Microsoft Excel . Perencanaan jumlah dan nama obat yang akan disediakan bagian
gudang menjadi sangat penting, namun pada sistem berjalan yang pengelolaan datanya hanya menggunakan Microsoft Excel dan tidak terhubung dengan
database , usaha untuk memprediksi mengenai apa dan berapa banyak obat yang
akan disediakan menjadi lamban, mengingat semua kegiatan yang merupakan pengolahan data penjualan harus kembali dilakukan dengan cara membuka folder-
folder dan mencari file data penjualan satu persatu.
Analisis terhadap sistem berjalan dapat lebih jelas digambarkan menggunakan Rich Picture
dan Activity Diagram. Berikut adalah analisis terhadap sistem berjalan dengan menggunakan Rich Picture dan Activity Diagram:
4.3.1.1 Rich Picture
Berbagai macam tools dapat digunakan untuk menggambarkan suatu proses bisnis terhadap sistem berjalan, salah satunya adalah Rich Picture. Rich
Picture adalah sebuah gambaran menggunakan semacam kartun yang melukiskan seluruh kepentingan stakeholder, dan beberapa dari struktur utama konteks kerja.
Rich picture adalah sebuah alat untuk mencatat dan mengeluarkan pendapat tentang aspek-aspek dari konteks kerja, secara teliti, bagaimana mereka akan
mempengaruhi desainnya Howard dan Monk, 1998. Berikut adalah penjelasan proses bisnis yang dilakukan bagian penjualan dari
mulai pemesanan obat oleh pelanggan sampai dengan penyerahan laporan penjualan kepada pimpinan:
91
Gambar 4.3
Rich Picture proses bisnis sistem berjalan.
Dari Gambar 4.3 dapat dijelaskan bahwa pelaksanaan proses bisnis
dimulai dari pelanggan yang memesan obat kepada bagian penjualan melalui telepon atau faksimili, kemudian bagian penjualan mencatat pesanan secara
manual menulisnya ke dalam kertasform surat pesanan. Lalu bagian penjualan mengecek pesanan dengan mencari arsipfile data obat satu persatu untuk melihat
persediaan obat yang ada pada gudang. Hal ini cukup memakan waktu lama dikarenakan pencarian data-data dilakukan secara manual. Selanjutnya surat
pesanan diserahkan kepada bagian gudang.
92
Bagian gudang menerima surat pesanan kemudian melakukan pengecekan terhadap stok obat yang ada pada gudang. Jika stok obat tidak mencukupi atau
tidak memenuhi kebutuhan minimum stok yang disediakan gudang, maka bagian gudang akan memberikan informasi kepada bagian pembelian untuk memenuhi
kebutuhan stok obat pada gudang tidak akan dibahas lebih lanjut karena diluar lingkup penelitian. Apabila stok obat mencukupi dan memenuhi kebutuhan
minimum stok yang disediakan gudang, bagian gudang akan menyiapkan obat- obat yang sudah dipesan kemudian obat pesanan tersebut segera diserahkan
kepada bagian penjualan. Bagian penjualan menerima obat pesanan dari bagian gudang, kemudian
bagian penjualan membuatkan faktur untuk pelanggan dan surat jalan untuk bagian pengiriman. Kedua dokumen tersebut masih dikerjakan manual yaitu
ditulis pada lembarform faktur dan surat jalan. Setelah faktur dan surat jalan dibuat, kedua dokumen tersebut beserta obat pesanan diserahkan kepada bagian
pengiriman untuk diantarkan kepada pelanggan. Bagian pengiriman menerima obat pesanan, faktur dan surat jalan,
kemudian langsung mengirimkannya kepada pelanggan yang bersangkutan menggunakan kendaraan yang disediakan perusahaan. Setelah tiba ditempat
tujuanpelanggan, bagian pengiriman menyerahkan obat pesanan dan faktur kepada pelanggan, kemudian pelanggan mengecek obat pesanannya apakah sesuai
atau tidak dengan yang dipesan. Pelanggan juga mengecek kondisi fisik obat apakah terdapat cacatrusak, kemudian dilakukan pula pengecekan terhadap
tanggal kadaluarsa yang tertera pada kemasan obat. Apabila ada obat yang tidak sesuai dengan pesanan atau obat yang dikirim cacatrusak, pelanggan berhak
93
meminta retur kepada bagian penjualan. Pelanggan mengembalikan obat pesanan yang cacatrusak kepada bagian pengiriman, selanjutnya bagian pengiriman
menyerahkannya ke bagian penjualan. Kemudian bagian penjualan akan membuatkan surat retur, dan urutan selanjutnya sama dengan proses di atas.
Tetapi apabila obat pesanan yang diterima pelanggan sesuai dengan pesanan dan tidak terdapat cacatkerusakan, pelanggan langsung menandatangani
surat jalan yang dibawa oleh bagian pengiriman. Setelah itu pelanggan membayar semua tagihan sesuai dengan faktur dan menyerahkan uang pembayaran kepada
bagian pengiriman. Selanjutnya bagian pengiriman kembali dan menyerahkan rangkap faktur, surat jalan dan uang pembayaran kepada bagian penjualan.
Bagian penjualan menerima uang pembayaran dan dokumen-dokumen tersebut. Proses terakhir yang dilakukan oleh bagian penjualan adalah melakukan laporan
penjualan. Bagian penjualan membutuhkan waktu yang agak lama dalam pembuatan laporan penjualan, karena harus mencari dan mengumpulkan data-data
penjualan satu persatu secara manual, kemudian baru bisa dilakukan penghitungan penjualan. Laporan yang sudah dibuat oleh bagian penjualan, selanjutnya
diserahkan kepada pimpinan perusahaan. Laporan penjualan ditujukan untuk mengetahui tingkat penjualan yang telah tercapai.
4.3.1.2 Activity Diagram
