Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Perkara Pidana di Pengadilan

telah mencakup tujuh subjek tersebut yang disebut dengan buku pintar. Buku pintar dibuat dengan alasan untuk mempermudah pencatatan, buku pintar telah mencakup semua subjek dalam kurun satu tahun. b. Penggunaan Arsip 1 Penggunaan Dalam penggunaan arsip pidana di PN Jaksel, diperoleh hasil wawancara sebagai berikut: “Hakim atau staf di sini ya pasti, buat penelitian-penelitian juga bisa, buat keperluan kaya kamu gini lah keperluan akademis. Ketentuannya ya kalau dari luar disertai dengan surat pengantar.” 76 Berdasarkan hasil wawancara dengan informan tersebut, penggunaan arsip pidana tidak dibatasi, boleh digunakan oleh siapapun baik itu pegawai atau staf PN Jaksel maupun dari masyarakat umum untuk tujuan akademis dengan disertai surat pengantar atau surat izin akses. Hal tersebut sesuai dengan teori yang telah dikemukakan oleh Sulistyo Basuki yaitu arsip dinamis memiliki berbagai kegunaan seperti untuk mengambil keputusan, keperluan dokumentasi, jawaban atas pertanyaan, dan sebagai rujukan ataupun membantu tuntutan hukum. 77 Arsip dinamis inaktif perkara pidana pada PN Jaksel digunakan oleh hakim, atau staf PN Jaksel untuk mengambil 76 Wawancara Pribadi dengan Jul Rizal, SH.MH. 77 Sulityo Basuki. Pengantar Kearsipan,h. 36. keputusan dalam membantu tuntutan hukum, selain itu dapat pula digunakan dalam keperluan akademis, dan keperluan dokumentasi. 2 Buku agenda keluar Penggunaan arsip pidana tidak lepas dari buku agenda arsip keluar, sehingga penulis mengajukan pertanyaan mengenai hal tersebut, dan diperoleh hasil wawancara sebagai berikut: “Ada, namanya register pengebon. Formatnya sama kaya buku register tadi.” 78 Berdasarkan hasil wawancara dengan informan, Arsip Pidana PN Jaksel memiliki buku agenda untuk arsip keluar yaitu buku register keluar, di mana untuk formatnya sama dengan format buku register arsip masuk atau buku pintar, yaitu: nomor urut, nomor perkara, nama terdakwa, pasal, keterangan putusan, box dan klasifikasinya, dan keterangan. c. Penyimpanan Arsip 1 Pedoman penyimpanan Kegiatan penyimpanan arsip merupakan kegiatan yang bersifat mengatur, menyusun dan menata semua jenis arsip dalam bentuk tatanan yang sistematis dan logis agar dapat ditemukan kembali dengan cepat, tepat, dan akurat. Mengenai pedoman yang mengatur dalam pengelolaan arsip khususnya dalam kegiatan penyimpanan arsip diperoleh hasil wawancara sebagai berikut: 78 Wawancara Pribadi dengan Dadang. “Kalo pedoman tertulis untuk pengelolaan arsip sih belum ada, di sini arsip saya kelola sesuai dengan pemikiran saya jadi bagaimana nanti arsip bisa gampang ditemukan.” 79 Berdasarkan hasil wawancara dengan informan, pedoman untuk mengatur penyimpanan arsip belum ada sehingga dalam menyimpan arsip mengunakan pemikiran pribadi bagaimana arsip agar mudah untuk ditemukan kembali. Agar dapat dengan mudah ditemukan kembali, arsip disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan, yaitu disimpan perkelompok sesuai dengan subjek, nomor, tanggal, geografi dan kronologi. 2 Sistem penyimpanan Mengenai sistem penyimpanan arsip dinamis inaktif perkara pidana pada PN Jaksel di dapat hasil wawancara sebagai berikut: “Arsip disimpan sesuai subjek kejadian, per-tanggal arsip masuk dan di kelompokkan pertahun.” Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan informan, sistem penyimpanan yang digunakan dalam penngelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana pada PN Jaksel menggunakan sistem penyimpanan ganda yaitu berdasarkan subjek dan kronologi. Subjek yang dijadikan sebagai pedoman penyimpanan diambil dari pokok masalah berkas terdakwa, misal; narkotika, pencurian, penipuan. Sedangkan, sistem kronologi yang digunakan adalah 79 Wawancara Pribadi dengan Jul Rizal, SH.MH. berdasarkan hari, tanggal, bulan dan tahun berkas-berkas terdakwa masuk ke arsip pidana. Hal tersebut sesuai dengan teori menurut A.W.Widjaja yang menyebutkan bahwa sistem subjek adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan pokok soal atau pokok masalah sebagai pedoman untuk mengaturnya. 80 Dan sesuai dengan teori yang diutarakan oleh Madiana dan Setiawan, Sistem kronologis adalah sistem yang menyusun arsip berdasarkan waktu. Sistem kearsipan dengan menyimpan arsip surat ataupun dokumen lainnya berdasarkan hari, tanggal, bulan, dan tahun. 81 Sistem penyimpanan yang diterapkan oleh Arsip Pidana PN Jaksel sudah sistematis, dengan sistem penyimpanan ini arsip dinamis inaktif perkara pidana pada PN Jaksel dapat dengan mudah ditemukan. 3 Azas penyimpanan Berdasarkan observasi, Pengadilan Negeri Jakarta Selatan merupakan lembaga negara yang memiliki lingkup kerja berada dalam satu gedung, sehingga seluruh arsip mengenai perkara pidana disimpan dalam satu unit terpusat. Sehingga, azas penyimpanan yang digunakan pada PN Jaksel adalah azas sentralisasi, Arsip Pidana PN Jaksel sebagai pusat penyimpanan seluruh arsip dinamis inaktif perkara pidana di lingkup kerja PN Jaksel. 80 A.W Widjaja, Administrasi Kearsipan, h. 106. 81 Madiana dan Setiawan, Kearsipan, h. 165. Hal ini sesuai dengan teori menurut Basuki, Azas sentralisasi adalah azas yang digunakan oleh organisasi untuk menyimpan arsip dinamis dalam satu unit kerja secara terpusat. Semua arsip dinamis disimpan di pusat penyimpanan. 82 4 Isi map Saat observasi penulis melihat dalam satu box plastik arsip terdapat beberapa map arsip, sehingga penulis mengajukan pertanyaan mengenai hal tersebut, dan hasil wawancara yang diperoleh adalah sebagai berikut: “Satu bundel misalkan satu bundel itu ada dari 3 sampai 8, karena apa? Kan kalo arsip itu ada yang kecil ada yang besar jadi ya sesuai dengan tebal arsip nya yaa.... ada juga yang satu itu tebel banget.“ 83 Dari hasil wawancara tersebut, dalam satu box plastik terdapat 3 sampai 8 map tergantung sberapa tebal map yang berisi arsip, map-map tersebut memiliki subjek yang sama namun dengan nama terdakwa yang berbeda. d. Pemeliharaan Arsip Upaya untuk memelihara arsip terutama ditujukan untuk melindungi, mengatasi dan mengambil tindakan - tindakan untuk menyelamatkan fisik terutama informasi arsip, disamping menjamin kelangsungan hidup arsip dari kemusnahan, dalam aspek pemeliharaan ini arsip pidana PN Jaksel mengelola arsip dinamis inaktif perkara pidana sebagaimana hasil wawancara berikut: 82 Basuki, Pengantar Kearsipan, h.62 83 Wawancara Pribadi dengan Dadang. “... ya biar wangi dikasih kamper apa gitukan, supaya ga berdebu di plastikin arsipnya.” 84 Berdasarkan hasil wawancara tersebut, usaha-usaha yang dilakukan oleh arsip pidana PN Jaksel tergolong masih sederhana. Adapun usaha-usaha yang telah dilakukan oleh arsip pidana PN Jaksel dalam pemeliharaan arsip dinamis inaktif perkara pidana adalah dengan menggunakan kamper agar arsip tetap wangi dan serangga tidak merusak kertas-kertas arsip, menggunakan plastik untuk membungkus map yang berisi arsip yang bertujuan agar map-map berisi arsip tersebut tidak cepat berdebu. Usaha-usaha yang dilakukan oleh Arsip Pidana PN Jaksel tersebut untuk mencegah keruskan arsip dari faktor ekstern atau kerusakan dari luar, sesuai dengan beberapa faktor yang telah disebutkan oleh Basir Barthos yaitu kerusakan akibat debu dan serangga. e. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip 1 Jangka penyimpanan arsip Tahap penyusutan dan pemusnahan arsip adalah tahap terakhir dalam pengelolaan arsip dinamis. Tidak selamanya arsip akan disimpan, oleh sebab itu instansilembaga harus merumuskan jadwal retensi asip. Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip. 85 Jangka penyimpanan arsip pada PN Jaksel menurut hasil wawancara yang diperoleh adalah sebagai beikut: 84 Wawancara Pribadi dengan Dadang. 85 Peraturan Kepala ANRI No.13 Tahun 2014 tentang Pedoman Retensi Arsip Sektor Kesejahteraan Rakyat Urusan Pendidikan dan Kebudayaan, h.3 “Sekitar 30 tahun.” Menurut hasil observasi dan wawancara dengan informan, arsip pidana pada PN Jaksel disimpan selama sekitar 30 tahun dan belum ada Jadwal Retensi Arsip JRA sehingga kegiatan penyusutan belum sepenuhnya terlaksana, hal ini tidak sesuai dengan pernyataan yang tercantum dalam Undang-undang Republik Indonesia nomor 43 Tahun 2009 yang berbunyi “ Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN danatau BUMD wajib memiliki JRA.” 2 Pemusnahan arsip Mengenai kegiatan pemusnahan arsip perkara pidana pada PN Jaksel hasil wawancara yang diperoleh adalah sebagai berikut : “Belum, karena dari atas juga belum ada perintahnya, seharusnya sih ya pemusnahan itu harus dilakukan.” “Karena pemusnahan belum dilakukan. Tapi biasanya tu di bakar.” “kalau saksi ya harus ada kalau dalam pemusnahan, tapikan kita belum ada pemusnahan.” 86 Berdasarkan hasil wawancara dengan informan, kegiatan penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis inaktif perkara pidana pada PN Jaksel belum pernah dilaksanakan. Hal tersebut tidak sesuai dengan penrnyataan dalam Undang- undang Republik Indonesia Pasal 1 No, 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan di mana disebutkan bahwa penyusutan arsip adalah 86 Wawancara Pribadi dengan Jul Rizal, SH.MH. kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Selain itu, hal tersebut juga tidak sesuai dengan teori yang telah di sebutkan oleh Sulistyo Basuki bahwa pemusnahan arsip inaktif artinya pemusnahan arsip yang tidak diperlukan lagi bagi instansilembaga. Metode pemusnahan arsip meliputi pencacahan, pembakaran, pemusnahan kimiawi dan pembuburan. 87

2. Peralatan Arsip Dinamis Inaktif Perkara Pidana di Pengadilan

Negeri Jakarta Selatan Sesuai dengan tujuan yang kedua dari skripsi ini, yaitu untuk mengetahui peralatan yang digunakan pada pengelolaan arsip dinamis perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan, maka hasil wawancara yang diperoleh adalah sebagai berikut: “Yaa seperti yang dilihat sekarang nih ada lemari arsip, filing cabinet, rak-rak besi terus ada plastik buat nyimpen arsipnya biar gak berdebu, buku, pulpen, ya alat- alat tulis yang mendukung.” 88 Jawaban yang tidak jauh beda juga diungkapkan oleh staff arsip pidana, berikut hasil wawancaranya: “Ada peralatan atk pulpen, pensil, ordner, buku registrasi untuk mencatat arsip masuk biasanya ini kita sebut buku pintar yaa karena ini daftar biar gampang nemuin arsip, terus ini lemari-lemari besi, kipas angin jadi ya masih sederhana gitulah.” 89 87 Sulityo Basuki, Pengantar Kearsipan, h. 105. 88 Wawancara Pribadi dengan Jul Rizal, SH.MH. 89 Wawancara Pribadi dengan Dadang. Berdasarkan jawaban dari wawacara dengan para informan, perlengkapan yang digunakan dalam pengelolaan dinamis inaktif perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan, yaitu: lemari baja, rak besi, filing cabinet, alat administrasiperalatan atk, kipas angin, map, dan plastik pembungkus map. Arsip Pidana PN Jaksel telah menggunakan peralatan arsip dinamis inaktif sesuai dengan teori yang telah dikemukakan oleh Sedarmayati yaitu bebrapa jenis peralatan dan perlengkapan yang digunakan dalam pengelolaan arsip inaktif antara lain: ordner, rak buku lemari terbuka, box file. 90 Begitu pula teori menurut Sulistyo Basuki yang menyebutkan beberapa jenis fasilitas dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif salah satunya adalah lemari tahan api, atau lemari baja. 91

3. Hambatan dalam Pengelolaan Arsip Pidana di Pengadilan Negeri

Jakarta Selatan Tujuan yang ketiga dari skripsi ini, yaitu untuk mengidentifikasi hambatan dalam pengelolaan arsip dinamis perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan, maka hasil wawancara yang diperoleh adalah sebagai berikut: “Kendalanya ga ada komputer. Jadi arsipnya masih manual belum terkomputerisasi. Ruangan juga ya apa adanya kaya gini, seharusnya sih dibesarin lagi ruangannya.” 92 90 Sedarmayati, Tata Kearsipan, h. 44. 91 Sulityo Basuki, Pengantar Kearsipan, h.96. 92 Wawancara Pribadi dengan Jul Rizal, SH.MH. Pernyataan yang sama diungkapkan oleh staff arsip pidana, hasil wawancara yang diperoleh adalah sebagai berikut: “Ya kalo kendalanya mah tempat luas lapangannya, belum komputerisasi, terus ruangannya harusnya sejuk kan pengelolaan arsip mah harus wangi dan ga berdebu biar arsipnya juga ga cepet rusak.” 93 Berdasarkan hasil observasi dan jawaban dari wawancara di atas, maka hambatan yang sedang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis perkara pidana pada Pengadilan Negeri Jakarta Selatan adalah ruang arsip pidana yang tidak terlalu luas dan terbatasnya fasilitas seperti komputer dan AC. Hambatan-hambatan dalam pengelolaan arsip oleh Ig. Wursanto yaitu penemuan kembali, hilangnya arsip karena tidak dikembalikan lagi oleh peminjam karena jangka waktu peminjamannya lama, peralatan kearsipan yang tidak memadai, sistem keamanan yang kurang sempurna, dan bertambahnya arsip tanpa disertai dengan kegiatan penyusutan dan pemusnahan. 94 Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang telah diperoleh, hambatan yang sedang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis perkara pidana pada Pengadilan Negeri Jakarta Selatan adalah ruang arsip pidana yang tidak terlalu luas, fasilitas yang masih sederhana dan terbatasnya fasilitas yaitu AC dan komputer, sistem keamanan yang kurang sempurna, belum terlaksananya kegiatan pemusnahan arsip, dan tidak memiliki Jadwal Retensi Arsip JRA. 93 Wawancara Pribadi dengan Dadang. 94 Ig. Wursanto, Kearsipan 2, h.29. 72

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarlan hasil penelitian, mengenai pengelolaan arsip yang telah dijalankan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana Pengadilan Negeri Jakarta Selatan dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut: 1. Salah satu aspek penting dalam pengelolaan arsip adalah penyimpanan. Pengadilan Negeri Jakarta Selatan dalam penyimpanan arsip dinamis inaktif perkara pidana menggunakan sistem penyimpanan ganda yaitu menurut subjek dan kronologi, selain itu azas penyimpanan yang digunakan adalah azas sentralisasi. Dengan begitu, aspek penyimpanan pada arsip pidana PN Jaksel sudah bisa dikatakan sistematis. Namun, akan lebih sempurna lagi apabila jadwal retensi arsip JRA tersedia, karena dengan adanya JRA akan lebih mudah untuk mengontrol arsip mana yang tetap disimpan atau akan dimusnahkan. 2. Peralatan yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana pada Arsip Pindana PN Jaksel masih tergolong sederhana, antara lain: lemari baja, rak besi, filing cabinet, alat administrasiperalatan atk, kipas angin, map, dan plastik pembungkus map. Namun demikian, peralatan tersebut terbilang masih layak untuk digunakan. 3. Dalam pengelolaan arsip pidana PN Jaksel ada beberapa hambatan atau kendala yang dihadapi, yaitu: beberapa aspek dalam pengelolaan arsip dinamis yang belum dilakukan secara sistematis khususnya dalam aspek penyusutan dan pemusnahan, tidak tersedianya pedoman pengelolaan arsip