11
BAB II TINJAUAN LITERATUR
A. Arsip
1. Definisi Arsip
Konsep arsip menurut pengertian Indonesia yang menyatukan records dan archives menjadi satu nama, yaitu arsip, hanya saja records merupakan
arsip dinamis sedangkan archives dalam konteks Anglo-Saxon adalah arsip statis.
8
Jika mendengar kata arsip, secara langsung muncul pikiran tentang tumpukankumpulan kertas kotor yang disimpan di ruangan yang penuh
debu, pada kenyataanya, pegertian arsip bukan hanya berarti kertas saja, tetapi dapat berarti naskah, buku, foto, film, mikro film, rekaman suara,
gambar peta, gambar bagan dan dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinan serta segala macam
penciptaannya, dan yang dihasilkan atau di terima oleh sesuatu organisasibadan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi prosedur
pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainnya atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
Dalam Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia Pasal 1 Nomor 25 Tahun 2012 disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemeritah daerah, lembaga pendidikan,
8
Sulistyo-Basuki, Pengantar Kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka, 1996, h. 4.
perusahaan, organisasi,
politik, organisasi
kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
9
Dengan kata lain arsip adalah sebuah rekaman dari suatu kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang berfungsi
sebagai sumber informasi. Dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia ANRI
nomor 25 tahun 2012 tentang pedoman pemusnahan arsip bahwa arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
10
Sedangkan menurut Basir Bartos Arsip dinamis adalah arsip-arsip yang secara langsung
digunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, dan penyelenggaraan administrasi negara.
11
Arsip dinamis adalah arsip-arsip aparatur pemerintahnegara yang berbeda dalam lingkungan lembaga-lembaga negara dan badan-badan
pemerintah dan secara fungsionil masih aktuil dan berlaku, tetapi menuju ke arah pengabadian sesuai dengan fungsi, usia, dan nilainya. Dengan kata
lain, arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Arsip dinamis memiliki berbagai kegunaan seperti untuk mengambil keputusan, keperluan dokumentasi, jawaban atas pertanyaan, dan sebagai
rujukan ataupun membantu tuntutan hukum.
12
9
Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
10
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2012 tentang Pedoman Pemusnahan Arsip
11
Bartos, Manajemen Kearsipan, h.109.
12
Sulityo Basuki. Pengantar Kearsipan, h. 36.
Kategori