2. Nilai Arsip
Dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, The Liang Gie mengemukakan bahwa arsip mempunyai 6 nilai yang disingkat dengan
ALFRED, yaitu:
13
a. Nilai administrasi administrative value
b. Nilai hukum legal value
c. Nilai keuangan fiscal value
d. Niali penelitian research value
e. Nilai pendidikan education value, dan
f. Nilai dokumentasi documentary value
Nilai ALFRED berkisar antara 0 s.d 100 dihitung berdasarkan jumlah persentase dari ke enam komponennya. Sehingga ada 4 empat
penggolongan arsip, yaitu sebagai berikut:
14
a. Arsip vital persentase nilai 90-100
Arsip sangat peting dan tidak dapat diganti kembali bilamana dimusnahkan. Arsip ini harus disimpan abadi di perkantoran yang
bersangkutan. Contoh: akte pendirian perusahaan. b.
Arsip penting persentase nilai 50-89 Arsip ini melengkapi kegiatan rutin dan dapat diganti dengan biaya
tinggi dan lama. Arsip ini simpan di file aktif selama lima tahun dan di file inaktif selama 25 tahun. Contoh: arsip bukti-bukti keuangan.
13
The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, Ed.4 Yogyakrta: Liberty,2000, h.117.
14
Saiman, Manajemen Sekertaris Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002., h.105.
c. Arsip berguna persentase nilai 10-49
Arsip ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah. Disimpan di file aktif selama 2 tahun dan inaktif selama 10 tahun.
Contoh: surat pesanan d.
Arsip tidak berguna persentase nilai 0-9 Arsip ini dapat dimusnahkan sesudah dipakai sementara. Paling lama
arsip ini disimpan 3 bulan di file inaktif. Contoh: surat undangan dan memo
3. Jenis Arsip
a. Jenis-jenis arsip menurut UU No.43 Th 2009 tentang Kearsipan adalah
sebagai berikut : 1
Arsip Aktif Arsip aktif adalah arsip yang masih dipergunakan secara terus
menerus untuk kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi kantor. Jenis arsip ini disebut pula
dengan active records yang frekuensi penggunaannya paling sedikit 10 kali setahun.
2 Arsip Inaktif
Pada jangka waktu tertentu arsip aktif akan mengalami penurunan kegunaan, karena nilai informasi yang terkandung telah
selesai digunakan sehingga arsip tidak digunakan secara terus menerus tetapi hanya digunakan sesekali sebagai referensi atau
alasan non operasional lainnya, arsip inilah yang kemudian disebut dengan arsip inaktif.
Kategori