12. Surat penyataan
jika menolak di dampingi kuasa
hukum 25. Daftar barang bukti
13. Berita acara
penolakan kuasa hukum
26. Lampiran surat perintah penahanan dari kejaksaan
negeri, berita
acara pelaksanaan
penahanan, surat pengiriman berkas
C. Hasil Penelitian dan Pembahasan
Penulis akan memaparkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah diperoleh melalui hasil observasi dan wawancara di lapangan terhadap
pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana pada Pengadilan Negeri Jakarta Selatan serta hambatan yang dihadapi ketika melaksanakan pengelolaan
arsip dinamis inaktif.. Adapun hasil penelitian yang diperoleh, sebagai berikut:
1. Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Perkara Pidana di Pengadilan
Negeri Jakarta Selatan
a. Penciptaan dan Penerimaan Arsip
1 Terjadinya arsip
Tahap pertama dalam pengelolaan arsip adalah penciptaan dan penerimaan arsip, pada arsip pidana PN Jaksel, penciptaan arsip
terjadi karena adanya penerimaan berkas-berkas dari berbagai pihak. Seperti hasil wawancara sebagai berikut :
“Ya jadi gini misalnya dari satu perkara dari polisi kirim ke kejaksaan, dari kejaksaan kirim ke pengadilan terus dicek
kelengkapannya baru kirim ke wakil hakim terus ditunjuk hakim untuk tata cara pidana terus sampai sidang kan. Ya setelah
sidang selesai di cek lagi kelengkapannya kalo sudah lengkap
langsung dikirim ke arsip pidana.”
72
72
Wawancara Pribadi dengan Dadang, Jakarta Selatan, 15 September 2016.
Hal yang sama juga diungkapkan oleh staf arsip pidana, sebagaimana hasil wawancara berikut ini:
“..... berkas dari panitera yang udah di putus kemudian diminit ke bagian hukum, lalu di cek ke absahannya, udah lengkap apa
belum, kalo sudah lengkap langsung dikirim ke arsip pidana.”
73
Berdasarkan hasil wawancara dengan para informan tersebut, penciptaan arsip pidana PN Jaksel terjadi saat adanya penerimaan
berkas masuk dari terdakwa kasus pidana, yang telah selesai sidang perkara dan sudah di cek kelengkapannya.
Hal tersebut sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh Penn dalam Sri Kusniawati bahwa arsip diciptakanditerima dalam bentuk
apapun, seperti surat, formulir, laporan, gambaran, microform, maupun inputouput computer.
74
2 Jumlah arsip masuk
Selain itu, penulis mengajukan pertanyaan mengenai jumlah arsip pidana yang diterima dalam setahun, hasil wawancara yang
diperoleh adalah sebagai berikut: “Banyak ya sekitar 800-1500 perkara, tapi itu belum semuanya
benar-benar jadi arsip, jadi masih ada beberapa berkas yang mau banding atau kasasi.”
Dari hasil wawancara dengan informan, di dapat bahwa arsip yang masuk berjumlah 800-1500 perkara namun dari jumlah tersebut
tidak semua berkas tersebut langsung masuk ke arsip pidana, karena
73
Wawancara Pribadi dengan Jul Rizal, SH.MH., Jakarta Selatan, 15 September 2016.
74
Kustianawati, Peranan Manajmen Arsip Dinamis, h. 2.
beberapa berkas perkara tersebut masih diperlukan untuk banding dan kasasi.
Berdasarkan hasil di atas, arsip pidana tercipta karena adanya penerimaan berkas masuk dari terdakwa, berkas-berkas tersebut
akan memasuki ruangan arsip apabila telah dicek kelengkapannya setelah sidang selesai.
3 Buku agenda masuk
Dengan demikian, apabila ada berkas masuk maka akan ada penulisan untuk data berkas masuk Maka selanjutnya penulis
mengajukan pertanyaan mengenai buku agenda arsip masuk, dan hasil wawancara yang diperoleh adalah sebagai berikut:
“Ada, namanya buku register. Formatnya sesuai dengan klasifikasi. Buku register ini sebenernya ada 7 jenis, dipisahin
sesuai subjek ada narkotika, penipuan dan penggelapan, pencurian, penadahan, pembunuhan, lingkungan hidup dan
imigrasi tapi kan kalo ada 7 buku register kaya gitu nanti ribet, jadi dibikin lah ini buku pintar, buku register pertahun yang
mencakup semua subjek, biar semua staff bisa gampang nemuin arsip yang dibutuhkan gitu, jadi ga harus nunggu ada saya.
Formatnya itu ada, nomor urut,nomor perkara, nama terdakwa,
pasal, keterangan box sesuai klasifikasinya, keterangan lain.”
75
Berdasarkan hasil wawancara tersebut Arsip Pidana PN Jaksel
memiliki buku registrasi arsip masuk berjumlah tujuh jenis berdasarkan subjek, yaitu: Narkotika, Penipuan dan Penggelapan,
Pencurian, Penadahan, Pembunuhan, Lingkungan Hidup dan Imigrasi. Namun, di permudah dengan satu buku registrasi yang
75
Wawancara Pribadi dengan Dadang.
telah mencakup tujuh subjek tersebut yang disebut dengan buku pintar.
Buku pintar dibuat dengan alasan untuk mempermudah pencatatan, buku pintar telah mencakup semua subjek dalam kurun
satu tahun. b.
Penggunaan Arsip 1
Penggunaan Dalam penggunaan arsip pidana di PN Jaksel, diperoleh hasil
wawancara sebagai berikut: “Hakim atau staf di sini ya pasti, buat penelitian-penelitian juga
bisa, buat keperluan kaya kamu gini lah keperluan akademis. Ketentuannya ya kalau dari luar disertai dengan surat
pengantar.”
76
Berdasarkan hasil wawancara dengan informan tersebut,
penggunaan arsip pidana tidak dibatasi, boleh digunakan oleh siapapun baik itu pegawai atau staf PN Jaksel maupun dari
masyarakat umum untuk tujuan akademis dengan disertai surat pengantar atau surat izin akses.
Hal tersebut sesuai dengan teori yang telah dikemukakan oleh Sulistyo Basuki yaitu arsip dinamis memiliki berbagai kegunaan
seperti untuk mengambil keputusan, keperluan dokumentasi, jawaban atas pertanyaan, dan sebagai rujukan ataupun membantu
tuntutan hukum.
77
Arsip dinamis inaktif perkara pidana pada PN Jaksel digunakan oleh hakim, atau staf PN Jaksel untuk mengambil
76
Wawancara Pribadi dengan Jul Rizal, SH.MH.
77
Sulityo Basuki. Pengantar Kearsipan,h. 36.
