Penciptaan dan Penerimaan Arsip
c. Gabungan
Azas gabungan adalah kombinasi dari azas sentralisasi dan azas desentralisigasi. Menerapkan azas sentralisasi dalam prosedur,
sistem, peralatan
dan SDM
dan desentralisasi
dalam pelaksanaannya. Prinsip azas ini adalah bahwa setiap unit kerja
diberikan otoritas untuk melakukan penyimpanan dan pengelolaan arsip dengan kontrol atau pengendalian sistem secara terpusat oleh
suatu unit khusus di dalam organisasi.
34
Dalam menyimpan arsip dinamis dapat menggunakan beberapa sistem penyimpanan, yaitu:
35
a. Alphabetic filing system
Filing sistem abjad adalah sistem penyimpanan arsip menurut sistem abjad. Penyimpanan arsip menurut abjad berarti arsip yang
dihasilkan atau yang dibuat dan yang diterima oleh suatu kantorlembaga yang di dalamnya termuat nama-nama seperti nama
orang, nama organisasi, nama tempat atau nama wilayah atau nama pokok soal yang disimpan menurut tata urutan susunan abjad.
Dengan demikian kode yang dipergunakan dalam penyimpanan arsip adalah abjad.
36
b. Subject filing system
Dalam filing sistem subjek yang dimaksud dengan subjek ialah judul pokok masalah atau judul pokok soal, atau istilah yang lebih
34
Irawan, Manajemen Arsip Dinamis, h.14.
35
E.Martono, Kearsipan: Rekod Manajemen dalam Praktek Perkantoran Modern, Jakarta: Karya Utama, 1997, h. 78.
36
Ig. Wursanto, Kearsipan 2 Yogyakarta: Kanisius, 1991, h.49.
populer, atau subject hiding, yang terdapat dalam suatu surat.
37
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan pokok soal atau pokok masalah sebagai pedoman untuk mengaturnya.
38
Arsip-arsip disimpan dan diatur menurut pokok masalah yang terdapat dalam suatu arsip; misalnya arsip-arsip yang memuat
masalah narkotika dihimpun dan disimpan menjadi satu dalam berkas tersediri, arsip yang memuat masalah pembunuhan dihimpun
dan disimpan menjadi satu dalam berkas tersendiri kemudian arsip- arsip tersebut diurutkan menurut abjad, dan abjad yang
dipergunakan adalah huruf pertama dari masing-masing pokok masalah.
39
c. Numerical filing system
Sistem nomor atau angka adalah sistem penyimpanan arsip dinamis dengan menggunakan urutan angka-angka sebagai
pedoman untuk mengaturnya. Nomor dapat diberikan menurut sistem seri serial numeric atau menurut sistem persepuluh atau
decimal numeric
, misal;
00, 10, sampai dengan 90 atau 000, 100, 200, dan seterusnya sampai dengan 900. Jadi, nomor yang
dipergunakan bukanlah nomor yang tercantum pada surat.
40
Dalam filing sistem nomor, setiap surat diberi nomor yang sudah ditentukan sebagai kode penyimpanannya, dan disimpan
berdasarkan ketentuan nomor yang telah ditentukan tersebut.
37
Wursanto, Kearsipan 2, h. 101.
38
A.W Widjaja, Administrasi Kearsipan Jakarta: Rajawali Press,1986, h. 106.
39
Wursanto, Kearsipan 2, h.102.
40
Wursanto, Kearsipan 2, h. 121.