Peralatan Arsip Dinamis TINJAUAN LITERATUR

mengontrol secara sistematis terhadap arsip dinamis sejak arsip tersebut diciptakan, disimpan, dipelihara, disusutkan dan dimusnahkan.” 22 Dapat disimpulkan bahwa kegiatan manajemen kearsipan meliputi suatu siklus kehidupan arsip sejak lahir sampai mati. Khusus untuk arsip yang tidak pernah mati karena mempunyai nilai sangat penting akan disimpan selama-lamanya di lembaga yang bersangkutan sebagai arsip abadi. Sedangkan arsip dinamis yang sudah tidak diperlukan di suatu lembaga tetapi mempunyai nilai nasional yang perlu dilestarikan selama-lamanya, harus dikirim ke Arsip Nasional untuk disimpan sebagai arsip statis. Manajemen kearsipan meliputi suatu siklus arsip sejak lahir sampai mati, hal tersebut juga diungkapkan oleh Elizabeth Shepherd and Geoffery Yeo dalam bukunya Managing Records: A Handbook of Principles and Practice “The records lifecycle is a concept in common use. It indicates that records are not static, but have a life similar to that of biological organisms: they are born, live through youth and old age and then die.” 23 Hal senada juga diungkapkan oleh Rhoads dalam Enemute Basil Iwhiwhu “The Life-cycle concept of records is based on the fact that records have simiar to a biological organism – it is born creation, it lives use and maintenance and it dies disposition.” 24 Dari dua pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa siklus hidup arsip mirip dengan organisme biologis, mereka lahir, hidup digunakan dan dipelihara, dan kemudian mati disusutkan dan dimusnahkan. 22 Irawan, Manajemen Arsip Dinamis, h. 12. 23 Elizabeth Shepherd and Geoffery Yeo, Managing Records: A Handbook of Principles and Practice, London: Facet Publishing, 2003, h.5. 24 Enemute Basil Iwhiwhu, “Management of Records in Nigerian Universities: Problems and Prospects, ” The Electronic Library, vol.23, no.3, 2005, h. 347. Menurut Sedarmayanti lingkaran hidup kearsipan life span of records atau biasa juga disebut dengan tahapan kehidupan arsip, dapat dibagi menjadi tujuh yaitu: 25 1. Tahap penciptaan arsip, tahap awal dari proses kehidupan arsip. Arsip dapat tercipta karena dibuat sendiri oleh organisasi yang bersangkutan misal; peraturan-peraturan, pemberian ijin, pemberian informasi ke pihak lain dan sebagainya atau arsip tercipta karena organisasi menerima dari pihak lain misal; surat permohonan, saran-saran, informasi, dan sebagainya. 2. Tahap pengurusan dan pengendalian, yaitu tahap di mana surat masukkeluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut. 3. Tahap referensi, yaitu surat-surat tersebut digunakan dalam proses kegiatan administrasi sehari-hari. Setelah surat tersebut diklasifikasikan dan diindeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu. 4. Tahap penyusutan, adalah kegiatan pengurangan arsip. 5. Tahap pemusnahan, yakni pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi bagi organisasi. 6. Tahap penyimpanan di unit kearsipan, di mana arsip yang sudah menurun nilai gunanya arsip inaktif didaftar, kemudian dipindah 25 Sedarmayati, Tata Kearsipan, h.20.