11
nilai untuk segala urusan yang masih berlangsung, untukitu arsip dikelola dan dijagadisimpan karena masih memiliki nilai guna sebagai sumber pengambilan
keputusan, sebagi manajemen perencanaan maupun sebagai indentitas organisasi. Menurut Martono 1997, 24 nilai guna arsip dapat berupa :
1. Nilai kegunaan administrasi
2. Nilai kegunaanhukum
3. Nilai kegunaan fiskal
4. Nilai kegunaan dokumentasi
5. Dan sebagainya.
2.4 Registrasi Surat MasukKeluar
Registrasi surat masuk dan surat keluar tidak lepas dari buku agenda suatu organisasi atau kantor, sehingga diperlukan sistem pembagian tugas pelaksanaan
registrasi Antara lain : • Surat yang disampaikan ke Kantor diterima oleh pegawai instansi ;
• Surat tersebut di stempel dan dibubuhi tanggal masuk ; • Surat tersebut diserahkan ke petugas arsip ;
• Surat kemudian di indeks ; • Surat di teruskan ke bagian pengolahan, agar siap dikirim ;
• Surat di stempel instansi dimasukkan ke dalam sampul dan di kirim sesuai dengan alamat yang dituju.
2.4.1 Pola Klasifikasi, Kode dan Indeks
Klasifikasi digunakan untuk penemuan kembali arsip yang akan kita cari. Sistem pemberkasan berdasarkan angka merupakan sistem yang paling
12
sederhana. File dapat diatur berdasarkan nomor kode klasifikasi persepuluhan sebagai berikut:
Pola klasifikasi arsip 000 umum
100 kepegawaian 010 urusan dalam
110 pengadaan 011 gedung kantor
120 mutasi 012 rumah dinas
200 keuangan 020 peralatan
210 gaji 030 penelitian
220 biaya perjalanan
Sedarmayanti, 2003 : 70
2.4.2 Kode Penataan Dan Indeks
Sistem penataan arsip yang baik mencerminkan keberhasilan suatu organisasi atau instansi dalam kegiatan administrasinya. Tujuan penataan arsip
adalah agararsip dapat disimpan dan mudah ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Sebelum melakukan kegiatan penataan arsip perlu dilakukan persiapan
terlebih dahulu. Untuk penataan arsip pada suatu organisasi berbeda dengan tujuannya, ada lima sistem penataan arsip dinamis aktif yaitu :
1. Penataan berdasarkan angka;
2. Penataan berdasarkan wilayah;
3. Penataan berdasarkan subjek;
4. Penataan berdasarkan abjad;
5. Penataan berdasarkan kronologis Sedarmayanti, 2003:70.
Untuk itu setiap organsasi aau intansi menentukan sistem penataan arsip mana yang dipakai, karena setiap organisasi atau instansi tidak sama sistem
penataan yang dimiliki sesuai dengan tujuan, fungsi dan peran arsip itu sendiri.Dalam penemuan kembali arsip juga ada istilah indeks, Menurut Barthos
1997, 4” indeks adalah sarana penemuan kembali surat dengan cara
13
mengidentifikasi surat melalui penunjukan suat tanda pengenal yang dapat membedakan surat tersebut dengan yang lainnya. Tanda pengenal surat ini harus
dapat diklasifikasikan dan merupakan petunjuk langsung kepada berkasnya”. Sebagai contoh :
1. Indeks nama orang didasarkan nama famili atau surename
John Siahaan Diindeks Siahaan, John
2. Nama instansi
Kantor Perpustakaan Diindeks menjadi Perpustakaan Kantor
3. Nama wilayah
Untuk nama wilayah tidak dibalikkan karena tidak mempunya famili name
4. Indeks berdasarkan subjek
Indeks berdarkan subjek harus lebih teliti dalam menetapkan suratnya lebih tepat utnuk penemuan kembali suratnya lebih mudah, misalnya
surat masukkeluar tentang proses pergantian Bupati Tapanuli Utara maka indeksnya adalah pergantian Bupati.
Sistem penataan berdasarkan tanggal merupakan sistem yang sering digunakan, dalam sistem ini berdasarkan tanggal, bulan dan tahun dengan
pedoman datangnya surat. Sebagai contoh:
14
Kode arsip 130817 menyatakan 13 sebagai tahun, 08 sebagai bulan, 17 sebagai
tanggal sebaliknya Kode arsip 170813
menyatakan 17 sebagai tanggal, 08 sebagai bulan, 13 sebagai tahun.
Sistem penataan sistem tanggal merupakan sisten penataan yang yang lama dalam melakukan penemuan kembali dimana apabila petugas lupa mengingat
tanggal arsipnya. Sehingga dianjurkan menggunakan sistem penataan berdasarkan subjek. Berikut gambar alur proses arsip dinamis mulai dari surat masuk pada
instansi masing-masing sampai penyimpanan arsip statis pada ANRI.
Gambar 2.1 Alur Proses Arsip Dinamis Sumber : M.Taufik, 2011
Dilihat dari gambar diatas surat masuk maupun surat keluar, arsip dikelola oleh instansi masing-masing mulai dari pengkategorian arsip sehingga diregistrasi
15
biasanya dilakukan pada buku agenda kantor, dipergunakan untuk kepentingan kantor, dan setelah arsip tersebut nilainya menurun akan dipindahkan ke arsip
inaktif dan bila tidak memiliki nilai akan dimusnahkan sesuai dengan jadwal retensi arsip yang telah ditentukan. Arsip yang memiliki nilai vital atau bernilai
sejarah akan dikirim oleh instansi pada pusat arsip di daerah masing-masing untuk dikelola atau diselamatkan.
2.4.3 Peralatan Yang Diperlukan Dalam Kearsipan
