17
dibanding arsip yang lain. Dilihat dari jangka waktu penyimpanan membutuhkan biaya, peralatan dan sumberdaya pengelola yang profesional, kualitas fisik arsip
apakah asli tidak ganda pada tempat lain, tingkat kelangkaan dan bentukformat arsip. Langkah berikutnya yang dilihat dari penilaian arsip dinamis dilihat dari
biaya yang akan digunakan selama pengelolannya.Menurut Irawan 2009, 5.4 Biaya pengelolaan yang mempengaruhi antara lain:
1. biaya penyerahantransport, SDM, peralatan, dana lain-lain ;
2. biaya pengelolaan tingkat keahlihan pengolah, peralatan dan beban
kerja: 3.
biaya pemeliharaankebersihan, restorasi, laminasi, fumigasi, alih media dan lain-lain;
4. biaya penyimpananjumlah arsip, tempatruang simpan,peralatan ;
5. biaya penggunaanmemahami menemukan dan menyajikan arsip ;
Dengan adanya biaya pengelolaan yang harus disediakan dalam proses kearsipan yang menjadi kendala terbesar dalam instansi pemerintahan, dimana
hampir semua insansi tidak membuattidak ada anggaran dana dalam pengelohan arsip yang berpengaruh penyerahan arsip ke Arsip Nasional atau ke Kantor atau
Badan Arsip Daerah. Hal tersebut dapat diubah secara perlahan melalui sosialisaipelatihanseminar kearsipan. Sehingga tingkat kesadaran akan penting
kesadaran pengelolaan dan penyelamatan arsip meningkat.
2.4.6 Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
Pemeliharaan adalah proses membersihkan arsip dengan teratur dari beberapa penyebab kerusakan dankehilangan.Untuk saat ini masih banyak
orgnisasi atau instansi yang tidak melakukan pemeliharaan arsip, masih ada yang
18
hanya ditumpukkan begitu saja. Padahal jika dilihat peran arsip sangat berpengaruh dalam proses administrasi ke masa yang akan datang seperti
pengambilan keputusan dan pertanggungjawaban. Pemerintahsaat ini sudah menggalakkan sosialisasi, seminar dan pelatihan kearsipan untuk meningkatkan
kesadaran pegawai negeri sipil dalam pemerintahan akan pentingnya arsip untuk dikelola dengan baik diselamatkan.Pemeliharaan secara fisik dapat dilakukan
dengan cara : • Pengaturan ruangan dengan temperatur lokal60-75 F, dan kelembapan 50-
60 ruangan memliki ventilasi, cahaya yangcukup terhindar dari serangan hamaserangga;
• Penyimpanan arsip diatur sesuai dengan suhu udara dan kelembapan ; • Menggunakan pencegah bahaya arsip, mengadakan penyemprotan bahan
kimia secara berkala ; • Larangan-larangan seperti dilarang makan, minum dan merokok dalam
ruangan ; • Kebersihan ruangan dijaga dari bahaya lain Sedarmayanti 2003, 111.
Langkah pemeliharaan diatas merupakan langkah yang harus dilakukan guna menyelamatkan bahan arsip, tetapi untuk saat ini tata cara penyelamatan ini
hampir tidak ada dilakukan hampir di semua instansi pemerintahan. Pemeliharaan yang dilakukan hanya menyimpannya dalam laci atau filing cabinet, tanpa ada
pemeliharaan tambahan lain. Selain dari pemeliharaan arsip ada hal lain yang harus diperhatikan organisasi atau instansi yaitu mencakup pengamanan arsip
dari segi informasi atau fisik.
Pengamanan arsip dari segi fisik adalah pengamanan kertas, kerusakan dilihat dari faktor internal meliputi kualitas tinta, kertas, bahan perekatlem. Dari
19
faktor ekternal dilihat dari kelembapan udara, hindari kontak langsung dengan matahari debu, jamur, serangga. Pengamanan arsip dapat dilakukan dengan
penyimpanan arsip dalam lemari arsip yang terbuat dari baja atau membuatnya dalam bentuk digital.
2.4.7 Penyerahan Arsip
