commit to user
75
BAB III PENYAJIAN DATA
A. Kondisi Public Relation di Kantor Pos Besar Surakarta
Dalam suatu perusahaan diperlukan komunikasi dengan publiknya. Mendekatkan diri dengan public yang menjadi sasaranya dengan memberikan
pelayanan yang baik dan memuaskan sehingga terwujud citra yang positif. Hal inilah yang melatarbelakangi pelaksanaan kegiatan Public Relations di Kantor Pos Besar
Surakarta. Idealnya kegiatan Public Relations dilaksanakan di satu divisi khusus, namun untuk negara berkembang khususnya Indonesia hal seperti ini masih jarang
ditemui. Pemisahan divisi terdapat pada perusahaan besar skala nasional atau internasional. Mayoritas kegiatan Public Relations masih bersinergi dengan divisi
lain seperti pemasaran, HRD, promotion atau lainya. Sama halnya yang dilakukan oleh Kantor Pos Besar Surakarta.
Kantor Pos Besar Surakarta tidak memiliki bidang khusus yang mengurusi tentang PR atau humas, sejauh ini secara keseluruhan kegiatan yang
berhubungan dengan humas dilakukan oleh Bidang Pemasaran, namun ada juga beberapa kegiatan kehumasan yang dilakukan secara fleksibel dan menjadi tanggung
jawab seluruh karyawan Kantor Besar Surakarta. Seperti yang diungkapkan oleh Sakiman selaku Supervisor SDM Kantor Pos Besar Surakarta :
“..disini tidak terdapat bidang khusus yang mengurusi humas, namun kita gabung dengan bidang pemasaran, hal tersebut dikarenakan
commit to user
76
struktur organisasi dari pusat yang memang tidak mengadakan bidang tersebut.” wawancara tanggal 11 Oktober 2010.
Supervisor bidang pemasaran Seno Adjie juga membenarkan adanya pelaksanan kegiatan humas yang digabung dengan bidang pemasaran, mengenai
alasan mengapa tidak terdapatnya bidang PR Humas di Kantor Pos Besar Surakarta, beliau menambahkan :
“memang kami bidang pemasaran juga melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan humas mbak, karena bidang pemasaran yang
banyak berhubungan dengan pelanggan sehingga dirasa dapat melakukan 2 fungsi tersebut sekaligus, untuk alasanya mungkin agar
lebih effisien baik dari segi SDM maupun dari segi financial”. wawancara tanggal 13 Oktober 2010
Hal lain juga diungkapkan oleh Djoko Asmoro selaku wakil dari Top Management Kantor Pos Besar Surakarta yang menjabat sebagai Wakil Kepala
Kantor, tidak adanya bidang humas di Kantor Pos Besar Surakarta, hal tersebut dipengaruhi juga dengan adanya cakupan wilayah yang menjadi area wilayah
naungan : “bidang humas hanya terdapat di kantor-kantor pusat, yaitu mulai
kantor Divre 1, misalnya Kantor Divre 1 Semarang yang wilayanhnya membawahi daerah DIY dan Jateng, karena wilayahnya sangat luas,
maka terdapat bidang humas sebab yang diurusi pasti bermacam- macam, namun untuk Kantor Pos Besar Surakarta yang masih bersifat
lokal dan cakupan wilayahnya tidak luas sehingga bidang humas dapat digabung dengan bidang pemasaran”. Wawancara tanggal 26 Oktober
2010
Dari hasil pengamatan selama melakukan observasi di Kantor Pos Besar Surakarta, memang tidak terdapat bagian khusus humas. Hal ini dapat dilihat dari
bagan struktur organisasi Kantor Pos Besar Surakarta dari tahun ke tahun yang tidak
commit to user
77
memiliki bidang humas. Seperti pada bagan struktur organisasi Kantor Pos Besar Surakarta tahun 2005 pada Bab II. Selain itu, untuk Struktur Organisasi PT. Pos
Indonesia tahun 2010 juga tidak terdapat bidang khusus kehumasan :
Gambar 3.1 Struktur organisasi PT. Pos Indonesia Persero
Sumber : www.posindonesia.co.idstruktur_org Kantor Pos Besar Surakarta meski tidak memiliki Bidang Humas
khusus, namun tetap memiliki berbagai macam program dan aktivitas-aktivitas ke Humasan yaitu antara lain membangun citra, membangun komunikasi yang baik
antara karyawan, steakholder, masyarakat maupun komunitas yang tertuang dalam berbagai kegiatan. Hal ini disampaikan oleh Sakiman selaku supervisor SDM sebagai
berikut : “…tapi meski tidak terdapat humasnya namun untuk membangun citra
tetap ada, dan kegiatan-kegiatan kehumasan pasti ada. Kegiatan rutin yang sering kita lakukan misalnya ada, refleksi pagi, customer day
kemudian juga event-event seperti kemarin CSR Corporate Social
commit to user
78
Resposibility, jalan sehat, kemudian kerja sama dengan instansi- instansi guna pembukaan loket, dan juga menjaga hubungan baik
dengan para wartawan” wawancara tanggal 11 Oktober 2010.
Pelaksanaan seluruh kegiatan humas di Kantor Pos Besar Surakarta, tidak sepenuhnya dilaksanakan oleh bidang pemasaran, beberapa kegiatan Public
Relation ada juga yang menjadi tanggung jawab dan kewenangan bidang SDM. Komunikasi antara karyawan, atau antara atasan dan bawahan, maupun dari luar
kedalam, pertama kali yang menangani adalah bidang SDM, sehingga pelaksanaan kegiatan Public Relation di Kantor Pos Besar Surakarta yang bersifat kedalam atau
inward looking dilaksanakan oleh bidang SDM. seperti yang diungkapkan oleh Sakiman :
“tidak semua pelaksanaan PR menjadi tanggung jawab pemasaran mbak, jika kegiatan PR juga merupakan menjalin komunikasi antar
karyawan, misalnya saja Quality Control mempunyai kegiatan Refleksi Pagi, kegiatan untuk bertukar pikiran, saling memberi informasi, dan
juga motivasi antara karyawan yang rutin kami laksanakan setiap hari selasa dan kamis. Namun untuk pembicara atau tuntornya bisa siapa
saja dan bisanya kita lakukan secara bergantian”. wawancara tanggal 11 Oktober 2010.
Kegiatan PR lain yang bersifat kedalam atau inward looking yang dilakukan bidang Quality Control yaitu memberi motivasi karyawan agar
memberikan pelayanan yang baik. Kemudian bagian SDM juga menjadi penghubung atau penyampai informasi dari pusat kepada para pegawai dan karyawan. Informasi
dari pusat yang disampaikan tersebut biasanya berupa SE Surat Edaran atau KP Keputusan Direksi. Seperti yang dijelaskan dan ditunjukan oleh Sakiman sebagai
berikut :
commit to user
79
“ini merupakan kumpulan SE dan KP saya, salah satunya ini misalnya, SE mengenai Media Pencitraan Perusahaan yang diterbitkan oleh
Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis, dan juga SE tentang Peningkatan Kualitas Diri yang diterbitkan oleh Direktur SDM dan
Umum, hal tersebut menjadi tanggung jawab saya untuk menyampaikan dan melaksanakan perintah-perintah didalamnya”. wawancara
tanggal 11 Oktober 2010.
Salah satu data KP atau SE yang didapatkan ketika pengumpulan data adalah SE Nomor : SE.64DirMBD0610 mengenai perintah “Pemanfaatan Jejaring Sosial
Facebook dan Twitter sebagai media Pencitraan Perusahaan”, yang dikeluarkan di Bandung 30 Juli 2010 oleh Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis.
Dokumen kantor Pos Solo; Kumpulan SE dan KP.data terlampir Keterangan dari Sakiman dan data yang didapatkan tersebut, sekaligus
juga memberikan penjelasan bahwa untuk kegiatan pencitraan di PT. Pos Indonesia menjadi tanggung jawab Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis bukan dari
bagian PR. Sementara itu, menurut hasil pengamatan dan observasi dilapangan,
kegiatan PR yang bersifat ke luar outward looking di Kantor Pos Besar Surakarta, barulah dilakukan oleh bagian pemasaran yang memang diberikan tanggung jawab
untuk aktivitas PR. Kegiatan-kegiatan tersebut antara lain publikasi, promotion, pelaksanaan events dan lain-lain. Seperti yang diungkapkan oleh Seno Adjie sebagai
Supervisor pemasaran : “….memang meski struktur organisasi tidak ada Bagian Pemasaran
dan Humas, namun bagian kami yang melaksanakan kegiatan-kegiatan PR tersebut atau sebagai pelaksana PR apabila ada program dari
pusat. Kami yang melaksanakan kegiatan PR seperti publikasi, promotion, media relation, sponsorship, dan kami juga yang
commit to user
80
bertanggung jawab jika terdapat events”. wawancara tanggal 13 Oktober 2010
Sesuai dengan pengamatan yang dilakukan di lapangan, bagian pemasaran banyak melakukan kegiatan di luar ruangan, sebab selain bertanggung
jawab dengan aksi pemasaran, bagian ini juga harus menjalin hubungan baik dengan semua kalangan, hal tersebut dilakukan untuk menumbuhkan kedekatan, dan
kepercayaan sebagai aktivitas humas, namun juga untuk mendukung berlangsungnya program pemasaran. Seperti yang dijelaskan oleh Seno Adjie sebagai berikut :
“selain kegiatan tersebut, kegiatan humas lain yang kami lakukan yaitu menjalin hubungan baik dengan semua kalangan baik instansi,
komunitas, perusahaan itu penting. Misalnya ada pameran buku kami berpartisipasi didalamnya, membantu dan mengikuti kegiatan tersebut,
demi menjalin hubungan baik dengan kelompok percetakan buku, hal tersebut berguna untuk pemasaran nantinya, untuk dapat kerja sama di
bidang pengiriman misalnya.” wawancara tanggal 13 Oktober 2010
Ditambahkan juga oleh Wakil Kepala Kantor Pos Besar Surakarta Djoko Asmoro, bagian pemasaran melakukan kegiatan ke luar, menjalin hubungan
baik dengan berbagai instansi termasuk juga menjalin hubungan baik dengan pemerintah :
“bagian pemasaran yang melakukan kegiatan kehumasan ke luar, aktif di berbagai pertemuan rutin instansi se-Solo mbak, dan slalu ikut
pertemuan humas se-Pemkot Solo, atau di pertemuan-pertemuan lain. Misalnya kita akitif di pertemuan bulanan Bakohumas, itu merupakan
pertemuan rutin humas-humas se-Surakarta.” wawancara tanggal 26 Oktober 2010
Seno Adjie juga menjelaskan bahwa pemasaran dan PR sangat erat kaitanya, sebab Kantor Pos Besar Surakarta menawarkan jasa, bukan barang maka
commit to user
81
kedekatan dan kepercayaan yang merupakan hasil dari kegiatan PR harus terus dibangun :
“kegiatan PR, menjalin hubungan baik dengan semua kalangan itu sangat penting mbak, karna kita menjual jasa, jadi perlu pendekatan
secara baik agar menimbulkan kepercayaan dan keyakinan, sehingga mereka mau percaya dan menggunakan layanan kami. Makanya kalau
di Kantor Pos PR dan pemasaran itu saling berkaitan dan tidak bisa dipisahkan”. wawancara tanggal 13 Oktober 2010
Guna mendukung adanya aktifitas PR, Kantor Pos Besar Surakarta memiliki 1 loket CS Customer Service yang bertugas menampung dan
menyelesaikan keluhan-keluhan pelanggan dan memberikan informasi. Loket tersebut dijaga oleh 1 orang karyawan yang ramah, CS tersebut memberikan
informasi baik langsung maupun melalui telephone di 0271-647223, 647275 pada jam kerja, yaitu: Senin – Jumat, pukul 07.00 – 15.00 dan Sabtu pukul 07.00-13.00.
Keberadaan CS tersebut juga dibawahi langsung oleh bagian pemasaran. Seperti yang dijelaskan oleh Sakiman :
“demi mendukung aksi PR bagian pemasaran mbak, kami juga memberikan layanan CS untuk pelanggan agar memudahkan pelanggan
jika mendapatkan kesulitan, atau ada masalah dengan layanan kami. Sehingga keluhan dari pelanggan cepat teratasi dan komunikasi dan
hubungan baik dengan pelanggan dapat tercipta. Loket CS juga kami letakan di bawah naungan bagian pemasaran langsung karna memang
untuk kegiatan yang berhubungan dengan PR dibawah kendali bagian pemasaran”. wawancara tanggal 11 Oktober 2010
Seluruh kegiatan PR di Kantor Pos Besar Surakarta bertujuan ingin kembali mengenalkan eksistensi Kantor Pos Besar Surakarta di Surakarta, dengan
aktif melakukan pendekatan, menjalin hubungan yang harmonis dengan berbagai
commit to user
82
pihak, memberikan pelayanan yang memuaskan untuk pelanggan, juga menunjang kegiatan promosi dan pemasaran.
Tujuan atau sasaran utama dari pelaksanaan kegiatan Public Relations di Kantor Pos Besar Surakarta adalah berorientasi pada upaya untuk membentuk citra
positif mengenai perusahaan. Hal tersebut diungkapkan oleh Sakiman : “kegiatan PR kita ini sasaran utamanya adalah untuk membangun citra
positif di
masyarakat. Citra dapat
menjadi ujung
tombak berlangsungnya perusahaan kita. Persaingan dunia usaha semakin
ketat, citra harus terus kita bangun agar tetap bertahan di era globalisasi. wawancara tanggal 11 Oktober 2010
Sakiman juga menjelaskan kegiatan membangun citra tidak mudah, apalagi ketika suatu perusahaan telah mengalami pergeseran fungsi yang sebelumnya
hanya distribusi pos menjadi multi layanan. Citra positif yang harus dibangun kepada masyarakat harus mampu menggambarkan pelayanan lain dari pada yang lain dan
terus ditingkatkan kualitasnya : “melalui berbagai kegiatan PR kami ingin membangun kembali citra
perusahaan, misalnya mengingat kesibukan masyakat yang sangat tinggi tentunya menginginkan segala kemudahan. Cukup datang di
Kantor Pos Besar Surakarta atau outlet kami yang tersebar di berbagai tempat, mereka dapat melakukan transaksi pembayaran apapun PLN,
Telkom, Kredit, Pajak dll sekaligus, mereka dapat menghemat waktu, biaya dan tenaga. Semoga saja akan timbul citra yang baik di benak
masyarakat untuk terus percaya kepada kami sesuai dengan slogan kami Lebih Dekat, Lebih Hemat, Lebih Cepat. dan Semua mua bisa”.
wawancara tanggal 05 Oktober 2010
Berkaitan dengan tujuan utama kegiatan PR yaitu membangun citra perusahaan, bagian pemasaran Seno Adjie yang merangkap sebagai pelaksana
kegiatan PR, menambahkan :
commit to user
83
”…jika kita menawarkan barang yang kita tunjukan adalah kelebihan. Namun karena kita merupakan perusahaan yang utamanya sebagai
penyedia jasa maka hal yang kita tunjukan adalah pembuktian sehingga kita harus terus buktikan kepada relations, tentang mutu, kualitas yang
bagus, pelayanan yang cepat, dan biaya yang lebih murah, itu semua adalah citra positif”. wawancara tanggal 13 Oktober 2010
B. Peran Public Relation di Kantor Pos Besar Surakarta