Penerapan Sistem Informasi dan Komputerisasi Haji Terpadu SISKOHAT

Pada awalnya, entry data pendaftaran haji dilakukan pada BPS BPIH yang tersambung dengan host SISKOHAT. Namun sejak tahun 2009, entry data pendaftaran haji sudah dapat dilakukan di 246 Kantor Kemenag KabKota. Secara bertahap pengembangan SISKOHAT dilakukan sebagai upaya memfungsikan Kantor Kemenag KabKota menjadi tempat pendaftaran jemaah haji. Database pendaftaran yang tersimpan di SISKOHAT juga dapat difungsikan untuk mempermudah dan mempercepat penyiapan dokumen, mempercepat pengelompokkan pramanifest kloter, kepastian mengeluarkan Surat Panggilan Masuk Asrama haji di embarkasi, mempermudah akuntansi pelaporan BPIH serta living cost, menjadi acuan pembuatan identitas jemaah haji, penyediaan akomodasi, konsumsi di embarkasi maupun di Arab Saudi serta sebagai alat controlcross check dalam memfilter berbagai penyalahgunaan data jemaah haji. 2. Database Dokumen Haji Siskohat memiliki fungsi sebagai penyimpan database yang digunakan untuk mempermudah dan mempercepat penyiapan dokumen paspor bagi jemaah haji dan mempercepat pemvisaan secara online dengan Kedutaan Besar Saudi Arabia di Jakarta. Sebelum tahun 2009 jemaah haji menggunakan paspor haji coklat yang dicetak dan diterbitkan Kementerian Agama. Sejak penyelenggaraan ibadah haji tahun 1430 H 2009 M jemaah haji menggunakan paspor biasa ordinary passport yang dibuat dan diterbitkan oleh Kantor Imigrasi. Untuk mempermudah dan meringankan jemaah dalam pembuatan paspor, Kementerian Agama mulai mengembangkan database SISKOHAT dengan mengikuti format dan struktur database imigrasi. Dalam rangka pengendalian dan pelayanan jemaah haji di Arab Saudi yang semula terdapat pada paspor haji cokelat, Kementerian Agama mencetak dan menerbitkan Dokumen Administrasi Perjalanan Ibadah Haji yang dilakukan secara online dengan SISKOHAT. 3. Akuntansi BPIH Database SISKOHAT juga berfungsi memberikan dukungan dalam pelaksanaan sistem akuntansi BPIH dan menjadi alat cross check kesesuaian antara pendaftar haji dengan jumlah dana setoran BPIH pada rekening Kementerian Agama di setiap BPS BPIH. Terdapat beberapa jenis setoran BPIH yang terkait langsung dengan database SISKOHAT meliputi antara lain: setoran awal dan pelunasan BPIH, pembatalan, serta pelaporan setiap tutup buku harian, bulanan dan tahunan. Dalam rangka pengelolaan belanja operasional dengan dana BPIH, database SISKOHAT juga menjadi pendukung dalam penyusunan rencana belanja BPIH, realisasi penggunaan dana untuk setiap komponen BPIH dan pelaporan akhir. Database SISKOHAT dapat dijadikan sebagai sarana penunjang pengendalian dan pengawasan terhadap pelimpahan setoran BPIH oleh 22 BPS BPIH. Oleh Karena itu, sedang dikembangkan aplikasi switching yang dapat mendukung sistem akuntansi BPIH. Pendaftaran setoran awal BPIH sebesar Rp. 20.000.000 dimulai sejak tanggal 1 Juni 2004 dan dilakukan perubahan besaran setoran awal BPIH sebesar Rp. 25.000.000 dimulai pada tanggal 3 Mei 2010. Jumlah pendaftar waiting list sampai dengan hari Jumat, 4 Februari 2011 pukul 15:00 WIB sebanyak 1.235.371 orang, terdiri dari jemaah biasa sebanyak 1.203.396 orang dan haji khusus sebanyak 31.975 orang. 4. Database transportasi haji SISKOHAT berfungsi pula sebagai pendukung database transportasi haji yang diintegrasikan dengan pihak maskapai penerbangan untuk mempermudahkan pembagian Kelompok Terbang Kloter jemaah, penyusunan pra manifest serta penyiapan boarding pass penerbangan sampai dengan penempatan seat setiap kolter dan mutasi kloter. SISKOHAT memiliki aplikasi yang mampu mengolah jadwal penerbangan dan memonitor On Time Performance OTP penerbangan jemaah baik pada saat pemberangkatan dan pemulangan jamaah haji. Dengan demikian, status dan posisi jemaah haji di setiap bandara baik di embarkasi maupun Arab Saudi dapat segera diketahui. 5. Database penempatan pemondokan jemaah Pengelompokkan jemaah ke dalam kloter dibentuk melalui database SISKOHAT di setiap embarkasi. Jumlah jemaah dan kloter menjadi dasar dalam menentukan penempatan jemaah haji pada setiap pemondokan arab Saudi dapat dimonitor melalui SISKOHAT. Disamping itu, database SISKOHAT juga dapat mendukung proses Qur’ah untuk penempatan jemaah haji di pemondokan Makkah, termasuk dukungannya terhadap ketepatan dan keakuratan data jemaah haji yang diasumsikan memperoleh pengembalian selisih sewa rumah di Arab Saudi. 6. Informasi publik Sebagaimana diketahui bersama bahwa database SISKOHAT dapat diakses secara terbuka bagi kepentingan informasi publik melalui website http:haji.kemenag.go.id maupun melalui terminal yang tersambung dengan jaringan SISKOHAT baik di Kementerian Agama pusat dan daerah, instansi terkait dan Arab Saudi. Dalam rangka informasi publik seluruh jemaah yang masuk dalam kuota tahun berjalan, nama dan alamat Penyelenggara Ibadah Haji Khusus PIHK dan Badan Penyelenggaraan Ibadah Umrah BPIU, serta berita perhajian dapat diakses secara luas. Pada saat operasional haji, informasi publik diperluas melalui kegiatan Media Center Haji MCH. Sejalan dengan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, maka database SISKOHAT kedepan akan dikembangkan untuk dapat memenuhi kebutuhan masyarakat terhadap informasi yang terkait dengan penyelenggaraan ibadah haji. 7. Sistem informasi kesehatan haji Database SISKOHAT telah memiliki variable data terkait dengan kebutuhan layanan kesehatan jemaah haji, meliputi data jemaah risiko tinggi Risti, hasil pemeriksaan kesehatan jemaah di embarkasi, sehingga dapat membantu petugas kesehatan dalam melakukan pelayanan medis selama masa operasional haji di embarkasi maupun di Arab Saudi. Di samping itu, SISKOHAT juga memiliki aplikasi untuk pendataan dan informasi bagi pelayanan kesehatan terkait dengan jemaah haji sakit rawat jalan, rawat inap, rujukan, dan jemaah haji wafat. Data tersebut dapat digunakan untuk melakukan analisis terhadap tingkat pengamanan kesehatan bagi jemaah haji Indonesia untuk setiap musim haji. Pihak Kementerian Kesehatan juga memliki koneksitas antara sistem TI kesehatan dengan jaringan SISKOHAT, sehingga selurtuh database SISKOHAT sepenuhnya dapat dimanfaatkan oleh layanan kesehatan sejak di tanah air sampai di Arab Saudi. 8. Database petugas haji Data petugas haji Indonesia seluruhnya di-entry ke dalam database Siskohat, baik petugas kesehatan Tim Kesehatan Haji Indonesia TKHI yang direkruit oleh Kementerian Kesehatan, maupun petugas pelayanan umun Tim Petugas Haji Indonesia TPHI dan petugas pelayanan ibadah Tim Pembimbing Ibadah Haji Indonesia TPIHI yang direkruit oleh Kementerian Agama. Database petugas haji yang tersimpan dan menyatu dalam database SISKOHAT dapat menjadi dasar untuk penyajian informasi tentang profil petugas haji Indonesia pada setiap musim haji. Disamping itu, data petugas tersebut dapat dimanfaatkan untuk melakukan analisis dan bahan pertimbangan dalam penentuan petugas haji pada tahun berikutnya. 3 Pelayanan SISKOHAT ini merupakan wujud pengupayaan pemerintah dalam memberikan pelayanan yang lebih baik kepada calon jemaah haji. Karena haji itu sangat kompleks, yaitu dilihat dari jumlah calon jemaah haji yang sangat banyak dengan perbedaan usia, pendidikan, bahasa dan budaya. Perjalanan ibadah haji yang berpindah-pindah dari satu tempat ke tempat lainnya dengan waktu yang cukup lama serta pelaksanaan ibadah yang jemaahnya datang dari seluruh penjuru dunia, yang bukan hanya jemaah dari Indonesia saja. Dengan pemanfaatan pelayanan teknologi informasi dan komunikasi dalam penyelenggaraan haji ini dapat mempermudah pelayanan masyarakat mulai dari pendaftaran, bimbingan di Tanah Air, pelaksanaan ibadah haji di Arab Saudi 3 Kementerian Agama RI, Intisari Langkah-langkah Pembenahan Haji, h. 195-199 sampai kembali ke Tanah Air. Dan dapat menyimpan keseluruhan database perhajian, memonitoring seluruh kegiatan pelaksanaan haji, serta menyampaikan informasi pasca operasional haji di Arab Saudi ke Tanah Air. Sehingga seluruh kegiatan pelaksanaan ibadah haji dapat di monitor dan terlaksana dengan baik.

B. Manajemen pelaksanaan Sistem Komputerisasi Haji Terpadu SISKOHAT 1. Perencanaan

planning Perencanaan adalah proses dasar di mana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya. Dan proses itu tidak akan berakhir bila rencana tersebut telah ditetapkan, rencana harus diimplementasikan. Setiap saat selama proses implementasi dan pengawasan, rencana-rencana mungkin memerlukan modifikasi agar tetap berguna. Dengan adanya perencanaan ini merupakan kunci dari pencapaian sukses akhir. Oleh karena itu perencanaan harus mempertimbangkan kebutuhan fleksibilitas, agar mampu menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi baru secepat mungkin. 4 Dalam perencanaan SISKOHAT ini dilihat dari pengembangan SISKOHAT. Dan pengembangan SISKOHAT ke tata kelola kepemerintahan yang baik good govermance. Ada tiga aspek pengembangan dan pembangunan, yaitu, Infrastruktur, Sumber Daya Manusia SDM, dan Sistem informasi sebagai berikut: 5 4 Dr. T. Hani Handoko, M.B.A., Manajemen, Yogyakarta: BPFE, 2003, h. 77-78 5 Kementerian Agama RI, Intisari Langkah-langkah Pembenahan Haji, h. 199-202 a. Infrastruktur 1 Pengembangan infrastruktur berbasis biometric system di seluruh Kab Kota yang terintegrasi dengan sistem imigrasi Dalam rangka mendukung percepatan pelayanan paspor bagi jemaah haji, maka dilakukan upgrade aplikasi SISKOHAT pada Kantor Kemenag Kab Kota. Pada tahun 2010 telah terpasang SISKOHAT online pada 373 Kantor kemenag Kab Kota. Dari 373 Kantor kemenag Kab Kota yang sudah SISKOHAT online, baru 212 Kantor kemenag Kab Kota yang sudah terpasang biometric system. Sisanya sebanyak 161 Kantor akan di upgrade dengan biometric system. Pada tahun 2011, Kementerian Agama merencanakan memasang SISKOHAT online berbasis biometric system di 54 Kantor kemenag Kab Kota. Dalam rangka dapat menampung seluruh database komponen perhajian, seperti sistem informasi haji khusus, sistem informasi asset haji, sistem informasi petugas haji, perlu ditambahkan perangkat lunak untuk data warehouse yang dapat menampung seluruh data perhajian, sehingga menjadi data collective intelligence yang dapat diolah kemudian menjadi business intellegence BI dengan melakukan instalasi aplikasi baru pada SISKOHAT. Demikian juga terhadap upaya pemberian informasi seluas- luasnya tentang perhajian kepada publik bagaimana diatur dalam undang- undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang ‘Keterbukaan Informasi Publik’. 2 Pengembangan jaringan sarana prasarana SISKOHAT di Kab Kota Pengembangan jaringan dan sarana prasarana SISKOHAT diarahkan pada peningkatan kuantitas dan kualitas, baik di pusat maupun di daerah. Dari aspek kuantitas akan dikembangkan Kantor Kemenag Kab Kota secara online di seluruh Indonesia. Dan aspek kualitas penggunaan teknologi informasi diupayakan untuk memperpendek proses pelayanan haji dan mengintegrasikan pendaftaran haji di Kantor Kemenag Kab Kota, dan mempermudah pembayaran BPIH secara online. Dengan cara ini, jemaah haji tidak harus datang ke BPS BPIH. Dalam rangka akurasi data jemaah dan validasi jemaah yang sudah berhaji atau belum, akan dikembangkan jaringan SISKOHAT untuk mendukung biometric system di seluruh kantor Kementerian Agama Kab Kota. Di samping itu akan dilakukan pemenuhan sarana prasarana SISKOHAT dan peremajaan perangkat jaringan, baik itu di pusat maupun di daerah termasuk Disaster Recovery Center DRC dimana akan menjamin pelayanan tetap berjalan apabila terjadi gangguan pada sistem utama. 3 Pengembangan restrukturisasi pengelolaan SISKOHAT Saat ini, pengelolaan SISKOHAT masih menyatu dalam tugas dan fungsi Subdit Pendaftaran pada Direktorat Pelayanan Haji, sehingga pengelolaannya sebatas menyelesaikan tugas dan fungsi Subdit Pendaftaran.