d. Perpindahan kamar.
e. Kamar out of order.
5. Menyelenggarakan Pembayaran Tamu
Kantor depan juga berfungsi sebagai penyelenggara keuangan hotel secara teknisi, khususnya yang berkaitan langsung dengan tamu, seperti pembayaran
khusus rekening tamu, baik secara tunai maupun kredit, dan juga deposit kamar. Sedangkan urusan keuangan hotel secra menyeluruh ditangani oleh departemen
Akunting. Kegiatan penyelenggaraan keuangan di kantor depan antara lain :
a. Membuka rekening tamu.
b. Mencatattransaksi pada rekening tamu.
c. Membatasi jumlah kredit.
d. Menyusun dan mencatat berbagai transaksi tamu.
e. Mempersiapkan pembayaran tamu.
f. Menyusun rekening tamu.
g. Melaksanakan prosedur check-out
6. Menyusun Riwayat Kunjungan Tamu
Bagi hotel, kunjungan tamu adalah nafas kehidupan. Riwayat tamu yang oernah datang dan menginap akan dicatat dan diarsip dengan baik agar bilamana tamu
itu suatu saat kembali lagi, hotel telah memiliki data-data penting tentang dirinya, seperti kamar yang diinginkannya, kesukaannya, dan hal-hal lain yang dapat
dipersiapkan untuk memberikan layanan pribadi personalized service. Selain
itu riwayat kunjungan tamu dapat di manfaatkan sebagai bahan pembuatan statistik hotel.
7. Menangani Layanan Komunikasi Melalui Telepon
Hotel yang baik memiliki standard penyelengaraan komunikasi yang baik pula, ditinjau dari segi peralatan dapat diidentifikasi sejumlah alat komunikasi yang
dimiliki, seperti telepon, faksmili,jaringan internet dan lain-lain. Kegiatan komunikasi di kantor depan meliputi :
a. Penanganan semua pembicaraan telepon.
b. Penerimaan dan faksimili.
c. Layanan wake-up call
8. Menangani Barang-barang Bawaan Tamu
Kegiatan kantor depan yang berhubungan dengan penanganan barang-barang yang dibawa tamu selama menginap antara lain:
a. Menangani barang-barang tamu yang baru tiba.
b. Menangani barang-barang tamu yang hendak meninggalkan hotel.
c. Menangani perpindahan kamar.
d. Menangani penitipan barang bawaan tamu.
2.3. Peran Kantor Depan Hotel
Menurut Bagyono dan Sambodo 2006 kantor depan merupakan salah satu bagian terpenting yang mutlak harus ada sebuah organisasi hotel. Kantor depan
umumnya berlokasi di bagian depan bagunan hotel agar mudah didapatkan oleh
tamu. Untuk memperluas ruang gerak para tamu , di area kantor depan juga di bangun sebuah lobby
Bagyono 2012 menjelaskan Departemen kantor depan misi yang sangat vital bagi keberhasilan bisnis hotel. Sebab produk yang menjadi pendapatan utama main
revenueincome hotel adalah dari kamar. Sedangkan pendapatan terbesar kedua adalah dari makanan dan minuman food and beverage. Peran kantor depan bagi
hotel antara lain: 1.
Kesan pertama dan sekaligus kesan terakhir bagi tamu yang menginap di hotel. 2.
Sebagai pusat syarafnya hotel. 3.
Sebagai pusat komunikasi. 4.
Menjaga hubungan dengan tamu dan departemen lain di hotel. 5.
Urat nadi utama sebuah hotel. 6.
Jantungnya hotel. 7.
Sumbunya hotel. 8.
Pusat koordinasi pelayanan hotel. 9.
Konter informasi bagi tamu. 10.
Sumber informasi potensial bagi penjualan dan pemasaran hotel.
2.4.Pengertian Check-In
Menurut bagyono dan sambodo Check-in adalah suatu proses yang dilalui ketika tamu hendak menginap di hotel, mulia dari kedatangan tamu di pintu utama,
disambut oleh doorman, dibawakan barangnya oleh bellboy, diterima oleh
respsionis, proses registrasi, sampai pada tahap terakhir, yaitu tamu diantar oleh bellboy menuju kamar. Check-in merupakan satu proses berkesinambungan yang
melibatkan sebagian besar seksi di departemen kantor depan. Keberhasilan jajaran departemen kantor depan dalam menangani proses check-in merupakan langkah awal
yang memilik arti penting dalam membentuk citra tamu terhadap hotel, yang selanjutnya akan mempengaruhi kesan secara keseluruhan selama tamu menginap.
Sasaran akhirnya adalah agar tamu akan kembali lagi untuk menginap di hotel. Menurut Soenarno 2006 Proses Check-in merupakanbagian awal dalam
urutan pelayanan tamu.Sebelum menginap tamu memang harus melakukan check-in terlebih dahlu. Metode check-in ini ada bermacam-macam. Ada yang konvensional
seperti check-in pada umumnya, dimana setelah tiba di lobi tamu akan di sambut oleh door man, bell man dan GRO. Tamu akan menuju ke receptionist counter. Disana
tamu disambut hanya dan ditanya apakah sudah melakukan reservasi. Proses check-in akan berlangsung, di mana tamu mengisi Registration Card dan membubuhkan tanda
tangannya, menyerahkan deposit atau barang yang menunjukkan identitas tamu, paspor, KTP atau SIM.
2.5. Pengertian Check-out
Menurut Bagyono dan Sambodo suatu proses di tamu meninggalkan hotel, mulai tamu keluar dari kamar, menuju reception, mengembalikan kunci kamar,
membayar rekening kamar sampai tamu naik mobil untuk meninggalkan hotel. Kegagalan dalam menangani proses check-out dapat berpengaruh buruk terhadap
kesan tamu pada saat terakhir berada di hotel the last impression.Inti dari
