3 Memberikan laporan summary mengenai karyawan kepada bagian
keuangan dan pimpinan.
c. Bagian Penjualan
1 Melayani pemesanan dari pelanggan secara langsung.
2 Membuat dan memberikan laporan penjualan kepada pimpinan.
3 Bertanggung jawab atas kegiatan penjualan produk.
4 Bertanggung jawab mengenai tingkat penjualan yang tercapai kepada
pimpinan.
d. Bagian Pembelian
1 Menerima laporan persediaan obat dan obat yang telah kadaluarsa dari
bagian gudang. 2
Melakukan order pembelian obat sesuai dengan permintaan bagian gudang.
3 Membuat laporan pembelian.
4 Bertanggung jawab atas pembelian obat dari supplier.
e. Bagian Keuangan
1 Mengatur keuangan perusahaan.
2 Membuat laporan keuangan kepada pimpinan.
f. Bagian Gudang
1 Mengeluarkan obat sesuai permintaan bagian penjualan.
2 Membuat permintaan pembelian obat kepada bagian pembelian.
3 Menangani, mengatur dan menjaga penyimpanan obat di gudang.
86
4 Mencatat persediaan obat setelah dilakukan pembelian maupun
penjualan obat, serta membuat pencatatan obat yang telah kadaluarsarusak.
5 Bertanggung jawab dalam menangani, mengatur dan menjaga
penyimpanan obat di gudang.
g. Bagian Pengiriman
1 Menerima surat jalan dari bagian penjualan.
2 Bertanggung jawab terhadap pengiriman obat dan memastikan obat
sampai pada tujuan.
4.2 Mendefinisikan Lingkup
Scope Definition
Penelitian pengembangan sistem yang dilakukan difokuskan pada batasan masalah dan ruang lingkup kegiatan di Bagian Penjualan PT.Distriversa
Buanamas dengan pengembangan sistem informasi penjualan yang terkomputerisasi. Pengembangan sistem ini mengatur pengolahan data penjualan
dari mulai proses penginputan file master data pelanggan¸ data obat, data batch, data supir, data kendaraan, penginputan file transaksi, hingga mencetak laporan
pesanan, laporan penjualan dan laporan retur. Pengembangan sistem ini terkait dengan bagian gudang, namun tidak membahas permasalahan bagian pembelian
untuk memenuhi persediaan di bagian gudang. Selain itu, sistem ini juga tidak membahas komunikasi serta keamanan data yang terkait dengan sistem ini secara
terinci.
87
Sistem informasi penjualan ini diterapkan dalam bentuk windows application
. Semua kegiatan pada sistem informasi penjualan ini hanya diakses oleh karyawan bagian penjualan PT.Distriversa Buanamas.
Sistem informasi yang akan dikembangkan ini dirangkum dalam system definition
. Berikut adalah system definition untuk sistem informasi penjualan pada PT.Distriversa Buanamas dengan menggunakan FACTOR Criterion:
Sistem ini digunakan untuk memenuhi kebutuhan bagian penjualan akan teknologi pendukung yang dapat mempermudah, mempercepat dan meminimalisir
kesalahan dari seluruh kegiatan pencatatan, yaitu pencatatan data pelanggan, data obat, data batch, data supir dan data kendaraan,serta mencatat dan mencetak surat
pesanan, faktur, surat jalan, surat retur dan mencetak laporan penjualan, laporan pemesanan dan laporan retur. Sistem ini digunakan oleh pegawai bagian penjualan
yang membutuhkan fasilitas komputerisasi yang cepat dan mudah penggunaannya. Sistem ini menggunakan Personal Computer PC yang
terhubung dengan jaringan LAN dan dilengkapi fasilitas printer dan fax. Sistem ini bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan pencatatan bagian penjualan.
Functionality : Mendukung kegiatan penjualan sehingga dapat
menghasilkan informasi penjualan yang dapat dipercaya. Informasi yang dihasilkan antara lain
pencatatan data pelanggan, data obat, data batch, data supir dan data kendaraan, mencetak surat pesanan,
mencetak faktur, mencetak surat jalan, mencetak surat retur, membuat laporan penjualan per periode, laporan
pemesanan per periode dan laporan retur per periode.
88
Application Domain : Bagian penjualan PT.Distriversa Buanamas.
Condition :
Sistem informasi penjualan ini digunakan dengan kondisi dimana sistem ini berfungsi sebagai suatu
sarana yang mendukung efektivitas dan efisiensi kinerja dari sumber daya manusia yang telah memahami
konsep penjualan, retur dan penagihan dalam pelaksanaan atas tugas dan tanggung jawabnya.
Technology : Personal Computer
PC yang terhubung ke LAN dan dilengkapi dengan printer dan fax.
Object : Bag.Penjualan, Gudang, Pelanggan, Obat, Kendaraan,
Surat Pemesanan, Faktur, Surat Jalan, Surat Retur. Responsibility :
Kebutuhan administrasi penjualan sebagai sarana media
komunikasi yang baik dengan pelanggan maupun antar bagian organisasi.
4.3 Analisis Sistem