populer, atau subject hiding, yang terdapat dalam suatu surat.
37
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan pokok soal atau pokok masalah sebagai pedoman untuk mengaturnya.
38
Arsip-arsip disimpan dan diatur menurut pokok masalah yang terdapat dalam suatu arsip; misalnya arsip-arsip yang memuat
masalah narkotika dihimpun dan disimpan menjadi satu dalam berkas tersediri, arsip yang memuat masalah pembunuhan dihimpun
dan disimpan menjadi satu dalam berkas tersendiri kemudian arsip- arsip tersebut diurutkan menurut abjad, dan abjad yang
dipergunakan adalah huruf pertama dari masing-masing pokok masalah.
39
c. Numerical filing system
Sistem nomor atau angka adalah sistem penyimpanan arsip dinamis dengan menggunakan urutan angka-angka sebagai
pedoman untuk mengaturnya. Nomor dapat diberikan menurut sistem seri serial numeric atau menurut sistem persepuluh atau
decimal numeric
, misal;
00, 10, sampai dengan 90 atau 000, 100, 200, dan seterusnya sampai dengan 900. Jadi, nomor yang
dipergunakan bukanlah nomor yang tercantum pada surat.
40
Dalam filing sistem nomor, setiap surat diberi nomor yang sudah ditentukan sebagai kode penyimpanannya, dan disimpan
berdasarkan ketentuan nomor yang telah ditentukan tersebut.
37
Wursanto, Kearsipan 2, h. 101.
38
A.W Widjaja, Administrasi Kearsipan Jakarta: Rajawali Press,1986, h. 106.
39
Wursanto, Kearsipan 2, h.102.
40
Wursanto, Kearsipan 2, h. 121.
d. Geographic filing system
Sistem wilayah atau sistem ilmu bumi adalah sistem penyusunan berdasarkan nama wilayah atau derah dari alamat surat. Arsip-arsip
yang termasuk dalam suatu satuan wilayah atau daerah dihimpun dalam satu berkas, kemudian arsip tersebut dapat disusun menurut
urutan abjad, abjad yang dipergunakan diambil dari huruf pertama nama masing-masing wilayah atau daerah.
41
Umumnya sistem ini digunakan oleh kantor-kantor yang mempunyai cabang, atau
perwakilan kantor di wilayah tertentu.
42
e. Chronological filing system
Sistem kronologis adalah sistem yang menyusun arsip berdasarkan waktu. Sistem kearsipan dengan menyimpan arsip surat
ataupun dokumen lainnya berdasarkan hari, tanggal, bulan, dan tahun.
43
Tidak selamanya arsip akan disimpan, oleh sebab itu instansilembaga harus merumuskan jadwal retensi asip. Retensi arsip
adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.
44
Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat dengan JRA merupakan alat yang sangat mendukung dalam pengelolaan arsip,
karena dengan adanya JRA dengan mudah akan mengetahui arsip mana
41
Wursanto, Kearsipan 2, h. 184.
42
Gina Madiana dan Iwan Setiawan, Kearsipan Bandung: Armico, 1994, h. 159.
43
Madiana dan Setiawan, Kearsipan, h. 165.
44
Peraturan Kepala ANRI No.13 Tahun 2014 tentang Pedoman Retensi Arsip Sektor Kesejahteraan Rakyat Urusan Pendidikan dan Kebudayaan, h.3
yang akan disimpan dalam jangka waktu panjang, dalam jangka waktu pendek, serta mengetahui berapa lama arsip tersebut akan disimpan dan
kapan arsip tersebut akan dimusnahkan.
45
Menurut Undang-undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menjelaskan bahwa jadwal retensi arsip JRA adalah
daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang
penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan
penyelamatan arsip.
46
3. Pemeliharaan Arsip
Upaya untuk memelihara arsip terutama ditujukan untuk melindungi, mengatasi dan mengambil tindakan - tindakan untuk
menyelamatkan fisik terutama informasi arsip, disamping menjamin kelangsungan hidup arsip dari kemusnahan.
Pemeliharaan arsip inaktif harus memperhatikan dua faktor pokok, pertama faktor intern yang dapat menyebabkan kerusakan pada fisik
arsip, sehingga perlu dilakukan tindakan untuk memelihara, menjaga dan mengamankan terhadap perusak kertas secara langsung. Kedua,
faktor ekstern dari lingkungan di mana arsip tersimpan, yang dapat merusak arsip secara tidak langsung.
45
Oktarino Arizola dan Eva Rahmah. Pembuatan Jadwal Retensi Arsip JRA di Kantor Wali Nagari Kajai Kabupaten Pasaman Barat. Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan,
Vol.2, No. 2, Seri A, Maret 2014, h.1.
46
Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, h.6.
Berikut faktor yang menyebabkan kerusakan pada arsip yang disebabkan dari dalam antara lain :
47
a. Kertas
Kertas mempunyai kandungan baik itu bersifat pengawet maupun bersifat penghancur terhadap kertas itu sendiri, bahan-
bahan yang digunakan untuk lapisan atas kertas terbuat dari kanji, cuka, garam mineral, yang merupakan bahan-bahan makanan yang
menarik bagi serangga dan bagi pertumbuhan berbagai bakteri. Namun, sebaik apapun kertas yang kita gunakan, apabila perawatan
dan penyimpaannya tidak baik, daya tahan kertaspun tidak akan bertahan lama.
b. Tinta
Sebaiknya tinta yang digunakan tidak menimbulkan aksi-aksi kimia yang menyebabkan kerusakan kertas yaitu tinta karbon yang
terbuat dari arang hitam langes, karena tinta yang terbuat dari getah kayu oak akan menimbulkan reaksi-reaksi kimia yang akan merusak
kertas. Sekarang banyak percetakan yang menggunakan tinta karbon.
c. PastaLem
Dalam menggunakan perekat harus dicarikan yang baik, jangan menggunakan perekat yang dibuat dari getah arab ataupun celluloce
tape dan sejenisnya karena akan merusak kertas.
47
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan, h.50-53.
Sedangkan kerusakan dari faktor ekstern, yang dapat merusak arsip secara tidak langsung, diakibatkan dari serangan luar antara lain :
48
a. Kelembaban
Kelembaban udara yang tidak terkontrol akan mengakibatkan timbulnya jamur, pastalem hilang, kertas menjadi lemah dan
merusak kulit. b.
Udara yang terlampau kering Udara yang terlampau kering akan merusak kertas, kertas akan
menjadi kering, kesat dan mudah patas. Kelembaban udara harus diatur sedemikian rupa, tidak melampaui 75º dan temperatur udara
diantara 65º F dan 85º F. c.
Sinar matahari Sinar matahari yang jatuh langsung di atas bundel-bundel kertas,
karena sinar ultraviolet dapat membahayakan kertas-kertas, mengancam struktur molekul kertas dan kulit, yang mengakibatkan
kertas menjadi buruk, coklat, dan tinta luntur. d.
Debu dan Serangga Walaupun debu kecil, tetap dapat merusak kertas dan kulit.
Sebaiknya pasang jaring kawat yang halus wire mesh pda pintu- pintu dan jendela-jendela, hal ini berguna untuk menyaring udara
masuk dan menahan masuknya jenis-jenis serangga di dalam ruang penyimpanan arsip.
48
Bartos, Manajemen Kearsipan, h.52-55.
e. Jamur dan sejenisnya
Jamur adalah akibat langsung dari kelembaban dan temperatur udara yang tidak terkontrol.
4. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
Penyusutan arsip bukan sekedar masalah mendesak yang harus dilakukan karena banyak arsip yang tidak terkendali, berserakan, dan
menumpuk di sudut ruangan, tetapi juga terkait apresiasi pimpinan.
49
Arsip - arsip yang telah semakin menurun frekwensi penggunaannya oleh organisasi atau digunakan kurang dari 10 kali dalam satu tahun
dikatakan sebagai arsip inaktif. Arsip inaktif tersebut disimpan di pusat arsip Record Centres. Menurut Mabbs dalam Peterson dan Nathan
“ The need to establish records centres stems from the very large quantities of records which are produced by modern administrative
organizations and the necessity to keep them as economically as possible before they can be destroyed or transferred to the National
Archives.”
50
Record centre digunakan untuk menjaga atau menyimpan arsip inaktif dengan jumlah yang sangat besar yang dihasilkan oleh organisasi
administrasi secara ekonomis sebelum record inaktif tersebut dihancurkan atau dipindakan ke Arsip Nasional karena arsip inaktif
tidak akan selamanya disimpan di Pusat Arsip Record Centre, tetapi sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip JRA, arsip inaktif yang tidak
bernilai guna tinggi, hanya memiliki nilai guna primer, akan
49
Machmoed Effendi, Implementasi Penyusutan Arsip di Lingkungan Universitas Gadjah Mada. Materi Rakor Penyusunan Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan Pemerintah Propinsi
Jawa Tengah, 26 April 2011.
50
Peterson Dewah and Nathan Mnjama, “An Assessment Of The National Archives Of
Zimbabwe’s Gweru Records Centre,” Esarbica Journal, vol.32, 1 February 2013, h.55.
