Latar Belakang Masalah PENDAHULUAN

Adalah mustahil bila suatu instansiorganisasi dapat memberikan data dan informasi yang baik, lengkap dan akurat, apabila instansiorganisasi tersebut tidak memelihara kearsipan yang baik dan teratur sesuai dengan ketentuan- ketentuan kearsipan yang telah ditetapkan oleh pemerintah. Berdasarkan UU Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menimbang bahwa arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan oleh negara. Oleh sebab itu, instansiorganisasi perlu untuk meningkatkan dan menyempurnakan pengelolaan kearsipan secara optimal agar dapat berfungsi dengan baik, dan dapat berguna dalam mencapai tujuan. Agar kegiatan administrasi di sebuah instansiorganisasi menjadi lancar diperlukan pengelolaan arsip yang baik, namun hal ini sering kali diabaikan, sering kali didapati bahwa bidang kerasipan belum mendapat perhatian yang baik dengan berbagai alasan seperti terbatasnya peralatan dan kurangnya SDM, hal ini terjadi hampir di sebagian instansiorganisasi baik itu pemerintah maupun swasta. Demi lancarnya sebuah pengelolaan arsip, maka perlu ditunjang oleh faktor-faktor kearsipan seperti pegawai arsip yang cakap dan profesional serta peralatan yang memadai, dengan demikian maka pengelolaan arsip terutama dalam hal penemuan kembali arsip dapat terlaksana dengan cepat dan tepat. Suatu sistem penyimpanan arsip dapat dikatakan baik apabila arsip yang diperlukan mudah untuk ditemukan secara cepat dan tepat, sehingga diperlukan pengelolaan arsip yang sistematis dan efektif, karena sistem penyimpanan arsip tidak lepas dari kegiatan pengelolaan arsip dan penemuan kembali. Salah satu arsip yang pengelolaannya penting untuk diperhatikan adalah arsip dinamis baik itu bersifat aktif maupun inaktif. Dikatakan penting karena arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya masih tinggi, masih digunakan dalam kegiatan administrasi instansiorganisasi. Dengan mengelola arsip dinamis aktif secara konsisten dan sistematis maka akan memudahkan dalam tindak kerja administrasi. Selain itu, arsip dinamis inaktif adalah mulanya arsip dinamis aktif di mana arsip tersebut frekuensi penggunaanya telah menurun namun keberadaanya harus tetap dipertahankan untuk keperluan rujukan di masa mendatang atau untuk memenuhi persyaratan retensi arsip sesuai dengan ketentuan undang- undang. 6 Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan arsip sesuai dengan nilai kegunaanya. Retensi arsip harus dijadwalkan agar pengelolaan arsip dapat berjalan dengan baik. Jadwal retensi arsip disusun untuk menentukan jangka waktu pengelolaan dan pemusnahan arsip, serta penyerahan arsip statis kepada Arsip Nasional Republik Indonesia ANRI, hal ini penting dalam pelaksanaan tugas suatu instansiorganisasi. Pentingnya jadwal retensi arsip JRA berkaitan dengan amanat Pasal 17 UU Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan yang berbunyi “Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya 6 Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan mengelola informasi dan dokumen Jakarta: Gramedia Pustaka, 2003 Jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.” Pengadilan Negeri Jakarta Selatan yang kemudian di singkat PN Jakarta Selatan merupakan sebuah lembaga peradilan di lingkungan Peradilan Umum yang berkedudukan di Jakarta Selatan. Sebagai Pengadilan Tingkat Pertama, PN Jakarta Selatan berfungsi untuk memeriksa, memutus, dan menyelesaikan perkara pidana dan perdata bagi rakyat pencari keadilan di wilayah Jakarta Selatan. Pengadilan dilarang menolak untuk memeriksa, mengadili, dan memutus suatu perkara yang diajukan dengan dalih bahwa hukum tidak ada atau kurang jelas melainkan wajib untuk memeriksa dan mengadilinya. 7 Sehubungan dengan tugas tersebut maka Pengadilan Negeri Jakarta Selatan memegang peranan penting dalam rangka menegakkan keadilan. Pengadilan Negeri Jakarta Selatan mengelola beberapa jenis arsip, salah satunya adalah arsip perkara. Ada dua jenis arsip perkara yaitu arsip perkara pidana dan arsip perkara perdata. Dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia no. 25 tahun 2012 Pasal 1 tentang Pedoman Pemusnahan Arsip, pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyimpanan, serta penyusutan dan pemusnahan arsip. 7 Pengadilan Negeri Jakarta Selatan, “Profil Pengadilan Negeri Jakarta Selatan” Diakses 2 Februari 2016 dari www.pn-jakartaselatan.go.id . Namun, observasi awal menunjukkan bahwa pengelolaan arsip perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan belum mengikuti ketentuan tentang kearsipan, hal itu dikarenakan belum adanya kebijakan tertulis mengenai jadwal retensi arsip sehingga salah satu kegiatan dari pengelolaan arsip yaitu penyusutan dan pemusnahan arsip belum berjalan sebagaimana mestinya, hal ini mengakibatkan volume penumpukan arsip dari tahun ke tahun semakin bertambah. Selain itu, peralatan pun tampaknya masih terbatas dalam pengelolaan arsip. Namun, arsip Pengadilan Negeri Jakarta Selatan khususnya arsip perkara pidana telah sistematis dalam penyimpanan arsipnya, disimpan dalam rak-rak baja dan lemari arsip sesuai dengan subjek dan kronologi. Sejalan dengan hal tersebut, maka peneliti memutuskan untuk meninjau dan mengkaji lebih dalam lagi mengenai pengelolaan arsip dinamis inaktif. Penelitian ini diberi judul “Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif Perkara Pidana Studi Kasus Pengadilan Negeri Jakarta Selatan ”. B. Pembatasan dan Perumusan Masalah 1. Pembatasan Masalah Berdasarkan latar belakang tersebut di atas, serta untuk memperjelas arah penelitian, maka peneliti perlu memberikan batasan masalah dalam penelitian ini. Adapun batasan masalah dalam penelitian ini adalah pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan, peralatan yang digunakan pada kegiatan pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan, dan hambatan dalam pegelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. 2. Perumusan Masalah Berdasarkan pembatasan masalah yang telah dikemukakan di atas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini dapat dirumuskan sebagai berikut : a. Bagaimana pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan ? b. Apa saja peralatan yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan ? c. Apa saja hambatan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan ?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

1. Tujuan dari penelitian ini, yaitu : a. Untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. b. Untuk mengetahui peralatan yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. c. Untuk mengetahui hambatan dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. 2. Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat, antara lain: a. Manfaat Akademis Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat mengembangkan kajian keilmuan di bidang kearsipan, digunakan sebagai bahan pertimbangan penelitian yang sejenis dan pengembangan studi kearsipan, selain itu dapat memberikan manfaat di kemudian hari ketika peneliti terjun lagsung ke dunia kerja. b. Manfaat Praktis Penelitian ini diharapkan dapat menjadi acuan dan memberikan kontribusi yang berguna bagi unit kearsipan pidana di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif perkara pidana.

D. Definisi Istilah

1. Arsip Dinamis adalah arsip yang masih digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. Arsip dinamis yang di maksud di sini adalah arsip pidana. 2. Arsip Dinamis Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun, namun sesekali masih dipergunakan sebagai referensi dalam penyelenggaraan administrasi pada Pengadilan Negeri Jakarta Selatan. 3. Pengelolaan Arsip adalah proses kegiatan yang dilakukan dimulai dari penciptaan dan penerimaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyimpanan, penyusutan, dan pemusnahan arsip. 4. Arsip pidana adalah arsip dinamis inaktif yang bernilai hukum pidana yang tercipta di Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.

E. Sistematika Penulisan

Bab I Pendahuluan

Bab ini memuat argumentasi seputar penelitian, meliputi latar belakang, pembatasan masalah dan perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, definisi istilah, dan sistematika penulisan.

Bab II Tinjauan Literatur

Bab ini menjelaskan tentang landasan teori mengenai definisi arsip, jenis arsip, peralatan yang digunakan dalam pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsip dinamis, hambatan dalam pengelolaan arsip dinamis, arsip perkara pidana dan penelitian terdahulu.

Bab III Metode Penelitian

Bab ini membahas tentang jenis dan pendekatan penelitian, pemilihan informan, teknik pengumpulan data, teknik analisis data, keabsahan data dan jadwal penelitian.

Bab IV Hasil Penelitian dan Pembahasan

Bab ini berisi tentang profil objek penelitian, hasil penelitian dan pembahasan tentang pengelolaan arsip dinamis perkara pidana studi kasus Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.

Bab V Penutup

Bab ini merupakan bab akhir yang terdiri dari kesimpulan dari keseluruhan pembahasan dan saran terkait temuan-temuan hasil dari penelitian yang telah dilakukan. 11

BAB II TINJAUAN LITERATUR

A. Arsip

1. Definisi Arsip

Konsep arsip menurut pengertian Indonesia yang menyatukan records dan archives menjadi satu nama, yaitu arsip, hanya saja records merupakan arsip dinamis sedangkan archives dalam konteks Anglo-Saxon adalah arsip statis. 8 Jika mendengar kata arsip, secara langsung muncul pikiran tentang tumpukankumpulan kertas kotor yang disimpan di ruangan yang penuh debu, pada kenyataanya, pegertian arsip bukan hanya berarti kertas saja, tetapi dapat berarti naskah, buku, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, gambar bagan dan dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinan serta segala macam penciptaannya, dan yang dihasilkan atau di terima oleh sesuatu organisasibadan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainnya atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya. Dalam Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Pasal 1 Nomor 25 Tahun 2012 disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemeritah daerah, lembaga pendidikan, 8 Sulistyo-Basuki, Pengantar Kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka, 1996, h. 4.