Usaha Jasa Pariwisata - 559
II. Mengidentifikasi prosedur dan sistem yang diperlukan Prosedur dan sistem yang diperlukan untuk acara diidentifikasikan dan
di konsultasikan dengan kolega terkait dan pelanggan Diinvestigasi tentang prosedur keperluan yang dibutuhkan dari leveransi yang ikut
serta
a Pengembangan sistem dan prosedur Sistem dan prosedur yang efektif dan efisien adalah
mengembangkan dan mengfasilitasi manajemen dan administrasi acara yang berhubungan dengan :
o Registrasi tamu
o Organisasi Komite
o Sistem manajemen pendukung termasuk penilaian dalam hal
keamanan dan resiko o
Pembuatan dan penyampaian laporan secara o
Keperluan khusus pada acara tertentu o
Sumber terpercaya dialokasikan dalam menyusun sistem dan monitoring
o Bila diperlukan, sistem harus disetujui dan diteruskan
o Pada waktu yang tepat kolega diberitahu secara keseluruhan
perihal sistdan prosedur o
Pelatihan dan dukungan diberikan sesuai permintaan. b Memonitor dan meninjau ulang sistem dan prosedur
o Memonitor effisiensi dan efektifitas dari system dan prosedur
o Memperhatikan saran-saran dari kolega
o Perbaikan dilakukan dan dilaksanakan.
III. Mengidentifikasi tujuan acara
Mengidentifikasi tujuan acara harus dilakukan dengan teliti dan dilakukan brain storming antar team, menentukan visi, misi, thema
dan moto dari suatu acara TIDAK terlepas dari Visi Misi perusahaan pemilik acara selaku Steering Comitee, sedangkan EO bertindak
sebagai Organizing Comite. Dalam menentukan tujuan perlu mengacu pada:
1. Konteks keseluruhan dan lingkup acara harus diidentifikasikan berdasarkan SWOT Analisis dan 5W 1H Who, Why, What,
When, Where + How
Di unduh dari : Bukupaket.com
Usaha Jasa Pariwisata - 560
2. Tujuan acara secara spesifik dikembangkan berdasarkan Spesific, Measurable, Achiefable, Reliable, Timing SMART dan
dikonsultasikan dengan konsultankolega yang relevan untuk pertimbangansaran dan persetujuan.
IV. Merencanakan program acara
a Tanggal, Waktu dan Venue dipilih sesuai dengan, tujuan penyelenggaraan acara. dan sasaran audiens
b Tema dibuat secara menarik dan trendy dan relevan dengan tujuan acara
c Cakupan acara disusun sesuai dengan thema dan tujuan penyelenggaraan acara
d Komponen pendukung acara diidentifikasi e Perkiraan Biaya dipertimbangkan dengan seksama sesuai
sumber-sumber yang dapat dicari modal awal dan sponsorship
f Tanggal, Waktu dan Venue dipilih sesuai dengan, tujuan penyelenggaraan acara. dan sasaran audiens
g Tema dibuat secara menarik dan trendy dan relevan dengan tujuan acara
h Cakupan acara disusun sesuai dengan thema dan tujuan penyelenggaraan acara
i Komponen pendukung acara diidentifikasi j Perkiraan Biaya dipertimbangkan sesuai sumber-sumber yang
dapat dicari modal awal dan sponsorship Jenis Acara berkisar pada :
o Reunion
o Workshop
o Seminar
o Conference
o Convention
o Festival.
Aktifitas dapat dilaksanakan pada tingkat : o
Local o
Regional o
National o
International
Di unduh dari : Bukupaket.com
Usaha Jasa Pariwisata - 561
V. Penyelesaian detail program acara 1. Perencanaan program acara dipresentasikan kepada orang-
orang yang terkait pada waktu yang diminta. 2. Rencana Pembiayaan dan perkiraan keuntungan serta daftar
sponsorship di presentasikan kepada konsultan untuk dimintai saran pertimbangan
3. Detail disetujui sehubungan dengan prosedur yang telah disepakati
VI. Menyusun Proposal
A. Proposal Penyelenggaraan Acara 1. Isi Proposal
a Pendahuluan Latar Belakang Berisi kata pengantar yang disampaikan untuk memberikan
gambaran tentang sesuatu yang di-proposal-kan. b Nama Kegiatan
Berisi nama kegiatan yang akan diselenggarakan, misal : MOS 2005.
c Tema Kegiatan Berisi tema dari kegiatan yang akan diselenggarakan.
d Dasar Pemikiran Dasar Pelaksanaan Berisi hal-hal mendasar yang melandasi diadakannya suatu
kegiatan. Misalnya saja seperti : a. Melihat situasi dan kondisi sesuatu yang di-proposal-kan,
misalnya seperti bangunan sekolah yang sudah rusak dan untuk segera direnovasi.
b. Surat dari pimpinankepala sekolah tentang sesuatu hal untuk dilaksanakan.
c. Hasil rapat-rapat d. Program Kerja.
e Tujuan Berisi tujuan diadakannya kegiatan.
f Bentuk Kegiatan g Sasaran Peserta
Berisi pihak yang dikenai kegiatan. h Waktu dan Tempat Kegiatan
Berisi hari, tanggal, waktu, serta tempat dilaksanakannya kegiatan.
Di unduh dari : Bukupaket.com
Usaha Jasa Pariwisata - 562
i Susunan Panitia Berisi susunan panitia penyelenggara kegiatan.
j Rencana Kegiatan Berisi rangkaian kegiatan yang direncanakan dari awal acara
hingga akhir acara. k Rencana Anggaran
Berisi rencana anggaran untuk menyelenggarakan suatu kegiatan;
a. Pemasukan : memuat dari mana sumber biaya dan besarnya anggaran yang diperoleh.
b. Pengeluaran : memuat pos-pos pengeluaran dan besarnya anggaran yang dikeluarkan.
l Pelaporan Berisi komitmen dari kepanitiaan mengenai batas waktu
menyusun laporan. m Penutupan
Berisi harapan dari penyelenggara agar kegiatan dapat berjalan dengan baik dan sukses
Catatan : Setelah presentasi, disusun proposal resmi untuk persetujuan
resmilegal, dari pimpinan dengan detail : latar belakang, tujuan, thema, personal, detail acara, budget, prakiraan benefit, sumber dana, daftar
sponsor, rekan kerja.
Di unduh dari : Bukupaket.com
Usaha Jasa Pariwisata - 563
B. Memilih Venue perlu memperhatikan untuk siapa event dielenggarakan §
Sedang musim cuaca, trend, liburan apa saaat diselenggarakan event, terkait dengan jumlah pengunjung.
§ Dimana lokasi event, apakah mudah dijangkau dengan kendaraan,
jauh dari gangguan keamanan, nyaman, kemudahan yang lain seperti yang terkait dengan akomodasi bila perlu.
§ Bagaimana dengan biaya, cukup menjanjikan, diperlukan sponsor,
system pembayaran, deposit, komisi dll. §
Apakah memungkinkan kelayakan kecukupan daya listrik, gangguan alamhujan, untuk mengakses informasiinternet dan telephone.
§ Apakah anda mempunyai staf pengelola gedung teknisi yang yang
handal. §
Apakah fasilitas Rest Room dan Bar tersedia §
Apakah diperlukan transportasi umum taksi bagi peserta C. PROPOSAL SPONSORSHIP
a Pendahuluan Berisi kata pengantar yang disampaikan untuk memberiklan
gambaran mengenai kerjasama yang dilakukan oleh panitia kepada pihak ketiga sponsor.
b Ketentuan Sponsorship Berisi mengenai ketentuan -ketentuan sponsorship, seperti tentang batas akhir penyerahan materi
sponsorship, pembatalan sponsorship, dsb. c Bentuk Kerjasama Sponsorship yang ditawarkan
Berisi paket-paket promosi yang ditawarkan kepada pihak ketiga sponsor
Seperti : Sponsor Tunggal, Sponsor Utama, Sponsor Kedua, dst.
Termasuk juga mediabentuk sponsorship yang ditawarkan kepada pihak ketiga sponsor.
d Detail Spesifikasi Sponsorship yang ditawarkan. Berisi spesifikasi bentuk sponsorship yang ditawarkan.
Seperti : spanduk, leaflet, dsb serta ketentuan teknis mengenai bentuk sponsorship tersebut, seperti ukuran ruang sponsor,
bahan yang dipergunakan, warna, harga, jumlah, harga, pemasangan, penyedia materi, dan yang penting keuntungan
yang diperoleh oleh sponsor. Dsb.
Di unduh dari : Bukupaket.com
Usaha Jasa Pariwisata - 564
Catatan : Isi proposal harus disusun menarik, baik penampilan maupun isinya,
sehingga orang yang membacanya dapat mengerti dengan mudah dan tertarik dengan isi atau apa yang akan ditawarkan.
D. Cover Proposal a Cover proposal dibuat semenarik mungkin, sehingga dapat
menarik perhatian dari pihak yang diberi proposal sponsor. b Cover harus memuat Nama keigatan dan bentuk kegiatan yang
diselenggarakan sehingga pihak sponsor tahu apakah kegiatan yang diselenggarakan itu ‘parade band’, ‘pentas seni’, ‘lomba
karya ilmiah’ atau kegiatan lain. Selain itu juga memuat tanggal pelaksanaan dan pihak yang menyelenggarakan kegiatan.
E. Katagori sponsor
