Analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi persediaan studi kasus Gudang Pusat II Wiltim TNI AD, Surabaya

ANALISIS DAN PERANCANGAN

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN

Studi Kasus : GUDANG PUSAT-II/ WILTIM TNI AD, SURABAYA SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi

Oleh :

Florentina Veny Marantika NIM : 102114005

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA

i

ANALISIS DAN PERANCANGAN

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN

Studi Kasus : GUDANG PUSAT-II/ WILTIM TNI AD, SURABAYA SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi

Oleh :

Florentina Veny Marantika NIM : 102114005

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA

iv

The best feeling of HAPPINES is when you’re happy because

you’ve made

somebody else happy.

Life is like a piano, white and black. If God play it, all will be

a beautiful melody.

Kupersembahkan untuk :

Emak, Babeh Tercintah

Kakak Pian tercintah

v

UNIVERSITAS SANTA DHARMA FAKULTAS EKONOMI

JURUSAN AKUNTANSI – PROGRAM STUDI AKUNTANSI PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI

Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa Skripsi dengan judul: ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN (Studi Kasus : GUDANG PUSAT-II/WILTIM TNI AD,

Surabaya) dan diajukan untuk diuji pada tanggal 21 Oktober 2014 adalah hasil karya saya.

Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang saya aku seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya.

Apabila saya melakukan hal tersebut diatas, baik sengaja maupun tidak, dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil tulisan saya sendiri ini. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batal saya terima.

Yogyakarta, 31 Oktober 2014 Yang membuat pernyataan,

vi

LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN

PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Yang bertanda tangan di bawah ini, saya mahasiswa Universitas Sanata Dharma: Nama : Florentina Veny Marantika

Nomor Mahasiswa : 102114005

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN Studi Kasus : GUDANG PUSAT-II/ WILTIM TNI AD, SURABAYA” beserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan demikian saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalih dalam bentuk media lain, mengelola dalam pangkalan data, mendistribusikan secara terbatas, dan mempublikasikannya di internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya maupun memberikan royalti kepada saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis.

Demikian pernyataan ini yang saya buat dengan sebenarnya.

Dibuat di Yogyakarta

Pada tanggal: 31 Oktober 2014 Yang menyatakan

vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur dan terima kasih ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma.

Dalam menyelesaikan skripsi ini penulis mendapat bantuan, bimbingan dan arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada:

1. Johanes Eka Priyatma, M.Sc., Ph.D. selaku Rektor Universitas Sanata Dharma yang telah memberikan kesempatan untuk belajar dan mengembangkan kepribadian kepada penulis.

2. Dr. H. Herry Maridjo, M.Si selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.

3. Drs. YP. Supardiyono, M.Si., Ak., QIA., C.A. selaku Ketua Program Studi Akuntansi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.

4. Ilsa Haruti Suryandari, S.E., S.IP., M.Sc., Ak., C.A.selaku dosen Pembimbing yang telah membantu serta membimbing penulis dengan memberikan masukan, saran, dan nasehat selama proses penulisan skripsi.

5. Nicko Kornelius Putra, S.E. dan Drs. Gregorius Hendra Poerwanto, M.Si yang telah membimbing dan memotivasi penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skipsi ini.

viii

6. Kagupus, Kolonel Nelson Maga yang telah mengijinkan penulis untuk melakukan studi kasus di Gupus-II/Wiltim.

7. Babeh Ignatius Sudarno, Mama Nining Wijiati, Kakak Frandaromes Alvian, serta pasukan kaki 4 Bruno, Cilla, dan Cillo yang selalu memberikan dukungan dan semangat dalam melaksanakan pendidikan tanpa mengenal lelah.

8. The Girl’s yaitu Noni, Angel, Naken, Dian, dan Ria yang selalu memberikan dukungan kepada penulis, dengan cara menanyakan kapan Acc. Itu menjadi motivasi penulis untuk menyelesaikan skripsi ini.

9. Semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan skripsi ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.

Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih memiliki banyak kekurangan, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca.

Yogyakarta, 31 Oktober 2014

Florentina Veny Marantika

ix DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ... i

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ... ii

HALAMAN PENGESAHAN ... iii

HALAMAN PERSEMBAHAN ... iv

HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS ... v

HALAMAN KATA PENGANTAR ... vii

HALAMAN DAFTAR ISI ... ix

HALAMAN DAFTAR TABEL ... xii

HALAMAN DAFTAR GAMBAR ... xiii

ABSTRAK .... ... xiv

ABSTRACT .. ... xv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Rumusan Masalah ... 5

C. Batasan Masalah ... 5

D. Tujuan Penelitian ... 5

E. Manfaat Penelitian ... 6

F. Sistematika Penulisan ... 7

BAB II LANDASAN TEORI ... 9

A. Sistem ... 9

B. Sistem Informasi ... 9

1. Pengertian Informasi ... 9

2. Pengertian Sistem Informasi ... 10

C. Sistem Informasi Manajemen (SIM) ... 10

D. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) ... 11

1. Pengertian Sistem Akuntansi ... 11

2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ... 11

E. Informasi Akuntansi Persediaan ... 12

1. Pengertian Persediaan ... 12

2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Persediaan ... 13

F. Sistem Akuntansi Instansi (SAI) ... 13

G. Sistem Akuntansi Keuangan (SAK)... 15

H. Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN) ... 16

1. Pengertian SIMAK BMN... 16

2. Kebijakan Akuntansi BMN ... 16

3. Bagan Arus Akuntansi BMN ... 18

I. Analisis dan Perancangan Sistem (APS)... 19

1. Pengertian Analisis... 19

2. Tahapan Analisis ... 19

3. Pengertian Perancangan Sistem ... 20

4. Tahapan Perancangan Sistem ... 21

x

J. Perancangan Bagan Alir Dokumen (flowchart) dan

Diagram Arus Data (data flow diagram) ... 24

1. Bagan Alir Dokumen (flowchart) ... 24

2. Diagram Arus Data (data flow diagram) ... 25

BAB III METODE PENELITIAN ... 27

A. Jenis Penelitian ... 27

B. Tempat dan Waktu Penelitian ... 27

C. Subjek dan Objek Penelitian ... 27

D. Teknik Pengumpulan Data ... 28

E. Jenis Data ... 29

F. Teknik Analisis Data ... 30

BAB IV GAMBARAN UMUM INSTANSI ... 34

A. Sejarah Gupus-II/Wiltim TNI AD, Surabaya... 34

B. Struktur Organisasi ... 36

C. Deskripsi Tugas dan Wewenang (Job description) ... 36

D. Gambaran Umum Alur Aktivitas Gupus-II/Wiltim TNI AD . 41 1. Skema Alur Penerimaan Bekal Asal Pergudangan Daerah/Rekanan ... 42

2. Skema Alur Pengeluaran Bekal Asal Pergudangan Daerah/Rekanan ... 44

E. Bentuk-Bentuk BEK ... 45

BAB V PEMBAHASAN ... 47

A. Deskripsi Penerapan Aplikasi SIMAK BMN di Gudang Pusat-II/Wilayah Timur TNI AD, Surabaya ... 47

1. Penginputan Data Bekal/Materiil ke dalam aplikasi SIMAK ... 49

2. Aplikasi SIMAK BMN dan Aplikasi Khusus Persediaan ... 50

3. Perbedaan Teori Persediaan TNI AD dengan Persediaan pada Umumnya ... 53

4. Flowchart Penerimaan dan Pengeluaran Bekal/ Materiil Bekang ... 56

4.1 Dokumen yang digunakan dalam Flowchart Penerimaan ... 56

4.2 Flowchart Penerimaan Bekal/Materiil Bekang ... 58

4.3 Dokumen yang digunakan dalam Flowchart Pengeluaran ... 65

4.4 Flowchart Pengeluaran Bekal/Materiil Bekang ... 67

5. Data Flow Diagram Penerimaan dan Pengeluaran Bekal/Materiil Bekang ... 72

5.1 Diagram Konteks Penerimaan Bekal/ Materiil Bekang ... 72

5.2 Data Flow Diagram Level 0 Penerimaan Bekal/ Materiil Bekang ... 74

xi

5.3 Diagram Konteks Pengeluaran Bekal/

Materiil Bekang ... 76

5.4 Data Flow Diagram Level 0 Pengeluaran Bekal/ Materiil Bekang ... 78

B. Identifikasi Kelemahan, Penyebab Kelemahan, dan Titik Keputusan ... 80

1. Mengidentifikasi Kelemahan ... 80

2. Mengidentifikasi Penyebab Kelemahan... 82

3. Mengidentifikasi Titik Keputusan ... 83

4. Mengidentifikasi Personil Kunci ... 84

C. Perancangan Sistem Persediaan di Gupus-II/Wiltim TNI AD ... 85

1. Rancangan Usulan Flowchart Penerimaan dan Pengeluaran Bekal/ Materiil Bekang ... 86

1.1 Dokumen yang digunakan dalam Rancangan Usulan Flowchart Penerimaan ... 87

1.2 Rancangan Usulan Flowchart Penerimaan Bekal/ Materiil Bekang ... 89

1.3 Dokumen yang digunakan dalam Rancangan Usulan Flowchart Pengeluaran ... 98

1.4 Rancangan Usulan Flowchart Pengeluaran Bekal/ Materiil Bekang ... 100

2. Rancangan Usulan Data Flow Diagram Penerimaan dan Pengeluaran Bekal/ Materiil Bekang ... 107

2.1 Rancangan Usulan Diagram Konteks Penerimaan Bekal/Materiil Bekang ... 107

2.2 Rancangan Usulan Data Flow Diagram Level 0 Penerimaan Bekal/Materiil Bekang ... 109

2.3Rancangan Usulan Diagram Konteks Pengeluaran Bekal/Materiil Bekang ... 112

2.4 Rancangan Usulan Data Flow Diagram Level 0 Pengeluaran Bekal/Materiil Bekang ... 114

3. Standarisasi Pergudangan Bekang ... 116

BAB VI PENUTUP ... 117

A. Kesimpulan ... 117

B. Keterbatasan Penelitian ... 119

C. Saran ... 119

DAFTAR PUSTAKA ... 121

xii

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Simbol-simbol Bagan Alir Dokumen (flowchart) ... 24 Tabel 1.2 Simbol-simbol Diagram Arus Data (data flow diagram) ... 26 Tabel 2.1 Bentuk-bentuk BEK ... 46 Tabel 3.1 Perbandingan Dokumen Sistem Persediaan Perusahaan

dengan Gupus-II/Wiltim TNI AD ... 55 Tabel 3.2 Dokumen yang digunakan dalam flowchart penerimaan. ... 56 Tabel 3.3 Dokumen yang digunakan dalam flowchart pengeluaran ... 65 Tabel 3.4 Dokumen yang digunakan dalam Rancangan Usulan

flowchart penerimaan ... 87 Tabel 3.5 Dokumen yang digunakan dalam Rancangan Usulan

xiii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Proses Pengolahan Data BMN ... 18 Gambar 1.2 Alur Akuntansi BMN ... 19 Gambar 2.1 Struktur Organisasi Gudang Pusat-II/Wiltim,

Surabaya ... 36 Gambar 2.2 Alur Penerimaan Bekal/Materiil Asal Pergudangan

Daerah/Rekanan ... 42 Gambar 2.3 Alur Pengeluaran Bekal/Materiil Asal Pergudangan

Daerah/Rekanan ... 44 Gambar 3.1 Gambaran Flowchart Penerimaan Bekal/

Materiil Bekang ... 58 Gambar 3.2 Gambaran Flowchart Pengeluaran Bekal/

Materiil Bekang ... 67 Gambar 3.3 Gambaran Diagram Konteks Penerimaan Bekal/Materiil

Bekang... 72 Gambar 3.4 Gambaran Data Flow Diagram Level 0 Penerimaan Bekal/

Materiil Bekang ... 74 Gambar 3.5 Gambaran Diagram Konteks Pengeluaran Bekal/

Materiil Bekang ... 76 Gambar 3.6 Gambaran Data Flow Diagram Level 0 Pengeluaran Bekal/

Materiil Bekang ... 78 Gambar 3.7 Rancangan Usulan Flowchart Penerimaan Bekal/

Materiil Bekang ... 89 Gambar 3.8 Rancangan Usulan Flowchart Pengeluaran Bekal/

Materiil Bekang ... 100 Gambar 3.9 Rancangan Usulan Diagram Konteks Penerimaan Bekal/

Materiil Bekang ... 107 Gambar 4.1 Rancangan Usulan Data Flow Diagram Level 0 Penerimaan

Bekal/Materiil Bekang ... 109 Gambar 4.2 Rancangan Usulan Diagram Konteks Pengeluaran Bekal/

Materiil Bekang ... 112 Gambar 4.3 Rancangan Usulan Data Flow Diagram Level 0 Pengeluaran

xiv ABSTRAK

ANALISIS DAN PERANCANGAN

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN

STUDI KASUS DI GUDANG PUSAT-II/WILTIM TNI AD, SURABAYA FlorentinaVeny Marantika

NIM : 102114005 Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta 2014

Tujuan dari penelitian ini adalah: (1) untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem informasi akuntansi persediaan, (2) untuk mengidentifikasi kelemahan yang terdapat pada sistem informasi akuntansi persediaan, (3) memberikan perancangan sistem informasi akuntansi persediaan yang dapat memenuhi kebutuhan Gupus-II/Wiltim TNI AD.

Teknik analisis data yang digunakan adalah analisis deskriptif dengan: (1) evaluasi SIMAK BMN yang telah diterapkan di Gupus-II/Wiltim TNI AD, (2) mengidentifikasi kelemahan dan penyebab kelemahan, (3) melakukan perancangan sistem informasi akuntansi persediaan pada Gupus-II/Wiltim TNI AD.

Dari hasil penelitian yang dilakukan, dapat disimpulkan bahwa: (1) penerapan sistem SIMAK BMN memberikan kontribusi yang signifikan dalam pengolahan data, (2) kelemahan yang terdapat dalam penerapan sistem adalah tidak adanya pengawasan dan kondisi gudang yang belum memenuhi standarisasi pergudangan, (3) usulan perancangan dengan menambahkan divisi baru.

xv ABSTRACT

ANALYSIS AND DESIGN OF

INVENTORY ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM

A CASE STUDY AT CENTRAL WAREHOUSE-II/REGION OF EASTERN TNI AD, SURABAYA

FlorentinaVeny Marantika NIM : 102114005 Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta 2014

The objectives of this research are: (1) to determine the implementation of inventory accounting information system, (2) to determine the weaknesses of the inventory accounting information system, (3) to propose a more suitable design of inventory accounting information system for Central Warehouse-II/Region of Eastern TNI AD need.

Data analysis technique used was descriptive analysis by (1) evaluating the SIMAK BMN inventory accounting information system applied in Central Warehouse-II/Region of Eastern TNI AD, (2) identifying the weaknesses of the system and the causes of the weaknesses, (3) designing the inventory accounting information system of Central Warehouse-II/Region of Eastern TNI AD.

The result showed that: (1) the implementation system SIMAK BMN had a significant contribution to data processing, (2) the weaknesses of the implementation of that system were the lack of supervision and the Warehouse-II/Region of Eastern has not meet the qualification standards, (3) the new design was improved by adding a new division.

Keywords : Inventory, Accounting Information System, System SIMAK BMN.

1

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang

Di era globalisasi ini, tentu kita sudah tidak asing lagi dengan yang namanya gadget, phone, dan internet. Gadget dan phone adalah salah satu benda yang menjadi incaran masyarakat untuk memilikinya, karena dengan menggunakan gadget dan phone tersebut masyarakat dapat memperoleh informasi yang lebih terupdate. Penggunaan internet pun dalam kehidupan sekarang lebih membantu masyarakat dalam setiap aktivitasnya, seperti adanya Google yang memudahkan dalam melakukan pencarian data. Semakin banyaknya teknologi yang canggih dan didukung dengan fitur aplikasi yang ada, akan memudahkan kita untuk mendapatkan informasi yang terbaru juga.

Informasi adalah sekumpulan data yang bersifat fakta dan diorganisasi atau diolah dengan cara tertentu sehingga mempunyai arti bagi penerima. Data yang telah diolah dan berguna bagi si penerima yaitu data yang memberikan keterangan atau pengetahuan. Dengan demikian yang menjadi sumber informasi adalah data. Informasi yang berkualitas adalah informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu. Informasi yang baik pun sebaiknya informasi yang bermanfaat seperti dapat digunakan untuk pengambilan keputusan baik dalam keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan.

Di dalam konteks pemerintahan, saat ini akuntabilitas adalah suatu hal yang dijunjung tinggi oleh pemerintah Indonesia dalam kehidupan bernegara. Salah satu aspek yang sangat penting untuk dijunjung tinggi nilai akuntabilitas adalah mengenai pelaporan aset negara yang harus dibuat secara transparan, sehingga publik pun dapat menilai baik kinerja pemerintah dan pemanfaatan pajak yang diberikan kepada negara. Aset negara atau yang biasa disebut Barang Milik Negara (BMN) saat ini selalu diinventarisir secara mandiri oleh masing-masing pemerintah dan secara berkala dilaporkan kepada Dirjen Kekayaan Negara untuk diaudit dan dinilai pengelolaannya.

Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi, ketersediaan suatu sistem pengolah informasi mampu mengakomodir kebutuhan pengelolaan barang milik negara. Dengan adanya sistem informasi yang terpadu, seluruh transaksi yang berhubungan dengan barang milik negara dapat diproses menjadi sebuah laporan yang dapat menjadi bahan pertimbangan bagi pengambil keputusan oleh pejabat yang berwenang. Oleh karena itu, untuk mengefektifkan sistem laporan pengelolaan barang milik negara, Kementrian Keuangan membuat suatu aplikasi sistem informasi manajamen yang disebut dengan Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN) yang meliputi neraca dan catatan atas laporan keuangan.

Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara merupakan subsistem dari Sistem Akuntansi Instansi (SAI). SIMAK BMN diselenggarakan untuk menghasilkan informasi yang diperlukan sebagai alat pertanggungjawaban atas pelaksanaan APBN dan pelaporan manajerial.

SIMAK BMN akan menghasilkan informasi sebagai dasar penyusunan neraca Kementrian Negara dan informasi tersebut untuk perencanaan, pemeliharaan, penilaian, pengawasan, dan pengendalian. Penggunaan SIMAK BMN sendiri sudah diterapkan oleh pihak Tentara Nasional Indonesia (TNI), baik TNI Angkatan Darat, TNI Angkatan Laut, maupun TNI Angkatan Udara. Tetapi, pada penelitian ini penulis akan memfokuskan pada TNI Angkatan Darat, karena berdasarkan jumlah personel yang terbesar, struktur dan rantai organisasi yang paling kompleks dibanding cabang angkatan bersenjata yang lain.

SIMAK BMN yang diharapkan dapat membantu pengelolaan barang milik negara tentunya akan berhubungan dengan persediaan yang miliki oleh pihak TNI AD. Persediaan yang dimiliki oleh TNI AD sendiri disimpan secara terpusat yaitu di Gudang Pusat (GUPUS) I/Wilayah Barat TNI AD, Jakarta dan Gudang Pusat (GUPUS) II/Wilayah Timur TNI AD, Surabaya. Terdapatnya 2 Gudang Pusat ini, diharapkan dapat memudahkan dalam pendistribusian persediaan barang milik TNI berdasarkan tanggung jawab wilayah. Gupus-I/Wilbar TNI AD akan mendistribusikan persediaan kedalam wilayah barat Indonesia yaitu Sumatera, sebagian pulau Jawa dan pulau Kalimantan. Gupus-II/Wiltim TNI AD memiliki tanggungjawab dalam pendistribusian persediaan di Jawa Timur, sebagian Kalimantan, dan seluruh wilayah Indonesia Timur lainnya. Prosedur yang terdapat dalam Gupus-I/Wilbar maupun Gupus-II/Wiltim secara Standar Operasi Prosedur (SOP) hampir sama, tetapi kebijakan dalam lapangan bisa saja berbeda.

Penggunaan SIMAK BMN ini juga berperan dalam Sistem Informasi Akuntansi bagian Persediaan di Gupus-II/ Wiltim TNI AD, yang berlokasi di Jalan Kalisosok 20 , Surabaya, Jawa Timur. Di Gupus-II/ Wiltim TNI AD, sudah menerapkan SIMAK BMN dalam pelaksanaan operasionalnya. Penggunaan SIMAK BMN di Gupus-II/ Wiltim TNI AD ini, digunakan untuk mengetahui persediaan barang TNI AD yang ada dan untuk dijadikan perencanaan dalam melakukan permintaan barang yang menyangkut perbekalan dan angkutan TNI AD, tetapi aplikasi SIMAK BMN ini terkadang kurang berjalan dengan baik dan sering mengalami kendala permasalahan di kalangan user karena seringkali terjadi permasalahan software dan sosialisasi penggunaan yang kurang optimal.

Praktek pelaksanaan aplikasi SIMAK BMN TNI yang masih mengalami beberapa kendala harus disikapi secara serius oleh TNI maupun Pemerintah. Aspek operasional, teknis, maupun ekonomis harus diperhatikan dan dikembangkan lebih lanjut dalam rangka mencapai optimalisasi. Pemahaman terhadap aplikasi, kesiapan infrastruktur dan pendidikan atau pelatihan penggunaan aplikasi SIMAK BMN masih menjadi kendala yang wajib dicarikan solusi yang paling tepat untuk pengelolaan yang lebih baik.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang masalah diatas, maka rumusan masalah penelitian ini adalah :

1. Bagaimanakah penerapan SIMAK BMN dalam sistem informasi akuntansi persediaan di Gupus-II/ Wiltim TNI AD, Surabaya?

2. Apakah kelemahan yang terdapat pada sistem informasi akuntansi persediaan yang diterapkan oleh SIMAK BMN di Gupus-II/ Wiltim TNI AD, Surabaya?

3. Bagaimanakah usulan rancangan sistem untuk mengatasi kelemahan tersebut?

C. Batasan Masalah

Adapun batasan masalah dalam penelitian ini adalah mendeskripsikan alur penerimaan dan pengeluaran Bekal/Materiil asal Pergudangan daerah atau Rekanan, dan tidak mendeskripsikan mengenai perminyakan.

D. Tujuan Penelitian

Dengan mengacu pada rumusan masalah diatas, maka penelitian ini mempunyai tujuan sebagai berikut :

1. Untuk mendeskripsikan penerapan SIMAK BMN dalam sistem informasi akuntansi persediaan di Gupus-II/ Wiltim TNI AD, Surabaya. Penerapan disini adalah dengan membandingkan antara praktek pengaplikasian

SIMAK BMN dengan SOP SIMAK BMN yang berlaku di Gudang Pusat II/ Wiltim TNI AD.

2. Setelah mendapatkan deskripsi penerapan sistem SIMAK BMN di Gupus-II/Wiltim TNI AD, Surabaya penulis dapat mengidentifikasi kelemahan yang ada pada sistem SIMAK BMN dalam sistem informasi akuntansi persediaan.

3. Berdasarkan identifikasi masalah yang telah terjadi tersebut, maka penulis dapat membuat rancangan sistem untuk mengatasi kelemahan tersebut.

E. Manfaat Penelitian

1. Bagi Gupus-II/ Wilayah Timur TNI AD, Surabaya.

Manfaat penelitian ini bagi Gupus-II/ Wiltim TNI AD, Surabaya adalah untuk mendapatkan gambaran pengembangan sistem SIMAK BMN yang diharapkan dapat lebih optimal dan sistem SIMAK BMN tersebut semakin mempermudah pengguna dalam hal pengoperasian sistem akuntansi persediaan.

2. Bagi Universitas Sanata Dharma

Manfaat penelitian ini bagi Universitas Sanata Dharma adalah dapat dipergunakan sebagai bahan referensi dan tambahan pengetahuan bagi mahasiswa Universitas Sanata Dharma, terutama mengenai sistem informasi akuntansi persediaan dan pengelolaan persediaan aset negara.

3. Bagi Penulis.

Manfaat penelitian ini bagi penulis adalah sebagai penerapan ilmu teori yang telah didapatkan selama perkuliahan, menambah pengetahuan penulis dengan terjun langsung ke kondisi nyata di lapangan, dan mengetahui bagaimana pengelolaan persediaan barang milik negara di Gupus-II/Wiltim TNI AD.

F. Sistematika Penulisan Bab I Pendahuluan

Bab ini membahas mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan.

Bab II Landasan Teori

Bab ini berisikan landasan teori yang menjadi acuan penulis dalam melaksanakan penelitian yaitu penjelasan mengenai sistem, sistem informasi, sistem informasi manajemen (SIM), sistem informasi akuntansi (SIA), informasi akuntansi persediaan, sistem akuntansi instansi (SAI), sistem akuntansi keuangan (SAK), sistem informasi manajemen dan akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN), analisis dan perancangan sistem (APS), dan perancangan bagan alir dokumen (flowchart) dan diagram arus data (data flow diagram).

Bab III Metode Penelitian

Bab ini menguraikan jenis penelitian, tempat dan waktu penelitian, subyek dan obyek penelitian, teknik pengumpulan data, jenis data, dan teknik analisis data.

Bab IV Gambaran Umum Instansi

Bab ini menguraikan mengenai sejarah instansi, struktur instansi, deskripsi tugas dan wewenang, kegiatan operasional instansi, dan bentuk BEK.

Bab V Pembahasan

Bab ini mendeskripsikan mengenai penerapan aplikasi SIMAK BMN dalam sistem informasi akuntansi persediaaan yang diterapkan dalam instansi, pembahasan mengenai kelemahan dalam sistem informasi akuntansi persediaan, dan memberikan solusi perancangan sistem persediaan kepada instansi.

Bab VI Penutup

Bab ini berisi kesimpulan dari pembahasan dan jawaban atas pertanyaan pada rumusan masalah pada bagian pendahuluan, saran-saran yang dapat diberikan kepada instansi dan keterbatasan peneliti dalam melaksanakan penelitian.

9

BAB II

LANDASAN TEORI A. Sistem

Menurut Mulyadi (2008), “sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan”. Menurut Hall (2007), “sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsitem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama”.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan komponen-komponen yang saling berhubungan satu dengan lainnya dengan tujuan yang sama untuk dapat melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.

B. Sistem Informasi 1. Pengertian Informasi

Menurut Gondodiyoto dan Hendarti (2007), “informasi adalah data yang telah diolah diubah menjadi suatu bentuk yang sesuai dengan keinginan si penerima”. Menurut O’Brien (2005), “informasi adalah data yang telah diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para pemakai akhir tertentu”.

Dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan data yang telah diolah, diubah menjadi suatu bentuk yang berarti dan berguna bagi para pemakai.

2. Pengertian Sistem Informasi

Menurut Hall (2007), “sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan ke para pengguna”. Menurut O’Brien (2005), “sistem informasi merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi”.

Berdasarkan definisi diatas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan ke para pengguna dalam sebuah organisasi.

C. Sistem Informasi Manajemen

Menurut Gorbon.B Davis dalam buku “Analisis dan Desain Informasi”, “sistem informasi manajemen merupakan manusia atau mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi” (Jogiyanto, 2005). Menurut Scott (2004), ”sistem informasi manajemen adalah kumpulan dari interaksi-interaksi sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi”.

Jadi, dari beberapa definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem informasi manajemen merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.

D. Sistem Informasi Akuntansi 1. Pengertian Sistem Akuntansi

Menurut Mulyadi (2008), “sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”. Menurut Narko (2007), “ sistem akuntansi adalah sebagai jaringan yang terdiri dari formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur, alat, dan sumber daya manusia dalam rangka menghasilkan informasi pada suatu organisasi untuk keperluan pengawasan, operasi, maupun untuk kepentingan pengambilan keputusan bisnis bagi pihak yang berkepentingan”.

Secara umum, sistem akuntansi dapat diartikan sebagai organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi untuk menyediakan informasi keuangan bagi perusahaan.

2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Hall (2007), “sistem informasi akuntansi adalah sistem informasi yang terdiri atas catatan-catatan dan metode yang digunakan untuk memulai, mengidentifikasi, menganalisis, dan mencatat transaksi

organisasi untuk memperhitungkan aktiva dan kewajiban terkait”. Menurut Krismiaji (2005), “sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan yang bermanfaat untuk merencanakan mengendalikan dan mengoperasikan bisnis”.

Berdasarkan pengertian diatas, dapat dijelaskan bahawa sistem informasi akuntansi adalah kumpulan dari sumber-sumber seperti orang dan peralatan yang dirancang untuk mentransformasikan data keuangan lainnya kepada para pembuat keputusan.

E. Informasi Akuntansi Persediaan 1. Pengertian Persediaan.

Menurut Prawirosentono (2001), “persediaan adalah kekayaan yang lancar yang terdapat dalam perusahaan dalam bentuk persediaan bahan mentah (bahan baku/material), barang setengah jadi, dan barang dalam proses”. Menurut Yuliana dan Tanti (2001), “persediaan adalah sumber daya yang belum digunakan dan mempunyai nilai ekonomis dimasa yang akan datang pada saat aktif”.

Sehingga persediaan ini adalah suatu bagian dari kekayaan perusahaan yang digunakan dalam rangkaian proses produksi untuk diolah menjadi barang setengah jadi maupun barang jadi yang dalam hal ini berupa bahan baku.

2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Persediaan

Menurut Krismiaji (2005), “sistem informasi persediaan adalah sebuah sistem yang memelihara catatan persediaan dan memberitahu manajer apabila jenis barang tertentu memerlukan tambahan”. Dengan adanya sistem informasi akuntansi persediaan barang, maka kita dapat mengetahui aktivitas dari pembelian atau penerimaan dan penjualan barang jadi oleh perusahaan sebagai manajemen kontrol bagi perusahaan, sehingga perusahaan dapat mengetahui jenis barang yang sedang laku dipasaran. Sistem ini sangat berkaitan erat dengan sistem penjualan, sistem retur penjualan, sistem pembelian, sistem retur pembelian, dan sistem biaya produksi.

Menurut Mulyadi (2001), “sistem akuntansi persediaan adalah sistem yang bertujuan untuk mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang disimpan di gudang”. Dalam perusahaan manufaktur, persediaan terdiri dari: persediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik dan persediaan suku cadang.

F. Sistem Akuntansi Instansi (SAI)

Sistem akuntansi instansi adalah serangkaian prosedur manual maupun terkomputerisasi mulai dari pengumpulan data, pencatatan, pengikhtisaran sampai dengan pelaporan posisi keuangan dan operasi keuangan pada kementrian atau lembaga. Penerapan dan pembentukan SAI

di Indonesia, memiliki landasan hukum negara yaitu Peraturan Pemerintah No. 71 Tahun 2010 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan. SAI ini terdiri dari Sistem Akuntansi Keuangan (SAK) dan Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN).

Bentuk laporan keuangan pemerintah menurut Standar Akuntansi Pemerintah adalah:

1. Laporan realisasi anggaran.

Laporan realisasi anggaran adalah anggaran yang berisi tentang informasi mengenai realisasi pendapatan, belanja dan pembiayaan dari suatu entitas yang dibandingkan dengan anggaran ketiga pos tersebut. 2. Neraca.

Neraca adalah salah satu bentuk laporan keuangan yang memberikan informasi tentang posisi keuangan perusahaan pada tanggal tertentu. Neraca menunjukkan posisi aset, kewajiban, dan ekuitas dana pemerintah pada tanggal tertentu.

3. Laporan arus kas.

Laporan arus kas adalah salah satu bentuk laporan keuangan yang menyajikan informasi kas sehubungan dengan kegiatan operasional, investasi, pembiayaan, dan transaksi non anggaran yang menggambarkan saldo awal, penerimaan, pengeluaran, dan saldo akhir kas pemerintah pusat atau daerah selama perode tertentu.

4. Catatan atas laporan keuangan.

Catatan atas laporan keuangan meliputi penjelasan naratif atau rincian dari angka yang tertera dalam laporan realisasi anggaran, neraca, dan laporan arus kas. Catatan atas laporan keuangan juga mencakup informasi tentang kebijakan akuntansi yang dipergunakan oleh entitas pelaporan dan informasi lain yang diharuskan dan dianjurkan untuk diungkapkan sesuai Standar Akuntansi Pemerintahan serta ungkapan-ungkapan yang diperlukan untuk menghasilkan penyajian laporan keuangan secara wajar.

G. Sistem Akuntansi Keuangan (SAK)

Sistem Akuntansi Keuangan (SAK) digunakan untuk memproses transaksi anggaran dan realisasi sehingga menghasilkan Laporan Realisasi Anggaran. Untuk melaksanakan Sistem Akuntansi Keuangan Kementrian Negara atau lembaga membentuk:

1. Unit Akuntansi Pengguna Anggaran (UAPA).

2. Unit Akuntansi Pembantu Pengguna Anggaran Eselon 1 (UAPPAE-1). 3. Unit Akuntansi Pembantu Pengguna Anggaran Wilayah (UAPPA-W). 4. Unit Akuntansi Kuasa Pengguna Anggaran ( UAKPA).

UAKPA melakukan pemprosesan data mulai dari perekaman dokumen sumber, baik penerimaan maupun pengeluaran APBN, kemudian melakukan proses posting untuk menghasilkan Laporan Realisasi Anggaran (LRA) dan neraca.

H. Sistem Informasi Manajemen Dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN)

1. Pengertian SIMAK BMN

SIMAK adalah subsistem dari Sistem Akuntansi Instansi (SAI) yang merupakan rangkaian prosedur yang saling berhubungan untuk mengolah dokumen sumber dalam rangka menghasilkan informasi untuk penyusunan neraca dan laporan Barang Milik Negara (BMN) serta laporan manajerial lainnya sesuai ketentuan yang berlaku. Barang Milik Negara meliputi barang yang dibeli atau diperoleh atas beban APBN atau berasal dari perolehan lainnya yang sah. Yang tidak termasuk dalam Barang Milik Negara adalah:

1. Barang-barang yang dikuasai dan atau dimiliki oleh Pemerintah daerah.

2. Barang-barang yang dikuasai dan atau dimiliki BUMN/BUMD. 3. Barang-barang yang dikuasai dan atau dimiliki Bank Pemerintah dan

Lembaga Keuangan Milik Pemerintah. 2. Kebijakan Akuntansi BMN

Kebijakan akuntansi Barang Negara, terdiri atas 5 pengklasifikasian yaitu:

1. Aset lancar: Persediaan.

2. Aset tetap: peralatan dan mesin, gedung dan bangunan, jalan, irigasi dan jaringan.

3. Aset tetap lainnya: konstruksi dalam pengerjaan dan aset tetap dalam renovasi.

4. Perolehan Barang Milik Negara gabungan. 5. Aset bersejarah.

Kebijakan akuntansi disajikan berdasarkan klasifikasi BMN berdasarkan pos-pos neraca, kebijakan akuntansi mencakup pengakuan, pengukuran, dan pengungkapan pos aset berwujud kedalam Laporan Keuangan. Karena penelitian ini, memfokuskan kepada aset lancar yaitu persediaan, maka penulis hanya akan membahas mengenai persediaan. Persediaan adalah aset lancar dalam bentuk barang atau perlengkapan yang dimaksudkan untuk mendukung kegiatan operasional pemerintah, dan barang-barang yang dimaksudkan untuk dijual atau diserahkan dalam rangka pelayanan kepada masyarakat. Persediaan dapat meliputi konsumsi, amunisi, bahan pemeliharaan, suku cadang.

Pengakuan persediaan, diakui pada saat atau hak kepemilikannya berpindah. Pada akhir periode akuntansi, persediaan dicatat berdasarkan hasil invetarisasi fisik dan dinilai dengan harga pembelian terakhir. Pengukuran persediaan, akan disajikan sebesar biaya pemerolehan dengan pembelian, biaya standar apabila diperoleh dengan memproduksi sendiri, dan nilai wajar apabila diperoleh dengan cara lainnya seperti donasi. Pengungkapan persediaan, akan disajikan di neraca sebesar nilai moneternya.

Pengungkapan persediaan pun akan mencantumkan catatan laporan keuangan yang berisi:

1. Kebijakan akuntansi yang digunakan dalam pengukuran persediaan. 2. Penjelasan lebih lanjut persediaan seperti barang atau perlengkapan

yang digunakan dalam pelayanan masyarakat. 3. Kondisi persediaan.

4. Hal-hal lain yang perlu diungkapkan berkaitan dengan persediaan, misalnya persediaan yang diperoleh melalui hibah atau rampasan, persediaan dengan kondisi rusak atau usang tidak dilaporkan dalam neraca, tetapi diungkapkan dalam Catatan atas Laporan Keuangan.

3. Bagan Arus Akuntansi BMN Proses Pengolahan Data BMN

Gambar 1.1 Proses Pengolahan Data BMN

Sumber: ftp://ftp1.perbendaharaan.go.id/ppakp/MODUL_2008/ ModulSIMAK-BMN

Alur Akuntansi BMN

Gambar 1.2 Alur Akuntansi BMN

Sumber: ftp://ftp1.perbendaharaan.go.id/ppakp/MODUL_2008/ ModulSIMAK-BMN

I. Analisis dan Perancangan Sistem 1. Pengertian Analisis

Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya (Jogiyanto, 2005). Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan ditahap selanjutnya. 2. Tahapan Analisis

Dalam analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan, yaitu (Jogiyanto, 2005):

- Mengidentifikasikan penyebab masalah.

- Mengidentifikasikan titik keputusan.

- Mengidentifikasikan personil kunci.

2. Understand yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.

- Menentukan jenis penelitian.

- Merencanakan jadwal penelitian.

- Mengatur jadwal wawancara.

- Mengatur jadwal observasi.

- Mengatur jadwal pengambilan sampel.

3. Analyze yaitu menganalisis sistem.

- Menganalisis kelemahan sistem.

- Menganalisis kebutuhan informasi pemakai atau manajemen.

4. Report yaitu membuat laporan hasil analisis.

Tujuan adanya report adalah sebagai pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan, meluruskan kesalahan pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak menurut manajemen, dan meminta persetujuan manajemen untuk melakukan tindak selanjutnya.

3. Pengertian Perancangan Sistem

Menurut Scott (2004), “perancangan sistem adalah bagaimana menentukan mencapai sasaran yang ditetapkan yang melibatkan pembentukan (configuring) perangkat lunak dan komponen perangkat

keras sistem dimana setelah pemasangan sistem akan memenuhi spesifikasi yang dibuat pada akhir fase analisis sistem”.

Perancangan sistem dapat diartikan sebagai tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem, pendefinisian kebutuhan fungsional, menggambarkan suatu sistem dibentuk, dan menyangkut konfigurasi komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem (Jogiyanto, 2005).

Tujuan utama dari perancangan sistem ini adalah:

1. Untuk memberikan kebutuhan kepada pemakai sistem.

2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan merancang bagan yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lain yang terlibat.

4. Tahapan Perancangan Sistem

1. Perencanaan sistem (system planning).

2. Analisis sistem (system analysis).

3. Desain sistem secara umum (general desain).

4. Desain sistem secara terperinci (specific desain).

5. Seleksi sistem (system selection).

6. Implementasi sistem (system implementation).

5. Pengembangan dan Perencanaan Sistem 1. Pengembangan sistem

Kegiatan tinjauan pengembangan sistem dapat berupa menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada (Jogiyanto, 2005).

Perlunya pengembangan sistem dikarenakan:

1. Adanya permasalahan (problem) yang timbul pada sistem yang lama. Permasalahan yang timbul ini dapat berupa ketidakberesan dan pertumbuhan organisasi. Pertumbuhan organisasi yang tinggi, akan mempengaruhi kebutuhan informasi yang semakin luas dan volume peningkatan data yang meningkat sehingga perlunya disusun sistem baru karena sistem yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.

2. Untuk meraih kesempatan (opportunities). Kecepatan informasi dan efisiensi waktu sangat menentukan berhasil tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan dan peluang. Aplikasi SIMAK pun menjadi kesempatan dan peluang bagi instansi Pemerintah, seperti Gupus-II/Wiltim TNI AD untuk mempermudah menginventarisir persediaan.

3. Adanya instruksi-instruksi (directives). Penyusunan sistem yang baru dapat terjadi karena adanya instruksi dari pimpinan organisasi.

Prinsip pengembangan sistem yaitu:

1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen.

2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar dan harus mempertimbangkan 2 hal yaitu semua alternatif yang ada harus diinvestigasi dan investasi yang terbaik harus bernilai. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik. 3. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan

sistem.

4. Perencanaan Sistem

Perencanaan sistem menyangkut estimasi dari kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yang dibutuhkan untuk mendukung pengembangan sistem. Perencanaan sistem dapat bersifat perencanaan jangka pendek dan perencanaan jangka panjang . Perencanaan sistem dikelompokkan dalam 3 proses utama yaitu:

1. Merencanakan proyek sistem yang dilakukan oleh staf perencana sistem. Perencanaan ini berupa mengkaji tujuan, perencanaan perusahaan, identifikasi proyek sistem, sasaran, kendala, proyek sistem prioritas, dan membuat laporan perencanaan.

2. Menentukan proyek sistem yang akan dikembangkan dan komite pengarah, seperti menunjuk team analis dan mengumumkan proyek pengembangan sistem.

3. Mendefinisikan proyek sistem dilakukan oleh analis sistem. Kegiatan ini seperti menilai kelayakan proyek sistem.

J. Perancangan Bagan Alir Dokumen (flowchart) dan Diagram Arus Data (data flow diagram)

1. Bagan Alir Dokumen (flowchart)

Bagan alir dokumen (flowchart) merupakan bentuk aliran dokumen-dokumen yang masuk dan keluar yang saling berhubungan dan akan menghasilkan suatu gambaran mengenai aliran dokumen tersebut. Untuk menggambarkan bagan alir dokumen terdapat simbol-simbol yang mewakili setiap dokumen, kegiatan dan keterangan. Simbol-simbol tersebut apabila digabungkan akan membentuk suatu bagan yang bercerita tentang aliran dokumen dari data menjadi informasi.

Tabel 1.1 Simbol-simbol dalam Bagan Alir Dokumen (flowchart) Simbol dokumen digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen berupa formulir yang digunakan untuk merekam data transakasi.

Simbol catatan digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yangdirekam sebelum didalam dokumen atau formulir. Simbol penghubung bagan pada halaman yang sama.

Simbol pengubung bagan pada halaman yang berbeda.

Simbol kegiatan manual digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual fungsi-fungsi di dalam sistem.

Simbol arsip permanen digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi.

Simbol keputusan menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam pengolahan data.

Simbol computer process menggambarkan pengolahan data menggunakan komputer.

Simbol keying menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer untuk diproses di dalam komputer.

Simbol garis alir menggambarkan arah proses pengolahan data.

Simbol mulai/berakhir menggambarkan awal dan akhir suatu sistem.

Sumber : Sistem Akuntansi, Mulyadi (2008)

2. Diagram Arus Data (data flow diagram/DFD)

Diagram arus data (data flow diagram) sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. DFD merupakan diagram atau bagan yang digunakan untuk mengembangkan sistem yang terstruktur dan sebagai dokumentasi dari sistem tersebut.

Tabel 1.2 Simbol-simbol dalam Diagram Arus Data (data flow diagram)

a

Langganan

Simbol kesatuan luar/entitas merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi,atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya.

order langganan

Aliran data atau arus data diberikan simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan data, dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukkan arus data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

1 Proses order

langganan

Proses adalah kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dari hasil suatu aliran data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

Persediaan barang

Penyimpanan data dapat berupa file atau basis di sistem komputer, arsip atau catatan manual, agenda.

Sumber : Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur, Teori & Praktek Aplikasi Bisnis, Jogiyanto (2005)

27

BAB III

METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian

Penelitian ini merupakan penelitian studi kasus pada Gudang Pusat-II/ Wilayah Timur TNI Angkatan Darat, Surabaya. Penelitian studi kasus merupakan jenis penelitian terhadap suatu objek tertentu dengan mengambil data tertentu pada waktu tertentu yang hasilnya merupakan gambaran lengkap dan pengumpulan data berdasarkan objek penelitian.

B. Tempat dan Waktu Penelitian 1. Tempat Penelitian

Penelitian dilaksanakan pada Gudang Pusat-II/Wilayah Timur, TNI Angkatan Darat, Surabaya yang beralamatkan di Jl. Kalisosok 20, Surabaya, Jawa Timur.

2. Waktu Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan pada bulan Januari – Februari 2014.

C. Subyek dan Obyek Penelitian 1. Subyek penelitian

a) Kepala gudang.

c) Bagian administrasi. 2. Obyek Penelitian.

a) Prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi persediaan. b) Dokumen dan catatan yang digunakan dalam pelaksanaan sistem

informasi akuntansi persediaan.

D. Teknik Pengumpulan Data 1. Wawancara.

Metode ini menggunakan tanya jawab secara langsung dengan pihak yang mempunyai kaitan dengan obyek penelitian. Dengan menggunakan wawancara, penulis dapat memperoleh data yang komparatif dengan dokumen tertulis dan dalam rangka meningkatkan reliabilitas penelitian. 2. Dokumentasi.

Metode ini dilakukan dengan mendokumentasikan data-data Gudang Pusat-II/Wiltim TNI AD dalam bentuk rekaman. Dokumen yang digunakan adalah dokumen sejarah Gupus-II/Wiltim TNI AD, struktur organisasi, tugas dan wewenang (job description), alur aktivitas penerimaan dan pengeluaran asal pergudangan daerah atau rekanan, dan Bentuk BEK yaitu 001-020/BEK.

3. Observasi.

Pengumpulan data dengan melihat dan mengamati kegiatan Gudang Pusat-II/Wiltim TNI AD secara langsung. Kegiatan observasi ini untuk melihat

secara langsung praktek SIMAK BMN yang dapat dibandingkan dengan SOP SIMAK BMN yang berlaku di Gudang Pusat-II/Wiltim TNI AD.

E. Jenis data.

Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1. Gambaran umum Gudang Pusat-II/Wiltim TNI AD.

Gambaran umum Gudang Pusat-II/Wiltim TNI AD diperoleh dari dokumentasi sehingga dapat membantu proses penelitian dalam memberikan gambaran Gudang Pusat-II/Wiltim TNI AD secara umum. 2. Struktur organisasi.

Struktur organisasi diperoleh dari dokumentasi yang diharapkan dapat membantu proses penelitian dalam memberikan gambaran pemisahan, wewenang terkait dengan proses persediaan Gudang Pusat-II/Wiltim TNI AD.

3. Dokumen.

Dokumen terkait kegiatan persediaan Gudang Pusat-II/Wiltim TNI AD yang tercatat dalam setiap transaksi.

4. Prosedur yang digunakan.

Prosedur yang mengatur sistem persediaan Gudang Pusat-II/Wiltim TNI AD, serta prosedur pengendalian berjalannya sistem yang ditetapkan Gudang Pusat-II/Wiltim TNI AD.

F. Teknik Analisis Data.

Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Untuk menjawab rumusan masalah yang pertama yaitu dengan cara mendeskripsikan sistem SIMAK BMN yang sudah diterapkan didalam Gudang Pusat-II/Wiltim TNI AD. Pendeskripsian sistem yang diterapkan tersebut akan ditampilkan dalam bentuk penjabaran prosedur pelaksanaan SIMAK BMN beserta diagram alir (flowchart) dokumen.

2. Untuk menjawab permasalahan kedua diperlukan identifikasi kelemahan yang dijabarkan dalam tahap-tahap sebagai berikut :

a) Mengidentifikasi kelemahan.

Langkah awal yang dilakukan dalam melakukan identifikasi kelemahan adalah mencari dan mengidentifikasi kelemahan terjadi di dalam sistem persediaan Gudang Pusat-II/Wiltim TNI AD.

b) Mengidentifikasi penyebab kelemahan.

Setelah menemukan kelemahan yang terdapat pada Gudang Pusat-II/Wiltim TNI AD melalui analisis pendahuluan terhadap data-data yang diperoleh dari instansi, akan dilakukan identifikasi terhadap penyebab terjadinya kelemahan pada sistem persediaan Gudang Pusat-II/Wiltim TNI AD.

c) Mengidentifikasi titik keputusan.

Setelah menemukan penyebab terjadinya kelemahan pada sistem persediaan Gudang Pusat-II/Wiltim TNI AD, langkah berikutnya

adalah mengidentifikasi titik keputusan yang dapat diambil untuk memperbaiki kelemahan yang telah diidentifikasikan sebelumnya. d) Mengidentifikasi personil-personil kunci.

Setelah menemukan penyebab kelemahan dan menentukan titik keputusan, langkah selanjutnya mengidentifikasi personil kunci baik yang langsung maupun tidak langsung sebagai penyebab kelemahan tersebut.

3. Untuk menjawab permasalahan ketiga, yaitu mengatasi kelemahan-kelemahan yang ditemukan pada permasalahan kedua, adalah dengan melakukan alternatif rancangan sistem informasi akuntansi persediaan pada SIMAK BMN. Dalam melakukan perancangan sistem ini akan digunakan langkah pembuatan diagram arus data berdasarkan Kendall (1997), yaitu pembuatan diagram arus data fisik dan arus data logikal. Kendal menyatakan bahwa pembuatan diagram arus data yang optimal adalah berasal dari analisis sistem yang sedang berjalan untuk kemudian dibuatkan rancangan sistem yang baru. Transformasi diagram arus data fisik ke diagram arus data logikal dilakukan pada tahap analisis sistem yng sudah berjalan. Tahap rancangan sistem dimulai dengan pembuatan rancangan diagram arus data logikal yang ditransformasikan kembali dalam bentuk rancangan arus data fisik. Diagram arus data logikal berbeda dengan diagram arus data fisik, diagram arus data logikal menekankan pada proses-proses apa yang terdapat di dalam sistem, sedangkan diagram arus data fisik menekankan pada bagaimana proses dari sistem diterapkan.

Rancangan sistem dalam penelitian ini bukanlah merupakan rancangan program yang menggantikan program SIMAK BMN.

Adapun, langkah-langkah perancangan sistemnya adalah sebagai berikut: a. Melakukan evaluasi sistem.

Evaluasi sistem dilakukan untuk menentukan apakah sistem telah sesuai dengan tujuan dan telah sesuai dengan kebutuhan pemakai. Evaluasi sistem ini dapat dilakukan dengan membandingkan antara tujuan perusahaan dengan sistem yang telah diterapkan untuk mencapai tujuan perusahaan. Ini untuk mengetahui apakah sistem yang telah diterapkan berjalan dengan efektif sehingga dapat membantu operasional perusahaan. Sistem yang baik adalah sistem yang dibuat dan diterapkan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan, sehingga kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Selain membandingkan antara tujuan perusahaan dengan sistem yang telah diterapkan, memberikan kuesioner ataupun melakukan tanya jawab dengan pelaksana operasional kegiatan perusahaan pun dapat menjadi bahan evaluasi.

b. Membuat desain sistem secara garis besar.

Sistem yang telah dipelajari sebelumnya dan didapatkan masalahnya akan dilakukan perancangan sistem baru menggunakan bagan alir dokumen (flowchart) untuk menggambarkan secara umum aliran dokumen di dalam sistem. Kemudian, akan dirancang diagram arus data (data flow diagram) yang menggambarkan data apa saja yang

tercipta dari sistem persediaan dan kemana tujuan data tersebut. Diagram arus data akan digambarkan pada level 0.

c. Membuat desain sistem secara rinci.

Sistem yang telah dirancang menggunakan bagan alir dokumen

(flowchart) dan diagram arus data (data flow diagram) level 0,

kemudian dievaluasi untuk mengetahui kesesuaian dan kemampuan memenuhi kebutuhan pemakai, kemudian akan dibuatkan rancangan sistem secara terinci pada kegiatan-kegiatan yang penting di dalam sistem.

34

BAB IV

GAMBARAN UMUM INSTANSI

A. Sejarah Gudang Pusat II/Wilayah Timur TNI AD, Surabaya

Gudang Pusat II/Wilayah Timur atau Gupus-II/Wiltim TNI AD merupakan salah satu badan pelaksana Ditbekangad yang melaksanakan tugas pokok membantu Dirbekangad menyelenggarakan kegiatan perbendaharaan bekal mulai dari proses penerimaan, penimbunan, pemeliharaan, dan pengeluaran serta pembuatan administrasi pertanggungjawaban. Gupus-II/Wiltim TNI AD berlokasi di Jalan Kalisosok No. 20 Surabaya sejak tahun 1956 setelah penjajahan Kolonial Belanda meninggalkan Indonesia, yang mana pada saat itu masih bernama Depo Intendans-2 atau Doint-2.

Doint-2 menjadi cikal bakal terbentuknya Gupus-II/Wiltim yang mempunyai tugas pokok yaitu menyelenggarakan kegiatan pergudangan (perbendaharaan), konveksi, dan pemeliharaan bekal-bekal intendans. Doint-2 memiliki tanggung jawab melayani satuan-satuan yang berada di wilayah timur mulai dari Kodam V/Brawijaya, Kodam IX/Udayana, Kodam VII/Wirabuana, Kodam VI/Tanjung Pura, Kodam XVI/Pattimura, dan Kodam XVII/Cenderawasih.

Seiring dengan kebutuhan organisasi TNI AD, maka pada tahun 1972 nama Doint-2 berubah nama menjadi Depo Perbekalan-2 atau Dobek-2 yang memiliki tugas pokok sama dengan Doint-2. Dengan adanya validasi organisasi TNI AD pada tahun 1985 antara lain penggabungan Corps Intendans dan Corps Angkutan menjadi Corps Pembekalan Angkutan maka

nama Dobek-2 berubah nama menjadi Gupus-II/Wiltim yang dipimpin oleh seorang Koordinator Gupus dengan pangkat Letnan Kolonel Cba, yang memiliki tugas pokok membantu Dirbekangad dalam menyelenggarakan perbendaharaan bekal.

Berdasarkan Keputusan Kasad Nomor KEP/28/VI/2007 tanggal 26 Juni 2007, tentang organisasi dan tugas Gupus Ditbengkad, antara lain berisi tentang perubahan eselon pimpinan Gupus yang semula Koordinator Gupus menjadi Kagupus dengan pangkat Kolonel Cba. Tugas pokok Gupus-II/Wiltim TNI AD yaitu menyelenggarakan kegiatan perbendaharaan bekal untuk melayani kebutuhan satuan-satuan yang berada di wilayah timur mulai dari Kodam V/Brawijaya sampai Kodam XVII/Cenderawasih, namun hingga saat ini Gupus-II/Wiltim hanya menyelenggarakan kegiatan perbendaharaan bekal Kaporlap secara terbatas (Sepatu Lapangan) yang melayani Kodam V/Brawijaya, dari gambaran tersebut menunjukkan bahwa Gupus-II/Wiltim belum diberdayakan secara optimal.

B. Struktur Organisasi

Struktur organisasi yang ada pada Gudang Pusat II/Wilayah Timur, adalah sebagai berikut:

KAGUPUS

ESELON PEMIMPIN

KABAG UM KABAG MINBEN

ESELON PEMBANTU PEMIMPIN

ESELON PELAYANAN

KASI URDAL

ESELON PELAKSANA

KAGUD MATANG

KAGUD TRANSBALKIR KAGUD

ALSATRI/ATK-G KAGUD KAPOR

KAGUD KAPSUSSATLAP KAGUD

KANPERMIN

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Gudang Pusat II/Wilayah Timur, Surabaya

C. Deskripsi Tugas dan Wewenang (Job Description)

Tugas dan wewenang bagian dalam struktur organisasi Gudang Pusat II/ Wilayah Timur, Surabaya adalah:

1. Kepala Gudang Pusat (KAGUPUS).

a) Memimpin, mengkoordinasikan, mengendalikan, dan mengawasi segala usaha, pekerjaan, dan kegiatan di lingkungan Gupus Ditbekangad.

b) Menyelenggarakan segala kegiatan administrasi perbendaharaan gudang Bekang.

c) Menyelenggarakan segala usaha, pekerjaan, dan kegiatan pengamanan terhadap bekal/materiil, instalasi dalam rangka mendukung pelaksanaan tugas pokok.

d) Melaksanakan pengawasan dan pengendalian terhadap kesatuannya dalam rangka meningkatkan pelaksanaan tugas pokok.

e) Menyelenggarakan segala usaha, kegiatan, dan pekerjaan latihan dalam rangka mendukung pelaksanaan tugas pokok.

2. Kepala Bagian Umum (KABAGUM).

a) Menyelenggarakan kegiatan pengamanan dan latihan dalam rangka mendukung tugas pokok Gupus.

b) Menyelenggarakan administrasi dan logistik secara umum dalam rangka meningkatkan kesejahteraan personel Gupus.

c) Menyelenggarakan kegiatan fungsi pembinaan personel Gupus.

d) Menyelenggarakan kegiatan pengawasan, pengendalian dalam setiap pelaksanaan tugas.

e) Merencanakan, mengkoordinasikan, dan melaksanakan kegiatan pembinaan teritorial terbatas.

3. Kepala Bagian Administrasi Perbendaharaan (KABAG MINBEN).

a) Menyelenggarakan segala usaha pekerjaan dan kegiatan dalam rangka pengawasan dan pengendalian Bekal/Materiil yang berkaitan dengan fungsi pergudangan.

b) Menyelenggarakan segala usaha pekerjaan dan kegiatan administrasi yang berkaitan dengan penerimaan, penimbunan, pemeliharaan, pengeluaran, dan pertanggungjawaban sesuai ketentuan yang berlaku.

c) Menyelenggarakan segala usaha pekerjaan dan kegiatan dalam rangka tertib administrasi serta pembuatan buku pertanggungjawaban pada setiap komiditi bekal.

d) Menyampaikan saran kepada Kagupus tentang administrasi perbendaharaan bekal Bekang yang ada pada gudang komoditi sesuai kondisi maupun jumlahnya.

4. Kepala Seksi Urusan Dalam (KASI URDAL).

a) Menyelenggarakan kegiatan tata usaha di Magupus.

b) Menyelenggarakan kegiatan Bintal dan Binroh di Magupus.

c) Menyelenggarakan kegiatan urusan dalam dan kemarkasan Magupus.

d) Menyelenggarakan kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana Magupus secara terbatas.

5. Kepala Gudang Makanan dan Perminyakan (KAGUD KANPERMIN).

a) Melaksanakan penerimaan, pemeliharaan bekal makanan dan perminyakan sesuai perintah penerimaan bekal.

b) Mengatur penimbunan bekal makanan dan perminyakan sesuai jenis dan sifatnya.

c) Mengeluarkan bekal makanan dan perminyakan sesuai perintah pengeluaran bekal.

d) Menyelenggarakan administrasi pergudangan bekal makanan dan perminyakan sesuai ketentuan yang berlaku..

6. Kepala Gudang Perlengkapan Perorangan (KAGUD KAPOR).

a) Melaksanakan penerimaan bekal Kapor sesuai perintah penerimaan bekal dan mengatur penimbunan bekal Kapor sesuai jenis dan sifatnya.

b) Mengeluarkan bekal Kapor sesuai perintah pengeluaran bekal.

c) Menyelenggarakan administrasi pergudangan bekal Kapor sesuai ketentuan yang berlaku.

7. Kepala Gudang Perlengkapan Khusus dan Kesatuan Lapangan (KAGUD KAPSUSSATLAP).

a) Melaksanakan penerimaan bekal Kapsussatlap sesuai perintah penerimaan bekal dan mengatur penimbunan bekal Kapsussatlap sesuai jenis dan sifatnya.

b) Mengeluarkan bekal Kapsussatlap sesuai perintah pengeluaran bekal.

c) Menyelenggarakan administrasi pergudangan bekal Kapsussatlap sesuai ketentuan yang berlaku.

8. Kepala Gudang Alat Ksatrian/Alat Tulis Kantor-Gambar (KAGUD ALSATRI/ATK-G).

a) Melaksanakan penerimaan bekal Alsatri/ATK-G sesuai perintah penerimaan bekal dan mengatur penimbunan bekal Alsatri/ATK-G sesuai jenis dan sifatnya.

b) Mengeluarkan bekal Alsatri/ATK-G sesuai perintah pengeluaran bekal.

c) Menyelenggarakan administrasi pergudangan bekal Alsatri/ATK-G sesuai ketentuan yang berlaku.

9. Kepala Gudang Materiil Angkutan (KAGUD MATANG).

a) Melaksanakan penerimaan Materiil Angkutan sesuai perintah penerimaan dan mengatur penimbunan Materiil Angkutan sesuai jenis dan sifatnya.

b) Melaksanakan pemeliharaan Materiil Angkutan.

c) Mengeluarkan Materiil Angkutan sesuai perintah pengeluaran.

d) Menyelenggarakan administrasi pergudangan Materiil Angkutan sesuai ketentuan yang berlaku.

e) Melaksanakan kegiatan pengawasan dan pengendalian personel digudangnya.

10.Kepala Gudang Transit Pengembalian Barang Afkir (KAGUD TRANSBALKIR).

a) Melaksanakan penerimaan Bekal/Materiil Angkutan pengadaan baru dari rekanan untuk diadakan pemeriksaan oleh tim Komisi maupun pengembalian barang afkir sesuai perintah.

b) Mengatur penimbunan Bekal/Materiil Angkutan sesuai jenis dan sifatnya.

c) Mengeluarkan Bekal/Materiil Angkutan sesuai perintah pengeluaran.

d) Menyelenggarakan administrasi pergudangan Bekal/Materiil Angkutan sesuai ketentuan yang berlaku.

D. Gambaran Umum Alur Aktivitas Gupus-II/Wiltim TNI AD

Gambaran umum alur aktivitas Gupus-II/Wiltim TNI AD, dapat dibedakan menjadi 2 aktivitas utama, yaitu: Aktivitas Penerimaaan dan Aktivitas Pengeluaran Bekal Asal Pergudangan Daerah atau Rekanan (Kecuali Perminyakan) yang merupakan implementasi dari aktivitas-aktivitas utama Gupus-II/Wiltim TNI AD. Berkenaan dengan istilah-istilah dokumen dan akronim yang berbeda dengan dunia bisnis, pada setiap alur akan diberikan keterangan tambahan yang diharapkan dapat mempermudah pemahaman pada alur-alur tersebut.

Berikut dibawah ini adalah skema/diagram alur aktivitas Gupus-II/Wiltim TNI AD:

1. Skema Alur Penerimaan Bekal asal Pergudangan daerah atau Rekanan (Kecuali perminyakan).

BENDAHARAWAN KAGUD KOMODITI KAGUD TRANSBALKIR KJB SA,SJ, FAKTUR 002/BEK 019/BEK 004/BEK 005/BEK 002/BEK 003/BEK SP KOMISI Keterangan :

002/BEK : Perintah Penerimaan dan Pengeluaran

003/BEK : Berita Acara Pengujian Penerimaan Bekal/Materiil Bekang. 004/BEK : Kartu Persediaan atau Penimbunan.

005/BEK : Buku Pertanggungjawaban Kebendaan. 019/BEK : Daftar dari Bukti Penerimaan atau Pengeluaran. SP Komisi = Surat Perintah Komisi

SA = Surat Angkut SJ = Surat Jalan KJB = Kontrak Jual Beli

garis penugasan garis koordinasi

REKANAN BENDAWISESA

TIM KOMISI

Gambar 2.2 Alur Penerimaan Bekal asal Pergudangan daerah atau Rekanan.

Sumber: Naskah Sementara Buku Petunjuk Teknik tentang Penyelenggaraan Administrasi Perbendaharaan Bekal/Materiil Bekang.

Deskripsi Alur :

Bendawisesa yang mana dalam hal ini adalah Dirbekangad akan mengirimkan surat Perintah Penerimaan Bekal (002/BEK) kepada Bendaharawan yaitu Kagupus II/Wiltim untuk menerima Bekal/Materiil. Bendawisesa kemudian memilih Tim Komisi dan memberikan petunjuk

tentang penerimaan Bekal/ Materiil. Tim Komisi akan memeriksa jenis dan jumlah Bekal/ Materiil sesuai dengan Perintah Penerimaan atau Pengeluaran (002/BEK), Berita Acara Pengujian Penerimaan Bekal (003/BEK), dan SP Komisi. Bekal/ Materiil kemudian dikirimkan kepada Bendaharawan dan setelah Bekal/Materiil telah sampai di Gupus-II/Wiltim TNI AD, Bekal/Materiil diperiksa sesuai dengan data Perintah Penerimaan atau Pengeluaran (002/BEK) dan Berita Acara Pengujian Penerimaan Bekal (003/BEK). Setelah Bekal/Materiil sesuai dengan data, Bekal/Materiil akan diserahkan kepada Kagud Transbalkir untuk ditransitkan terlebih dahulu yang dilengkapi dengan Daftar dari Bukti Penerimaan atau Pengeluaran (019/BEK). Selanjutnya, di Kagud Transbalkir Bekal/ Materiil akan dibagikan sesuai dengan masing-masing Kagud Komiditi. Pembagian Bekal/Materiil kepada Kagud Komoditi ini akan dilengkapi dengan Buku Persediaan atau Penimbunan (004/BEK) dan Buku Pertanggungjawaban Kebendaan (005/BEK).

Selain berkaitan dengan Bendaharawan, Bendawisesa juga menjalin kerjasama dengan Rekanan. Rekanan dalam hal ini melakukan proses produksi untuk memenuhi kebutuhan personel TNI AD. Bendawisesa pun melakukan kontrak jual beli dengan rekanan. Kontrak kerjasama yang sudah terjalin ini, membuat rekanan dapat langsung mengirimkan barang Bekal/Materiil sesuai dengan perintah Bendawisesa dan dalam pengiriman tersebut akan disertai surat angkutan, surat jalan, dan faktur.

2. Skema Alur Pengeluaran Bekal asal Pergudangan daerah atau Rekanan (Kecuali perminyakan).

BENDAHARAWAN KAGUD KAPOR BEKANG KOTAMA 002/BEK 002/BEK 008/BEK SP Komisi Pengiriman SP Pengawalan 005/BEK 007/BEK 008/BEK 020/BEK 004/BEK 018/BEK garis penugasan garis koordinasi TIM KOMISI Keterangan :

002/BEK : Perintah Penerimaan dan Pengeluaran 004/BEK : Kartu Persediaan atau Penimbunan. 005/BEK : Buku Pertanggungjawaban Kebendaan.

007/BEK : Bukti Pengeluaran atau Pengiriman Bekal diambil sendiri. 008/BEK : Berita Acara Pengiriman Bekal dengan Tim Komisi. 020/BEK : Rekapitulasi Penerimaan atau Pengeluaran. SP Komisi Pengiriman = Surat Perintah Komisi Pengiriman. SP Pengawalan = Surat Perintah Pengawalan.

BENDAWISESA

Gambar 2.3 Alur Pengeluaran Bekal asal Pergudangan daerah atau

Rekanan

Sumber: Naskah Sementara Buku Petunjuk Teknik tentang Penyelenggaraan Administrasi Perbendaharaan Bekal/Materiil Bekang.

Deskripsi Alur :

Selain aktivitas penerimaan Bekal/Materiil, di Gupus-II/Wiltim TNI AD pun melakukan aktivitas pengeluaran Bekal/Materiil berdasarkan surat perintah dari Bendawisesa. Pengeluaran barang dari Gupus-II/Wiltim TNI AD tidak berdasarkan permintaan setiap satuan kerja, yaitu Bekang

Kotama. Bekang Kotama tidak bisa meminta secara langsung kepada Gupus-II/Wiltim TNI AD untuk mengeluarkan Bekal/Materiil, tetapi Bekang Kotama dapat meminta kepada Bendawisesa. Kemudian, Bendawisesa akan menindaklanjuti dan akan membuatkan surat tembusan kepada Gupus-II/Wiltim TNI AD dan Bekang yaitu Surat Penerimaan atau Pengeluaran (002/BEK). Proses pengiriman Bekal/Materiil dapat dilakukan dengan pengawalan ataupun tidak dengan pengawalan, ini tergantung dari lokasi yang melakukan permintaan akan Bekal/Materiil dan tergantung dari surat perintah Bendawisesa.

Ketika Surat Penerimaan atau Pengeluaran (002/BEK) telah sampai pada Bendaharawan, maka Bendaharawan akan segera memprosesnya dan akan memberikan perintah kepada Kagud Kapor untuk mengeluarkan Bekal/Materiil sesuai dengan petunjuk. Kemudian, Kagud Kapor akan mengeluarkan Bekal/Materiil sesuai dengan Kartu Persediaan atau Penimbunan (004/BEK) dan melakukan Daftar Pengepakan (018/BEK). Setelah Bekal/Materiil telah siap, maka Bekal/Materiil akan dikirimkan kepada Bekang Kotama.

E. Bentuk-Bentuk BEK.

Dalam melaksanakan tugas pokoknya, Bendaharawan baik tingkat pusat maupun tingkat daerah menggunakan bentuk-bentuk BEK yang telah ditentukan`maupun sarana dan prasana pendukung seperti ATK, alsintor, alsatri, alat pergudangan, alat ukur, dan alat pemadam kebakaran.

Tabel 2.1 Bentuk-bentuk BEK

Bentuk BEK Nama Dokumen

001/BEK Daftar Rencana Penyediaan

002/BEK Perintah Penerimaan atau Pengeluaran. 003/BEK Berita Acara Pengujian Penerimaan Bekal. 004/BEK Kartu Persediaan atau Timbunan.

005/BEK Buku Pertanggungjawaban Kebendaan 006/BEK Daftar Permintaan Bekal.

007/BEK Bukti Pengeluaran atau Pengiriman Bekal diambil sendiri.

008/BEK Berita Acara Pengiriman Bekal dengan Tim Komisi. 009/BEK Berita Acara Penentuan Pembukuan atau Pembuatan. 010/BEK Keterangan Perwakilan.

011/BEK Berita Acara Serah Terima atau Pencocokan. 012/BEK Rekapitulasi Bekal Serah Terima atau Pencocokan. 013/BEK Berita Acara Selisih Serah Terima atau Pencocokan. 014/BEK Berita Acara Pengujian Bekal dari Pengiriman. 015/BEK Berita Acara Pengujian Keadaan Bekal.

016/BEK Berita Acara Penghapusan Bekal.

017/BEK Daftar Kegiatan yang dilaksanakan oleh Komisi. 018/BEK Daftar Pengepakan.

019/BEK Daftar dari Bukti Penerimaan atau Pengeluaran. 020/BEK Rekapitulasi Penerimaan atau Pengeluaran.

Sumber : Naskah Sementara Buku Petunjuk Teknik tentang Penyelenggaraan Administrasi Perbendaharaan Bekal/ Materiil Bekang.

47

BAB V PEMBAHASAN

A. Deskripsi Penerapan Aplikasi SIMAK BMN di Gudang Pusat II/ Wilayah Timur TNI AD, Surabaya.

Penggunaan aplikasi Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi (SIMAK) Barang Milik Negara di Gupus-II/Wiltim TNI AD dimulai sejak tahun 2008 dan dioperasikan oleh 2 orang. Pada tahun 2008, Kementrian Pertahanan (Kemenhan) membuat suatu aplikasi yang bernama SIMAK BMN, yang mana dengan adanya SIMAK BMN ini diharapkan dapat menghasilkan informasi sebagai alat pertanggungjawaban atas pelaksanaan APBN dan pelaporan manajerial. Sepanjang perjalanan aplikasi SIMAK Kemenhan ini dianggap kurang valid karena didalam sistem tersebut tidak menghasilkan biaya penyusutan.

Sesuai dengan perkembangan teknologi dan perkembangan akuntansi, pada tahun 2013 Kementrian Keuangan (Kemenkeu) membuat aplikasi SIMAK terbaru. Berbeda dengan SIMAK Kemenhan, aplikasi SIMAK yang disediakan oleh Kemenkeu kini terdapat biaya penyusutan. Aplikasi SIMAK Kemenkeu 2013 dianggap sebagai aplikasi yang lebih berkompeten dan lebih terupdate dibandingkan dengan aplikasi SIMAK yang disediakan oleh Kemenhan 2008. Aplikasi SIMAK Kemenkeu selalu mengalami sistem update setiap tahun, sehingga dapat selalu mengalami pembaharuan. Sistem update yang dilakukan di aplikasi SIMAK lebih kepada spesifikasi

kode-kode nomor dan jenis barang dalam SIMAK sehingga lebih mendetail lagi.

Pengoperasian SIMAK di Gupus-II/Wiltim TNI AD ini, tidak terjadi begitu saja tetapi perlu dilakukannya pelatihan atau sosialisasi terlebih dahulu. Pelatihan atau sosialiasasi ini berguna untuk memperkenalkan aplikasi SIMAK kepada para TNI AD, sehingga para TNI AD dapat mengoperasikan aplikasi SIMAK dan dapat membantu dalam mengontrol dan menginventarisir Barang Milik Negara yaitu persediaan di Gupus-II/Wiltim TNI AD. Didalam pelatihan atau sosialisasi ini diajarkan bagaimana cara mengoperasikan aplikasi SIMAK, menginputkan data, dan mentransfer data. Sehingga ketika dilokasi, operator dapat langsung menjalankan aplikasi SIMAK.

Meskipun telah dilakukan pelatihan ataupun sosialisasi, tetap saja terdapat kendala dalam mengoperasikan aplikasi SIMAK. Kendala teknis yang pernah terjadi di Gupus-II/Wiltim TNI AD dalam mengoperasikan aplikasi SIMAK adalah ketika ingin mentransfer data SIMAK. Dalam proses transfer data harus mendapatkan verifikasi atau ijin dari pihak Direktorat. Setelah mendapatkan ijin dari Direktorat maka bidang administrasi perbendaharaan (Minben) dapat mencetak laporan keuangan dalam bentuk

hardcopy dan dapat meminta otorisasi kepada Kagupus. Untuk

menghubungi pihak Direktorat bagian logistik dan meminta petunjuk untuk membantu menyelesaian kendala tersebut. Penyelesaian ini dilakukan melalui via telepon, dan pihak Direktorat akan membantu menyelesaikan kendala dengan cara menuntun melalui telepon, sehingga operator SIMAK di Gupus-II/Wiltim TNI AD hanya perlu mengikuti tahapan-tahapan yang diperintahkan oleh pihak Direktorat. Namun, secara keseluruhan penggunaan aplikasi SIMAK ini sangat membantu dalam pengoperasian terutama dalam pengolahan data atau dokumen sehingga dapat menghasilkan suatu informasi.

1. Penginputan Data Bekal/Materiil ke dalam Aplikasi SIMAK.

Terjadinya kegiatan penerimaan maupun pengeluaran Bekal/Materiil di Gupus-II/Wiltim TNI AD, akan memperoleh suatu data atau dokumen yang mendukung terjadinya kegiatan penerimaan dan pengeluaran Bekal/Materiil. Setiap data Bekal/Materiil yang diterima, baik dari kegiatan penerimaan maupun pengeluaran akan selalu diinputkan secara langsung oleh operator ke dalam aplikasi SIMAK, sehingga data pun akan diproses secara otomatis. Dan untuk mencocokkan data yang berasal dari aplikasi SIMAK dengan keadaan barang yang berada digudang Gupus-II/Wiltim TNI AD, dapat dilakukan dengan membandingkan catatan yang berasal dari pihak gudang dengan data SIMAK. Dan selama ini, data antara gudang dan SIMAK selalu sama, tidak pernah berbeda. Operator SIMAK ini merupakan bagian dari administrasi perbendaharaan (Minben).

2. Aplikasi SIMAK BMN dan Aplikasi Khusus Persediaan.

Selain Aplikasi SIMAK yang berasal dari Kemenkeu, di Gupus-II/Wiltim TNI AD juga menggunakan aplikasi khusus persediaan yang masih menjadi bagian dalam SIMAK BMN Kemenkeu. Dalam menjalankan aplikasi khusus persediaan dan menjalankan aplikasi SIMAK BMN Kemenkeu, selalu memiliki tahapan yang sama yaitu:

a) Membuat tabel Unit Akuntansi Pembantu Pengguna Barang Wilayah (UAPPB-W).

Pembuatan UAPPB-W adalah untuk mengetahui unit akuntansi BMN pada tingkat atau unit kerja lain di wilayah yang ditetapkan sebagai koordinator. Dalam pengaturan UAPPB-W ini harus dilakukan sesuai dengan kode lokasi dan nama UAPPB-W untuk instansi yang menggunakan aplikasi SIMAK ini. Dan dalam membuat UAPPB-W ini, harus mengisikan sesuai dengan Komando Utama (Kotama).

b) Membuat tabel Unit Akuntansi Kuasa Pengguna Barang (UAKPB). Pembuatan UAKPB adalah untuk mengetahui unit akuntansi BMN pada tingkat satuan kerja (kuasa pengguna barang) yang memiliki wewenang untuk mengurus dan menggunakan BMN. Dalam UAKPB pun terdapat kode dan nama unit akuntansi pengguna barang, dan mengisikan UAKPB harus sesuai dengan Komando Utama (Kotama).

c) Membuat user ID baru.

Pembuatan ID baru ini untuk membuat kembali sistem Login yang baru baik username dan password baru. Sehingga dengan adanya login baru dapat menjadi bagian pengendalian intern karena tidak sembarang orang dapat membuka aplikasi SIMAK.

d) Membuat referensi penandatanganan.

Referensi penandatangan ini untuk mengetahui siapakah yang menjadi penanggungjawab UAKPB dan mengelola barang persediaan. Dalam penandatangan ini harus dilengkapi dengan Nama, Jabatan, NIP, Kota, Tanggal isi, dan Tanggal setuju.

Selain persamaan tersebut, adapun perbedaan antara aplikasi khusus persediaan dengan aplikasi SIMAK Kemenkeu yaitu:

a) Dalam aplikasi khusus persediaan SIMAK, terdapat suatu kegiatan yang harus membuat referensi tabel barang. Referensi tabel barang ini akan berisi daftar kode barang persediaan, dan dalam data tersebut akan berisi SS Kelompok barang, kode barang, nama barang, dan satuan.

b) Adanya transaksi persediaan dalam aplikasi khusus persediaan SIMAK. Transaksi ini berupa persediaan masuk, persediaan keluar, koreksi, hasil opname fisik, penghapusan usang atau rusak, dan konversi hasil migrasi.

c) Dalam aplikasi SIMAK Kemenkeu, terdapat suatu kegiatan yang harus membuat tabel ruangan. Tabel atau daftar ruangan ini berisi kode dan nama barang, nama penanggungjawab ruangan, dan NIP penanggungjawab ruangan.

d) Ketika ingin melakukan suatu kegiatan seperti transfer masuk dan transfer keluar, ini dilakukan di aplikasi SIMAK Kemenkeu. Untuk transaksi keluar, terlebih dahulu kita harus membuat tabel Unit Akuntansi Kuasa Pengguna Barang (UAKPB) kepada Satuan Kerja (SATKER) yang akan dituju. Dalam pengisian ini, kita akan mengisikan Kode Satker, dan memilih transaksi keluar. Dalam transaski keluar tersebut, kita akan mengisi data barang yang akan ditansfer keluar. Setelah data dianggap benar, maka data dapat dikirim secara langsung. Dan dalam berita transfer keluar akan ada laporan Arsip Data Komputer (ADK). Sedangkan untuk transaksi transfer masuk, yang mana hanya menerima transfer masuk, maka aplikasi SIMAK Kemenkeu menggunakan Arsip Data Komputer (ADK). Dalam transaksi transfer masuk ini, kita hanya perlu meng-klik tombol tambah dan hanya perlu memastikan bahwa ADK transfer keluar sudah siap dan sesuai dengan UAKPB tujuan, setelah itu data akan masuk secara otomatis dan kita hanya perlu menyimpannya. Kemudian, akan ada pemberitahuan tentang proses transfer.

3. Perbedaan Teori Persediaan TNI AD dengan Persediaan Pada Umumnya.

Pada umumnya, persediaan yang sering diketahui adalah persediaan untuk perusahaan dagang dan manufaktur, tetapi ada pula persediaan untuk instansi pemerintah seperti TNI AD. Pada perusahaan dagang yang aktivitas operasionalnya hanya membeli dan menjual barang-barang tanpa mengubah bentuk fisik dan memberi nilai tambah, maka yang dianggap sebagai persediaan adalah segala barang yang dimiliki dengan tujuan untuk dijual pada periode yang akan datang. Sedangkan, untuk perusahaan manufaktur persediaan dibagi menjadi 3 bagian yaitu, persediaan bahan baku yang diperoleh untuk proses produksi, persediaan barang setengah jadi, dan persediaan barang jadi, sehingga barang jadi tersebut kemudian siap untuk dijual. Untuk instansi pemerintah seperti TNI AD, tidak ada kegiatan jual beli seperti yang dilakukan diperusahaan dagang. Persediaan yang dimiliki merupakan proses atau produksi sendiri oleh Rekanan dan persediaan Bekal/Materiil TNI AD tidak untuk diperjualbelikan secara umum, sehingga ini Bekal/Materiil pun bersifat khusus untuk memenuhi kebutuhan personel TNI AD.

Selain aktivitas operasional yang berbeda, persediaan yang digunakan oleh perusahaan dagang dan perusahaan manufaktur pun sesuai dengan PSAK N0. 14 yang didefinisikan sebagai aktiva tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal, aktiva dalam proses produksi, dan

aktiva dalam bentuk bahan perlengkapan untuk digunakan dalam proses produksi. Sedangkan untuk instansi TNI AD, Persediaan adalah aset lancar dalam bentuk barang atau perlengkapan yang dimaksudkan kegiatan operasional pemerintah dan barang-barang tersebut dimaksudkan untuk dijual atau diserahkan dalam rangka pelayanan kepada masyarakat.

Dokumen atau catatan yang digunakan pun berbeda, apabila dokumen dan catatan yang digunakan dalam perusahaan manufaktur seperti kartu gudang, kartu persediaan, dan jurnal umum, sedangkan dokumen yang digunakan oleh TNI AD bersifat khusus dengan adanya 001/BEK – 020/BEK, seperti perintah penerimaan atau pengeluaran, buku pertanggungjawaban kebendaan, berita acara pengiriman Bekal dengan Tim Komisi. Ini menunjukkan dokumen atau catatan yang akan digunakan tergantung kepada setiap aktivitas operasional perusahaan atau instansi.

Selain perbedaan aktivitas operasional dan dokumen yang digunakan, terdapat perbedaan fungsi atau bagian dalam perusahaan dagang dan manufaktur dengan instansi pemerintah. Apabila di dalam perusahaan manufaktur terdapat bagian utang, bagian produksi, dan bagian jurnal, tetapi di instansi pemerintah seperti TNI AD setiap kegiatan administrasi dilakukan di bagian administrasi perbendaharaan (Minben) sehingga semua terpusat menjadi 1 bagian.

Tabel 3.1 Perbandingan Dokumen Sistem Persediaan Perusahaan dengan Gupus-II/Wiltim TNI AD.

No.

Nama Dokumen (Teori)

Nama Dokumen (Gupus-II/Wiltim)

Kesetaraan

Fungsi Dokumen Keterangan Ya Tidak

1 Laporan Produk Selesai

Rekapitulasi

Penerimaan atau Pengeluaran

(020/BEK).

√ Dokumen ini

mencatat seluruh data rekapitulasi penerimaan dan pengeluaran. Barang/Materill pada akhir semester.

2 Kartu Gudang. Buku

Pertanggungjawaban Kebendaan

(005/BEK).

√ Dokumen ini

mencatat jumlah keseluruhan persediaan Bekal/Materiil Bekang . 3 Kartu

Persediaan.

Kartu Persediaan atau Penimbunan (004/BEK)

√ Dokumen ini

mencatat jumlah Bekal/Materiil Bekang yang telah diterima dan dikeluarkan sehingga

mengetahui sisa Bekal/Materiil.

4. Flowchart Penerimaan dan Pengeluaran Bekal/Materiil Bekang. 4.1 Dokumen yang digunakan dalam Flowchart Penerimaan.

Adapun beberapa dokumen yang digunakan dalam penerimaan Bekal/Materiil Bekang ini dilengkapi arti, fungsi, dan rangkap dokumen sehingga dapat memudahkan dalam memahami aktivitas ini.

Tabel 3.2 Dokumen yang digunakan dalam Flowchart Penerimaan. No Bentuk

BEK

Nama Dokumen

Rangkap Keterangan 1. 002/BEK Perintah

Penerimaan atau

Pengeluaran.

1 Dokumen ini berisi tentang perintah untuk menerima Bekal/Materiil Bekang sesuai petunjuk Bendawisesa.

2. 003/BEK Berita Acara Pengujian Penerimaan Bekal/Materiil.

8 Dokumen ini mencatat tentang keadaan Bekal yang dibawa oleh Tim Komisi dalam keadaan baik atau tidak baik sebelum dilakukannya pengiriman. 3. 004/BEK Kartu

Persediaan atau

Penimbunan.

2 Dokumen ini mencatat jumlah Bekal/Materiil Bekang yang telah diterima dan dikeluarkan sehingga mengetahui sisa Bekal/ Materiil.

4. 005/BEK Buku

Pertanggungja waban

Kebendaan.

1 Dokumen ini mencatat jumlah keseluruhan persediaan Bekal/Materiil Bekang .

5. 017/BEK Daftar

Kegiatan yang dilaksanakan oleh Komisi.

1 Dokumen ini mencatat kegiatan yang dilakukan Tim Komisi selama melaksanakan pengiriman Bekal/Materiil.

6. 019/BEK Daftar dari Bukti Penerimaan atau

Pengeluaran.

1 Dokumen ini mencatat nomor urut bukti dokumen dari kegiatan penerimaan atau pengeluaran Bekal/Materiil.

7. 020/BEK Rekapitulasi Penerimaan atau

Pengeluaran.

1 Dokumen ini mencatat seluruh data rekapitulasi penerimaan dan pengeluaran. Barang/Materiil pada akhir semester.

8. SP Komisi Penerima-an

Surat Perintah Komisi Penerimaan.

1 Surat perintah Tim Komisi, untuk menerima Bekal/ Materiil Bekang.