67
5.2 Proses Penerimaan Supplier
Proses penerimaan supplier di PT. ARadalah sebagai berikut :
Gambar 7. Alur Proses Penerimaan Supplier PT. AR
Sumber : Data PT. AR diolah
Gambar 7 menunjukkan alur proses penerimaan supplierdimulai dari penerimaan perkenalanpenawaran calon supplier kemudian dilanjutkan dengan
penerimaan sample produk bahan baku. Bahan baku diterima kemudian diserahkan pada bagian Research Development RD untuk dilakukan trial.
Trial yang dilakukan bagian R D dinyatakan setuju apabila tidak ada masalah dalam kualitas dan sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan perusahaan,
sedangkan sample tidak disetujui ketika bahan tidak sesuai spesifikasi. Proses penerimaan berakhir dan kembali pada penerimaan perkenalanpenawaran calon
Penerimaan PerkenalanPenawaran Calon Supplier
Mulai Penerimaan Sample produk
dari calon supplier
Trial oleh bagian Research Development RD
Setuju
Negosiasi Biaya harga produk dan tempo pembayaran dengan
Bagian Purchasing TIDAK
YA
OK Input List
SupplierPengadaan Bahan Baku
Selesai Proses Persetujuan
General Manager
68
supplier. Bahan baku yang sudah disetujui spesifikasinya oleh R D kemudian dilakukan negosiasi biaya oleh bagian purchasing yaitu terdiri atas negosiasi
harga produk dan tempo pembayaran, kemudian dilakukan proses persetujuan dengan General Manager, jika sudah disetujui maka dilakukan proses pengadaan
barang.
5.3 AnalisisProses Pengadaan dan Pembelian Bahan Baku LBS
Mekanisme pengadaan bahan baku yang dilakukan PT. AR yaitu dengan melihat persediaan bahan baku yang ada digudang setiap hari stock opname
daily, kemudian secara periodik divisi PPIC planning production and inventory control khususnya bagian purchasing akan melakukan forcasting bahan baku
yang dibutuhkan untuk jangka waktu tertentu.Proses persediaan inventory bahan baku di PT. ARmerupakan langkah awal dalam menjalani kegiatan produksi demi
menghasilkan produk yang berkualitas. Proses penyediaan dan pengadaan bahan baku di PT. ARtelah diatur sedemikian rupa agar alokasi barang di gudang
persediaan bahan bakudapat memenuhi kebutuhan, efektif, dan tepat waktu. Gambar 8 menunjukkan bagan alir proses pembelian bahan baku PT. AR.
69 Ya
Tidak Tidak
Ya Ya
Tidak Ya
Gambar 8. Bagan Alir Proses Pembelian Bahan Baku PT. AR Sumber : Data PT. AR diolah
Departemen PPIC Departemen
Purchasing Supplier
Finance Accounting Bagian Gudang
Bahan Baku
Didaftarkan untuk Persetujuan
Presdir, GM FA Purchase
Requisition Proses Penerbitan
Proses MRP Material
Requirement Planing
RETUR Proses
Verifikasi Tidak
Setuju
Pengiriman PO ke Supplier
Purchase Order Menerima Hasil
MRP
Setuju
Penerimaan PO Konfirmasi
PemesananRetur Proses Pengiriman
Bahan Baku Pengiriman Invoice
Pembayaran Tagihan
Setuju
Penerimaan Invoice Penerimaan PO
Persetujuan MRP dan PO
Sesuai
Penerimaan bahan baku
Penerimaan form kedatangan bahan
baku Penataan bahan
baku di gudang
70
Langkah-langkah penyediaan bahan bakudalam bagan alir proses pembelian bahan baku PT. AR Gambar 8 yaitu :
1. Departemen PPIC, aktivitasnya mencakup : a. Melakukan forcasting bahan baku dalam lembar kerjaMaterial
Requirement Planning MRP untuk jangka waktu satu bulan, b.
Membuat purchase
requisitionPRdan didaftarkan
untuk persetujuankepada Presiden Direktur dan General Manager, setelah
disetujui maka diteruskan kepada departemen purchasingdan Departemen finance accounting.
2. Departemen purchasing, aktivitasnya mencakup : a. Menerima hasil MRP dari departemen PPIC,
b. Melakukan proses
verifikasi terhadapforcasting
safety stockpersediaanpengaman dan disesuaikan dengan sisa stock opname
bulan sebelumnya, c. Menerbitkan Purchase OrderPO kepada masing-masing supplier
bahan baku,jika proses verifikasi tidak disetujui maka hasil MRP akan dikembalikan kepada departemenPPIC untuk di revisi.
3. Supplier, aktivitas setelah penerimaan PO dari departemen purchasing PT. AR dilakukan persetujuan, jika disetujui maka supplier akan konfirmasi
pemesanan, waktu pengiriman dan penyerahan invoice.Jika tidak disetujui maka sesuai kesepakatan PO akan dikembalikan.
4. Departemen finance accounting, aktivitasnya mencakup : a. Melakukan persiapan dana dan waktu pembayaran sesuai MRP yang
diterbitkan oleh departemen PPIC,
71
b. Menerima terusan PO dari departemen purchasing, c. Menerima invoice tagihan dari masing-masing supplier,
d. Melakukan pembayaran tagihan sesuai tempo pembayaran yang sudah disepakati antara PT. AR dan supplier.
5. Bagian gudang bahan baku, aktivitasnya mencakup : a. Menerima form kedatangan bahan baku dari departemen purchasing,
b. Menerima pengiriman bahan baku dari masing-masing supplier dan bekerjasama dengan quality control QC untuk melakukan pengawasan
kualitas bahan baku, c. Melakukan pengecekan kuantitas sesuai dengan form kedatangan bahan
baku, d. Menata bahan baku sesuai pada tempatnya dan mengawasi sistem First
In First Out FIFO berjalan baik,
5.4 Analisis Rantai Nilai