Proses Pengiriman Obat Perancangan Sistem

pembayaran dengan menyerahkan kepada bagian pengiriman. Kemudian bagian pengiriman menyerahkan uang pembayaran tersebut kepada bagian penjualan. Aktivitas proses pembayaran obat berakhir setelah bagian penjualan menerima uang pembayaran dari pelanggan melalui bagian pengiriman.

c. Proses Pengiriman Obat

membuat surat jalan memproses retur Stop Start mengirimkan obat dan surat jalan tidak_sesuai mengecek obat menandatangani surat jalan menerima obat dan surat jalan Stop sesuai Pelanggan Bag.Pengiriman Bag.Penj ualan Gambar 4.7 Activity Diagram proses pengiriman obat. Pada activity diagram proses pengiriman obat, terdapat tiga actor yang terlibat yaitu bagian penjualan, bagian pengiriman dan pelanggan. Proses bisnis dimulai ketika bagian penjualan menyiapkan obat yang telah diserahkan oleh bagian gudang, kemudian bagian penjualan membuatkan surat jalan untuk memberitahukan obat apa saja yang dikirim oleh bagian 98 pengiriman. Setelah itu bagian pengiriman mengantarkan obat dan surat jalan kepada pelanggan. Kemudian pelanggan menerima obat pesanannya dan segera melakukan pengecekan terhadap obat pesanannya. Setelah dilakukan pengecekan, pelanggan dihadapkan dengan decision. Apabila obat pesanan tidak sesuai dengan pesanannya, maka pelanggan dapat melakukan proses retur kepada bagian penjualan. Jika sebaliknya, obat pesanan sesuai dengan pesanan, maka selanjutnya pelanggan menandatangi surat jalan dan aktivitas proses pengiriman obat berakhir.

d. Proses Retur Obat

mengembalikan obat menerima obat dan surat jalan start stop menerima obat dan surat jalan menyerahkan obat dan surat jalan menerima obat surat retur menyerahkan obat surat retur menerima obat dan surat jalan membuat surat retur menyerahkan obat surat retur Bag.Penj ualan Bag.Pengiriman Pelanggan Gambar 4.8 Activity Diagram proses retur obat. 99 Pada activity diagram proses retur obat, terdapat tiga actor yang terlibat yaitu pelanggan, bagian pengiriman dan bagian penjualan. Proses bisnis dimulai ketika pelanggan mengembalikan surat jalan dan obat yang akan diretur kepada bagian pengiriman, kemudian bagian pengiriman menerima surat jalan dan obat tersebut lalu menyerahkannya ke bagian penjualan. Bagian Penjualan menerima obat dan surat jalan, kemudian membuat surat retur. Selanjutnya obat dan surat retur diserahkan ke bagian pengiriman. Bagian pengiriman menerima obat dan surat retur, lalu menyerahkan obat dan surat retur tersebut kepada pelanggan. Pelanggan menerima obat dan surat retur. Aktifitas proses retur obat berakhir. e. Proses Pembuatan Laporan membuat laporan Start menerima laporan Bag.Penj ualan Pimpinan Stop Gambar 4.9 Activity Diagram proses pembuatan laporan. Pada activity diagram proses pembuatan laporan, terdapat dua actor yang terlibat yaitu bagian penjualan dan pimpinan. Proses bisnis dimulai ketika bagian penjualan membuat laporan penjualan yang kemudian diserahkan kepada pimpinan. Setelah menerima laporan penjualan dari bagian 100 penjualan, pimpinan melakukan pengecekan terhadap laporan penjualan dan aktivitas proses pembuatan laporan berakhir.

4.3.2 Analisis Persyaratan Requirement Analysis

Fase ini adalah fase yang sangat penting dalam pengembangan sebuah sistem informasi. Fase ini mendefinisikan dan menganalisis persyaratan- persyaratan sistem informasi penjualan yang mendukung aktifitas penjualan obat PT.Distriversa Buanamas. Requirements yang ada akan dibagi menjadi 2 dua bagian. Bagian pertama adalah Functional Requirement yaitu aktivitas dan servis yang harus disediakan oleh sistem yang akan dikembangkan. Bagian kedua adalah Nonfunctional Requirement yaitu fitur-fitur lain yang diperlukan oleh sistem agar sistem dapat lebih memuaskan. Berikut adalah requirements dari Sistem Informasi Penjualan PT.Distriversa Buanamas:

4.3.2.1 Functional Requirement

Sistem yang dikembangkan harus mempunyai functional requirements sebagai berikut : 1. Pencatatan transaksi dan pencetakan bukti transaksi penjualan terkomputerisasi. 2. Pengaturan penyimpanan data file master, yang terdiri dari data pelanggan, data obat, data batch, data kendaraan dan data supir. 3. Mengintegrasikan data-data tersebut sehingga terletak pada database yang sama. 101 4. Pembuatan laporan penjualan, laporan pesanan dan laporan retur yang terintegrasi dengan database.

4.3.2.2 Nonfunctional Requirement

Nonfunctional Requirements dari sistem yang dikembangkan adalah sebagai berikut : Tabel 4.1 Nonfunctional Requirements Jenis Kebutuhan Penjelasan Model Tampilan Performance a Mengefisienkan waktu proses pengolahan data dibagian penjualan b Mengurangi tingkat kesalahan dan ketidaklengkapan data c Tampilan interface yang menarik dan lebih user friendly sehingga lebih mudah dimengerti dan digunakan oleh user . Model Penyimpanan Data Information a Melakukan penyimpanan data penjualan berupa data pelanggan, data obat, data batch, data kendaraan,data supir, dan data-data transaksi penjualan obat yang terintegrasi dengan database. b Mencegah terjadinya penyimpanan data yang redundant. c Mencegah hilangnya data yang selama ini disebabkan karena penyimpanan data dilakukan manual dengan menggunakan form kertas. d Memudahkan penyajian laporan dengan pembuatan fitur cetak laporan. e Meminimalisasi terjadinya kesalahan penginputan data dan informasi. f Data terdokumentasi dan terstruktur. 102 Model Segi Ekonomi Economic a Mengurangi biaya yang disebabkan oleh kesalahan pencatatan data penjualan, penginputan transaksi dan pencatatan laporan. b Meningkatkan pelayanan penjualan sehingga tercapai kepuasan pelanggan yang berdampak pada peningkatan hasil penjualan. Model Pengontrolan Sistem Control a Meningkatkan keamanan terhadap pelaksanaan proses penyimpanan data. b Adanya operator data entry yang bertangungjawab terhadap pelaksanan pemasukan data dan jalannya aktifitas pada aplikasi. Model Efisiensi Sistem Eficiency a Mengefisienkan waktu untuk pelaksanaan proses penginputan data. b Meminimalisasi biaya dan sumber daya yang dibutuhkan untuk pelaksanaan proses pelaporan. Model Pelayanan Sistem Service a Menghasilkan informasi yang akurat untuk bahan pertimbangan dan evaluasi. b Memberi kemudahan dalam penggunaan operasional sistem.

4.3.3 Analisis Keputusan Decision Analysis

Dari tahapan analisis sebelumnya telah diketahui permasalahan dari sistem berjalan dan persyaratan akan kebutuhan sistem yang diinginkan, maka fase selanjutnya adalah analisis keputusan yaitu menentukan komponen-komponen dari sistem usulan yang akan dirancang, dibangun dan diimplementasikan. Berikut merupakan komponen-komponen yang dibutuhkan: 1. Data Penjualan Proses perekaman pengolahan seluruh data penjualan yang ada ke dalam satu database, yaitu data pelanggan, data obat, data batch, data supir, data kendaraan, data faktur, data surat pesanan, data surat jalan dan data retur. 103 2. Pencetakan Sebagian data master dapat digunakan sebagai bahan untuk mencetak bukti transaksi penjualan seperti surat pesanan, faktur, surat jalan dan surat retur. 3. Pelaporan Dalam sistem informasi ini data-data dimanfaatkan sebagai bahan laporan penjualan, laporan pemesanan dan laporan retur per jangka waktu yang diinginkan, misal laporan per hari, laporan per bulan, laporan per tahun, dsb. 4. User Dalam penggunaannya fungsi-fungsi dalam sistem informasi ini dioperasikan oleh karyawan bagian penjualan. Setelah mengetahui komponen-komponen sistem yang diusulkan selanjutnya adalah menentukan jenis perangkat sistem yaitu berupa tools atau alat untuk merancang dan mengimplementasikan sistem usulan sehingga menghasilkan arsitektur sistem yang diinginkan. Dalam menentukan arsitektur sistem usulan yang terpenting adalah pemahaman terhadap jenis tools yang akan digunakan karena harus sesuai dengan kebutuhan pengguna dan fungsi-fungsi sistem yang terdapat didalamnya. Di dalam sistem lama, proses pengolahan datanya dilakukan secara manual, sedangkan pada sistem informasi yang akan dikembangkan adalah sistem informasi terkomputerisasi berbentuk windows application, dan konsep pengembangan aplikasi ini menggunakan pemrograman berorientasi objek. Sistem usulan dirancang dengan menggunakan UML Unified Modeling Language, dan pemrograman berorientasi objek yang digunakan dalam mengimplementasikan 104 sistem ini adalah Visual Basic.NET. Sehingga konsep tentang UML dan VB.NET harus benar-benar dikuasai.

4.4 Perancangan Sistem

Design 4.4.1 Use Case Diagram Tahap pertama dalam perancangan sistem yaitu mendesain use case diagram . Berikut adalah desain use case diagram untuk sistem usulan: Cetak Laporan Entry File Transaksi Update File Master update data pelanggan update data obat update data batch update data supir update data kendaraan cetak laporan penjualan cetak laporan pesanan cetak laporan retur Bag.Penjualan entry faktur entry surat jalan entry retur entry surat pesanan Gambar 4.10 Use case diagram perancangan sistem. 105 Seperti yang terlihat pada Gambar 4.10, actor yang terlibat di dalam use case diagram perancangan sistem adalah bagian penjualan. Pada use case diagram tersebut, terdapat dua belas use case, diantaranya terdapat lima use case pada package update file master yaitu update data pelanggan, update data obat, update data batch, update data supir dan update data kendaraan. Pada package entry file transaksi terdapat empat use case yaitu entry surat pesanan, entry faktur, entry surat jalan dan entry retur. Pada package cetak laporan terdapat tiga use case yaitu cetak laporan penjualan, cetak laporam pesanan, cetak laporan retur. Selanjutnya akan dibahas lebih detil mengenai use case diagram sistem usulan tersebut dan dibagi berdasarkan use case diagram update file master, use case diagram entry file transaksi dan use case diagram cetak laporan.

a. Use Case Diagram Update File Master