15
biasanya dilakukan pada buku agenda kantor, dipergunakan untuk kepentingan kantor, dan setelah arsip tersebut nilainya menurun akan dipindahkan ke arsip
inaktif dan bila tidak memiliki nilai akan dimusnahkan sesuai dengan jadwal retensi arsip yang telah ditentukan. Arsip yang memiliki nilai vital atau bernilai
sejarah akan dikirim oleh instansi pada pusat arsip di daerah masing-masing untuk dikelola atau diselamatkan.
2.4.3 Peralatan Yang Diperlukan Dalam Kearsipan
Dalam pengelolaan arsip dinamis diperlukan peralatan guna mendukung penataan arsip yang baik, benar, lebih efisien, sistematis, rapi dan efektif.
Peralatan yang digunakan antara lain map, surat menyuratkartu korespondensi, kotak korepondensi, lemari arsip, rak arsip, rotary filing, mesin tik, mesin
fotokopi, mesin pengganda, komputer, penjepit kertas, pelubang kertas dan alat lain yang diperlukan.
2.4.4 Prosedur Penyimpanan
Untuk penyimpanan arsip dinamis dilakukan dengan 3 cara yaitu : 1.
Sistem Sentralisasi Menurut sistem ini semua semua arsip dinamis disimpan dan diproses. Bagi
unit bawahan yang ingin menggunakan arsip dinamis dapat menghubungi pusat arsip dinamis.Menurut Sedarmayanti 2003, 21 “Sistem sentralisasi
adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip”.
16
2. Sistem Desentralisasi
Sistem desentralisasi banyak diterapkan karena arsip yang dimiliki banyak diterapkan dalam kegiatan sehari-hari dalam kegiatan administrasinya. Arsip
yang digunakan dalam kelangsungan kegiatan ini dapat dibuat kartu kendali pada unit arsip itu sendiri.
3 Sistem Kombinasi
Sistem kombinasi merupakan gabungan dari sistem sentralisasi dan desentralisasi yang disimpan dipusat penyimpanan arsip. Penyimpanan arsip
ini merupakan tanggungjawab manager arsip yang secara operasional pada sebuah organisasi atau instansi.
2.4.5 Pelaksanaan Penilaian Arsip
Langkah penilaian arsip yang dilakukan suatu organisai atau instansi dilihat dari penciptaan arsip atau penggunaan arsip itu sendiri. Fungsi arsip terkait
dengan kegunaan arsip bagi kelangsungan instansiperusahaan yang produktif. Fungsi arsip adalah:
a. mendukung pelaksaaan tugas dan fungsi instansiperusahaan ;
b. untuk bahan pertanggunjawaban kegiatan instansiperusahaan ;
c. proteksihukum ;
d. memori instansiperusahaan.
Langkah pelaksanaan penilaian arsip perlu diperhatikan isi dari arsipyang akan akan disimpan, apakah memiliki nilai yang tinggi
17
dibanding arsip yang lain. Dilihat dari jangka waktu penyimpanan membutuhkan biaya, peralatan dan sumberdaya pengelola yang profesional, kualitas fisik arsip
apakah asli tidak ganda pada tempat lain, tingkat kelangkaan dan bentukformat arsip. Langkah berikutnya yang dilihat dari penilaian arsip dinamis dilihat dari
biaya yang akan digunakan selama pengelolannya.Menurut Irawan 2009, 5.4 Biaya pengelolaan yang mempengaruhi antara lain:
1. biaya penyerahantransport, SDM, peralatan, dana lain-lain ;
2. biaya pengelolaan tingkat keahlihan pengolah, peralatan dan beban
kerja: 3.
biaya pemeliharaankebersihan, restorasi, laminasi, fumigasi, alih media dan lain-lain;
4. biaya penyimpananjumlah arsip, tempatruang simpan,peralatan ;
5. biaya penggunaanmemahami menemukan dan menyajikan arsip ;
Dengan adanya biaya pengelolaan yang harus disediakan dalam proses kearsipan yang menjadi kendala terbesar dalam instansi pemerintahan, dimana
hampir semua insansi tidak membuattidak ada anggaran dana dalam pengelohan arsip yang berpengaruh penyerahan arsip ke Arsip Nasional atau ke Kantor atau
Badan Arsip Daerah. Hal tersebut dapat diubah secara perlahan melalui sosialisaipelatihanseminar kearsipan. Sehingga tingkat kesadaran akan penting
kesadaran pengelolaan dan penyelamatan arsip meningkat.
2.4.6 Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
