Kondisi Public Relation di Kantor Pos Besar Surakarta

commit to user 75

BAB III PENYAJIAN DATA

A. Kondisi Public Relation di Kantor Pos Besar Surakarta

Dalam suatu perusahaan diperlukan komunikasi dengan publiknya. Mendekatkan diri dengan public yang menjadi sasaranya dengan memberikan pelayanan yang baik dan memuaskan sehingga terwujud citra yang positif. Hal inilah yang melatarbelakangi pelaksanaan kegiatan Public Relations di Kantor Pos Besar Surakarta. Idealnya kegiatan Public Relations dilaksanakan di satu divisi khusus, namun untuk negara berkembang khususnya Indonesia hal seperti ini masih jarang ditemui. Pemisahan divisi terdapat pada perusahaan besar skala nasional atau internasional. Mayoritas kegiatan Public Relations masih bersinergi dengan divisi lain seperti pemasaran, HRD, promotion atau lainya. Sama halnya yang dilakukan oleh Kantor Pos Besar Surakarta. Kantor Pos Besar Surakarta tidak memiliki bidang khusus yang mengurusi tentang PR atau humas, sejauh ini secara keseluruhan kegiatan yang berhubungan dengan humas dilakukan oleh Bidang Pemasaran, namun ada juga beberapa kegiatan kehumasan yang dilakukan secara fleksibel dan menjadi tanggung jawab seluruh karyawan Kantor Besar Surakarta. Seperti yang diungkapkan oleh Sakiman selaku Supervisor SDM Kantor Pos Besar Surakarta : “..disini tidak terdapat bidang khusus yang mengurusi humas, namun kita gabung dengan bidang pemasaran, hal tersebut dikarenakan commit to user 76 struktur organisasi dari pusat yang memang tidak mengadakan bidang tersebut.” wawancara tanggal 11 Oktober 2010. Supervisor bidang pemasaran Seno Adjie juga membenarkan adanya pelaksanan kegiatan humas yang digabung dengan bidang pemasaran, mengenai alasan mengapa tidak terdapatnya bidang PR Humas di Kantor Pos Besar Surakarta, beliau menambahkan : “memang kami bidang pemasaran juga melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan humas mbak, karena bidang pemasaran yang banyak berhubungan dengan pelanggan sehingga dirasa dapat melakukan 2 fungsi tersebut sekaligus, untuk alasanya mungkin agar lebih effisien baik dari segi SDM maupun dari segi financial”. wawancara tanggal 13 Oktober 2010 Hal lain juga diungkapkan oleh Djoko Asmoro selaku wakil dari Top Management Kantor Pos Besar Surakarta yang menjabat sebagai Wakil Kepala Kantor, tidak adanya bidang humas di Kantor Pos Besar Surakarta, hal tersebut dipengaruhi juga dengan adanya cakupan wilayah yang menjadi area wilayah naungan : “bidang humas hanya terdapat di kantor-kantor pusat, yaitu mulai kantor Divre 1, misalnya Kantor Divre 1 Semarang yang wilayanhnya membawahi daerah DIY dan Jateng, karena wilayahnya sangat luas, maka terdapat bidang humas sebab yang diurusi pasti bermacam- macam, namun untuk Kantor Pos Besar Surakarta yang masih bersifat lokal dan cakupan wilayahnya tidak luas sehingga bidang humas dapat digabung dengan bidang pemasaran”. Wawancara tanggal 26 Oktober 2010 Dari hasil pengamatan selama melakukan observasi di Kantor Pos Besar Surakarta, memang tidak terdapat bagian khusus humas. Hal ini dapat dilihat dari bagan struktur organisasi Kantor Pos Besar Surakarta dari tahun ke tahun yang tidak commit to user 77 memiliki bidang humas. Seperti pada bagan struktur organisasi Kantor Pos Besar Surakarta tahun 2005 pada Bab II. Selain itu, untuk Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia tahun 2010 juga tidak terdapat bidang khusus kehumasan : Gambar 3.1 Struktur organisasi PT. Pos Indonesia Persero Sumber : www.posindonesia.co.idstruktur_org Kantor Pos Besar Surakarta meski tidak memiliki Bidang Humas khusus, namun tetap memiliki berbagai macam program dan aktivitas-aktivitas ke Humasan yaitu antara lain membangun citra, membangun komunikasi yang baik antara karyawan, steakholder, masyarakat maupun komunitas yang tertuang dalam berbagai kegiatan. Hal ini disampaikan oleh Sakiman selaku supervisor SDM sebagai berikut : “…tapi meski tidak terdapat humasnya namun untuk membangun citra tetap ada, dan kegiatan-kegiatan kehumasan pasti ada. Kegiatan rutin yang sering kita lakukan misalnya ada, refleksi pagi, customer day kemudian juga event-event seperti kemarin CSR Corporate Social commit to user 78 Resposibility, jalan sehat, kemudian kerja sama dengan instansi- instansi guna pembukaan loket, dan juga menjaga hubungan baik dengan para wartawan” wawancara tanggal 11 Oktober 2010. Pelaksanaan seluruh kegiatan humas di Kantor Pos Besar Surakarta, tidak sepenuhnya dilaksanakan oleh bidang pemasaran, beberapa kegiatan Public Relation ada juga yang menjadi tanggung jawab dan kewenangan bidang SDM. Komunikasi antara karyawan, atau antara atasan dan bawahan, maupun dari luar kedalam, pertama kali yang menangani adalah bidang SDM, sehingga pelaksanaan kegiatan Public Relation di Kantor Pos Besar Surakarta yang bersifat kedalam atau inward looking dilaksanakan oleh bidang SDM. seperti yang diungkapkan oleh Sakiman : “tidak semua pelaksanaan PR menjadi tanggung jawab pemasaran mbak, jika kegiatan PR juga merupakan menjalin komunikasi antar karyawan, misalnya saja Quality Control mempunyai kegiatan Refleksi Pagi, kegiatan untuk bertukar pikiran, saling memberi informasi, dan juga motivasi antara karyawan yang rutin kami laksanakan setiap hari selasa dan kamis. Namun untuk pembicara atau tuntornya bisa siapa saja dan bisanya kita lakukan secara bergantian”. wawancara tanggal 11 Oktober 2010. Kegiatan PR lain yang bersifat kedalam atau inward looking yang dilakukan bidang Quality Control yaitu memberi motivasi karyawan agar memberikan pelayanan yang baik. Kemudian bagian SDM juga menjadi penghubung atau penyampai informasi dari pusat kepada para pegawai dan karyawan. Informasi dari pusat yang disampaikan tersebut biasanya berupa SE Surat Edaran atau KP Keputusan Direksi. Seperti yang dijelaskan dan ditunjukan oleh Sakiman sebagai berikut : commit to user 79 “ini merupakan kumpulan SE dan KP saya, salah satunya ini misalnya, SE mengenai Media Pencitraan Perusahaan yang diterbitkan oleh Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis, dan juga SE tentang Peningkatan Kualitas Diri yang diterbitkan oleh Direktur SDM dan Umum, hal tersebut menjadi tanggung jawab saya untuk menyampaikan dan melaksanakan perintah-perintah didalamnya”. wawancara tanggal 11 Oktober 2010. Salah satu data KP atau SE yang didapatkan ketika pengumpulan data adalah SE Nomor : SE.64DirMBD0610 mengenai perintah “Pemanfaatan Jejaring Sosial Facebook dan Twitter sebagai media Pencitraan Perusahaan”, yang dikeluarkan di Bandung 30 Juli 2010 oleh Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis. Dokumen kantor Pos Solo; Kumpulan SE dan KP.data terlampir Keterangan dari Sakiman dan data yang didapatkan tersebut, sekaligus juga memberikan penjelasan bahwa untuk kegiatan pencitraan di PT. Pos Indonesia menjadi tanggung jawab Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis bukan dari bagian PR. Sementara itu, menurut hasil pengamatan dan observasi dilapangan, kegiatan PR yang bersifat ke luar outward looking di Kantor Pos Besar Surakarta, barulah dilakukan oleh bagian pemasaran yang memang diberikan tanggung jawab untuk aktivitas PR. Kegiatan-kegiatan tersebut antara lain publikasi, promotion, pelaksanaan events dan lain-lain. Seperti yang diungkapkan oleh Seno Adjie sebagai Supervisor pemasaran : “….memang meski struktur organisasi tidak ada Bagian Pemasaran dan Humas, namun bagian kami yang melaksanakan kegiatan-kegiatan PR tersebut atau sebagai pelaksana PR apabila ada program dari pusat. Kami yang melaksanakan kegiatan PR seperti publikasi, promotion, media relation, sponsorship, dan kami juga yang commit to user 80 bertanggung jawab jika terdapat events”. wawancara tanggal 13 Oktober 2010 Sesuai dengan pengamatan yang dilakukan di lapangan, bagian pemasaran banyak melakukan kegiatan di luar ruangan, sebab selain bertanggung jawab dengan aksi pemasaran, bagian ini juga harus menjalin hubungan baik dengan semua kalangan, hal tersebut dilakukan untuk menumbuhkan kedekatan, dan kepercayaan sebagai aktivitas humas, namun juga untuk mendukung berlangsungnya program pemasaran. Seperti yang dijelaskan oleh Seno Adjie sebagai berikut : “selain kegiatan tersebut, kegiatan humas lain yang kami lakukan yaitu menjalin hubungan baik dengan semua kalangan baik instansi, komunitas, perusahaan itu penting. Misalnya ada pameran buku kami berpartisipasi didalamnya, membantu dan mengikuti kegiatan tersebut, demi menjalin hubungan baik dengan kelompok percetakan buku, hal tersebut berguna untuk pemasaran nantinya, untuk dapat kerja sama di bidang pengiriman misalnya.” wawancara tanggal 13 Oktober 2010 Ditambahkan juga oleh Wakil Kepala Kantor Pos Besar Surakarta Djoko Asmoro, bagian pemasaran melakukan kegiatan ke luar, menjalin hubungan baik dengan berbagai instansi termasuk juga menjalin hubungan baik dengan pemerintah : “bagian pemasaran yang melakukan kegiatan kehumasan ke luar, aktif di berbagai pertemuan rutin instansi se-Solo mbak, dan slalu ikut pertemuan humas se-Pemkot Solo, atau di pertemuan-pertemuan lain. Misalnya kita akitif di pertemuan bulanan Bakohumas, itu merupakan pertemuan rutin humas-humas se-Surakarta.” wawancara tanggal 26 Oktober 2010 Seno Adjie juga menjelaskan bahwa pemasaran dan PR sangat erat kaitanya, sebab Kantor Pos Besar Surakarta menawarkan jasa, bukan barang maka commit to user 81 kedekatan dan kepercayaan yang merupakan hasil dari kegiatan PR harus terus dibangun : “kegiatan PR, menjalin hubungan baik dengan semua kalangan itu sangat penting mbak, karna kita menjual jasa, jadi perlu pendekatan secara baik agar menimbulkan kepercayaan dan keyakinan, sehingga mereka mau percaya dan menggunakan layanan kami. Makanya kalau di Kantor Pos PR dan pemasaran itu saling berkaitan dan tidak bisa dipisahkan”. wawancara tanggal 13 Oktober 2010 Guna mendukung adanya aktifitas PR, Kantor Pos Besar Surakarta memiliki 1 loket CS Customer Service yang bertugas menampung dan menyelesaikan keluhan-keluhan pelanggan dan memberikan informasi. Loket tersebut dijaga oleh 1 orang karyawan yang ramah, CS tersebut memberikan informasi baik langsung maupun melalui telephone di 0271-647223, 647275 pada jam kerja, yaitu: Senin – Jumat, pukul 07.00 – 15.00 dan Sabtu pukul 07.00-13.00. Keberadaan CS tersebut juga dibawahi langsung oleh bagian pemasaran. Seperti yang dijelaskan oleh Sakiman : “demi mendukung aksi PR bagian pemasaran mbak, kami juga memberikan layanan CS untuk pelanggan agar memudahkan pelanggan jika mendapatkan kesulitan, atau ada masalah dengan layanan kami. Sehingga keluhan dari pelanggan cepat teratasi dan komunikasi dan hubungan baik dengan pelanggan dapat tercipta. Loket CS juga kami letakan di bawah naungan bagian pemasaran langsung karna memang untuk kegiatan yang berhubungan dengan PR dibawah kendali bagian pemasaran”. wawancara tanggal 11 Oktober 2010 Seluruh kegiatan PR di Kantor Pos Besar Surakarta bertujuan ingin kembali mengenalkan eksistensi Kantor Pos Besar Surakarta di Surakarta, dengan aktif melakukan pendekatan, menjalin hubungan yang harmonis dengan berbagai commit to user 82 pihak, memberikan pelayanan yang memuaskan untuk pelanggan, juga menunjang kegiatan promosi dan pemasaran. Tujuan atau sasaran utama dari pelaksanaan kegiatan Public Relations di Kantor Pos Besar Surakarta adalah berorientasi pada upaya untuk membentuk citra positif mengenai perusahaan. Hal tersebut diungkapkan oleh Sakiman : “kegiatan PR kita ini sasaran utamanya adalah untuk membangun citra positif di masyarakat. Citra dapat menjadi ujung tombak berlangsungnya perusahaan kita. Persaingan dunia usaha semakin ketat, citra harus terus kita bangun agar tetap bertahan di era globalisasi. wawancara tanggal 11 Oktober 2010 Sakiman juga menjelaskan kegiatan membangun citra tidak mudah, apalagi ketika suatu perusahaan telah mengalami pergeseran fungsi yang sebelumnya hanya distribusi pos menjadi multi layanan. Citra positif yang harus dibangun kepada masyarakat harus mampu menggambarkan pelayanan lain dari pada yang lain dan terus ditingkatkan kualitasnya : “melalui berbagai kegiatan PR kami ingin membangun kembali citra perusahaan, misalnya mengingat kesibukan masyakat yang sangat tinggi tentunya menginginkan segala kemudahan. Cukup datang di Kantor Pos Besar Surakarta atau outlet kami yang tersebar di berbagai tempat, mereka dapat melakukan transaksi pembayaran apapun PLN, Telkom, Kredit, Pajak dll sekaligus, mereka dapat menghemat waktu, biaya dan tenaga. Semoga saja akan timbul citra yang baik di benak masyarakat untuk terus percaya kepada kami sesuai dengan slogan kami Lebih Dekat, Lebih Hemat, Lebih Cepat. dan Semua mua bisa”. wawancara tanggal 05 Oktober 2010 Berkaitan dengan tujuan utama kegiatan PR yaitu membangun citra perusahaan, bagian pemasaran Seno Adjie yang merangkap sebagai pelaksana kegiatan PR, menambahkan : commit to user 83 ”…jika kita menawarkan barang yang kita tunjukan adalah kelebihan. Namun karena kita merupakan perusahaan yang utamanya sebagai penyedia jasa maka hal yang kita tunjukan adalah pembuktian sehingga kita harus terus buktikan kepada relations, tentang mutu, kualitas yang bagus, pelayanan yang cepat, dan biaya yang lebih murah, itu semua adalah citra positif”. wawancara tanggal 13 Oktober 2010

B. Peran Public Relation di Kantor Pos Besar Surakarta