Tujuan Arsip Nilai Guna Arsip Masalah Dalam Kearsipan

10 keputusan, 2 sarana Umum, 3 sebagai bukti kebijakan dan aktivitas dan 4 menunjang litigas; b. Badan koorporasi memilikitanggungjawab hukum, profesional dan etis untuk menciptakan arsip dinamis jenis tertentu untuk masa tertentu dan hal ini dilaksanakan oleh manajemen arsip dinamis; c. Badan koorporasi perlu mengontrol volume informasi yang diciptakannya dan disimpannya. Hal ini dilakukan karena alasan ekonomis mengingat penyimpanan arsip dinamis kertas memerlukan ruangan penyimpanan yang besar dan alasan efisien operasional mengingat lebihsulit menemukan informasi yang relevan bila informasi tersebut terkubur pada informasi yang sudah usang. Maka tugas manajemen arsip dinamis meliputi pengembangan kontrol pemusnahan arsip dinamis serta pemisahan arsip dinamis aktif dari yang inaktif.

2.2 Tujuan Arsip

Arsip yang dihasilkan oleh organisasi atau instansi memiliki tujuan penggunaannya dalam pelaksanaan administrasi yang berpengaruh pada perkembangan organisasi atau instansi. Meskipun awalnya arsip diciptakan untuk kepentingan terbatas, namun seiring dengan perkembangan untuk kebutuhan informasi akan menjadi kepentingan masyarakat umum dari masa yang lalu untuk masa yang akan datang. Menurut Barthos 2007, 12” Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan peranggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah”.

2.3 Nilai Guna Arsip

Arsip dinamis yang dimiliki organisasi atau instansi tidak hanya berguna pada saat sekarang tetapi juga pada saat yang akan datang, dimana arsip memiliki 11 nilai untuk segala urusan yang masih berlangsung, untukitu arsip dikelola dan dijagadisimpan karena masih memiliki nilai guna sebagai sumber pengambilan keputusan, sebagi manajemen perencanaan maupun sebagai indentitas organisasi. Menurut Martono 1997, 24 nilai guna arsip dapat berupa : 1. Nilai kegunaan administrasi 2. Nilai kegunaanhukum 3. Nilai kegunaan fiskal 4. Nilai kegunaan dokumentasi 5. Dan sebagainya.

2.4 Registrasi Surat MasukKeluar

Registrasi surat masuk dan surat keluar tidak lepas dari buku agenda suatu organisasi atau kantor, sehingga diperlukan sistem pembagian tugas pelaksanaan registrasi Antara lain : • Surat yang disampaikan ke Kantor diterima oleh pegawai instansi ; • Surat tersebut di stempel dan dibubuhi tanggal masuk ; • Surat tersebut diserahkan ke petugas arsip ; • Surat kemudian di indeks ; • Surat di teruskan ke bagian pengolahan, agar siap dikirim ; • Surat di stempel instansi dimasukkan ke dalam sampul dan di kirim sesuai dengan alamat yang dituju.

2.4.1 Pola Klasifikasi, Kode dan Indeks

Klasifikasi digunakan untuk penemuan kembali arsip yang akan kita cari. Sistem pemberkasan berdasarkan angka merupakan sistem yang paling 12 sederhana. File dapat diatur berdasarkan nomor kode klasifikasi persepuluhan sebagai berikut: Pola klasifikasi arsip 000 umum 100 kepegawaian 010 urusan dalam 110 pengadaan 011 gedung kantor 120 mutasi 012 rumah dinas 200 keuangan 020 peralatan 210 gaji 030 penelitian 220 biaya perjalanan Sedarmayanti, 2003 : 70

2.4.2 Kode Penataan Dan Indeks

Sistem penataan arsip yang baik mencerminkan keberhasilan suatu organisasi atau instansi dalam kegiatan administrasinya. Tujuan penataan arsip adalah agararsip dapat disimpan dan mudah ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Sebelum melakukan kegiatan penataan arsip perlu dilakukan persiapan terlebih dahulu. Untuk penataan arsip pada suatu organisasi berbeda dengan tujuannya, ada lima sistem penataan arsip dinamis aktif yaitu : 1. Penataan berdasarkan angka; 2. Penataan berdasarkan wilayah; 3. Penataan berdasarkan subjek; 4. Penataan berdasarkan abjad; 5. Penataan berdasarkan kronologis Sedarmayanti, 2003:70. Untuk itu setiap organsasi aau intansi menentukan sistem penataan arsip mana yang dipakai, karena setiap organisasi atau instansi tidak sama sistem penataan yang dimiliki sesuai dengan tujuan, fungsi dan peran arsip itu sendiri.Dalam penemuan kembali arsip juga ada istilah indeks, Menurut Barthos 1997, 4” indeks adalah sarana penemuan kembali surat dengan cara 13 mengidentifikasi surat melalui penunjukan suat tanda pengenal yang dapat membedakan surat tersebut dengan yang lainnya. Tanda pengenal surat ini harus dapat diklasifikasikan dan merupakan petunjuk langsung kepada berkasnya”. Sebagai contoh : 1. Indeks nama orang didasarkan nama famili atau surename John Siahaan Diindeks Siahaan, John 2. Nama instansi Kantor Perpustakaan Diindeks menjadi Perpustakaan Kantor 3. Nama wilayah Untuk nama wilayah tidak dibalikkan karena tidak mempunya famili name 4. Indeks berdasarkan subjek Indeks berdarkan subjek harus lebih teliti dalam menetapkan suratnya lebih tepat utnuk penemuan kembali suratnya lebih mudah, misalnya surat masukkeluar tentang proses pergantian Bupati Tapanuli Utara maka indeksnya adalah pergantian Bupati. Sistem penataan berdasarkan tanggal merupakan sistem yang sering digunakan, dalam sistem ini berdasarkan tanggal, bulan dan tahun dengan pedoman datangnya surat. Sebagai contoh: 14 Kode arsip 130817 menyatakan 13 sebagai tahun, 08 sebagai bulan, 17 sebagai tanggal sebaliknya Kode arsip 170813 menyatakan 17 sebagai tanggal, 08 sebagai bulan, 13 sebagai tahun. Sistem penataan sistem tanggal merupakan sisten penataan yang yang lama dalam melakukan penemuan kembali dimana apabila petugas lupa mengingat tanggal arsipnya. Sehingga dianjurkan menggunakan sistem penataan berdasarkan subjek. Berikut gambar alur proses arsip dinamis mulai dari surat masuk pada instansi masing-masing sampai penyimpanan arsip statis pada ANRI. Gambar 2.1 Alur Proses Arsip Dinamis Sumber : M.Taufik, 2011 Dilihat dari gambar diatas surat masuk maupun surat keluar, arsip dikelola oleh instansi masing-masing mulai dari pengkategorian arsip sehingga diregistrasi 15 biasanya dilakukan pada buku agenda kantor, dipergunakan untuk kepentingan kantor, dan setelah arsip tersebut nilainya menurun akan dipindahkan ke arsip inaktif dan bila tidak memiliki nilai akan dimusnahkan sesuai dengan jadwal retensi arsip yang telah ditentukan. Arsip yang memiliki nilai vital atau bernilai sejarah akan dikirim oleh instansi pada pusat arsip di daerah masing-masing untuk dikelola atau diselamatkan.

2.4.3 Peralatan Yang Diperlukan Dalam Kearsipan

Dalam pengelolaan arsip dinamis diperlukan peralatan guna mendukung penataan arsip yang baik, benar, lebih efisien, sistematis, rapi dan efektif. Peralatan yang digunakan antara lain map, surat menyuratkartu korespondensi, kotak korepondensi, lemari arsip, rak arsip, rotary filing, mesin tik, mesin fotokopi, mesin pengganda, komputer, penjepit kertas, pelubang kertas dan alat lain yang diperlukan.

2.4.4 Prosedur Penyimpanan

Untuk penyimpanan arsip dinamis dilakukan dengan 3 cara yaitu : 1. Sistem Sentralisasi Menurut sistem ini semua semua arsip dinamis disimpan dan diproses. Bagi unit bawahan yang ingin menggunakan arsip dinamis dapat menghubungi pusat arsip dinamis.Menurut Sedarmayanti 2003, 21 “Sistem sentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip”. 16 2. Sistem Desentralisasi Sistem desentralisasi banyak diterapkan karena arsip yang dimiliki banyak diterapkan dalam kegiatan sehari-hari dalam kegiatan administrasinya. Arsip yang digunakan dalam kelangsungan kegiatan ini dapat dibuat kartu kendali pada unit arsip itu sendiri. 3 Sistem Kombinasi Sistem kombinasi merupakan gabungan dari sistem sentralisasi dan desentralisasi yang disimpan dipusat penyimpanan arsip. Penyimpanan arsip ini merupakan tanggungjawab manager arsip yang secara operasional pada sebuah organisasi atau instansi.

2.4.5 Pelaksanaan Penilaian Arsip

Langkah penilaian arsip yang dilakukan suatu organisai atau instansi dilihat dari penciptaan arsip atau penggunaan arsip itu sendiri. Fungsi arsip terkait dengan kegunaan arsip bagi kelangsungan instansiperusahaan yang produktif. Fungsi arsip adalah: a. mendukung pelaksaaan tugas dan fungsi instansiperusahaan ; b. untuk bahan pertanggunjawaban kegiatan instansiperusahaan ; c. proteksihukum ; d. memori instansiperusahaan. Langkah pelaksanaan penilaian arsip perlu diperhatikan isi dari arsipyang akan akan disimpan, apakah memiliki nilai yang tinggi 17 dibanding arsip yang lain. Dilihat dari jangka waktu penyimpanan membutuhkan biaya, peralatan dan sumberdaya pengelola yang profesional, kualitas fisik arsip apakah asli tidak ganda pada tempat lain, tingkat kelangkaan dan bentukformat arsip. Langkah berikutnya yang dilihat dari penilaian arsip dinamis dilihat dari biaya yang akan digunakan selama pengelolannya.Menurut Irawan 2009, 5.4 Biaya pengelolaan yang mempengaruhi antara lain: 1. biaya penyerahantransport, SDM, peralatan, dana lain-lain ; 2. biaya pengelolaan tingkat keahlihan pengolah, peralatan dan beban kerja: 3. biaya pemeliharaankebersihan, restorasi, laminasi, fumigasi, alih media dan lain-lain; 4. biaya penyimpananjumlah arsip, tempatruang simpan,peralatan ; 5. biaya penggunaanmemahami menemukan dan menyajikan arsip ; Dengan adanya biaya pengelolaan yang harus disediakan dalam proses kearsipan yang menjadi kendala terbesar dalam instansi pemerintahan, dimana hampir semua insansi tidak membuattidak ada anggaran dana dalam pengelohan arsip yang berpengaruh penyerahan arsip ke Arsip Nasional atau ke Kantor atau Badan Arsip Daerah. Hal tersebut dapat diubah secara perlahan melalui sosialisaipelatihanseminar kearsipan. Sehingga tingkat kesadaran akan penting kesadaran pengelolaan dan penyelamatan arsip meningkat.

2.4.6 Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip

Pemeliharaan adalah proses membersihkan arsip dengan teratur dari beberapa penyebab kerusakan dankehilangan.Untuk saat ini masih banyak orgnisasi atau instansi yang tidak melakukan pemeliharaan arsip, masih ada yang 18 hanya ditumpukkan begitu saja. Padahal jika dilihat peran arsip sangat berpengaruh dalam proses administrasi ke masa yang akan datang seperti pengambilan keputusan dan pertanggungjawaban. Pemerintahsaat ini sudah menggalakkan sosialisasi, seminar dan pelatihan kearsipan untuk meningkatkan kesadaran pegawai negeri sipil dalam pemerintahan akan pentingnya arsip untuk dikelola dengan baik diselamatkan.Pemeliharaan secara fisik dapat dilakukan dengan cara : • Pengaturan ruangan dengan temperatur lokal60-75 F, dan kelembapan 50- 60 ruangan memliki ventilasi, cahaya yangcukup terhindar dari serangan hamaserangga; • Penyimpanan arsip diatur sesuai dengan suhu udara dan kelembapan ; • Menggunakan pencegah bahaya arsip, mengadakan penyemprotan bahan kimia secara berkala ; • Larangan-larangan seperti dilarang makan, minum dan merokok dalam ruangan ; • Kebersihan ruangan dijaga dari bahaya lain Sedarmayanti 2003, 111. Langkah pemeliharaan diatas merupakan langkah yang harus dilakukan guna menyelamatkan bahan arsip, tetapi untuk saat ini tata cara penyelamatan ini hampir tidak ada dilakukan hampir di semua instansi pemerintahan. Pemeliharaan yang dilakukan hanya menyimpannya dalam laci atau filing cabinet, tanpa ada pemeliharaan tambahan lain. Selain dari pemeliharaan arsip ada hal lain yang harus diperhatikan organisasi atau instansi yaitu mencakup pengamanan arsip dari segi informasi atau fisik. Pengamanan arsip dari segi fisik adalah pengamanan kertas, kerusakan dilihat dari faktor internal meliputi kualitas tinta, kertas, bahan perekatlem. Dari 19 faktor ekternal dilihat dari kelembapan udara, hindari kontak langsung dengan matahari debu, jamur, serangga. Pengamanan arsip dapat dilakukan dengan penyimpanan arsip dalam lemari arsip yang terbuat dari baja atau membuatnya dalam bentuk digital.

2.4.7 Penyerahan Arsip

Penyerahan arsip adalah pengalihan wewenang penyimpanan, pemeliharaan dan pengurusan arsip statis dari lembaga-lembaga Negara, Badan Pemerintahan, Badan swasta dan perorangan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia atau Arsip Nasional Daerah Barthos 1997, 8. Dilihat dari pernyataan diatas, arsip yang diserahkan pada umumnya dikhususkan untuk arsip statis dimana dilihat dari tingkat pengurusannya yang sungguh rumit demi menjaga nilai sejarah dan nilai informasi yang dihasilkan arsip tersebut. Pada kantor pemerintahan arsip statis jarang di kirimkan ke kantorbadan arsip di daerah masing-masing untuk kelola di karenakan tingkat kesadaran akan pentingnya arsip itu sendiri masih minim, serta tidak memahami bahwa arsip sangat berpengaruh pada perencanaan dan pengambilan keputusan dalam lembaga pemerintahan itu sendiri pada masa yang akan datang. Dilihat dari rendahnya kesadaran masyarakat badankantor arsip masih banyak bergabung dengan kantorbadan perpustakaan mulai melakukan sosialisasiseminarpelatihan tentang kearsipan yang saat ini masih dilakukan pada lingkungan pemerintahan. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan kesadaran akan pentingnya arsip, pengelolaan arsip yang baik dan benar, penyelamatan arsip yang berguna untuk kelangsungan kebangsaan. 20 Berdasarkan Undang-undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, “arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan keterangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun secara tidak langsung oleh arsip nasional republik indonesia danatau lembaga kearsipan”. Arsip yang memiliki nilai guna sekunder atau statis oleh organisasi atau instansi dapat menyerahkan arsip tersebut ke Arsip nasional atau ke kantorbadan arsip yang ada di daerah masing-masing. Penyerahan arsip tersebut dilakukan melalui prosedur sebagai berikut: 1. Pemeriksaaan nilai arsip Sekalipun pemeriksaan dan penilaian arsip telah dilaksanakan oleh instansi masing-masing, namun dalam setiap kegiatan penyerahan arsip statis perlu diadakan penilaian kembali oleh arsip nasional. Penilaian oleh pihak arsip nasional ini, sebenarnya merupakanhal yang wajar, mengingat arsip nasional sebagai pengelola arsip dikemudian hari, ia harus yakin benar arsip yang akan diterima dan dikelola memang benar- benar arsip bernilai sekunder. Kemudian secara umum, Arsip Nasional memiliki kompetensi untuk mennetukan kebijakan penyelamatan arsip bagi kepentingan generasi yang akan datang. 2. Pendaftaran Kegiatan pemeriksaan dan penilaian arsip selesai dilaksanakan dan ditentukan bahwa arsip tersebut dapat diserahkan ke arsip nasional maka kegiatan berikutnya adalah pembuatan daftar arsip yang akan diserahkan. 3. Pembuatan berita acara berita acara penyerahan perlu dibuat, mengingat bahwa arsip tersebut dapat diserahkan ke arsip nasional maka kegiatan berikutnya adalah pembuatan daftar arsip yang akan diserahkan. 4. Pelaksanaan penyerahan Pelaksanaan penyerahan arsip statis dapat dilaksanakan setelah arsip tersebut didaftar dan dibuat berita acaranya. Penyerahan dilakukan oleh pemimpin instansiperusahaan atau yang mewakili kepada pimpinan arsip nasional atau pejabat yang mewakili dengan menandatangani berita acara. Keberhasilan kegiatan penyerahan arsip statis bagi suatu instansi adalah sukses dan prestasi tersendiri dalam rangka pelaksanaan 21 amanat undang-undang no. 7 Tahun 1971 tentang ketenuan-ketentuan pokok arsip Irawan 2009, 2.14 Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip yang berasal dari Badan-badan Pemerintah Pusat di tingkat daerah. Tetapi kenyataan saat ini fungsi dari kantor kearsipan di daerah belum sepenuhnya diperhatikan, dan bahkan seperti dianggap tidak ada. Hal ini di karenakan pemahaman, kesadaran dan wawasan akan arsip itu dilingkungan pegawai pemerintahan masih sangat rendah. Selain dari kita lihat arsip yang akan di permanenkan itu akan dikirimkan ke Arsip Nasional atau BadanKantor Arsip di Daerah, maka daerah yang dahulu mengelolanya utnuk itu perlu diperhatikan tugas unit kearsipan di daerah masing-masing.Menurut Martono 1997, 32 Tugas unit kearsipan di daerah yaitu : 1. Melakukan pembinaan kearsipan dinamis manajemen kearsipan pada seluruh jajaran organisasi ; 2. Menyimpan, memelihara, dan menyajikan arsip in aktif yang berasaldari unit-unit kerjabertindak sebagai pusat arsip ; 3. Melakukan penyusutan dengan memusnahkan arsip yang tidak bernilai, dan menyerahkan arsip statis kepada arsip Nasional R.I ; 4. Mengelola pusat arsip. Dalam proses penyerahan arsip vital ke unit arsip sesuai dengan berita acara yang akan dibuat berikut contoh arsip yang akan diberikan ke unit arsip oleh organisasi atau instansi : 1. Kebijakan strategis 2. MOU dan Surat perjanjian 3. Bukti kepemilikan asset 4. Hak paten, copy right 5. Batas negara dan antar wilayah 6. Personel File 22 7. Berkas perkara di Pengadilan, dan lain-lain 8. Dokumen pengelolaan keuangan Negara

2.5 Masalah Dalam Kearsipan

Untuk mencapai tujuandari kearsipan dalam suatu organisasi atau instansi tidak lepas dari permasalahan yang muncul sehingga sehingga perlu dilakukan oleh instansi bidang kearsipan suatu sosialisai, pelatihan atau seminar kearsipan guna meningkat pengetahuan, wawasan para arsiparis.Menurut Abubakar 1997, 64 masalah yang mendapat perhatian yang serius sebagai berikut : a. Pengertian dan kesadaran terhadap peranan kearsipan dalam kegiatan administrasi perkantoran masih kurang atau belum sesuai dengan record management ; b. Bidang kearsipan belum atau kurang mendapat fasilitas yang selayaknya, serta selalu kurang biaya untuk perkembangan ; c. Para petugas kearsipan kurang dan tidak mendapat pendidikan khusus kearsipan ; d. Dalam kegiatan di instansi, bidang kearsipan kurang mendapat koordinir dengan kegiatan bidang lain di instansi tersebut karena bidang kearsipan kurang mendapat perhatian sewajarnya ; e. Bidang kearsipan di instansi pemerintahswasta kurang direncanakan atau tidak direncanakan pengembangannya serta kurang mendapat bimbingan ; f. Pada umumnya para pegawai bidang lainnya di instansi masih meremehkan kegiatan bidang kearsipan, sehingga sikap mereka acuh tidak acuhkurang peduli dan menimbulkan image yang keliru terhadap bidang kearsipan ; g. Memangnya bidang kearsipan ini kurang atau tidak menarik dan masih di anggap semua pegawai dapat melakukannya. Akibatnya yang nyata kegiatan kearsipan tidak sesuai dengan perkembangan dengan bidang lain; h. Kearsipan kurang mendapat prioritas dalam perbaikanpenertiban, kalau dibandingkan dengan bidang lainnya di instansi pemerintah.swasta ; i. Belum disadari sepenuhnya, bahwa arsip adalah bukti pertanggungjawaban Nasional lihat UU No.71971, arsip sebagai sumber informal bagi kepentingan pemerintah, penelitian ilmu pengetahuan, sebagai pusat ingatan an sebagai sumber sejarah ; 23 j. Syarat petugas kearsipan belum mendapat perhatian, sehingga keterampilan di bidang ini tidak tercapai dan akibatnya bidang kearsipan kurang tertib atau tidak teratur semrawut k. Kurangnya minat pemimpinan yang bertanggungjawab terhadap bidang kearsipan atau kurang minat membaca buku-buku majalah dibidangini, sehingga tidah menambah wawasannya terhadap bidang kearsipan tersebut. Demikian pula petugas-petugasnya banyak bekerja secara rutin saja tetapi pengetahuannya tidak meningkat.

2.6 Manajemen Arsip Dinamis