8
BAB II TINJAUAN TEORITIS
2.1 Pengertian Arsip Dinamis
Setiap organisasi atau instansi pemerintah atau swasta memiliki surat masuk dan surat keluar yang menjadi bagian dari administrasi dan menjadi arsip
yang bernilai guna dari organisasi atau instansi itu sendiri. Arsip yang dihasilkan bukan hanya bentuk tulisan saja, tetapi bisa berupa gambar karikatur, sketsa,
bunyisuara. Mengingat arsip sebagai sumber informasi pemerintah membuat peraturan tentang arsip yang dimiliki pemerintah. Suatu organisasi atau instansi
yang memiliki arsip perlu melakukan pengolahan mulai dari proses surat menyurat, penerimaan, penyimpanan, perawatan, pemusnahanarsip yang nilai
guna sudah tidak ada setelah sekian lama digunakan. Menurut Maulana 1996, 17 Arsip adalahtulisan yang dapat memberikan
keterangan tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi. Kemungkinan arsip berwujud surat-menyurat, data dan
bahan yang dapat berbicara dan dapat memberi keterangan yang jelas dan tepat. Data
atau bahan-bahan itu dapat berupa barang cetakan, kartu-kartu, lembaran, dan buku
catatan yang berisi korespondensi, peraturan pemerintah, manuskrip dan lain sebagainya yag diterima dan dibuat sendiri oleh
lembaga, baik lembaga pemerintah maupun swasta: kecil atau besar.
Arsip yang di hasilkan organisasi atau instansi secara langsung akan digunakan dalam perencanaan dalam siklus pengambilan keputusan dalam
penyelenggaraan adminitrasi untuk menyelesaikan segala urusan negara. Dari segi fungsinya arsip terdiri dari dua yaitu :
9
1. Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
penyusunan perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada umumnya atau dalam penyelenggaraan ketatausahaan. Arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi :
• Arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang dipergunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan unit pengolahan dari suatu
organisasikantor. • Arsip dinamis semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaanya sudah
menurun dari nilai arsip aktif. • Arsip in aktif, arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus atau
frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja.
2. Arsip statis adalah “arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari” Barthos
1997, 5.
Arsip dinamis yang sudah tercipta harus dikelola dengan baik karena masih digunakan dalam tahap perencanaan, pengambilan keputusan untuk proses
administrasi yang akan berlangsung dalam suatu organisasi atau instansi. Menurut Sulistyo-Basuki 2003, 15 badan koorporasi menganggap manajemen
arsip dinamis itu penting karena : a.
Suatu badan atau perorangan perlu mengandalkan pada akses yang efisien terhadap informasi yang benar. Manajenem arsip dinamis
memerlukaninformasi yang tepat untuk keperluan: 1 Membantu mengambil
10
keputusan, 2 sarana Umum, 3 sebagai bukti kebijakan dan aktivitas dan 4 menunjang litigas;
b. Badan koorporasi memilikitanggungjawab hukum, profesional dan etis untuk
menciptakan arsip dinamis jenis tertentu untuk masa tertentu dan hal ini dilaksanakan oleh manajemen arsip dinamis;
c. Badan koorporasi perlu mengontrol volume informasi yang diciptakannya dan
disimpannya. Hal ini dilakukan karena alasan ekonomis mengingat penyimpanan arsip dinamis kertas memerlukan ruangan penyimpanan yang
besar dan alasan efisien operasional mengingat lebihsulit menemukan informasi yang relevan bila informasi tersebut terkubur pada informasi yang
sudah usang. Maka tugas manajemen arsip dinamis meliputi pengembangan kontrol pemusnahan arsip dinamis serta pemisahan arsip dinamis aktif dari
yang inaktif.
2.2 Tujuan Arsip
Kategori