidang yang berkedudukan Eselon IIIA. Tugas bidang arsip adalah melaksanakan pengelolaan dan pembinaan arsip daerah.
Untuk melaksanakan tugas tersebut kepala bidang arsip melaksanakan fungsi yaitu : a.
Penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan pengelolaan arsip in aktif, arsip statis dan pembinaan kearsipan serta standar pelaksanaan tugas-tugas badan.
b. Perencanaan program tahunan dan program jangka menengah dalam bidang
pembinaan arsip daerah sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan. c.
Pelaksanaan, pengkoordinasian dan pengendalian pengelolaan arsip in aktif, arsip statis dan pembinaan kearsipan sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan.
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala bidang, sesuai bidang tugas dan
fungsinya
1.6 Personalia Jabatan-jabatan pegawai
