19
faktor ekternal dilihat dari kelembapan udara, hindari kontak langsung dengan matahari debu, jamur, serangga. Pengamanan arsip dapat dilakukan dengan
penyimpanan arsip dalam lemari arsip yang terbuat dari baja atau membuatnya dalam bentuk digital.
2.4.7 Penyerahan Arsip
Penyerahan arsip adalah pengalihan wewenang penyimpanan, pemeliharaan dan pengurusan arsip statis dari lembaga-lembaga Negara, Badan
Pemerintahan, Badan swasta dan perorangan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia atau Arsip Nasional Daerah Barthos 1997, 8. Dilihat dari pernyataan
diatas, arsip yang diserahkan pada umumnya dikhususkan untuk arsip statis dimana dilihat dari tingkat pengurusannya yang sungguh rumit demi menjaga nilai
sejarah dan nilai informasi yang dihasilkan arsip tersebut. Pada kantor pemerintahan arsip statis jarang di kirimkan ke kantorbadan arsip di daerah
masing-masing untuk kelola di karenakan tingkat kesadaran akan pentingnya arsip itu sendiri masih minim, serta tidak memahami bahwa arsip sangat berpengaruh
pada perencanaan dan pengambilan keputusan dalam lembaga pemerintahan itu sendiri pada masa yang akan datang. Dilihat dari rendahnya kesadaran masyarakat
badankantor arsip masih banyak bergabung dengan kantorbadan perpustakaan mulai melakukan sosialisasiseminarpelatihan tentang kearsipan yang saat ini
masih dilakukan pada lingkungan pemerintahan. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan kesadaran akan pentingnya arsip, pengelolaan arsip yang baik dan
benar, penyelamatan arsip yang berguna untuk kelangsungan kebangsaan.
20
Berdasarkan Undang-undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, “arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip
karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan keterangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun secara tidak
langsung oleh arsip nasional republik indonesia danatau lembaga kearsipan”.
Arsip yang memiliki nilai guna sekunder atau statis oleh organisasi atau instansi dapat menyerahkan arsip tersebut ke Arsip nasional atau ke
kantorbadan arsip yang ada di daerah masing-masing. Penyerahan arsip tersebut dilakukan melalui prosedur sebagai berikut:
1. Pemeriksaaan nilai arsip
Sekalipun pemeriksaan dan penilaian arsip telah dilaksanakan oleh instansi masing-masing, namun dalam setiap kegiatan penyerahan arsip
statis perlu diadakan penilaian kembali oleh arsip nasional. Penilaian oleh pihak arsip nasional ini, sebenarnya merupakanhal yang wajar,
mengingat arsip nasional sebagai pengelola arsip dikemudian hari, ia harus yakin benar arsip yang akan diterima dan dikelola memang benar-
benar arsip bernilai sekunder. Kemudian secara umum, Arsip Nasional memiliki kompetensi untuk mennetukan kebijakan penyelamatan arsip
bagi kepentingan generasi yang akan datang.
2. Pendaftaran
Kegiatan pemeriksaan dan penilaian arsip selesai dilaksanakan dan ditentukan bahwa arsip tersebut dapat diserahkan ke arsip nasional
maka kegiatan berikutnya adalah pembuatan daftar arsip yang akan diserahkan.
3. Pembuatan berita acara
berita acara penyerahan perlu dibuat, mengingat bahwa arsip tersebut dapat diserahkan ke arsip nasional maka kegiatan berikutnya adalah
pembuatan daftar arsip yang akan diserahkan.
4. Pelaksanaan penyerahan
Pelaksanaan penyerahan arsip statis dapat dilaksanakan setelah arsip tersebut didaftar dan dibuat berita acaranya. Penyerahan dilakukan oleh
pemimpin instansiperusahaan atau yang mewakili kepada pimpinan arsip nasional atau pejabat yang mewakili dengan menandatangani
berita acara. Keberhasilan kegiatan penyerahan arsip statis bagi suatu instansi adalah sukses dan prestasi tersendiri dalam rangka pelaksanaan
21
amanat undang-undang no. 7 Tahun 1971 tentang ketenuan-ketentuan pokok arsip Irawan 2009, 2.14
Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip yang berasal dari Badan-badan Pemerintah Pusat di tingkat daerah. Tetapi
kenyataan saat ini fungsi dari kantor kearsipan di daerah belum sepenuhnya diperhatikan, dan bahkan seperti dianggap tidak ada. Hal ini di karenakan
pemahaman, kesadaran dan wawasan akan arsip itu dilingkungan pegawai pemerintahan masih sangat rendah. Selain dari kita lihat arsip yang akan di
permanenkan itu akan dikirimkan ke Arsip Nasional atau BadanKantor Arsip di Daerah, maka daerah yang dahulu mengelolanya utnuk itu perlu diperhatikan
tugas unit kearsipan di daerah masing-masing.Menurut Martono 1997, 32 Tugas unit kearsipan di daerah yaitu :
1. Melakukan pembinaan kearsipan dinamis manajemen kearsipan pada
seluruh jajaran organisasi ; 2.
Menyimpan, memelihara, dan menyajikan arsip in aktif yang berasaldari unit-unit kerjabertindak sebagai pusat arsip ;
3. Melakukan penyusutan dengan memusnahkan arsip yang tidak bernilai,
dan menyerahkan arsip statis kepada arsip Nasional R.I ; 4.
Mengelola pusat arsip.
Dalam proses penyerahan arsip vital ke unit arsip sesuai dengan berita acara yang akan dibuat berikut contoh arsip yang akan diberikan ke unit arsip oleh
organisasi atau instansi : 1.
Kebijakan strategis 2.
MOU dan Surat perjanjian 3.
Bukti kepemilikan asset 4.
Hak paten, copy right 5.
Batas negara dan antar wilayah 6.
Personel File
22
7. Berkas perkara di Pengadilan, dan lain-lain
8. Dokumen pengelolaan keuangan Negara
2.5 Masalah Dalam Kearsipan
