Kondisi Situasional Industri Kemasan Karton

mengenai waktu penyelesaian produk dan bahwa produk akan diterima pada waktu yang telah disepakati pada saat pemesanan, 5 memperoleh informasi mengenai harga pesanan yang sesuai dengan kualitas produk yang mereka inginkan, 6 memiliki akses informasi dan komunikasi ke perusahaan untuk merevisi pesanan dengan mudah, 7 memperoleh kemudahan apabila ingin melakukan pengulangan pesanan repeat order, dan 8 mendapatkan informasi produk dan melakukan proses pemesanan tanpa harus datang dan berhadapan langsung dengan produsen kapan saja mereka inginkan. Sementara itu pihak perusahaan sebagai pihak kedua yang berkepentingan dengan model sistem pemesanan ini memiliki kebutuhan sebagai berikut : 1 memiliki kemampuan untuk menginformasikan secara akurat apa yang menjadi kebutuhan konsumen, yaitu kemampuan untuk meproduksi pesanan sesuai desain, bentuk dan jumlah yang diinginkan konsumen, 2 mampu menginformasikan waktu penyelesaian pesanan dalam waktu singkat dengan lebih akurat, 3 bisa memberikan penawaran harga yang akurat kepada konsumen dan mengurangi kemungkinan kerugian di pihak perusahaan, 4 model mampu menterjemahkan desain yang diinginkan pelanggan menjadi kebutuhan bahan baku dan proses produksi dengan cepat sehingga dapat mempersingkat waktu penyelesaian pesanan, 5 memiliki fleksibilitas apabila ingin merubah spesifikasi produk, merevisi rencana produksi dan penawaran harga tanpa harus mencetak katalog atau brosur baru, dan 6 keputusan mengenai pesanan dengan cepat dapat diterima dan ditindak lanjut oleh semua bagian dalam perusahaan tanpa perlu harus berkomunikasi langsung.

4.3 Formulasi Masalah

Dalam memproses pesanan yang masuk seringkali terdapat situasi dan kondisi yang membutuhkan pengambilan keputusan yang tepat oleh pihak perusahaan. Beberapa di antara keputusan yang perlu diambil antara lain : 1 bagaimana dengan cepat dapat memutuskan desain produk yang dapat memuaskan keinginan konsumen, 2 bagaimana menentukan waktu penyelesaian pesanan, apakah jumlah yang dipesan bisa diproduksi, dan 3 berapa harga yang sesuai untuk pesanan konsumen. Jawaban atau keputusan yang tidak tepat untuk kondisi-kondisi di atas dapat menyebabkan permasalahan di kemudian hari seperti desain produk yang tidak sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan pelanggan, waktu pemenuhan pesanan yang terlambat, jumlah pesanan yang dikirimkan tidak sesuai, komplain terhadap kualitas produk, dan lebih jauh konsumen beralih kepada perusahaan lain. Dalam situasi persaingan industri yang ketat, semua permasalahan di atas harus diselesaikan dengan cepat dan tepat agar tidak terjadi komplain dan kekecewaan dari konsumen yang mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Pada sebagian besar industri kemasan karton, seringkali yang menjadi penyebab terjadinya permasalahan-permasalahan di atas adalah : 1 tidak adanya komunikasi atau pertukaran informasi yang terintegrasi antar bagian dalam memutuskan hal-hal yang berkaitan dengan pesanan, 2 tahapan proses penerimaan pesanan dan perencanaan produksi yang kompleks sehingga sulit untuk melakukan rencana produksi serta estimasi harga yang akurat, dan 3 ketiadaan sistem yang mampu untuk merespon perubahan-perubahan yang berkaitan dengan data dan permintaan pelanggan dengan cepat.

4.3 Identifikasi dan Dekomposisi Sistem

Berdasarkan kondisi situasional industri kemasan karton, hasil identifikasi kebutuhan pihak-pihak yang berkepentingan dengan sistem penerimaan pesanan dan formulasi masalah, maka dilakukan identifikasi dan dekomposisi sistem. Identifikasi dan dekomposisi sistem dibuat dengan menggunakan diagram fungsi yang menggambarkan fungsi-fungsi yang terlibat dalam proses penerimaan pesanan pada suatu perusahaan kemasan karton Gambar 14. Diagram Fungsi Function Block DiagramFBD merupakan salah satu alat untuk mendekomposisi sistem pada pendekatan Object-Oriented Manufacturing Systems Analysis and Definitions HOOMA Wu, 1992. Pada Gambar 13 dapat dilihat fungsi-fungsi yang merupakan bagian dari sistem penerimaan pesanan, yaitu : 1 fungsi desain produk dan identifikasi kebutuhan bahan baku, 2 fungsi evaluasi pesanan yang terdiri dari sub fungsi evaluasi kemampuan produksi dan subfungsi penentuan waktu penyelesaian pesanan, dan 3 fungsi kalkulasi biaya dan harga pesanan. Customer Desain produk dan identifikasi kebutuhan bahan baku Evaluasi pesanan Kalkulasi biaya harga pesanan Pemesanan produk Penawaran informasi produk Sistem Penerimaan Pesanan Evaluasi Kemampuan Produksi Penentuan Waktu Penyelesaian Pesanan Industri kemasan karton Gambar 14 Diagram fungsi sistem penerimaan pesanan pada perusahaan kemasan karton. Lebih jauh dilakukan identifikasi sistem dengan menggunakan diagram keterkaitan antar subsistem Subsystem Relationship DiagramSRD. Diagram keterkaitan antar subsistem pada Gambar 15 memperlihatkan secara lebih jelas bagaimana aliran data dan informasi di seluruh sistem dan bagaimana keterkaitan sistem ini dengan beberapa bagian yang ada pada perusahaan. Proses Penentuan desain dan kebutuhan bahan baku utama Spesifikasi produk Data pemesan Waktu penyelesaian pesanan Evaluasi Kemampuan Proses Produksi Desain struktur grafis Jenis ukuran sheet Jumlah sheet Penentuan waktu penyelesaian pesanan Kalkulasi harga pesanan Status pesanan Waktu proses Mesin urutan proses Mesin terpilih keputusan subkontrak Waktu penyelesaian pesanan Jam kerja di tiap proses Customer Biaya dan harga pesanan Sistem Penunjang Keputusan Proses Penerimaan Pesanan Waktu penyelesaian pesanan Status penerimaan atau penolakan pesanan Desain produk, Kode produk, Kode pesanan Desain produk Status penerimaan penolakan pesanan Waktu penyelesaian pesanan Harga pesanan Bagian Desain Produk Bagian Produksi Bagian Keuangan Jenis Spesifikasi mesin Kecepatan mesin Biaya- biaya Standar produk dan bahan baku Gambar 15 Diagram keterkaitan antar subsistem pada sistem penerimaan pesanan industri kemasan karton. 5 PERANCANGAN MODEL

5.1 Perancangan Model Proses Penerimaan Pesanan

Berdasarkan kajian situasional, formulasi permasalahan dan identifikasi sistem, dilakukan perancangan Model proses penerimaan pesanan yang terdiri dari tiga model utama, yaitu : Desain dan Perhitungan Sheet, Evaluasi Pesanan dan Kalkulasi Harga Gambar 16. Model Desain dan Perhitungan Sheet terdiri dari sub model penentuan bentuk desain dan kode kemasan, sub model perhitungan ukuran kemasan dan penentuan jenis sheet, serta sub model perhitungan kebutuhan jumlah sheet. Penentuan bentuk desain struktur, kode produk dan kode pesanan Perhitungan ukuran kemasan dan penentuan jenis sheet persamaan matematik Perhitungan kebutuhan sheet persamaan matematik Evaluasi Kelayakan jumlah pesanan dan kemampuan proses produksi expert system Perhitungan waktu proses di setiap mesin yang tersedia eligible Kalkulasi waktu penyelesaian pesanan job scheduling with Genetics Algorithm Perhitungan biaya Teknik Activity Based Costing Penentuan harga pesanan Keputusan penerimaan penolakan pesanan Keputusan penerimaan penolakan pesanan MODEL DESAIN DAN PERHITUNGAN SHEET MODEL EVALUASI PESANAN MODEL KALKULASI HARGA Desain Produk Kode Produk Kebutuhan sheet Proses produksi Waktu penyelesaian pesanan Penawaran harga pesanan Input : Data Pesanan Gambar 16 Model Proses Penerimaan Pesanan. Model Evaluasi Pesanan mencakup evaluasi kelayakan jumlah pesanan dan kemampuan proses produksi, perhitungan waktu proses pada mesin yang tersedia eligible, dan kalkulasi waktu penyelesaian pesanan. Jika pesanan dinyatakan layak dan diterima, maka tahap selanjutnya adalah Model Kalkulasi Harga. Pada model ini terdapat submodel perhitungan biaya produksi dan penentuan harga pesanan. Jika pelanggan setuju dengan harga tersebut, maka